簡単!面接の選考辞退の連絡をする時の電話のかけ方【例文あり】

就活で、受けている企業の選考を辞退しなければならなくなった時、どうすればいいかわかりますか?

連絡をする必要があるのはわかっていても、何を、どう伝えれば、相手に失礼なく、選考辞退ができるかわからず、困っているのではないでしょうか。

でも、大丈夫です。わかりやすい会話例文をもとに、失敗しない選考辞退の電話連絡法を解説していきます!

選考辞退の連絡を電話でしなければならない場合とは?

選考辞退の連絡は、基本的にメールでも問題ありません。選考を途中で辞退するのも、応募者の権利ですから、こちらから選考辞退の通知をしておけば、選考辞退は完了します。よって、基本的にはメールで連絡をすればOKです。メールでの辞退法は、こちらからどうぞ
ただ、ビジネスマナーから考えて、電話で連絡をしなければならないケースもあります。それは以下の2つ。

最終面接・役員面接まで進んだ選考の辞退⇒電話で連絡

選考が最終段階まで進んでいる時は、電話で誠実にお断りの連絡を入れましょう。最終段階まであなたを面接するのに企業も時間をかけているわけですから、口頭で誠実に謝罪をするのが義理というものです。

前日〜当日に選考辞退の連絡をする場合⇒電話で連絡

面接日の前日〜当日に選考辞退の連絡をするときも、電話で連絡をしてください。メールだと、面接まで相手が読まない可能性があるからです。すぐに伝えなければならない情報は、電話で伝えるのがマナーです。

本番前に面接力を診断しておこう

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これを真似るだけ!選考辞退の電話連絡の会話例

以下の会話例を見れば、すぐに選考辞退を伝える電話連絡が出来るようになります。正しいマナーに則って、失礼のない選考辞退の連絡をしましょう。
例文
お忙しいところ失礼致します。私、◯◯大学の◯◯と申します。新卒採用面接の件でお電話致しました。お手数ですが、人事部の◯◯様をお願いできますでしょうか。
Point 大学名・名前を名乗り、用件を述べ、担当に取り次いでもらう
◯月◯日◯時より面接に伺うお約束をしております、◯◯大学の◯◯と申します。
先日は、次回面接のご案内をいただき、ありがとうございました。
Point 担当が出たら、再度名乗る。名乗る際に、いつの面接を予約しているかも告げておく
ただいま、お時間よろしいでしょうか。
Point 本題に入る前に、相手の都合が悪く無いかを確認する
本日は、諸般の事情により、今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡を致しました
Point すぐに本題に入ろう。辞退理由は「諸般の事情により」とぼかしてOK
お忙しい中、貴重なお時間を割いて、面接をしていたいだたにも関わらず、このようなお返事となって、大変申し訳ございませんでした。
Point 相手の好意に報いれなかった点を、誠意をこめてお詫びをする
では、失礼致します。
Point 会話が終わったら、静かに電話を切る
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選考辞退の電話連絡のポイント

1.用件を述べ、担当を呼び出してもらう

例文
お忙しいところ失礼致します。私、◯◯大学の◯◯と申します。新卒採用面接の件でお電話致しました。お手数ですが、人事部の◯◯様をお願いできますでしょうか。

まずは、採用担当への取次を依頼しましょう。まず、挨拶をし、名前を名乗る。次に「新卒採用の件で〜」と用件をのべ、新卒担当を呼び出してもらいます。

2.挨拶をし、名前を名乗る

例文
◯月◯日◯時より◯次面接をお願いしております、◯◯大学の◯◯と申します。
先日は、次回面接のご連絡をいただき、ありがとうございました。

担当が出たら、再度、名前を名乗り、挨拶をしましょう。名前を名乗る際に「◯月◯日よりより◯次面接をお願いしております」とつけると、相手があなたのことを思い出しやすくなります。

挨拶は、先日の面接連絡へのお礼が良いでしょう。

3.電話に対応できるか確認する

例文
ただいま、お時間よろしいでしょうか。

まず、本題に入る前に、相手が電話に対応できるかどうかを確認しましょう。

相手が電話に対応できない場合

例文
では、よろしければ、◯◯様のご都合のつく時間を教えていただけにでしょうか。その頃にあらためさせていただきます。

相手が忙しくて電話に対応できない場合は、上のように、相手の都合のつく時間帯を聞きましょう。

4.選考辞退をつげる

例文
本日は、諸般の事情により、今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡をさしあげました。

挨拶が終わったら、すぐに本題に入りましょう。余計な前置きはせず、上のようにシンプルに言った方が、相手に言いたいことが伝わります。すぐに本題に入るのがビジネス電話のマナーです。

当日に辞退の電話をかける場合

例文
当日のお願いで大変恐縮なのですが、本日◯時の面接を辞退させていただきたく、ご連絡を致しました。連絡が遅くなり、誠に申し訳ありません。

当日に予定をキャンセルするのは本来、失礼にあたります。だから、「当日で申し訳ない」という点と「連絡が遅くなって申し訳ない」という二点について、お詫びをしておきましょう。

選考辞退理由はどう伝えればいいのか

選考辞退理由をどう告げればいいのか、で迷っている人も多いはず。基本的には「一身上の都合により」「諸般の事情により」とぼかしてOK。

聞かれない限り、こちらから辞退理由を言う必要はありません。

5.選考辞退の謝罪をする

例文
お忙しい中、貴重なお時間を割いて、面接をしていたいだたにも関わらず、このようなお返事となって、大変申し訳ございませんでした。

誠意をこめて、選考辞退をすることへの謝罪をしましょう。

6.静かに電話を切ろう

例文
では、失礼致します。

会話がひと通り終わったら、「では、失礼致します」といって、電話を切りましょう。

なお、相手が電話を切るまでは切らないこと。電話を切るときは、受話器を静かに置くこと。基本的なマナーですが、忘れないように。

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