インターンのお礼メールの書き方｜記載ポイントをテンプレ付きで紹介

インターンに参加した後、企業に対してお礼状を書く学生は非常に多いです。
お礼状の形態に、メールか直筆の手紙の2通りで迷う人も多いですが、現在多いのはメールです。

お礼状は送れば良いというものでは無く、マナーや礼儀を欠いたお礼状を送ってしまっては採用担当者にマイナスの印象を与える場合もあります。

この記事では、インターンのお礼はなぜメールが良いのか、お礼状を送るときの作成方法やマナーまで解説していきます。

インターン参加後は必ずお礼状を送る

インターンに参加した後は、必ず企業の担当者にお礼状を送りましょう。インターン最終日などにお礼や感謝の言葉を伝えていたとしても、改めてお礼の言葉があると、やはり相手に与える印象が違います。

インターン生の受け入れに際して、企業側は決して少なくない負担があります。
インターンのための場所や時間を確保し、人材を割き、カリキュラムを組み、必要に応じて事前に面接もおこない、その他にも準備や調整には人手も時間もかけられています。

もちろん、お礼の言葉を期待してインターンを実施しているわけではありませんが、担当者も人間です。改めてお礼状やお礼のメールが届くと、時間をかけて用意した甲斐があったと感じるでしょうし、差出人の名前は必ず確認します。

1dayインターンでもお礼のメールは送る

関わる時間の短い1dayインターンであっても、お礼のメールは必須です。
むしろ、実際に関わる時間が短いからこそ、他のインターン生との差別化を図るべく、その後のお礼メールで良い印象を残す努力が大事だといえます。

就活でその企業に応募する可能性が1パーセントでもあるのであれば、できるだけ良い印象を持ってもらえるようにしましょう。

たった1日でも、企業にとっては貴重な1日をインターン生のために時間を割いて準備から当日を迎えています。また、インターンのための準備にはその数倍もの時間がかかっています。

それらを鑑みても、企業や担当者への感謝の気持ちを持つことは大切ですし、改めて言葉でもきちんと伝えておくべきです。
何を学んだか、どう感じたかなども詳しく思い出して、感謝の言葉と共にお礼メールに書きましょう。

インターンのお礼はメールで送る

インターンのお礼を伝える際、直筆のお礼状で郵送する方法とメールの2通りで悩みますよね。

どちらの方法でも間違いではないのですが、企業や大学から特に指定がなければ、メールで送る方をおすすめします。

メールの最大のメリットは即日で相手に届く点です。
郵送だとどうしても届くのに2～3日ほどを要してしまいます。インターンの記憶が鮮明なうちに改めてお礼の言葉が届くと、担当者も「ああ、あの学生か」と思い出しやすくなります。

また、郵便は受け取る側に仕分けや開封に時間と手間をかけさせてしまうというデメリットもあります。そのため企業として、あるいは担当者個人の意見として「メールの方が望ましい」と思われることもありえます。

 

インターンのお礼メールの書き方ポイント

インターンのお礼状における書き方のポイントは、下記の4点です。

下記で詳しく見ていきましょう。

①件名を見ただけで分かるように記載

メールの件名は、見ただけで内容がわかるように記載しましょう。担当者がメールに気付きやすくなり、メールの仕分けもしやすくなります。

企業で働いている担当者は、業務に関するメールを1日に何十通も受け取ります。
学生と頻繁に連絡を取り合う採用担当者ともなると、その数はさらに多いものです。
その中でお礼状のメールの件名を曖昧なものにしてしまうと、他のメールに埋もれてしまって担当者に気付かれない可能性もあります。

件名は、たとえば下記のような例が挙げられます。
「御礼：〇月〇日2daysインターン　〇〇大学 山田花子」
このように、見るだけで要件がわかるような件名を心がけましょう。

②人物が特定できるように参加日時やイベント名を記載する

就活においてメールでお礼状を送る際は、件名や本文中にインターンの参加日時やイベント名を記載しましょう。

企業によっては、1日の間に複数の種類のインターンを開催しています。
メールの件名や本文中にインターンの名前や参加日時が書かれていると、企業側の担当者はその学生が誰なのかを判別しやすくなります。

件名やインターンの名前を書かずにお礼状を送ってしまうと、担当者はその学生の特定に時間をかけなければいけなくなってしまい、最悪だれだったか分からないままという可能性もあります。

お礼状を送るからには、印象を残したいものです。
したがって、メールの件名や本文には名前や大学名と一緒に忘れずに参加日時とイベント名を記載するようにしましょう。

③参加のお礼と感想を自分なりに記載する

就活においてインターンのお礼状を送る際には、お礼を述べるのはもちろん、インターンに参加して感じたことを自分の言葉で記載しましょう。

ただ、「ありがとうございました」と感謝を述べるよりも、自分の言葉で感想を伝えることで印象が残ります。

参加したうえでの感想は人によって異なるので、具体的な感想を述べると就活生の着眼点や考えを知れるだけでなく、企業側も就活生が興味を持つ内容に気づけるなど次年度以降の学びになります。

企業側が参考になる内容を記載していれば、印象にも残るでしょう。
ただ、出来事を記載するのではなく、自分はどのように感じ、何を学び、企業をどのように思うようになったのか伝えられると良いです。

④メールの送付は当日または翌日中に送る

メールでお礼状を送付する際は、インターン終了の当日か翌日には送りましょう。
ビジネス上ではメールのレスポンスが遅いと、「優先度・志望度が低い」と捉えられる場合もあります。

お礼状に関しては企業側が必ずしも欲しているものではありませんが、インターン終了から1週間や1か月経過した後にお礼状を送付すると、企業の優先度や志望度が低いと思われかねません。

お礼状の送付は早ければ早いほど担当者は学生を思い出すことが容易になるので、お礼状を送付する場合は当日か遅くとも翌日には済ませるように心がけましょう。

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インターンのお礼状は直筆でも効果的

最近の就活では企業との連絡手段は、主にメールや電話が多いですが、インターンのお礼状は直筆の手紙にしても効果的です。

お客様相手のビジネスでも、お客様に少しでも良い印象を持って頂くため、メールではなく直筆の手紙を送るビジネスマンもいます。

メールが主流のため印象に残りやすい

現代での連絡のやり取りや、感謝の気持ちを伝える方法としては、手紙や電話よりもメールが主流です。相手の都合で対応でき、かつ手間をかけられずに読める点では、メールが一番です。

多くの就活生がメールでお礼を伝えるなかで、直筆のお礼状は目立つ存在となり、名前が印象付きやすいのです。

インターンのお礼状の書き方

縦書きの白いシンプルな便箋を選ぶ

就活において手書きでお礼状を作成する際には、白いシンプルな便箋を選びましょう。
お礼状はフレンドリーさを伝えるためのものではなく、あくまでも感謝の気持ちを伝えるためのものです。

白いシンプルな便箋は、どんな場面でもオールマイティに使えます。
文房具屋に行くと綺麗なデザインの便箋が多く販売されていますが、フォーマルな印象を与える白いシンプルな便箋でお礼状を作成するようにしましょう。

前文や後付など構成通りに記載する

お礼状の構成は、一般的に前文、主文、末文、後付という4つの要素で成り立っています。
前文とは、「頭語」と「時候のあいさつ」にあたります。

ビジネスにおいて「頭語」には、「拝啓」が用いられることが多いです。
急を要する用件の場合には「前略」が用いられますが、お礼状は急を要するものではないため「拝啓」と書くと良いでしょう。

主文とは、用件を伝える部分です。お礼状では感謝の気持ちを伝えたいため、ここでは企業や担当者に対する感謝の気持ちを記載しましょう。

インターンでの学びを記述するのも、この主文の部分です。
末文とは、お礼状をしめくくるための結びのあいさつを記載する部分です。改めて感謝の気持ちを伝えて、最後にその会社の繁栄を祈るあいさつを添えましょう。

たとえば、「末筆ながら、ますますのご発展をお祈り申し上げます」などです。
後付けとは日付や大学名、氏名や連絡先等を記載する部分です。
インターンのお礼状では日付、氏名、大学名、学部学科名、連絡先を記載しましょう。

丁寧な見やすい字で書く

手書きでお礼状を作成する場合には文字の綺麗さや大きさなど、読みやすさを意識して作成する必要があります。

文字の大きさはバラつきがあり、一文一文もぐらつきのある読みづらい手紙や、TPOにそぐわない派手な便箋を選んだりすると、社会性がないと疑われる要因になりネガティブな印象です。

字に自信が無い人も、急に上達することはありませんが、ゆっくり丁寧にを意識するだけで、相手には伝わります。

大学のノートを取るようにお礼状を書くと乱雑さが出てしまうので、字に自信が無い人は特にゆっくり一字一字丁寧に書くようにしましょう。

下書きを十分にしてから清書する方法もおすすめです。

インターンのお礼メールの書き方【テンプレ】

インターンのお礼状【テンプレ】

最後に時候の挨拶を入れており、メールの書き方についての構成を調べて作成していることが分かります。

現代では、物の書き方や伝え方などは調べれば、解答があります。そのため、基本が守られているメールが「普通」とされているのです。

つまり、不備があることでマイナス評価になります。
調べれば分かる基本は、しっかりと押さえておきましょう。

この例文では、参加日時とイベント名が記載されています。これにより、企業側はお礼状の差出人である学生を特定しやすくなります。

インターンに参加した事実が記載しているだけでなく、参加したうえで学んだことや感じたことを素直に記載しています。ただ「参加した」と記載しているよりも、採用担当者としても印象に残るお礼状といえます。

メールの返信が届いたら必ず返信する

お礼メールを送信したあと、企業から返信が来る場合もあります。

ビジネスメールの基本は「1往復半」と言われており、お礼メールの返信に対する返信は決してマナー違反ではありません。お礼メールに返信があった場合には、簡潔な文章で感謝の気持ちを伝えましょう。

このときのメールではお礼メールへの返信に対する感謝の気持ちを伝えるのであって、再度インターンのお礼を述べる必要はありません。

ただし、企業からの返信メールに「返信不要」などの記載がある場合は相手の指示を優先し、返信は控えましょう。返信メールへの返信をする場合は、新規メールを作成するのではなく、届いたメールに返信するようにし、件名も返信メールを示す「Re：」を追加した件名にします。

返信用メールのテンプレ

件名は新しく付け直すのではなく、届いた返信メールの題名に「Re：」を追加するに留めましょう。多くのメールソフトでは「返信」にすると自動的に「Re：（元の件名）」と表示されるはずです。

本文は返信に対するお礼と、ひと言、ふた言添える程度の簡素なもので構いません。メールチェックをする相手の時間を必要以上に奪わないための配慮も大切ですので、冗長になるのは避けましょう。

インターンのお礼メールは当日中に送ることで採用担当者に印象付けられる

インターンのお礼メールは、原則として当日中に送るようにしましょう。

前述した通り、メールのメリットは即日で相手に届くところです。裏を返すと、メールを送るのが遅くなるのは一般的には送信者、この場合は学生側の責任だといえます。

「後でやろう」「今は忙しくて」などと自分に言い訳をせず、すぐにお礼メールを送りましょう。

記憶が鮮明なうちにインターンの振り返りをすることは自分のためにもなりますし、対応の速さは社会人として好印象を与えます。

最近では、自宅のパソコンのみならず、スマートフォンやタブレットなどでどこからでもメールは送れます。そのため、遠方へ移動してのインターンだったとしても、電車での移動中や待ち時間などにお礼メールを作成し、当日中には送れます。

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