面接を辞退する方法|メール・電話のテンプレ付き

就活を進めるうえで、面接の辞退を考えることもあるでしょう。


辞退の理由は人それぞれですが、SNSでも辞退を考える就活生のつぶやきが見られます。

この記事では、面接を辞退する方法をメールや電話のテンプレを用いて解説します。
この記事を読むことで、面接の正しい辞退の方法が分かるだけでなく、連絡のしづらさがなくなるでしょう。

面接の辞退は珍しいことではない

企業側も面接者との日程の調整をしているので、頻繁に面接辞退があることは避けたいのはもちろんです。

しかし、面接日設定の時点でメールに「面接日の変更はしかねます」と記載しているケースもあるほどなので、事情による辞退は想定の範囲内なのです。

面接辞退が起きるケース

体調不良や不慮の事故

急な体調不良や不慮の事故などの場合は、面接辞退も仕方ありません。企業側も、そういった理由であればやむを得ないと理解してくれるでしょう。

いくら体調管理に気を遣っていても、体調不良になることはあります。体調を我慢してまで面接に臨んでも本来の実力は出せないでしょうし、それによって面接官や他の就活生に病気をうつしてしまう危険性もあります。

同様に、不慮の事故に遭ってしまったときも無理をすべきではありません。責任が誰にあろうとも、事故に遭った以上は、まずは自分の身体を大事にすべきです。

急な体調不良や不慮の事故などで面接を辞退する場合は、辞退を決めるのは当日になることがほとんどです。辞退になる場合は、すぐに担当者に連絡をしましょう。

その企業を志望する気持ちが強くて諦めきれない場合は、面接の日程を再調整してもらえないか交渉してみるのもひとつの手です。

他社の選考がかぶった・内定をもらった

他社の選考と予定がかぶった場合も面接を辞退する理由です。

志望度が高い方を選ぶだけでなく、選考が進んでいる方を優先して、片方の面接を辞退するケースはあります。

日程の変更ができる場合には、辞退ではなく変更を依頼しますが、上記で述べているように「面接日の変更はしかねる」と予め告げられた場合には、辞退する他ありません。

口コミを見たり企業研究するなかで志望度が下がった

ネットなどの口コミを見たり企業研究を進めたりするなかで、企業の志望度が下がって面接を辞退することもあるでしょう。

ネットの口コミには、就活生はもちろんん、在籍する社員や退職した社員による企業の赤裸々な評価が書かれています。

「口コミ」である以上、ある程度は書いた人の主観による評価であることを加味しつつも、情報を参考にする人は多いでしょう。

また、企業研究を進めていくうちに「A社よりもB社の方がいいかな」と自分の中での志望度の順位が変動することもあります。そうなってくると、志望度の下がった企業に時間を割くのはもったいない、と考えて面接辞退に至りやすくなります。

ミスマッチを感じた

企業研究や、実際に面接で社員で出会うなかで、企業の雰囲気を知るようになります。その結果、企業への志望度が高くなる人もいれば、反対にミスマッチを感じて志望度が下がる人もいます。

「体育会系なノリにはついていけない」「もっと顧客に寄り添って仕事をしたい」など、選考途中でミスマッチを感じたために面接を辞退する人もいます。

「自信がなくて面接を辞退してしまった…」
そんな人は次の面接のためにこの記事をチェック!
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面接を辞退する場合は必ず企業に連絡する

エージェントを利用している場青はエージェントに伝える

面接を辞退する場合には、速やかに企業またはエージェントへ連絡をします。

辞退の連絡は、直接応募しているのであれば企業の採用担当者宛てにしますが、就職エージェントを利用している場合は、担当エージェントに連絡します。

就職エージェントを介している場合、利用規約に企業と就活生が直接連絡を取ることを禁止している場合もあります。

そのため、エージェントを利用して面接を受けている場合は、まずはエージェントに辞退したい旨を伝えましょう。

面接辞退の連絡はメールでも可

面接を辞退する連絡は、電話でなくメールで問題ありません。
メールで良いと分かれば、辞退の連絡もしやすいのではないでしょうか。

当日または前日の場合は電話で辞退を伝える

もし面接の当日や前日に面接辞退を決めた場合には、電話で速やかに辞退を伝えましょう。

前日や当日の場合、メールを送っていたとしても面接時間までに担当者がメールを開かない、あるいは会社を休んでいることも考えらえます。

急な辞退は、必ずメールに気付いてもらえるとは限りません。確実に面接辞退と伝わるように電話をしましょう。

面接辞退の理由は必ずしも伝えなくても良い

面接を辞退する場合、辞退の理由の詳細は伝えなくても問題ありません。面接辞退の理由は、一般的には「一身上の都合により」でOKです。
企業によっては、面接を辞退する理由について詳細を求めてくるところも存在します。

そうした場合には「一身上の都合なので、これ以上はお伝えすることができません。」と回答をして構いませんし、それでも追及がやまないようであれば「他の企業から内定を頂戴し、入社を決めた」と答えればそれ以上の追及はほとんどありません。

面接の理由について詳しく話すことに抵抗があるという就活生もいるでしょう。そのため、面接辞退の理由は必ずしも全容を伝えなくてもいいと覚えておきましょう。

面接を辞退する際のメールのテンプレ

件名:面接辞退のご連絡_〇〇大学山田花子
本文:
〇〇株式会社
人事部 採用担当 〇〇さま

大変お世話になっております。
〇月〇日〇時から採用面接のお約束をしておりました、山田花子です。

大変恐縮ではございますが、一身上の都合により貴社の採用面接を辞退させていただきたく存じます。

〇〇さまには面接に向けてのご調整をして頂いた中で身勝手なお願いをしてしまい、大変申し訳ございません。

本来であれば直接お詫びするべきところではございますが、メールでのお伝えとなりましたことを重ねてお詫び申し上げます。
最後になりますが、皆様のますますのご発展を祈念しております
=====================
山田 花子
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科4年
電話番号:090-XXXX-XXXX
メールアドレス:abcdefg@XXmail.com
=====================

辞退理由:一身上の都合

メールや電話で面接辞退の理由をどのように書くか迷った場合には、「一身上の都合により」と記載して問題ありません。

「”一身上の都合により”とだけ書くと、企業の担当者を納得させられないのでは?」と不安に感じる就活生もいますが、面接を自由に辞退する権利が就活生にある以上は、企業になぜ面接を辞退するのか以上の過度な追及はできません。

また、メールを作成する上では文章をシンプルにしたほうが、メールを読む側にとっても時間を無駄にせずに済むメリットもあります。

したがって面接辞退の理由の書き方は、「一身上の都合により」という記載だけで問題がないことを知っておきましょう。

辞退理由:他企業で内定がでた

最近ではあまり多くはありませんが、面接を辞退する場合の理由として「一身上の都合により」と伝えたにも関わらず、理由の詳細を追求してくる企業も存在します。

そうした場合には「他の企業で内定を頂戴し、入社することを決めたからです」などと言えば多くの場合は納得してもらえます。

この文言に加えてさらに、「すでに入社を決めたにも関わらず貴社の面接を受けることは、皆様の時間を無駄にしてしまうことに繋がってしまうと判断いたしました。」と記載しておけば、相手に対する気遣いと共に面接を辞退できます。

面接を辞退する企業の社員と仕事を通じて関わることもあるかもしれませんので、できるだけ失礼のない文面や対応を心がけましょう。

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面接を辞退する際の電話のテンプレ

就活生「お忙しいところ申し訳ございません。私、採用面接のお約束を頂戴しております、〇〇大学4年の山田花子と申します。〇月〇日〇時からの面接についてお伝えしたいことがあるのですが、ご担当の〇〇さまはいらっしゃいますでしょうか?]
担当者へ繋いでもらう
就活生「〇〇さま、大変お世話になっております。〇〇大学4年の山田花子です。お忙しいところ申し訳ございません。今3分ほどお時間を頂戴してもよろしいでしょうか?」
担当者「もちろんです、どうされましたか?」
就活生「大変申し訳ございませんが、一身上の都合により面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
〇月〇日〇時にお約束を頂戴しておりますが、辞退させていただけますでしょうか。」
担当者「さようでございますか。辞退してしまうと、これ以降の選考は一切受けられなくなってしまいますが、よろしいですか?」
就活生「はい、問題ありません。この度は申し訳ございませんでした。」
担当者「いえ、ご丁寧にご連絡を頂きありがとうございました。それでは〇月〇日〇時の面接を辞退とのこと、承ります。失礼いたします。」
就活生「はい、失礼いたします。どうもありがとうございました。」

電話をかける時間帯は10時~12時または14時~16時

企業に電話連絡をする際は、時間帯にも配慮が必要です。午前ならば10時~12時、午後ならば14時~16時の時間帯がおすすめです。

多くの企業は8時30分~9時30分ごろが始業時間です。始業前の電話は当然NGですが、始業直後の時間帯も避けましょう。

始業時に朝礼をおこなう企業や事業所もありますし、それがなくとも、メールチェックや急ぎの案件の処理など、社会人が朝イチですべき作業は多いものです。
朝イチの業務がある程度片付いた日中に、面接辞退の電話はしましょう。

午後は一般的には13時~14時までがお昼休憩であることが多く、場合によっては事務所を無人にしないために交代制で休憩をとるところもあります。
そのため、電話をかけるのであれば14時以降にしましょう。

面接の辞退は誠実にしっかり伝える

面接を辞退する連絡をメールや電話でする際には、誠実に丁寧に伝えましょう。
面接を辞退する企業の社員と、今後どのような関わりを持つかは分かりません。

ビジネス社会では他の企業をお客様として取引をしたり、他の企業の社員と協働したりすることが多くあります。

そのなかで、自分が面接を辞退する企業の社員と会うことは二度と無いと言い切ることは不可能です。

いつどこで自分が面接を辞退した企業や、辞退を伝えた直接の担当者と新たなお付き合いが生じるかはわからない以上、できる限り就活中にネガティブな印象を残さないほうが賢明です。

そのため、面接を辞退する旨をメールや電話どちらで伝える場合においても、誠実にしっかりと伝えることが重要です。

間違っても無断で面接を辞退してしまうことはしないように気をつけましょう。

選考には企業側の手間がかかっている

企業は採用選考に手間をかけています。
1人の就活生と面接をするだけでも、企業は面接官となる社員の時間を確保しなければいけなかったり、面接会場を用意する必要があったりと、時間をかけて面接に向けての準備をします。

面接辞退の行為は、企業側の労力が無駄になります。
したがって面接を辞退する連絡を入れる場合には、手段が電話であってもメールであっても、誠意をもっておこなう必要があります。

就活生の中には「申し訳なく感じているからこそ、連絡がしにくい」と不安を覚える人もいますが、そうした場合にはできるだけ早い段階で辞退の連絡をするのが適切です。

面接当日までに余裕をもって辞退の連絡を入れることでメールで連絡を済ませることができ、精神的な負担も軽減します。

電話での辞退の際は相手に聞こえやすい環境でかける

面接辞退の連絡を企業へする際には、相手が聞こえやすい環境から電話をかけるようにしましょう。

騒がしい場所から電話をかけてしまうと音声が相手に届きにくく、情報の伝達がしづらくなります。

静かな場所だからといって、地下やエレベーターなどからの電話も避けましょう。
地下やエレベーターの中は電波が悪くなりやすい場所であり、言葉が途切れたり、通話が切れたりする可能性もあります。

静かで電波状況の良い、相手に話す内容がしっかりと伝わる環境で電話連絡はおこなってください。

声のトーンや話す速さ、電話でも通りやすい活舌滑舌を意識して電話を心がけることで、相手に性格正確に内容が伝わります。

面接を辞退すると取り消しは不可能なので連絡前によく考える

一度面接を辞退すると、「やっぱり面接を受けたいです」と辞退の取り消しは不可能です。安易な気持ちでの辞退がないよう、連絡をする前によく考えましょう。

「ミスマッチを感じたから」「他の企業から内定をもらっから」といった理由の場合は、本当に辞退していいのか、後悔しないかと考えてから結論を出しましょう。

面接の辞退は当日でなければメール連絡!理由は「一身上の都合」でOK

面接の辞退は企業にとっても珍しくなく、ある程度は理解できるものです。選考に進むか辞退するかを決めるのは就活生なので、企業から面接辞退を咎められることはありません。

辞退すると決めたら、なるべく早めに企業に伝えましょう。その際の連絡手段はメールでもOKです。しかし、前日や当日の場合は、担当者が面接本番までにメールに気が付かない場合もあるので、電話で辞退の旨を伝えましょう。

辞退理由は「一身上の都合」で問題ありません。担当者から引き止められたり、辞退の理由をさらに聞いてきたりする場合は、「他社への内定が決まった」や「選考を進めるうちに、他業界への興味が強くなった」と本当の気持ちを伝えてもいいでしょう。

合わせて、辞退の連絡をする際に忘れてはいけないのが、面接選考の都合をつけてくれたことへの感謝と、予定をキャンセルすることへの謝罪は必ず伝えるようにしてください。

感謝と謝罪の言葉を伝えるだけで、企業側も新しい道を進む就活生側にとっても、気持ちよく区切りをつけることができます。

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