企業への正しい電話のかけ方の7つのマナー【テンプレ付き】

面接・説明会の日程連絡やOB訪問のアポとり…
就活では学生が企業へ電話をかける用事もでてきます。

しかし、企業へ電話なんてあまりかけたことがないし、どうしていいかわからず緊張しますよね。

そこで、はじめてでも失敗しない正しい電話のかけ方を図説つきでスパッと解説していきます。

真似するだけ!就活で企業に電話をかける時の会話例

面接の日程を変更したい場合

例文
お忙しいところ、恐れいります。 私、◯◯大学の△△と申します。
Point 最初に挨拶をし、大学名と名前を名乗る。
(面接の日程)の件でお電話させていただきました。お手数ですが、◯◯課の△△様をお願いできますでしょうか。
Point 何のために電話をしたのか、用件を伝え、担当へ取次を依頼する
ーはい、お電話かわりました。◯◯課の△△です。

△△さま、突然のお電話失礼いたします。私、◯◯大学の△△と申します。
Point 相手に代わったら、再度、大学名と名前を名乗る
本日は(先日お約束させていただいた面接の日程)の件でお電話させていただきました。ただいま、◯分ほどお時間よろしいでしょうか?
Point 電話の目的と会話の所要時間を伝え、相手が電話に対応する時間があるか確認する
ーはい、大丈夫ですよ。

ありがとうございます。先日お約束させていただいた◯月△日xx時の面接なのですが、事情により、お伺いすることができなくなりました。誠に勝手なお願いだとは存じますが、別の日程をお願いすることはできないでしょうか。
Point すぐに本題に入る。経緯・背景をダラダラ説明せず、簡潔に語る
ーそうですか…わかりました。少々お待ちください。では、◯月☓日の△時からはいかがでしょうか。

ありがとうございます。そちらの日程でお願いいたします。

ーでは、◯月☓日の△時当社ビル7階受付までお越しください。

◯月☓日の△時御社の7階受付ですね。かしこまりました。
Point 日時・場所などの重要項目は、確認のためこちらで復唱する
ーはい。では当日お待ちしております。

はい、こちらこそよろしくお願い致します。本日はお忙しい中、ありがとうございました。では、失礼致します。
Point 忙しい中、電話に対応してくれたことへの礼をし、会話を終える
ー失礼致します。

面接を辞退したい場合

例文
社員「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇、××が承ります。」

学生「お忙しいところ申し訳ありません、採用選考を受けさせていただいております〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
〇月〇日の面接の件でお話させていただきたいことがあるのですが、担当の方はいらっしゃいますでしょうか?」

社員「かしこまりました、私が承ります。どうされましたか?」

学生「大変申し訳ございませんが、面接を辞退させて頂ければと思いご連絡した次第です。」

社員「さようでございますか。これ以降の選考はすべてお受けいただけないこととなりますが、よろしいですか?」

学生「はい。お手数をおかけして申し訳ございません。恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。」

面接を辞退する際の注意点は、「申し訳ない」という気持ちを所々で表現することです。

この会話例では、「大変申し訳ございません」や、「お手数をおかけして申し訳ございません。」「恐れ入りますが」など、企業側が今まで時間を割いてくれたことへ誠実に対応しています。

担当者が不在で改めてかけ直す場合

例文
社員「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇、××が承ります。」

学生「お忙しいところ申し訳ありません、採用選考を受けさせていただいております〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
〇月〇日の面接の件でお話させていただきたいことがあるのですが、担当の方はいらっしゃいますでしょうか?」

社員「申し訳ありません、担当の〇〇が本日不在にしております。明日は朝から出社予定です。」

学生「承知いたしました。それではまた改めて私からお電話をさせていただきます。お忙しいところ、ご対応いただきありがとうございました。失礼いたします。」

担当者が不在の場合は、まず自分から改めてかけなおすことが電話のかけ方におけるマナーです。

もし企業側から「〇〇(担当者)が戻りましたらお電話をおかけなおしいたしましょうか」と提案があった場合は担当者からの電話を待っても良いですが、その提案が無い場合は自分からかけなおす旨を伝えるようにしましょう。

あなたの就活力はどのくらい?

就職に成功するためには、まず自分の就活力を知っておく必要があります。就活力とは、就活で必要な準備や企業側が重視しているポイントに対して、どれだけ備えているかをはかる指標です。

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0.かける前の準備

慣れないうちは、台本を用意しておく

簡単で良いので話すべきセリフ・内容を書き出しておきましょう。緊張でセリフがとんでも安心です。

10:00〜12:00、14:00〜16:00の時間帯に電話をかける

上記時間帯は比較的業務が落ち着ついている時間。逆に、始業直後、終業時間付近は、相手が忙しい可能性が高いので控えます。

筆記用具・メモ・スケジュール帳を用意

重要事項を忘れないために必ず用意しておきましょう。

電波が良く静かな環境で話す

企業への電話のかけ方として、電波がよく静かな環境からかけることも一つのマナーです。

電波が悪いと音声が途切れてしまったり、ノイズが入って双方が聞き取りにくい状況になってしまいます。

電波が悪い場所には、地下やエレベーターの中が例として挙げられます。
これらの場所は電波が悪くなってしまうため、電話をかける場所として選択しないようにしましょう。

また、電波が良くとも周囲の音が騒がしい場所からかけるのはマナー違反です。

なぜなら音声が聞き取りにくくなってしまいますし、周囲の会話が電話に入ってしまうと担当者に悪い印象を与えることにもつながります。

もし居酒屋などの騒がしい場所にいる際に企業から電話がかかってきた場合には、急いで静かな場所に移動するか、静かな場所に移動する旨を伝えて電話をかけなおすようにしましょう。

聞き取りやすいようにハッキリと話す

企業の担当者と電話をする場合には、聞き取りやすいようにハッキリと話すことが電話のかけ方のマナーです。

一つ目の理由は、電話越しだと対面で話をするよりも、音声が聞き取りにくいからです。

電話で話す内容が就活の話であっても、ビジネスパーソンと話す以上は立派なビジネスの話です。
したがって、電話で話をする際は相手が聞き取りやすいようにハッキリと話すように心がけましょう。

二つ目の理由は、小声で話すと、自信がない印象を担当者に与えてしまうからです。

電話越しではお互いの表情を見ることができないため、どんなに堂々と話しているつもりでも、小声で話してしまうと自分の発言に自信が無いような印象を担当者に与えてしまいます。
  女子キャリ

1.挨拶→名乗る

挨拶

例文
お忙しいところ、恐れいります。

まずは、挨拶から入ります。挨拶は「お忙しいところ、恐れいります。」や「突然のお電話失礼致します」などが便利です。

名乗る

例文
私、◯◯大学の△△と申します。

次に、大学名とフルネームを名乗ります。聞き取りやすいように、ハッキリとした声を意識しましょう。

2.要件→取次の依頼

たいてい企業に電話をかけると、代表電話につながります。要件を述べ、取次を依頼しましょう。

要件を述べる

例文
(面接の日程)の件でお電話させていただきました。

「〜の件でお電話させていただきました」と、どんな目的で電話をしたのかを簡潔に伝えます。
  • 何かのお願いなら「〜をお願いしたく、お電話させていただきました」
  • 何かの質問なら「〜についてお伺いしたくお電話させていただきました。」
  • 何かのお詫びなら、「〜についてお詫びしたくお電話させていただきました。」
慣れてきたら、上記の言い方を使うと、相手にわかりやすいです。慣れないうちは、「〜の件でお電話させていただきました」でOK。

取次を依頼する

例文
お手数ですが、◯◯課の△△様をお願いできますでしょうか。

「お手数ですが、〜をお願いできますでしょうか」が丁寧なお願いの仕方。相手の名前だけでなく、所属部署・課などもわかっていれば、できるだけ詳しく伝えましょう。

3.相手が出たら再度挨拶→名乗り

挨拶

例文
ーはい、お電話かわりました。◯◯課の△△です。

△△さま、お忙しいところ、恐れいります。

相手が名乗ったら、「△△さま」と復唱し、「お忙しいところ、恐れいります」と挨拶をします。

名乗る

例文
私、◯◯大学の△△と申します。

確認のため、再度名乗ります。
相手と既に関係性があるなら「◯日に説明会を予約させて頂いております、◯◯大学の△△です。」「◯日に面接のお約束をしております、◯◯大学の△△です」と、あなたを思い浮かべやすい情報とセットで伝えると、より良いでしょう。

4.電話に対応できるか確認

例文
本日は、(面接の日程)の件でお電話させていただきました。ただいま、◯分ほどお時間よろしいでしょうか?

何の件で電話をしたのか、どのくらい時間がかかりそうかを伝え、相手の都合をうかがいましょう。所要時間は推測で良いので、できるだけ伝えてください。

5.すぐに本題に入る

本題から入る

例文
先日お約束させていただいた◯月△日xx時の面接なのですが、親戚の法事のため、お伺いすることができなくなりました。

就活生は、丁寧に話そうとするあまり、前置きが長くなりがちです。最初に簡潔に本題を伝えます。結論先行がビジネス会話の基本です。

お願いをする時の作法

例文
誠に勝手なお願いではございますが、別の日程をお願いすることはできないでしょうか。

こちらから相手にお願いをするときは「誠に勝手なお願いではございますが」「お忙しい中、お手数をおかけして恐縮ですが、」とクッション言葉をつけて伝えると、より丁寧な言い方になります。
  • お願いするとき→「大変お手数ですが」「お手間をおかけして恐縮ですが」「誠に勝手なお願いとは存じますが、
  • お詫びする時→「大変申し訳ありませんが」「誠に恐縮ですが、」

6.重要事項は復唱確認

例文
ーでは、◯月☓日の△時当社ビル7階受付までお越しください。

◯月☓日の△時御社の7階受付ですね。かしこまりました。

重要な情報は、こちらでも復唱します。復唱することで、コミニケーションミスを防げるからです。もちろん、メモを残すのも忘れずに。

7.挨拶をして電話を切る

挨拶

例文
はい、こちらこそよろしくお願い致します。本日はお忙しい中、ありがとうございました。

相手から「よろしくお願いします」と言われたら、「こちらこそ、よろしくお願い致します。」と返します。次に、「本日はお忙しい中、ありがとうございました。」と電話に対応してくれたことへの礼をつげます。

電話を切る

例文
では、失礼致します。

特になければ、ビジネス会話における終了の合図である「失礼致します。」といって、電話を切ります。電話を切る際は、相手が切るのを確認してから切りましょう。下手の方が後から電話を切るのがビジネスマナーです。

かけた相手が不在の場合の対処方

電話をかけた相手が、いつも電話に出られるとは限りません。相手が不在の時の対処法もあわせて学んでおく必要があります。

1.戻ってくる時間を聞く

例文
ー申し訳ありません。今、◯◯は席をはずしております。

それでは、また改めてお電話させていただきます。◯◯さまは何時頃、お戻りでしょうか?

相手が不在の場合は、電話をかけた側が再度かけなおすのがマナーです。まず相手の戻ってくる時間を聞きます。

2-1.戻ってくる時間を教えてもらえた場合

例文
ー◯時ごろには戻ると思います。

ありがとうございます。では、◯時ごろまたお電話させていただきます。

時間を教えてもらったら、その時間にかけなおす約束をします。

2-2.相手からかけ直すと言われた場合

例文
ー◯時ごろには戻ると思いますが、こちらからかけ直させていただきます。

こちらからのお願いごとですので、お戻りになるころに、改めてこちらからお電話させていただきます。

相手からかけ直すと言われても、こちらからかけ直すよう申し出る方が印象が良いです。

2-3.相手が戻ってくる時間がわからない

例文
ー申し訳ありません。いつ戻ってくるかわかりません。

ありがとうございます。では、また改めてお電話させていただきます。

戻ってくる時間がわからない場合は、折を見てかけ直すと伝えます。

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