これで完璧!選考辞退の正しいやり方【メール・電話】

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就活をしていると、「もう選考を進む気がなくなったから、今後の選考を辞退したい」「第一志望に受かったから、他の企業の選考を辞退したい」という時がありますよね。

ただ、「どうすれば失礼にならず、丁寧に選考辞退を告げられるのか」がわからず、悩んではいませんか?

そこで、わかりやすい例文つきで、失敗しない選考辞退のポイントを解説していきます。

選考辞退のポイント3つ

採用担当の気分を害さない、丁寧な選考辞退のためには、守るべき5つのポイントがあります。以下を意識してください。

選考辞退の連絡は、メールで良い

選考辞退の連絡はメールでしましょう。電話で辞退の連絡をして、わざわざ採用担当に時間を使わせてしまっても、難だからです。また、選考辞退は、電話で直接謝罪しなければならないほどのことではないからです。

面接日程ギリギリで選考辞退をする時は、電話連絡で

面接日の前日、あるいは面接日の当日に選考辞退をするときは、必ず電話で選考辞退をしましょう。メールでは、当日まで読んでもらえない可能性があるからです。辞退が伝わらないまま当日を迎えると、面接官に余計な時間を使わせてしまうリスクがあります。

選考辞退理由は詳しく言わなくて良い

「選考辞退理由をどう言えばいいんだろう」と悩んでいませんか?選考辞退理由は聞かれない限り、言う必要はありません。「諸般の事情により」「一身上の都合により」という表現を使い、曖昧にして良いです。

「他社に内定が出たから」「選考を受ける気が無くなった」等の正直な理由は、カドが龍ので控えましょう

これを真似るだけ!選考辞退のメールの例文

選考の連絡は基本的はメールでOKです。以下のテンプレ例文を真似すれば、丁寧な選考辞退の連絡ができるようになるでしょう。

例文

件名:選考途中辞退のご連絡

Point 件名を読めば、メールの結論がわかるようにする

株式会社◯◯◯
◯◯部 ◯◯様

Point メール冒頭に、送付先の会社名・部署・名前を書く

いつもお世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の◯◯です。

Point 挨拶をし、大学・学部・名前を名乗る

先日は、次回面接のご通知を頂きまして、誠にありがとうございました。
しかし、諸般の事情により、今後の選考を辞退させて頂きたく存じます。

Point 先日の通過連絡へのお礼をし、すぐに結論(選考辞退)を述べる。辞退理由はぼかしも良い

貴重なお時間を割いて選考をして頂いたにも関わらず、このようなお返事となり、大変申し訳ございません。

Point 相手に好意を無にしてしまった点についてお詫びをする

誠に身勝手ではございますが、何卒ご容赦いただきたく、お願い申し上げます。

Point 辞退の許しを乞う文言を入れて、より丁寧な印象に

本来は、直接お伺いしてお詫びすべきところ、メールでのご連絡となりますことを、重ねてお詫び申し上げます。

Point メールでの簡易な謝罪になった点へのことわりを入れておく

末筆ながら、貴社の益々のご発展と、皆様のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。

Point 定型句で文章を終える
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これを真似るだけ!選考辞退の電話連絡の会話例

面接日の前日〜当日に辞退をするときは、必ず電話で連絡をしましょう。以下の会話例を参考にすれば、丁寧に選考辞退をつげることができます。

例文

お忙しいところ失礼致します。私、◯◯大学の◯◯と申します。新卒採用面接の件でお電話致しました。お手数ですが、人事部の◯◯様をお願いできますでしょうか。

Point 大学名・名前を名乗り、用件を述べ、担当に取り次いでもらう

◯月◯日◯時より面接に伺うお約束をしております、◯◯大学の◯◯と申します。
先日は、次回面接のご案内をいただき、ありがとうございました。

Point 担当が出たら、再度名乗る。名乗る際に、いつの面接を予約しているかも告げておく

ただいま、お時間よろしいでしょうか。

Point 本題に入る前に、相手の都合が悪く無いかを確認する

本日は、諸般の事情により、今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡を致しました

Point すぐに本題に入ろう。辞退理由は「諸般の事情により」とぼかしてOK

お忙しい中、貴重なお時間を割いて、面接をしていたいだたにも関わらず、このようなお返事となって、大変申し訳ございませんでした。

Point 相手の好意に報いれなかった点を、誠意をこめてお詫びをする

では、失礼致します。

Point 会話が終わったら、静かに電話を切る

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