面接の断り方の5つのポイント|就活生の断る理由付きで紹介

「この企業の面接、もう進む気がないから断りたいんだけど、どうすればいいかわからない」と悩んでいませんか?

今後の面接辞退の連絡を入れなければならないことはわかっていても、どう断ればいいかわかりませんよね。

そこで、トラブルにならない、丁寧な面接の断り方をご紹介します。

面接の断り方(メール)

基本的に面接を断るときは、メールで連絡をすればOK。以下のメール例文を真似れば、誰でも、採用担当の気を悪くしない、お断りのメールが出せるようになるはずです。
例文
件名:選考辞退のお願い
Point 件名を読めば、「辞退」という結論がわかるように
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯さま
Point 最初に、送付先の会社名・部署・名前を書く
突然のご連絡、失礼いたします。
◯日◯時に面接のお願いをしております、◯◯大学の◯◯です。
Point 挨拶をし、名乗る。面接の日時も加えて名乗ると、相手に伝わりやすい
本日は、諸般の事情により、今後の選考を辞退させていただきたく、連絡を致しました。
Point すぐに結論に入り、選考辞退を告げよう。断る理由は曖昧にして良い。
お忙しい中、面接をしていただいたにも関わらず、このような形でお返事をすることになり、大変申し訳ありません。
Point 面接をしてもらったのに辞退となることを謝罪する
誠に恐縮ですが、何卒お許しいただきたく、お願い申し上げます。
Point 相手の期待に反するお願いをする場合の丁寧な表現。覚えておくと良い
本来なら直接お詫びすべきことろ、メールでのご連絡となりましたことを、重ねてお詫び申し上げます
Point 書面での簡易な連絡になった点にことわりをいれておく
末筆ながら、貴社のご発展と、皆様のご健勝をお祈り申し上げます。
Point 定型句で文章を終える

面接の断り方(電話)

前日〜当日に面接を辞退する場合は、電話で連絡をしましょう。以下の会話例に従えば、相手の気を害さず、今後の面接を断ることが出来るでしょう。

電話で面接辞退をする場合は、以下の会話例を参考にしてください。
例文
いつもお世話になっております。◯月◯日に面接をお願いしております、◯◯大学の◯◯と申します。本日は、新卒採用面接の件でお電話致しました。お手数ですが、人事部の◯◯様をお願いできますでしょうか。
Point 挨拶をし、面接の日時を含めて名乗る。次に、用件を告げ、担当に取次いでもらう
◯月◯日◯時より、面接のご約束をしております、◯◯大学の◯◯です。先日は次回面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
Point 担当が出たら、再度、面接の日時を加えて名乗る。挨拶は、先日の連絡へのお礼が良い
ただいま、お時間よろしいでしょうか?
Point 本題の前に相手が電話の時間をとれるか確認する
本日は、諸般の事情により、今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡を致しました。
Point すぐに「辞退」の結論を告げる。断る理由は曖昧にしても良い
貴重な面接の機会をいただきながら、このようなお返事となりまして、大変申し訳ございません。
Point 相手の好意に添えなかった点を誠実にお詫びする
では、失礼致します。
Point 相手が電話を切るのを待って、静かに電話を切る
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面接の断り方のポイント5つ

1.面接日より2日以上前に断るときはメールで連絡する

面接日より2日以上前に辞退の連絡を入れる場合は、メールが良いでしょう。相手の時間を邪魔しない効率的な連絡手段だからです。また、応募者側の心情としても、メールの方が気軽に辞退の連絡を入れられます。

2.前日〜当日に断るときは電話で連絡する

ただし、面接辞退の連絡が、面接日の前日〜当日まで遅くなってしまった時は、電話で連絡をしてください。緊急度の高い連絡は電話が基本だからです。メールだと当日までに読んでもらえない可能性があります。

3.電話をする場合は始業・終業間際や昼休みは避ける

面接を電話で断る場合には、始業・終業時間の間際や昼休みの時間帯は避けましょう。
なぜなら始業時間や終業時間、昼休みの時間帯は、担当者が電話に出られない状況にあることが多いからです。

フレックスタイム制が採用されていない企業の場合、一般的な始業時間は8時半~9時半であることが多いです。
この時間は部署やチーム単位で朝礼をしている企業も多く、担当者がすぐに対応することが難しいため、電話をかけるのは避けたほうが良いといえるでしょう。

終業間近の時間帯も、片づけに入っているときに、面接の断りの電話により、仕事を増やすことになりかねませんので、避けましょう。

企業の昼休みの時間帯は、12時~14時の間であることが多いです。
この時間は担当者が昼食をとるために外出していたり、デスクで食事をしたりすることが多い時間であるため、この時間帯も避けることをおすすめします。

4.無断での辞退はNG

就活の面接を断る場合、無断の辞退は避けましょう。なぜなら企業側は就活生の面接に向けて、時間や書類の準備をして待っているからです。
その中で面接を無断で辞退することは、企業に対する失礼にあたります。

また、無断で辞退してしまうとその企業との今後の付き合い方に影響が生じる場合もあります。

仮に他の企業で働くことになったとしても、その後の社会人人生においてその企業や担当者と接する機会がゼロであるとは言い切れません。
長い社会人人生の中ではその企業と取引をすることになるかもしれませんし、その担当者とどこかで一緒に仕事をするかもしれないのです。

したがって、「面接を無断でキャンセルする」という断り方は適切ではありません。

5.面接を断る理由は詳しく告げなくて良い

「第一志望から内定を頂いたので」「御社の選考を受ける気がなくなったので」等、正直な理由を告げても相手の気分を悪くするだけ。面接を断る理由は、聞かれない限り詳しく伝えなくてOKです。辞退理由は、たとえば、
例文
  • 諸般の事情により
  • 一身上の都合により
などの表現を使って、ぼかしておきましょう。

面接を断る理由

面接を断る理由は「一身上の都合により」とし、基本的には理由の詳細を話さなくても問題ありません。

なぜなら面接を断ることは就活生にとっての権利であり、企業には就活生に対して面接に来るよう強制する権利は無いからです。

しかしいざ面接を断ると、理由を聞く担当者は多いです。

辞退する理由の詳細を求められても「一身上の都合であるため、お答えできません」と貫いても問題はありません。

一方で話を長引かせたくない場合はあらかじめ理由を考えておき、担当者に伝えるとよいでしょう。

たとえば「他社から内定を頂戴したためです」と言ってもよいですし、「自分の能力が御社の求めるレベルに達していないからです」という回答例も挙げることができます。

給料や職種などが希望と異なるため

面接の断り方の例として、「給料や職種などが希望と異なるため」を理由にした断り方も挙げられます。

企業研究を進める中で給料や職種、働き方に関する情報を得ていくと、面接を受ける前の段階で「やっぱりこの企業では働けない・・・」と考え直す方は多いです。

面接辞退に関するネット上の口コミでは、
「面接辞退しちゃった。給料もそこまで高くないし、やっぱ営業は向いてないわ」という口コミや、「エンジニアの面接辞退を辞退した。頻繁に出張ができないんだもん・・・」
という口コミもよく見かけるほどです。

もし担当者から面接辞退に関する理由の詳細を問われたときには、
「選考を受けさせていただいた職種は、やはり自分に合わないと判断したためです」と答えても良いでしょう。

体調不良

面接の断り方の例として、体調不良を理由にした断り方もあります。
就活生の中には、面接を受けたくても体調不良により辞退せざるを得なかった方もいます。

ネット上の口コミを見ると、
「せっかく漕ぎつけた面接なのに、咳喘息と風邪で行けなくなって辞退した・・・」
と悔しがる声も見受けられます。

体調不良を理由に面接を辞退する場合には、「体調がすぐれず、このまま出向いても皆様を不快な気持ちにさせてしまうだけと思いますので、面接を辞退させてください。」と伝えると良いでしょう。

ただし体調不良を理由に面接を断ると、企業や担当者によっては「スケジュールを調整しましょうか?」と言ってくる場合もあります。

もし本当は受けたい面接であれば「ぜひお願いします」と答えて良いですが、もう面接を受ける気がまったく無い場合は「いえ、今回はご縁がなかったということと思いますので、遠慮いたします」と答えて良いでしょう。

内定を得るのが難しそう

面接の断り方の例として、「内定を得るのが難しそうだから」という例も挙げることができます。
就活生の中には、「自分には難易度が高い企業だから」「内定取得の倍率が高いから」といった理由で面接を断る方も多くいます。

なぜなら、「どうせ不採用になることがわかっている面接なら受ける必要は無い」と考える方が多いからです。

ネット上の口コミを見ると、
「どうせ受かりそうにないから、面接を辞退してもいいかなあ」
と悩む声もよく目にします。

もし面接を断る際にそういった理由で断る場合は、「御社の社員の方々のレベルがとても高く、私にはついていけないだろうと判断したためです」と答えたり、「自分の能力が御社の求めるレベルに達していないと判断したからです」と答えても良いでしょう。

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