選考辞退の際に送るメールの正しい書き方ポイント【例文付き】

選考に進む気がなくなったから選考を辞退したい…と思っても、どう辞退の連絡をすればいいかわからず困っていませんか?

そこで、わかりやすいメールの例文つきで、選考辞退メールの正しい書き方を解説します。例文を真似るだけで、誰でも、失礼のない選考辞退メールがかけるようになるでしょう。

失敗しない選考辞退のポイント

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1.選考辞退の連絡はメールでOK

「選考辞退のお詫びは、手紙や電話じゃなくてもいいのか?」と不安な人もいるでしょう。内定をもらった場合や、推薦で受けている場合は別ですが、選考辞退をするのに、そこまで義理立てする必要はありません。メールでOKです。

2.面接選考で当日辞退のときは電話連絡

選考辞退の連絡はメールでOKと上記ではお伝えしましたが、これは辞退する日付によって異なります。

辞退の連絡が前日までの場合はメールでOKですが、当日の選考辞退の場合は電話にしましょう。

採用担当者が朝から選考のためにバタバタしてメールを確認する時間がないかもしれません。

辞退は連絡すれば完了ではなく、相手に伝わって完了です。そのためにも、当日に選考を辞退する場合は電話で連絡をいれましょう。

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これを真似るだけ!選考辞退メールの例文

選考辞退メールを書くときは、以下の例文を参考に書きましょう。真似をするだけで、誰でも、失礼のない選考辞退メールが書けるようになります。
例文
件名:選考途中辞退のご連絡
Point 件名を読めば、メールの結論がわかるようにする
株式会社◯◯◯
◯◯部 ◯◯様
Point メール冒頭に、送付先の会社名・部署・名前を書く
いつもお世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の◯◯です。
Point 挨拶をし、大学・学部・名前を名乗る
先日は、次回面接のご通知を頂きまして、誠にありがとうございました。
しかし、諸般の事情により、今後の選考を辞退させて頂きたく存じます。
Point 先日の通過連絡へのお礼をし、すぐに結論(選考辞退)を述べる。辞退理由はぼかしも良い
貴重なお時間を割いて選考をして頂いたにも関わらず、このようなお返事となり、大変申し訳ございません。
Point 相手に好意を無にしてしまった点についてお詫びをする
誠に身勝手ではございますが、何卒ご容赦いただきたく、お願い申し上げます。
Point 辞退の許しを乞う文言を入れて、より丁寧な印象に
本来は、直接お伺いしてお詫びすべきところ、メールでのご連絡となりますことを、重ねてお詫び申し上げます。
Point メールでの簡易な謝罪になった点へのことわりを入れておく
末筆ながら、貴社の益々のご発展と、皆様のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。
Point 定型句で文章を終える
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選考辞退メールの書き方のポイント7つ

1.件名だけでメールの内容がわかるように

例文
件名:選考途中辞退のご連絡

件名を見ただけで、メールの内容がわかる件名にしましょう。「申し訳ありません」等の、わかりにくい件名はNGです。

2.ビジネスメールの書き出しマナーを守る

例文
株式会社◯◯◯
◯◯部 ◯◯課 ◯◯様

最初に送付相手の会社名・部署・名前を書きます。基本的なことですが、忘れないように。会社名は「株式会社〜」「〜株式会社」を間違えることがよくあります。正式名称を書きましょう。
例文
いつもお世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の◯◯です。

挨拶は、一度面識のある相手への挨拶なので「いつもお世話になっております。」で良いでしょう。挨拶をしたら、大学・学部・名前を名乗ります。

3.先に、メールの結論(選考辞退)を告げる

例文
先日は、次回面接のご通知を頂きまして、誠にありがとうございました。
しかし、諸般の事情により、今後の選考を辞退させて頂きたく存じます。

本題に入る前に、先日の通過連絡へのお礼をしておきます。ビジネスメールでは、先日のイベントについてのお礼から入るのが一般的です。

次に、選考辞退したいという結論を先に書きます。メールの要旨は先に書いた方が、相手に内容が伝わりやすくなるからです。

選考辞退理由はハッキリ書くべきか?

質問されない限りは「一身上の都合により」「諸般の事情により」と、あいまいにしてOKです。また、「大学の試験日程が変更になった」等のカドの立たない選考辞退理由があるなら、正直に行っても良いでしょう。

「第一志望の会社に内定をもらった」などは、カドが立つので書かない方がベター。

4.相手の好意に報いれなかったことを謝罪する

例文
貴重なお時間を割いて選考をして頂いたにも関わらず、このようなお返事となり、大変申し訳ございません。

選考辞退の意志をつげたら、相手の好意を無駄にしてしまったことへの謝罪をしておきましょう。

5.辞退の許諾をお願いする

例文
誠に身勝手ではございますが、何卒ご容赦いただきたく、お願い申し上げます。

選考辞退のように、相手の好意に反する行動をとるときは「申し訳ありません」と謝るだけでは足りません。

「何卒ご容赦いただきたく、お願い申し上げます」と、相手に辞退の許諾をお願いをすることで、丁寧な、カドの立たない印象になります。

6.メールでの謝罪になった点にことわりを入れておく

例文
本来は、直接お伺いしてお詫びすべきところ、メールでのご連絡となりますことを、重ねてお詫び申し上げます。

謝罪連絡は直接するのがベストなやり方。メールでの謝罪は、簡易なやり方です。ですから、簡易なやり方をとったことへの断りを一言入れておきましょう。中には、「直接謝罪しろ」と怒る人事もいるからです。

7.ビジネスメールの定型句で文章を〆る

例文
末筆ながら、貴社の益々のご発展と、皆様のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。

選考辞退・断りの連絡をするときは、相手の企業・社員の発展を願う定型句で〆るのが一般的なマナーです。

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