これで完璧!会社説明会のキャンセルメールの正しい書き方【例文あり】

就活中、学校の予定や別の企業とのバッティングなどで、予約していた会社説明会に行けなくなることもありますよね。

キャンセルすると「企業に志望度が低いと思われるのではないか」と不安に思う就活生もいるでしょう。
しかし、説明会のキャンセルメールは送り方ひとつで相手に与える印象が異なります。

この記事では、会社説明会をキャンセルする際のメールの書き方を解説します。

会社説明会はキャンセルできる

別の予定と重なったり、急に体調が悪くなってしまったりして、どうしても会社説明会をキャンセルしなければならないこともあります。

企業は諸事情によって欠席者が出ることを想定しているため、基本的に会社説明会のキャンセルは可能です。

そのため、会社説明会をキャンセルするときは、相手に失礼がないよう適切な方法で連絡するようにしましょう。

無断欠席は印象を下げる

本選に進むには説明会の参加が必須な場合を覗いては、説明会のキャンセルが選考に影響することはありません。

しかし、間違った対応や失礼な断り方をすれば、自ら印象を悪くしてしまいます。
なかでも無断欠席は、企業側の印象を下げる大きな要素です。

予約をしている限り、大学名や名前は企業が把握していると考えておきましょう。

無断欠席は志望度の低さや人柄の悪い印象を与えます。
説明会のキャンセルがあること自体は企業側も想定内なので、エントリーする可能性があるならば、無断欠席は避け必ず連絡するようにしてください。

会社説明会のキャンセルの仕方

会社説明会の予約のキャンセルは、予約した方法によって異なるケースが多いです。
例えば、マイページから予約したら、キャンセルもマイページから、就活サイトから予約すれば就活サイトからキャンセルする方法を予約時にアナウンスされるでしょう。

説明会の申し込みを企業の新卒採用専用のサイトなどの場合、キャンセルもWEBで対応します。

予約時のサンクスメールやリマインドメールでキャンセル方法が記載されているときは、企業の指示に従ってください。

前日までであればメールまたはマイページから

説明会の予約時にキャンセルの方法が記載されていなかった場合は、担当者にメール、もしくは採用マイページから手続きしましょう。

メールの場合は、担当者宛に「件名、学校名、氏名、キャンセルする旨、キャンセル理由、連絡先」などの必要事項を記載し、速やかに連絡します。

採用マイページが個別に用意されている会社の場合は、採用マイページから会社説明会のキャンセルができることも多いので、メールで連絡する必要はありません。

また、マイナビやリクナビといった就活サービスを通じて会社説明会に申し込んだ場合も、マイページからキャンセルできることがほとんどです。

ただし、「変更・キャンセルは○日まで」と期限が設けられており、既にその期限を過ぎてしまっている場合は、前日であっても電話で連絡してください。

当日の場合は電話でキャンセルを伝える

キャンセルの連絡が会社説明会の当日になる場合は、電話で伝えましょう。

会社説明会の当日は担当者も準備で忙しく、メールをチェックする余裕がないことも考えられます。

当日にメールでキャンセルの連絡をして担当者に気づいてもらえなかった場合、担当者が確認のために連絡をしなければならなくなり、余計な手間になります。

会社説明会の時期には、自己分析を終わらせておこう

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これを真似るだけ!会社説明会のキャンセルメールの例文

以下のメールの書き方を真似るだけで、誰でも失礼のない会社説明会のキャンセルメールが書けるようになります。

例文を確認して、書き方をマスターしましょう。
例文
件名:◯月☓日会社説明会キャンセルのお願い【大学名・名前】
Point 説明会の日程も含めた、わかりやすい件名を書く
株式会社 ◯◯◯
◯◯部 ◯◯様
Point 最初に、送り相手の会社名・部署・名前を書く
大変お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。
Point 挨拶をして、大学名・学部・名前を名乗る
本日は、◯月☓日の説明会の予約をキャンセルしたく、ご連絡を致しました。
Point まず、メールの要旨・目的を最初に書く
◯月☓日△△時から、説明会にお伺いするお約束をしておりましたが、【大学の試験日程が変わり、貴社説明会の日程と重なったため】、お伺いすることができなくなってしまいました。
Point いつの説明会をキャンセルするか、なぜキャンセルするかを書く
ご多忙の中、ご席をご用意していただいたにも関わらず、このような形となり、大変申し訳ありません。
Point お詫びを書く
また、別日程で、説明会が開催される際には、是非参加させていただきたいと考えております。
Point 説明会参加への前向きな意志を伝える
お忙しいところ、お手数をお掛けして誠に恐縮ですが、何卒ご了承の程、よろしくお願い申し上げます。
Point 相手の手間を気遣い、丁寧にお願いをして、メールを終える
+++++++++++++++++

(署名)

+++++++++++++++++++

いつ、何時からの説明会のキャンセルなのかが最初にきちんと明記されています。

企業によっては、何日か連続で説明会を開催していたり、1日の中でも午前の部と午後の部など、複数回の実施がある場合もあります。

もし日時の記載がなかった場合、メールを受け取った担当者は、すべての説明会の申し込み者名簿からあなたのことを探さねばならず、大変な手間をかけてしまいますので、気をつけましょう。

また、用意していただいたことへのお詫びや、他の説明会への前向きな姿勢も伝えられており、とても好印象のメールです。

理由を明確に伝えない方が良いケースもある

例文
件名:☓月△日実施の会社説明会キャンセルのお願い【大学名・名前】

株式会社 ◯◯◯
◯◯部 ◯◯様

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。

☓月△日に実施予定の会社説明会につきまして、キャンセルをさせていただきたくご連絡致しました。

☓月△日☓☓時に、会社説明会のため御社へお伺いする予定でしたが、急な用事が入ってしまい、お伺いすることができなくなってしまいました。
Point 「急な用事」とキャンセル理由をはっきりさせない
ご多忙の中、説明会の準備をしていただいたにも関わらず、このような形となり、大変申し訳ございません。
Point 誠意をもってキャンセルのお詫びをする
もし別日程で説明会を開催されるご予定がございましたら、ぜひ参加させていただきたいと考えております。

お忙しい中、お手数をおかけしてしまい誠に申し訳ございませんが、何卒ご了承の程、よろしくお願いいたします。

+++++++++++++++++

(署名)

+++++++++++++++++++

「大学の試験と被ってしまった」などの止むを得ない事情がある場合は素直に話して構いませんが、「他社の選考日程と被ってしまった」などの理由の場合、素直に伝えると「うちよりもそっちの会社の方を優先するのか」と思われてしまい、印象が悪くなってしまうことがあります。

説明会をキャンセルしたい理由が、素直に伝えない方が良いものだと判断される場合は、あえて「急な用事が」と濁しておくことも大切です。

なお、キャンセルの理由がどのようなものであっても、相手が準備をしてくれたことに対するお詫びや、次回の説明会への前向きな姿勢は伝えられるようにしましょう。

会社説明会のキャンセルメールの書き方

具体的にキャンセルメールの書き方を解説します。

1.いつの説明会のキャンセルか、わかりやすい件名を書く

例文
◯月☓日会社説明会キャンセルのお願い【大学名・名前】

メールの件名に「◯月☓日会社説明会キャンセルのお願い」と、説明会の日時を含めてください。いつの説明会についてのメールかが、相手にすぐわかり、効率的です。

また、わかりやすいように件名に【大学名・名前】を入れても良いでしょう。

2.書き出しのルールを守る

ビジネスメールの書き出しには、守らなければならないルールがあります。以下の2点を守ってください。

相手の会社名・名前・部署を書く

例文
株式会社 ◯◯◯
◯◯部 ◯◯様

最初に、メールの送り相手の「会社名・部署・名前」を書いてください。最初に宛先を明示することで、そのメールが自分宛てに来たとわかり、そこから先のメールをしっかり読んでくれます。

挨拶と名乗り

例文
大変お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。

挨拶は「大変お世話になっております。」がどんな場面でも使えて便利。あるいは、「突然の連絡で失礼致します」でもOKです。

挨拶をしたら、大学名・学部・名前を名乗りましょう。

3.先にメールの目的を書く

例文
本日は、◯月☓日の説明会の予約をキャンセルをお願いしたく、ご連絡を致しました。

メールの内容に入る前に、最初にメールの目的・要旨を書きましょう。最初に「説明会のキャンセルをお願いしたく、連絡致しました」と書いてあれば、そこから先の文章が相手にわかりやすくなります。

4.キャンセルする説明会の日程と、キャンセルの理由を書く

例文
◯月☓日△△時から、説明会にお伺いするお約束をしておりましたが、【大学の試験日程が変わり、貴社説明会の日程と重なったため】お伺いすることができなくなってしまいました。

いつの説明会をキャンセルするか日時を含めて書き、なぜキャンセルするかを書きましょう。

キャンセルの理由についてですが、正直に書いても問題のない理由ならば、正直にそのまま書きます。正直に書きにくい理由なら「諸般の事情により」とぼかしてください。
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5.説明会のキャンセルのお詫びをする

例文
ご多忙の中、ご席をご用意していただいたにも関わらず、このような形となり、大変申し訳ありません。

忙しい中で、相手に手間をかけてもらったにも関わらず、キャンセルすることへのお詫びを書きます。

6.説明会参加への前向きな意志を伝える

例文
また、別日程で、説明会が開催される際には、是非参加させていただきたいと考えております。

ただ、キャンセルをするだけだと「志望意欲が低いのかな」と思われてしまいます。説明会参加への前向きな意志を、キャンセルと合わせて伝えておきましょう。

7.改めてキャンセルのお願いをする

例文
お忙しいところ、お手数をお掛けして誠に恐縮ですが、何卒ご了承の程、よろしくお願い申し上げます。

相手に手間をかけるわけですから「お手数をお掛けして、誠に恐縮ですが」と断りを入れておく必要があります。

また、相手に迷惑をかける可能性のあるお願いの時は「よろしくお願い致します」よりも「何卒ご了承の程、よろしくお願い申し上げます。」の方がふさわしい表現です。

事後報告でも志望度が高い企業の場合は必ず企業に電話する

キャンセルをする予定ではなかったものの、急な体調不良や公共交通機関の遅延・運休などで開始時間に間に合わず、説明会に参加できないことがあるかもしれません。

そのような場合は、たとえ会社説明会の開始時間が過ぎてしまっていたとしても、必ず企業へ電話連絡を入れてください。

会社説明会の開催中であれば担当者は電話に出られないと思いますが、他の人事の方や、電話に出た方に事情を説明し、「説明会に参加できなかったこと」と「事前に連絡ができなかったこと」のお詫びを伝えましょう。

また、説明会担当者の方の連絡先がわかるようであれば、電話での連絡とは別に、当日お伺いできなかったお詫びをメールしましょう。誠実さが伝わり、「無断欠席をした学生」というマイナスな印象を少しは払拭できるかもしれません。

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会社説明会の予約キャンセルは可能!無断欠席は印象を下げるので控えよう

学校や家庭の都合、就活の状況によって、参加したい会社説明会の予約をキャンセルしなくてはいけないことはあります。

説明会のキャンセルは、本選への選考過程で必須では無い限り選考に影響することはありません。しかし、無断欠席をしてしまうと学校名や名前を把握しているケースが多いので、印象を悪くしてしまいます。

説明会に参加できないと分かった時点で早めにメールやマイページから予約キャンセルの手続きをおこないましょう。

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