これで完璧!面接辞退の連絡をする時の5つのポイント

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面接辞退をしたいけれど、どうやって辞退をすれば、先方に失礼にならないかわからず、困っていませんか?

そこで、企業に失礼のない、正しい面接辞退のポイントを紹介していきます!

また、メールでの面接辞退、電話での面接辞退のやり方を、例文つきでわかりやすく解説していきます。これを読めば、すぐに誠実な面接辞退が出来るようになります。

失敗しない!面接辞退のポイント

1.面接辞退の連絡は、メールが基本

面接辞退の連絡は、基本的にメールですればOK。メールが一番、相手の時間をとらない連絡方法だからです。→メールでの面接辞退法はこちら。

2.前日〜当日の面接辞退は必ず電話で連絡を

ただし、前日〜当日の面接辞退をする場合は、必ず電話で連絡をしましょう。相手にすぐに連絡を伝えなければならない場合は、電話でするのが社会人のマナーです。(メールでは当日まで読まれない可能性があるから)→電話での面接辞退法はこちら。

3.最終面接・役員面接も電話で辞退をしたいところ

最終面接・役員面接まで選考が進んだ面接を辞退する場合は、それまで時間を割いてくれたことに対し、電話で直接お詫びをしたいところです。

4.面接辞退は手紙でお詫びする必要はない

内定辞退の場合は、相手に迷惑をかける度合いがお大きいので、手紙で詫びるべきです。しかし、選考を途中で辞退する程度なら、メールでお詫びをすれば十分です。

5.面接辞退の理由は曖昧にしても良い

面接辞退の理由をどう言えばいいか迷っている学生も多いと思います。聞かれない限り、面接辞退理由は「諸般の事情により」「一身上の都合により」と曖昧にしておきましょう。「志望企業に受かったから」などの正直な理由を言う必要はありません。

トラブルを避けるためにも、出来るだけ早く面接辞退の連絡を入れよう(最低でも、面接日の3日以上前に)

例文を真似るだけ!面接辞退のメールの書き方

メールで連絡する場合は、以下の例文を真似ればOKです。

例文

件名:面接辞退のご連絡

Point 件名だけで、メールの結論が伝わるように

株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯さま

Point 最初に、送付相手の会社名・部署・名前を書く

いつも大変お世話になっております。
◯月◯日◯時に貴社の面接に伺うお約束をしております、◯◯大学の◯◯です。

Point 挨拶をし、名乗る。その際、いつの面接を予約しているのかを書くと、相手があなたを思い出しやすい

先日は、◯次面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
本日は、諸般の事情により、今後の選考を辞退させていただきたく、連絡を致しました。

Point 先日の連絡へのお礼をしたら、すぐに結論を述べる。辞退理由はぼかしても構わない

お忙しい中、貴重なお時間を割いて、面接をしていただいたにも関わらず、このようなお返事となり、大変申し訳ございまさせん。

Point 相手の期待に添えなかった点を謝罪する

誠に勝手なお願いとは存じますが、何卒ご容赦いただきたく、お願い申し上げます。

Point 相手の意に反する申し出をする際は、この表現を使うと、より丁寧な印象になる

本来なら直接お詫びすべきことろ、メールでのご連絡となりましたことを、重ねてお詫び申し上げます

Point 直接の口頭謝罪ではなく、書面での謝罪になった点をお詫びする

末筆ながら、貴社のご発展と、社員の皆様のご活躍をお祈り申し上げます。

Point 断りの連絡を入れる際には、この定型句で文章を終わらせること
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会話例でわかる!面接辞退の電話連絡のやり方(当日)

電話で面接辞退をする場合は、以下の会話例を参考にしてください。

例文

お忙しいところ、恐れいります。私、◯◯大学の◯◯と申します。本日は、新卒採用面接の件でお電話致しました。お手数をお掛けして恐縮なのですが、人事部の◯◯様をお願いできますでしょうか。

Point 挨拶をし、大学・名前を名乗る。次に、電話をかけた用件を告げて、担当に取り次いでもらう

いつもお世話になっております。◯月◯日◯時より、面接のご約束をしております、◯◯大学の◯◯です。

Point 担当が出たら、再度、名乗る。その日、面接の日時も付け加えて話すと、わかりやすい

ただいま、3分ほどお時間よろしいでしょうか?

Point 相手が電話に対応できるか、確認をする
本日は、一身上の都合により、御社の今後の面接を辞退させていただきたく、ご連絡を致しました。
Point すぐに「面接辞退をしたい」という本題に入る。理由は、曖昧にしてOK

お忙しい中、貴重な時間を割いて面接をしていただいたにもかかわず、ご期待に添えない結果となりまして、大変申し訳ございません。

Point 相手の好意に添えなかった点を誠実にお詫びをする

では、失礼致します。

Point 会話が終わったら「失礼致します」といい、相手が電話を切るのを待ってから電話を切る

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