これで完璧!面接の断り方の4つのポイント【メール・電話】

マイナビでは、2020年卒採用をする企業に対して2019年11月時点での選考途中の辞退率を調査をしたところ、1割の就活生から選考辞退された企業が23%いることが分かりました。850社中、約196社がすでに選考辞退を受けているのです。

軽々しく選考を辞退しては、企業に失礼ですが、他社への目移りや都合がつかないなどの理由から、面接を断ることはしょうがありません。

面接を断る際には、断り方が大切です。自分も相手も気持ちよく終われる面接の断り方を紹介しましょう。

面接の断り方(メール)

面接を断るときは、数日前であればメールでの連絡でもOKです。
例文とポイントから紹介します
例文
件名:選考辞退のご連絡_〇〇大学〇〇〇〇(名前)
Point 件名を読めば、「辞退」という結論がわかるように
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯さま
Point 最初に、送付先の会社名・部署・名前を書く
突然のご連絡、失礼いたします。
◯日◯時に面接のお願いをしております、◯◯大学の◯◯です。
Point 挨拶をし、名乗る。面接の日時も加えて名乗ると、相手に伝わりやすい
本日は、諸般の事情により、今後の選考を辞退させていただきたく、連絡を致しました。
Point すぐに結論に入り、選考辞退を告げよう。断る理由は曖昧にして良い。
お忙しい中、面接をしていただいたにも関わらず、このような形でお返事をすることになり、大変申し訳ありません。
Point 面接をしてもらったのに辞退となることを謝罪する
誠に恐縮ですが、何卒お許しいただきたく、お願い申し上げます。
Point 相手の期待に反するお願いをする場合の丁寧な表現。覚えておくと良い
本来なら直接お詫びすべきことろ、メールでのご連絡となりましたことを、重ねてお詫び申し上げます
Point 書面での簡易な連絡になった点にことわりをいれておく
末筆ながら、貴社のご発展と、皆様のご健勝をお祈り申し上げます。
Point 定型句で文章を終える

面接の断り方(電話)

前日〜当日に面接を辞退する場合は、電話で連絡をしましょう。以下の会話例に従えば、相手の気を害さず、今後の面接を断ることが出来るでしょう。

電話で面接辞退をする場合は、以下の会話例を参考にしてください。
例文
いつもお世話になっております。◯月◯日に面接をお願いしております、◯◯大学の◯◯と申します。本日は、新卒採用面接の件でお電話致しました。お手数ですが、人事部の◯◯様をお願いできますでしょうか。
Point 挨拶をし、面接の日時を含めて名乗る。次に、用件を告げ、担当に取次いでもらう
◯月◯日◯時より、面接のご約束をしております、◯◯大学の◯◯です。先日は次回面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
Point 担当が出たら、再度、面接の日時を加えて名乗る。挨拶は、先日の連絡へのお礼が良い
ただいま、お時間よろしいでしょうか?
Point 本題の前に相手が電話の時間をとれるか確認する
本日は、諸般の事情により、今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡を致しました。
Point すぐに「辞退」の結論を告げる。断る理由は曖昧にしても良い
貴重な面接の機会をいただきながら、このようなお返事となりまして、大変申し訳ございません。
Point 相手の好意に添えなかった点を誠実にお詫びする
では、失礼致します。
Point 相手が電話を切るのを待って、静かに電話を切る
企業への正しい電話のかけ方の7つのマナー【テンプレ付き】
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面接の断り方のポイント4つ

面接日より2日以上前に断るときはメールで連絡する

面接日より2日以上前に辞退の連絡を入れる場合は、メールが良いでしょう。相手の時間を割かない連絡手段です。

就活生としては、電話をかけるよりもメールのほうが断りやすいでしょう。
自分が断りやすくするためにも、面接を辞退すると分かった時点で、企業に断りを入れることをお勧めします。

前日〜当日に断るときは電話で連絡する

ただし、面接辞退の連絡が、面接日の前日かた当日と遅くなったときは、電話で連絡をしてください。
緊急度の高い連絡は電話が基本だからです。メールの場合、面接までに読んでもらえない可能性があります。

電話をする場合は始業・終業間際や昼休みは避ける

面接を電話で断る場合には、始業・終業時間の間際や昼休みの時間帯は避けましょう。
担当者が電話に出られない状況にあることが多いからです。

始業開始時間だと、部署やチーム単位での朝礼や前日の業務後に来たメールの確認などをしている企業も多く、担当者がすぐに対応することが難しくります。
終業間近の時間帯も、片づけに入っているときに、面接の断りの電話により、仕事を増やすことになりかねませんので、避けましょう。

企業の昼休みの時間帯は、12時~14時の間であることが多いです。
この時間は担当者が昼食をとるために外出していたり、デスクで食事をしたりすることが多い時間であるため、電話をかけるのも避けることをおすすめします。

無断での辞退はNG

企業は就活生の面接に向けて、時間や書類の準備をして待っていますので、無断の辞退は避けましょう。
面接を無断で辞退することは、企業に対する失礼にあたります。

また、無断で面接をしてしまうとその企業との今後の付き合い方に影響が生じる場合もあります。

仮に他の企業で働くことになったとしても、その後の社会人人生においてその企業や担当者と接する機会がゼロであるとは言い切れません。
長い社会人人生の中ではその企業と取引をすることになるかもしれませんし、その担当者とどこかで一緒に仕事をするかもしれないのです。

無断での辞退は、自分も後味が悪くなります。
面接を辞退する際には、必ず断りを入れましょう。

面接を断る理由

面接を断る理由は「一身上の都合により」とし、基本的には理由の詳細を話さなくても問題ありません。

なぜなら面接を断ることは就活生にとっての権利であり、企業には就活生に対して面接に来るよう強制する権利は無いからです。

しかしいざ面接を断ると、理由を聞く担当者は多いです。

辞退する理由の詳細を求められても「一身上の都合であるため、お答えできません」と貫いても問題はありません。

一方で話を長引かせたくない場合はあらかじめ理由を考えておき、担当者に伝えるとよいでしょう。

たとえば「他社から内定を頂戴したためです」と言ってもよいですし、「自分の能力が御社の求めるレベルに達していないからです」という回答例も挙げることができます。

給料や職種などが希望と異なるため

面接の断り方の例として、「給料や職種などが希望と異なるため」を理由にした断り方も挙げられます。

企業研究を進める中で給料や職種、働き方に関する情報を得ていくと、面接を受ける前の段階で「やっぱりこの企業では働けない・・・」と考え直す方は多いです。


ネット上には、面接辞退について上記のような口コミが挙げられています。

体調不良

就活生の中には、面接を受けたくても体調不良により辞退せざるを得なかった方もいます。


面接を断りたい場合は「体調不良により辞退します」とだけ述べ、実は面接に行きたい企業の場合は、日程調整を相談してみましょう。

内定を得るのが難しそう

内定を断る就活生のなかには、「受かりそうにないから(=内定を得るのが難しそうだから)」と内定を辞退したいと考える人もいます。

この場合、面接の断り方としては「御社の社員の方々のレベルがとても高く、私にはついていけないだろうと判断したためです」や、「自分の能力が御社の求めるレベルに達していないと判断した」と伝えてもいいでしょう。

連絡なく選考をバックレられるよりは、企業の印象は下げず、迷惑をかけることもありません。

あなたの就活力はどのくらい?

就職に成功するためには、まず自分の就活力を知っておく必要があります。就活力とは、就活で必要な準備や企業側が重視しているポイントに対して、どれだけ備えているかをはかる指標です。

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