これで完璧!選考辞退の正しいやり方【メール・電話】

就活をしていると、「もう選考を進む気がなくなったから、今後の選考を辞退したい」「第一志望に受かったから、他の企業の選考を辞退したい」という時がありますよね。

マイナビが2020卒の採用において企業にアンケートをとったところ、選考途中1割の辞退者がいると23.9%の企業が答えています。

そのため、選考辞退は決して珍しいことではありませんが、選考を辞退する場合には企業へ必ず連絡しなくてはいけません。

連絡の仕方が分からない、企業に何を言われるか分からないから連絡したくない、そう考える就活生のみなさん、この記事では選考のなかでも、書類選考の段階で辞退を決めたときの連絡方法に特化して解説します。

この記事を読み、書類選考時の辞退の方法を把握してください。

書類選考を辞退する際はメールでの連絡でOK

結果が届いていない場合も辞退を決めたらメールを送る

書類を送付し、選考結果が届いていない場合でも、辞退を決めたらメールで企業に連絡をしましょう。

結果が届いていない期間は、企業側では書類選考の結果を就活生に伝える準備をしています。

あらかじめ選考辞退のメールを送っておくことで、選考対象者の確率を減らし、企業の手間を少しでも軽減させます。

もし書類選考を通過していた場合には次の面接の連絡が届くため、どちらにせよ選考辞退の連絡をしなくてはいけません。

書類選考の結果が出た後に辞退のメールをすることと比べれば、結果が判明していない間に送るほうが心の負担も軽く済みます。

そのため選考辞退を決めた場合には、たとえ書類選考の結果が届く前であっても、早々にメールを送るのが適切です。

エージェントを通して書類選考中の場合はエージェントに伝える

就活エージェントを利用して、エージェントに紹介された企業の書類選考を辞退する場合は、エージェントにその旨を伝えてください。

エージェントは、企業と就活生の間を取り持つことが仕事です。エージェントと企業の決まりによっては、内定が出るまでは企業は直接学生と連悪を取ってはならないとしている場合もあります。
また、エージェントも担当学生の選考結果を知っておく必要もあります。

エージェントによっては、辞退を引き留める人もいますが、自分の気持ちをしっかりエージェントに伝え、言い負かされることのないようにしましょう。

電話または連絡ツール(LINEやチャット)で早めに伝える

エージェントに書類選考の辞退を連悪するのであれば、早めに伝えてください。その方法は電話や、LINE、チャットなどの連絡ツールで構いません。

就活生が選考を辞退した場合は、エージェントは企業へすぐに伝えます。その後、別の人材をエージェントから企業に紹介するか、企業が独自で選考繰り上げをおこなうかなどの対応があります。

企業に伝えるよりも、エージェントのほうが連絡しやすい人もいるでしょう。ツールは普段やり取りをしているものでいいので、辞退を決めたら早めにエージェントに連絡をしてください。

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書類選考を辞退する際のメール例文

エントリーはしたが書類を送る前に辞退したい場合【例文】

選考の連絡は基本的はメールでOKです。以下のテンプレ例文を真似すれば、丁寧な選考辞退の連絡ができます。
例文
件名:「辞退のご連絡:2021年度新卒採用選考 〇〇大学〇〇学部4年 山田花子」
本文:
○○株式会社
採用ご担当者様

お世話になっております。2021年度の新卒採用選考にエントリーをさせていただきました、〇〇大学4年の山田花子と申します。

突然のご連絡で大変恐縮ではございますが、一身上の都合により選考を辞退させて頂きたく、ご連絡いたしました。
説明会等を通して貴社や業界について様々な勉強をさせていただき、多くを学ぶことができました。ありがとうございました。

選考の辞退につきまして、どうかご理解いただけますと幸甚です。
貴社のさらなるご発展を祈念しております。以上、何卒よろしくお願い申し上げます。

署名

一目見てメールの内容が分かる件名にしましょう。

必要書類を送り書類選考前後に辞退をする場合【例文】

例文
件名:「選考辞退について_2021年度新卒採用書類選考 〇〇大学 山田花子」
本文:
○○株式会社
採用ご担当者さま

大変お世話になっております。2021年度新卒採用にて書類選考に応募させていただきました、〇〇大学4年の山田花子と申します。

先日書類をお送りさせて頂いたばかりではございますが、諸般の事情により選考を辞退させていただければと思います。
選考に貴重なお時間を割いていただいているにも関わらず、大変申し訳ございません。
本来は直接お詫びにお伺いするべきところをメールでのご連絡となり、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、皆様のさらなるご発展とご健勝を心よりお祈り申し上げます。

署名

「選考に貴重なお時間を割いていただいているにも関わらず~」と、書類選考に企業がかけた時間に対して気遣いの言葉を入れましょう。
この言葉を入れるだけで、メール全体が礼儀正しい印象になります。

面接選考を辞退する場合

選考辞退の連絡はメールで良い

選考辞退の連絡はメールでしましょう。面接のように、書類選考の場合は急を要するものではありません。

企業担当者側の手を煩わせることを考えると、メールをいれておくほうが親切です。

面接選考当日の場合は電話で連絡する

面接日の前日、あるいは面接日の当日に選考辞退をするときは、必ず電話で選考辞退をしましょう。メールでは、当日まで読んでもらえない可能性があり、企業側に心配をかける可能性があります。

選考辞退する際の3つの注意点

選考辞退は、企業にとって珍しいものではなく、選考辞退されたからといって失礼だと思われることはありません。

しかし、選考辞退する場合であっても、自分のために時間を割いてくれた企業に対し、感謝の気持ちを持って連絡することが重要です。

どうせ就職しないのだからといって失礼な態度をとってしまうと、同業種にあなたの悪評が伝わり、その後の就職活動に悪影響を及ぼしかねません。

そこで、選考辞退する際の注意点を3つご紹介します。

1つ目は早めに連絡する、2つ目は最後まで丁寧な対応を心がけることです。

①辞退を決めたら早めに連絡する

1つ目の注意点は、選考辞退することを決めたら、早めに企業に連絡することです。

採用者側は、一人の就活生のための面接準備や選考に、多大な時間をかけています。
そのため、早めに選考辞退の連絡があれば、準備や選考の時間を他の就活生のために使うことができます。

選考辞退の連絡が早ければ早いほど、企業への迷惑は少なくてすむので、選考辞退を決めたらすぐに連絡をしてください。

たとえ選考辞退の連絡が当日になったとしても、無断で面接を辞退することだけはやめましょう。

②丁寧な言葉遣いを心掛ける

2つ目の注意点は、最後まで丁寧に、失礼のない対応を心がけることです。
時間を割いてくれた企業に対し、感謝の気持ちを言葉で伝えましょう。

もう二度と会うことはないからと言って、要件だけ雑に伝えることは避けてください。

まとめ|書類選考の辞退はメールでの連絡でいいが応募方法によって異なる

書類選考の辞退は基本的にメールでの連絡で問題ありません。

エージェント経由で選考に応募した場合にはエージェントに対して選考辞退の連絡をしますが、この場合にはLINEやチャットなどの連絡ツールでも差し支えありません。
メールよりもLINEやチャットのほうが、エージェントにとっては連絡に気付きやすい場合が多いからです。

企業へ選考辞退の連絡をするときは、書類選考はメールで、面接選考を前日や当日に辞退する場合は電話で連絡しましょう。

書類選考といっても、一度は自分が気になった会社です。きちんと誠実な対応で辞退の連絡をしましょう。

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