これで完璧!面接の断り方の5つのポイント【メール・電話】

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「この企業の面接、もう進む気がないから断りたいんだけど、どうすればいいかわからない」と悩んでいませんか?

今後の面接辞退の連絡を入れなければならないことはわかっていても、どう断ればいいかわかりませんよね。

そこで、トラブルにならない、丁寧な面接の断り方をご紹介します。

面接の断り方のポイント5つ

1.面接を断るときは、メールの連絡が良い

面接辞退の連絡を入れるのに、メールが良いでしょう。相手の時間を邪魔しない効率的な連絡手段だからです。また、応募者側の心情としても、メールの方が気軽に辞退の連絡を入れられます。

2.面接の前日〜当日に連絡を入れるときは、必ず電話で

ただし、面接辞退の連絡が、面接日の前日〜当日まで遅くなってしまった時は、電話で連絡をしてください。緊急度の高い連絡は電話が基本だからです。メールだと当日までに読んでもらえない可能性があります。

3.辞退を決めたら出来るだけ早く断ること

あなたが早めに辞退をすれば、他の学生があなたの枠で面接を受けられるかもしれません。トラブルを起こさなためにも、辞退を決めたら出来るだけ早く断りの連絡を入れましょう。

4.わざわざ手紙を書く必要はない

内定辞退をする場合は、トラブルを避けるため詫び状を書くことがあります。しかし、面接辞退程度はよくあることなので、そんなトラブルには発展しません。したがって、手紙で辞退のお詫びを書く必要はないでしょう。

そもそも辞退程度でそこまで義理立てすることはありません。

5.面接を断る理由は詳しく告げなくて良い

「第一志望から内定を頂いたので」「御社の選考を受ける気がなくなったので」正直な理由を告げても、相手の気分を悪くするだけ。面接を断る理由は、聞かれない限り詳しく伝えたなくてOKです。辞退理由は、たとえば、

例文
  • 諸般の事情により
  • 一身上の都合により

などの表現を使って、ぼかしておきましょう。

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面接の断り方(メール)

基本的に面接を断るときは、メールで連絡をすればOK。以下のメール例文を真似れば、誰でも、採用担当の気を悪くしない、お断りのメールが出せるようになるはずです。

例文

件名:選考辞退のお願い

Point 件名を読めば、「辞退」という結論がわかるように

株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯さま

Point 最初に、送付先の会社名・部署・名前を書く

突然のご連絡、失礼いたします。
◯日◯時に面接のお願いをしております、◯◯大学の◯◯です。

Point 挨拶をし、名乗る。面接の日時も加えて名乗ると、相手に伝わりやすい

本日は、諸般の事情により、今後の選考を辞退させていただきたく、連絡を致しました。

Point すぐに結論に入り、選考辞退を告げよう。断る理由は曖昧にして良い。

お忙しい中、面接をしていただいたにも関わらず、このような形でお返事をすることになり、大変申し訳ありません。

Point 面接をしてもらったのに辞退となることを謝罪する

誠に恐縮ですが、何卒お許しいただきたく、お願い申し上げます。

Point 相手の期待に反するお願いをする場合の丁寧な表現。覚えておくと良い

本来なら直接お詫びすべきことろ、メールでのご連絡となりましたことを、重ねてお詫び申し上げます

Point 書面での簡易な連絡になった点にことわりをいれておく

末筆ながら、貴社のご発展と、皆様のご健勝をお祈り申し上げます。

Point 定型句で文章を終える
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面接の断り方(電話)

前日〜当日に面接を辞退する場合は、電話で連絡をしましょう。以下の会話例に従えば、相手の気を害さず、今後の面接を断ることが出来るでしょう。

電話で面接辞退をする場合は、以下の会話例を参考にしてください。

例文

いつもお世話になっております。◯月◯日に面接をお願いしております、◯◯大学の◯◯と申します。本日は、新卒採用面接の件でお電話致しました。お手数をですが、人事部の◯◯様をお願いできますでしょうか。

Point 挨拶をし、面接の日時を含めて名乗る。次に、用件を告げ、担当に取次いでもらう

◯月◯日◯時より、面接のご約束をしております、◯◯大学の◯◯です。先日は次回面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

Point 担当が出たら、再度、面接の日時を加えて名乗る。挨拶は、先日の連絡へのお礼が良い

ただいま、お時間よろしいでしょうか?

Point 本題の前に相手が電話の時間をとれるか確認する

本日は、諸般の事情により、今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡を致しました。

Point すぐに「辞退」の結論を告げる。断る理由は曖昧にしても良い

貴重な面接の機会をいただきながら、このようなお返事となりまして、大変申し訳ございません。

Point 相手の好意に添えなかった点を誠実にお詫びする

では、失礼致します。

Point 相手が電話を切るのを待って、静かに電話を切る

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