真似るだけ!面接辞退メールの正しい書き方【例文あり】

面接を受ける気がなくなったから辞退したい…でも、どう辞退すればわからず困っていませんか?

面接辞退は、相手の好意に反する行動ですから、丁重にお断りをする必要があります。ビジネス経験がないと、どう面接辞退のお断りの文面を書けばいいかわからず、悩みますよね。

でも、大丈夫。はじめてお断りの連絡をする就活生にもわかるように、わかりやすい例文つきで面接辞退メールの正しい書き方を徹底的に解説致します!

面接辞退をするときは必ず早めに連絡を入れる

就活をしていると予定が立て込んで、どうしても面接試験の日程が自分の予定と重なってしまうことがあります。面接試験の連絡がきたけれども、当日は都合がつかない・面接を辞退しなくてはならない場合は早めの連絡が鉄則です。

あなたの面接力はどのくらい?

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面接日まで時間があるときはメール連絡でOK

面接の断りを入れる場合、どのような方法がいいのでしょうか。これは、面接の日までにどのくらいの時間があるのかによっても変わります。

面接までにまだかなり時間がある場合には、メールでも辞退の連絡をしても構いません

就活中には企業との日程のやり取りはメールが多くなります。面接連絡がメールでくる場合も多くなるでしょう。このときにメール連絡をもらった担当者宛に辞退連絡をするようにしましょう。

また、担当者がはっきりしない場合は、人事担当をしている部署宛に「採用ご担当者様」という宛名でメールを送るとようにしましょう。

当日辞退のときは電話連絡にする

就活のスケジュールはとてもタイトで、予定が突然ズレることもあります。また、突然体調不良になったりという緊急事態も想定されます。

このように、当日にどうしても面接試験に行けない、という事態になった場合は必ず「電話での辞退連絡」をするようにしましょう。

緊急の場合、メールで辞退連絡をしてしまうと、時間帯によっては担当者がメールを開かないことも考えられます。

また、営業時間内にメールを送ったとしても、面接当日は担当者は多忙のためメールをチェックしていないケースもあるでしょう。このようなリスクを考えると、当日の急な辞退の場合は、電話で確実に連絡をする方法が確実です。

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これを真似るだけ!面接辞退メールの書き方

以下のメール例文を真似れば、すぐに面接辞退のお詫びメールがかけるようになります。大事なポイントはその都度注釈を入れているので、チェックしてください。
例文
件名:面接辞退のご連絡【大学・名前】
Point 件名だけでメールの要旨がわかる件名にする
株式会社◯◯◯
◯◯部 ◯◯様
Point 送付相手の会社名・部署・名前を書く
◯◯大学◯◯学部の◯◯です。
先日は、◯次面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
Point 名前を名乗り、挨拶。挨拶は先日の通過連絡に対するお礼がベター
この度、◯月◯日に貴社の面接に伺うお約束をしておりましたが、一身上の都合により、今後の選考を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。
Point 最初に要点を書く。いつの面接を、なぜキャンセルするか告げます。辞退理由はぼかしてもOK
貴重なお時間を割いて、選考をして頂いていたにも関わらず、このようなお返事となり、誠に申し訳ございません。
Point 相手の好意・労に報いることができなかった点をお詫びする
誠に身勝手なお願いとは存じますが、何とぞお許しいただきたく、お願い申し上げます。
Point あらためて、辞退のお願いをする
本来、直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡になりましたことを、重ねてお詫び申し上げます。
Point 直接の謝罪ではなく、メールでの謝罪の点を謝っておく
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。
Point 定型句で文章を終える

面接辞退メールの書き方のポイント5つ

1.メール内容が分かる件名をつける

例文
件名:面接辞退のご連絡【大学・名前】

「申し訳ありません」などの、件名だけで内容がわからない件名はNG。件名はわかりやすく「面接辞退のご連絡」とつけるのが良いでしょう。

新卒採用を受けている就活生からのメールだとわかるように、件名に「大学名・名前」を入れると、相手に伝わりやすいです。

2.宛先・署名は間違いの無いようにする

誰宛に来たメールか、誰から来たメールかを、メールの冒頭で示すのがビジネスマナーです。

送付相手の会社名・部署・名前を書く

例文
株式会社◯◯◯
◯◯部 ◯◯課 ◯◯様

まず、送付相手の会社名・部署・名前を書きましょう。

大学・学部・名前を名乗り、挨拶をする

例文
◯◯大学◯◯学部の◯◯です。
先日は、◯次面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

大学・学部名・名前を名乗ります。ビジネスメールでは、以前に相手に何かお世話になったことがあった場合は、挨拶でその点に触れるのが一般的ですから、面接の連絡へのお礼を書きましょう。

3.辞退をする旨を最初に記載する

例文
この度、◯月◯日に貴社の面接に伺うお約束をしておりましたが、一身上の都合により、今後の選考を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。

謝罪文に入る前に、まず、メールの要旨を書いておきます。先に要旨を書くことで、相手がその後の文章を理解しやすくなるからです。

4.理由は明確に記載する必要はない

問われない限り、「一身上の都合により」「諸般の事情により」とぼかしてOKです。正直に「志望度の高い会社の面接日程とバッティングした」などと、書くのはやめましょう。

5.選考に時間を割いてもらった点を謝罪する

例文
貴重なお時間を割いて、選考をして頂いていたにも関わらず、このようなお返事となり、誠に申し訳ございません。

時間をかけて選考してもらったのに、辞退という形になった点についてお詫びをしましょう。

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