面接のキャンセルメールの正しい書き方【例文付き】

就活中、選考が進んでいる企業の面接をキャンセルや辞退を考えるときがありますよね。

しかし、面接のキャンセルの連絡なんて、どうすればいいかわからない人も多いでしょう。

でも、大丈夫。わかりやすい例文をもとに、面接のキャンセルメールの書き方を徹底的に解説します!

例文を参考にして、失礼のない面接のキャンセルメールを書きましょう。

面接のキャンセルは連絡しなければならないのか?

就活生の中には「キャンセルのメールなんて、いちいち出すのが面倒だし、無断キャンセルでもいいんじゃないのか」と思う人もいるでしょう。

しかし、相手はあなたが来ることを待っています。約束をこちらの都合でキャンセルするのですから、断りのメールは入れておくべきです。

面接の無断キャンセルはあなた以外の人の印象を落とすことにも…

面接の無断キャンセルは、あなただけではなく、あなた以外の人にも影響を及ぼす可能性があります。

例えば学校です。あなたが無断キャンセルをすると「○○大学の選考者は過去に面接の無断キャンセルがあったからなー」とあなた自身よりも大学の印象がこの先残ることになります。

また、エージェントを通している場合には、「○○エージェントさんの紹介する就活生は無断キャンセルをするような子を紹介してくる」とあなたの名前は企業の印象に残らなくても、学校や紹介するエージェントの印象を下げることになるのです。

無理になったら、早めに無理と断ろう

あなたが次回の選考を受けないなら、他の学生が次の選考に進めるかもしれません。

そうでなくても、気持ち的に早めにキャンセル連絡をしてしまった方が負担が少なくなります。

面接の前日や当日になると、急な連絡となってしまうためキャンセルしづらくなるのです。自分の気持ちの負担を軽減するためにも、連絡はできるだけ早くしてしまいましょう。

当日キャンセルする場合は、電話でキャンセルをする

当日に面接の予約をキャンセルする場合は、必ず電話でキャンセルするようにしてください。

メールだと、面接時間までに相手が開かない可能性があり、トラブルに発展するリスクがあるからです。すぐに相手に伝えなければならない情報は、電話で連絡をするのがマナーです。

企業側も準備をしているため誠意を見せることが大事

やむを得ない事情でキャンセルをしなければならないとしても、企業側も日程や担当者の予定の調整などをして、あなたのために時間を作ってくれているということは忘れてはいけません。


先方の立場に立って誠実に対応することは、たとえ今後一切かかわることがない企業だとしても、社会人として大切なマナーです。

参加できないことがわかったら、できるだけ早い時点でメールにてキャンセルを伝え、フォローのために電話をするなどして誠意を見せましょう。

当日キャンセルの電話をする際は、企業の営業開始時間に合わせ早めに連絡しましょう。

あなたの就活力はどのくらい?

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面接のキャンセルメールの例文

面接をキャンセルして、選考そのものを辞退したい場合

「そもそも、この企業の面接を受ける気がなくなったから、面接をキャンセルしたい」という方は、キャンセルという形よりも「選考辞退」という形で、丁重にお詫びをした方が良いでしょう。
例文
件名:◯月◯日の面接キャンセルのお詫び【大学名・名前】
Point いつの面接のキャンセルかわかるように件名に日時を含める
株式会社◯◯◯
◯◯部 ◯◯様
Point 送付先の会社名・部署・名前を書く
いつもお世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の◯◯です。
Point 挨拶をして、大学・学部名・名前を名乗る
先日は、貴重なお時間を割いて、面接をしていただき、誠にありがとうございました。
Point まずは、先日に面接をしてくれたことへのお礼からはじめる
◯月◯日◯時より、貴社の面接にお伺いするお約束をしておりましたが、都合によりキャンセルさせていただきたく連絡致しました。
Point キャンセルの理由は記載しなくても良い
お時間を割いていただいたのにも関わらず、誠に申し訳ございません。
Point こちらの非を認めつつ、丁重に謝罪する

また本来お電話でお詫びするところですが、メールでのご連絡になりましたことを、重ねてお詫び申し上げます。
Point 電話で連絡して誠意を伝えないことに関しても合わせて謝罪する
最後になりますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
Point 最後に締めの言葉をつづる
選考辞退メールの書き方については、以下からもどうぞ。

面接の予約をキャンセルして、日程を再設定してほしい場合

「面接の予定が合わずに、どうしてもキャンセルしなければならない。だけど、選考のチャンスを繋げたい」という方も多いでしょう。そんなときは、キャンセルだけでなく、面接日時の再設定をダメ元でお願いしておきましょう。

以下の例文を真似るだけで、誰でも失礼のない面接のキャンセルと、面接日時の再設定のお願いができます。
例文
件名:◯月◯日の面接キャンセルのお詫び【大学名・名前】
Point いつの面接のキャンセルかわかるように件名に日時を含める
株式会社◯◯◯
◯◯部 ◯◯様
Point 送付先の会社名・部署・名前を書く
いつもお世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の◯◯です。
Point 挨拶をして、大学・学部名・名前を名乗る
先日は、貴重なお時間を割いて、面接をしていただき、誠にありがとうございました。
Point まずは、先日に面接をしてくれたことへのお礼からはじめる
◯月◯日◯時より、貴社の面接にお伺いするお約束をしておりましたが、【大学の試験日程が変更になり、面接の日時と重なってしまったため】お約束の時間にお伺いすることが難しくなってしまいました。
Point いつの面接を、どんな理由でキャンセルするか、わかりやすく書く
私の不注意にも関わらず、勝手なお願いとは存じますが、よろしければ、以下の日程の中で、面接日時を再設定していただけないでしょうか。
Point こちらの非を認めつつ、丁重に日時再設定のお願いをする
xx月xx日〜xx月xx日 14:00〜18:00
xx月xx日〜xx月xx日 13:00〜18:00
xx月xx日〜xx月xx日  9:00〜18:00
Point 日程の候補をあげる
こちらの都合で誠に申し訳ありませんが、ご検討下さいますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
Point 最後にもう一度丁寧にお願いをする
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面接をキャンセルしたい場合は具体的な理由は述べなくて良い

面接をキャンセルする際には、理由を述べるべきかどうかは気になるところです。詳細な理由は述べる必要はありません。

担当者から尋ねられた場合を除き、「諸般の事情」「一身上の都合」など、定型の理由をメールに記載して送りましょう。

万が一電話をしたさいにキャンセル理由を聞かれ、もう少し詳しく説明する必要がある場合でも、「家庭の事情で」「他社から内定を得たため」などの簡潔な説明で差し支えありません。

具体的に説明する必要はないので、第1志望の企業に内定が決まったためにキャンセルしたい場合でも、「貴社は第2志望だった」などと失礼に当たる回答はしないよう気をつけましょう。

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