【就活】企業に電話をかけていい時間帯はいつ?OKな時間・NGな時間

面接連絡の折り返しや、OB訪問の予約など…就活で企業へ電話をかけるタイミングは多々あります。しかし、「いつ電話をかければ迷惑にならないの?」と迷うものですよね。下手な時間にかけて、相手の仕事を邪魔しては困ります。

そこで、図解でわかりやすく、かけていい時間帯とかけてはいけない時間帯を解説していきます。

図解で一発!電話をかけていい時間帯・いけない時間帯

電話の図表

では、具体的にかけていい時間帯・かけてはいけない時間帯について解説していきます。

 

電話をかけていい時間帯

10:00〜12:00と14:00〜16:00

10:00〜12:00は始業時のタスクもひと通り終え、比較的余裕のある時間帯です。

14:00〜18:00は、休憩を終え午後の業務に就いている時間帯です。連絡がつながりやすく、相手の負担になりにくい時間帯です。

指定の時間帯

企業側から「不明な点や疑問点がある場合は、◯◯時〜◯◯時にかけてほしい」と言われている場合は、指定されている時間に電話をしましょう。

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電話をかけてはいけない時間帯

始業前(9:00以前)

多くの企業の始業時間は8:00~9:00または10:00です。始業前は出社していない場合や、出社していても就業時間外には電話に出ない場合もあります。

始業付近の時間帯(9:00〜10:00)

始業したばかりの時間帯(9:00〜10:00)の間は、始業時のミーティング・メールチェック・業務整理・朝礼などで忙しくなりがちです。始業間際に電話をかけるのは控えるべきです。

昼食時(12:00〜14:00)

昼食時(12:00〜14:00)は、本人が離席していてつからまない可能性も高いです。この時間帯にかけると、休憩の邪魔をしてしまう可能性もあるので、急ぎの要件で無い限りは電話は控えましょう。

終業前(16:00〜18:00)

この時間帯には、その日の業務の取りまとめ、追い込みに使われることが多いです。忙しい可能性が高いので、控えましょう。

終業後(18:00以降)

終業後に仕事で会社に残っている場合、やるべき仕事が終わらずに残っているケースがほとんどです。そのため、新たな要件としての電話はすべきではありません。
企業に電話をかけるときは、終業後ではなく、就業時間内にしましょう。

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要件別|企業への電話のかけ方

企業からの電話への折り返し方

企業側
   
〈はい、○○株式会社、○○部の△△です。〉
就活生
お忙しいところ、恐れ入ります。○○大学の○○○○(フルネーム)と申します。
先ほど、人事部の○○様からお電話をいただいておりましたので、折り返しご連絡いたしました。
恐れ入りますが、○○様はただいまお手すきでしょうか。
企業側
 〈はい、代わりますので少々お待ちください。〉
〈お電話代わりました、人事部の○○です。〉
就活生
○○様。お忙しいところ、恐れ入ります。
先ほどお電話をいただいた○○大学の○○○○(フルネーム)と申します。

先ほどはお電話に出られず、失礼いたしました。ただいま、お時間よろしいでしょうか?
企業側
 〈はい、構いませんよ。〉
就活生
ありがとうございます。

ご連絡いただいたのは、どのようなご用件でしょうか? 
〜〜〜

お忙しい中お電話をいただき、ありがとうございました。では、失礼いたします。


 折り返しの電話をかける場合、そのときに相手が必ずしも手が空いているとは限りません。相手の都合が良いかどうかを必ず確認しましょう。また、一度電話をもらったときに出られなかったことを、ひと言お詫びしておくと好印象です。

当日中に折り返し電話する

留守電や不在着信に気づいたら、基本的には当日中に折り返し電話をしましょう。折り返しの時間が遅くなればなるほど、優先順位が低いと思われ失礼にあたります。

本来、終業間際に電話をするのは避けるべきですが、気づいた時間がギリギリだった場合は仕方がありません。連絡が翌日になるより、終業間際の時間帯であっても折り返し電話をしましょう。

着信に気づいた時刻がすでに企業の終業後だった場合は、翌日の午前中に折り返しの電話をしましょう。もしも当日中に何かしらのアクションを起こしておきたいのであれば、担当者にお詫びのメールを送りましょう。

留守電やメールがないか確認後に電話する

携帯電話の画面を見たときに不在着信のマークが表示されていると、焦ってすぐに折り返しの電話をしがちです。しかし、まずは落ち着いて、同じ相手からの留守電メッセージやメールがないかを確認してください。

「後ほどかけ直します」といったメッセージであれば、こちらからかけ直して構いません。しかし「折り返す場合は○時ごろに」といった時間帯の指定や、「面接の日程についての連絡」のような用件を伝えてくれている場合もあります。そういったメッセージを見逃さないように注意し、確認した後で折り返しの電話をしましょう。

面接の日程変更依頼の伝え方

企業側
〈はい、○○株式会社、○○部の△△です。〉
就活生
お世話になっております。○○大学の○○○○(フルネーム)と申します。
面接の日程の件でご連絡いたしました。
お忙しいところ恐れ入りますが、人事部の○○様はただいまお手すきでしょうか。
企業側
〈はい、代わりますので少々お待ちください。〉
担当者〈お電話代わりました、人事部の○○です。〉
就活生
○○様。お忙しいところ、恐れ入ります。○○大学の○○○○(フルネーム)と申します。
先日は面接の日程をご連絡いただき、ありがとうございました。
実は、ご案内いただいた日程がゼミの研究発表と重なってしまいました。
大変恐縮ですが、日程を変更していただくことは可能でしょうか。


 〈日程変更の打ち合わせ〉

ありがとうございます。それでは○月○日○曜日の○時に伺います。
こちらの都合でご迷惑をおかけしまし、申し訳ございません。
お忙しい中お時間をいただき、ありがとうございました。では、失礼いたします。

 自分の都合で面接の日程変更をお願いする場合、必ず謝罪の気持ちを伝えましょう。

変更後の日程が決まったら再度復唱し、間違いのないように確認をしましょう。特に「4日(よっか)」と「8日(ようか)」、「14時」と「4時」などは聞き間違いや勘違いが起こりやすいため、日付と曜日がセットで、時刻は24時間表記で伝えるように習慣づけましょう。

面接辞退の電話の仕方

企業側
〈はい、○○株式会社、○○部の△△です。〉
就活生
お忙しいところ恐れ入ります。○○大学の○○○○(フルネーム)と申します。
面接の件でお電話いたしました。人事部の○○様はただいまお手すきでしょうか。
企業側
〈はい、代わりますので少々お待ちください。〉
担当者〈お電話代わりました、人事部の○○です。〉
就活生
○○様。お忙しいところ恐れ入ります。○月○日○曜日、○時より面接のお約束をいただいております、○○大学の○○○○(フルネーム)と申します。
ただいま、お時間よろしいでしょうか?
企業側
〈はい、どういったご用件でしょうか。〉
就活生
ありがとうございます。先日は面接のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました。大変申し訳ないのですが、一身上の都合により面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
企業側
〈そうですか、ご連絡ありがとうございます。差支えなければ、辞退の理由などを教えて頂いてもかまいませんか。〉
就活生
はい、このたび他社の内定が決まりましたので就職活動を終了することが理由です。ご多忙な中、面接のお時間を頂いていたにもかかわらず、申し訳ございません。
企業側
〈それはおめでとうございます。では面接ご辞退の件、承りました。〉
就活生
お手数をおかけ致します。お忙しいところ、ありがとうございました。では、失礼いたします。

面接辞退の連絡をする際には、必ず自分の大学名や氏名だけでなく、面接の予定日時も伝えましょう。それにより、担当者がスケジュールを確認でき、個人が特定しやすくなります。

理由については「一身上の都合」で構いませんが、もし聞かれたら正直に、あるいは角の立たないような理由を伝えるようにしましょう。



企業に電話をかける際の注意点

時間帯も大事ですが、就活の電話には、それ以外にも守らなければいけないルールがあります。その点についても押さえておきましょう。

1.メモ・スケジュール帳・筆記用具を用意

具体的な日時・場所の指定や、連絡事項をメモするために、これらは必ず用意してから電話をかけましょう。

2.最初に挨拶&名乗り

まず最初に「お忙しいところ、恐れいります」と挨拶。次に「私、◯◯大学の◯◯ともうします」と名乗ろう。

できるだけ明るくハキハキとした声で、良い第一印象をつくろう。

3.用件・取次依頼

次に、用件を言おう。「私、現在就職活動をしておりまして、御社に大変興味を持っております。ぜひ、OB訪問のお願いをしたく、お電話いたしました。」

用件をいったら、担当に取次を依頼する。「◯◯課の◯◯様をお願いできますでしょうか?」

4.相手の都合を確認

相手が本人だった場合は、「はい、私が〜です」と相手が名乗る→「◯◯様でいらっしゃますね」と復唱確認。

取り次で本人に変わった場合は、「はい、〜です」と相手が名乗る→「お忙しいところ、恐れいります。わたしく◯◯大学の△△です。」と再度名乗る。

「ただいま、3分ほどお時間よろしいでしょうか?」と相手の都合を確認する。

5.復唱とメモをしながら確認

日時・場所などの重要な内容はメモと復唱しながら聞こう。

6.最後にもう一度確認&挨拶

「では、◯月◯日に御社の1Fですね。本日はお忙しいところ、ありがとうございました。では、失礼致します」と必要事項の確認と挨拶を行う。

7.相手が電話を切ったら、こちらも電話を切る

相手が電話を切る音を聞いてから、静かに電話を切る。企業の方との電話の場合、こちらが電話を切るのを待っている場合があります。数秒待って相手が切らないようであれば、こちらから電話を切りましょう。

一般的にはかけた側が先に電話を切る

就活中の電話で、企業相手に話している場合は相手優先の行動を取る必要があるため、電話も相手が切ったら、こちらが切るようにしなくてはいけません。

しかし、これは就活に限ってのことであり、一般的には電話をかけた側が電話を切ります。これは社会に出てから必要なマナーですので、今のうちから身に付けておきましょう。

静かで電波の良い環境か確認する

電話をする際には、周辺の環境を確認してから電話をかけてください。自宅や自室であればほぼ問題ないですが、外出先などでは注意が必要です。

道路端では車のエンジン音や走行音などの雑音があります。また、店舗などの中ではBGMや話し声などがあり、電話口では意外と気になるものです。このような場所で電話をしてしまうと、雑音交じりでこちらの声が伝わりにくくなるだけでなく、相手の言葉も聞き取りにくくなります。

電波状況も確認が必要です。最近の街中では、圏外になるようなことはほぼないでしょう。しかし、ビルの中や地下道など、電波状況が悪くなりやすい場所は所々にあります。電話をかける前には電波状況を確認し、不安定であれば別の場所に移動しましょう。


企業へ電話をかけていい時間帯は午前・午後の間2時間程度!事前準備を確認して電話しよう

企業に電話をかける際には時間帯に注意し、事前準備を整えてから電話をしましょう。企業側の迷惑にならないよう、午前中であれば10時~12時、午後は14時~16時に電話をかけることをおすすめします。

それ以外の時間帯は相手が始業・終業間際でバタバタしていたり、休憩中だったりする可能性が高いです。

ただし、不在着信に気づいて折り返し電話をする場合は、その日のうちに折り返す方を優先しましょう。そんなときは「お忙しいところ失礼します」といったクッション言葉を忘れないように気をつけて電話をかけましょう。

相手が話す内容次第で慌ててしまうことのないよう、スケジュール帳や筆記用具などを手元に用意し、準備を整えてから電話をしてください。

【就活】企業からの電話に折り返す方法|会話例つきで解説

2021.04.21
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