就活生必見!企業への正しい電話のかけ方の7つのマナー

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面接・説明会の日程連絡やOB訪問のアポとり…就活では学生が企業へ電話をかけるタイミングが多々あります。でも、企業へ電話なんてあまりかけたことがないし、どうしていいかわからず緊張しますよね。

そこで、はじめてでも失敗しない正しい電話のかけ方を図説つきでスパッと解説していきます。

これを真似るだけ!就活で企業に電話をかける時の会話例

例文
お忙しいところ、恐れいります。 私、◯◯大学の△△と申します。
Point 最初に挨拶をし、大学名と名前を名乗る。
(面接の日程)の件でお電話させていただきました。お手数ですが、◯◯課の△△様をお願いできますでしょうか。
Point 何のために電話をしたのか、用件を伝え、担当へ取次を依頼する
ーはい、お電話かわりました。◯◯課の△△です。

△△さま、突然のお電話失礼いたします。私、◯◯大学の△△と申します。
Point 相手に代わったら、再度、大学名と名前を名乗る
本日は(先日お約束させていただいた面接の日程)の件でお電話させていただきました。ただいま、◯分ほどお時間よろしいでしょうか?
Point 電話の目的と会話の所要時間を伝え、相手が電話に対応する時間があるか確認する
ーはい、大丈夫ですよ。

ありがとうございます。先日お約束させていただいた◯月△日xx時の面接なのですが、親戚の法事のため、お伺いすることができなくなりました。誠に勝手なお願いだとは存じますが、別の日程をお願いすることはできないでしょうか。
Point すぐに本題に入る。経緯・背景をダラダラ説明せず、簡潔に語る
ーそうですか…わかりました。少々お待ちください。では、◯月☓日の△時からはいかがでしょうか。

ありがとうございます。そちらの日程でお願いいたします。

ーでは、◯月☓日の△時当社ビル7f受付までお越しください。

◯月☓日の△時御社の7f受付ですね。かしこまりました。
Point 日時・場所などの重要項目は、確認のためこちらで復唱する
ーはい。では当日お待ちしております。

はい、こちらこそよろしくお願い致します。本日はお忙しい中、ありがとうございました。では、失礼致します。
Point 忙しい中、電話に対応してくれたことへの礼をし、会話を終える
ー失礼致します。

企業に電話する際のパターン別会話例文

例文
例文(説明会の日程変更を依頼する例)

ー〇〇社、人事部△△が承ります。

お忙しいところ申し訳ございません。私、〇月〇日の〇時の会社説明会に予約させていただいております、〇〇大学の△△と申します。
Point
まず最初に挨拶をしましょう。
大学名と名前を名乗り、「会社説明会に予約させていただいております」というように、企業との関係性を明確にすることで電話先の社員が安心して担当者に繋いでくれるようになります。

ーこんにちは、どうされましたか?

説明会の日程についてご相談があり、ご連絡させていただきました。お手数ですが、ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか。
Point
何のために電話をしたのか用件を伝え、担当への取次を依頼しましょう。そのまま電話口の方が応対してくれる場合もあります。

ーお電話かわりました。◯◯課の△△です。

私、◯◯大学の△△と申します。突然のご連絡を申し訳ございません。

説明会についてご相談させていただきたいことがございまして、ご連絡をいたしました。
3分ほどお話させていただいてもよろしいでしょうか?
Point
相手に代わったら、再度、大学名と名前、要件、電話の所要時間を述べましょう。
所要時間を最初に伝えることで、先方が時間を調整しやすくなります。

ーはい、大丈夫ですよ。どうされましたか?

ありがとうございます。先日お呼びいただきました〇月〇日〇時の説明会なのですが、ゼミの試験日と重なってしまい出席が難しくなってしまいました。大変恐縮ではあるのですが、もしよろしければ同日の△時の回に変更していただくことは可能でしょうか?
Point
すぐに本題に入る。経緯・背景は簡潔に述べましょう。
ここでだらだらと話すと言い訳がましく聞こえてしまいます。

ーそうですか、確認いたしますので少々お待ちください。・・・では、〇月〇日△時からの回に変更いたしますね。場所は〇時からの回と同様、弊社9階の会議室です。

ありがとうございます。〇月〇日△時、御社の9階会議室ですね、必ずお伺いいたします。
Point
日時・場所などの重要項目は、確認のためこちらで復唱する

ーはい。では当日お待ちしております。

はい、こちらこそよろしくお願い致します。本日はお忙しいところ、ありがとうございました。失礼いたします。
Point
忙しい中で電話の応対をしてくれたことへの礼を述べ、「失礼いたします。」で会話を終えましょう。

面接に遅刻してしまう謝罪例

例文
「ーお電話ありがとうございます。〇〇株式会社、人事部△△が承ります。

お忙しいところ申し訳ございません。本日〇時から面接のお約束を頂戴しております、〇〇大学の△△と申します。面接の時刻についてのご連絡なのですが、ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか?
Point
挨拶に加えて「面接の時刻について~」と、簡潔に要件を伝えることができています。そうすることで電話先の社員の方に安心してもらうことができます。

ーはい、私が承ります。

ありがとうございます。大変申し訳ございませんが、〇〇線が人身事故で遅延しておりまして〇時のお約束に遅れてしまいます。20分ほど遅れて到着する予定なのですが、このまま伺ってもよろしいでしょうか?
Point
遅刻する理由についても簡潔に伝えることができています。
だらだらと話してしまうと言い訳がましくなり悪い印象を与えてしまうので、謝罪をしつつ簡潔に事情を話しましょう。

ーそうですか、こちらもスケジュールの確認をして参りますので、少々お待ちください。
ーお待たせいたしました、△時からでしたら面接に一時間お取りすることができますので、△時からでいかがでしょう?

ありがとうございます。△時で構いません。お手数をおかけしてしまい申し訳ございません。
Point
先方がスケジュールを調整してくれたことに対して、「お手数をおかけして~」と謝罪することができています。
謝罪とお礼はこまめに述べることで、あなたの礼儀正しさを先方に感じてもらうことができます。

ーお気をつけてお越しください。よろしくお願いいたします。

こちらこそ、何卒よろしくおねがいいたします。それでは、失礼いたします。」

会社説明会の欠席連絡例

例文
「ーお電話ありがとうございます。〇〇株式会社、人事部△△が承ります。

お忙しいところ申し訳ございません。〇〇大学の△△と申します。予約をさせていただいている〇月〇日の会社説明会についてお伝えしたいことがあるのですが、ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか?
Point
大学名と氏名を最初に述べることができていますね。
また、要件を簡潔に伝えられています。こうすることで電話越しの会話がスムーズに運びます。

ーかしこまりました、少々お待ちくださいませ。
ーお電話かわりました、××です。

突然のご連絡、申し訳ございません。〇〇大学の△△と申します。〇月〇日に予約させていただいております会社説明会についてのご連絡なのですが、今3分ほどお時間を頂戴してもよろしいでしょうか?
Point
「突然のご連絡~」と、まずは謝罪から会話を始めているところも良い点です。
そうすることで、突然の電話に応対してくださっている相手方へ感謝の気持ちを伝えることができます。要件の概要をシンプルに伝えることができています。

ーはい、もちろんです。

大変恐縮ではあるのですが、親族の通院に付き添わねばならなくなり、説明会に参加することができなくなってしまいました。申し訳ございませんが、欠席させていただいてもよろしいでしょうか。
Point
理由はこのように、常に簡潔に述べるようにしましょう。
長く話してしまうと、言い訳がましくなってしまいます。

ーそうですか、かしこまりました。〇月〇日の説明会は欠席で承ります。他の日程の説明会にはまだ空席がありますので、よろしければご検討くださいね。

ありがとうございます、申し訳ございません。今後とも何卒よろしくお願いいたします。それでは、失礼いたします。」

内定を辞退する際の電話連絡例

例文
「ー〇〇株式会社、人事部△△が承ります。

お忙しいところ、失礼いたします。〇〇大学の△△と申します。先日頂戴いたしました内定の件についてお話があるのですが、××様はいらっしゃいますしょうか?
Point
まずは挨拶から始められています。最初は必ず、大学名と氏名を述べて挨拶をしましょう。
「先日頂戴いたしました内定の件について~」と、要件も簡潔に伝えられると、企業とあなたの関係性が先方によく伝わります。

ーお世話になっております。××ですね、少々お待ちください。
ーお電話かわりました、××です。

××さま、大変お世話になっております。先日内定を頂戴いたしました、△△と申しますお。お伝えしたいことがあるのですが、今5分ほど、お時間を頂戴してもよろしいでしょうか。
Point
電話口の担当者がかわったら、改めて挨拶をしましょう。要件を簡潔に伝え、所要時間を伝えると先方も時間の調整がしやすくなります。

ーはい、どうされましたか?

大変申し訳ございませんが、一身上の都合により内定を辞退させていただきたく存じます。皆様と面接を通してたくさんお話をさせていただいた中で恐縮に存じますが、どうかご了承いただけますと幸いです。
Point
内定辞退の理由を簡潔に述べ、それまでの面接でお世話になった方々への感謝の気持ちも伝えることができています。
そうすることでより丁寧な伝え方にすることができます。

ーそうですか・・・、それでは〇〇さまは内定辞退と、このお電話をもって承りますがよろしいですか?

はい、申し訳ございません。

ーかしこまりました。またどこかでお会いすることがあるかもしれませんが、その際はどうぞよろしくお願いいたしますね。

こちらこそ、どうぞよろしくお願いいたします。それでは、失礼いたします。ありがとうございました。」

あなたの就活力はどのくらい?

就職に成功するためには、まず自分の就活力を知っておく必要があります。就活力とは、就活で必要な準備や企業側が重視しているポイントに対して、どれだけ備えているかをはかる指標です。

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0.かける前の準備

慣れないうちは、台本を用意しておく

簡単で良いので話すべきセリフ・内容を書き出しておきましょう。緊張でセリフがとんでも安心です。

できれば10:00〜12:00、14:00〜16:00に電話をかける

上記時間帯は比較的業務が落ち着ついている時間。逆に、始業直後、終業時間付近は、相手が忙しい可能性が高いので控えます。

筆記用具・メモ・スケジュール帳を用意

重要事項を忘れないために必ず用意しておきましょう。
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1.名乗る→挨拶

名乗る

例文
お忙しいところ、恐れいります。

まずは、挨拶から入ります。挨拶は「お忙しいところ、恐れいります。」や「突然のお電話失礼致します」などが便利です。

挨拶

例文
私、◯◯大学の△△と申します。

次に、大学名とフルネームを名乗ります。聞き取りやすいように、ハッキリとした声を意識しましょう。

2.要件→取次の依頼

たいてい企業に電話をかけると、代表電話につながります。要件を述べ、取次を依頼しましょう。

要件を述べる

例文
(面接の日程)の件でお電話させていただきました。

「〜の件でお電話させていただきました」と、どんな目的で電話をしたのかを簡潔に伝えます。
  • 何かのお願いなら「〜をお願いしたく、お電話させていただきました」
  • 何かの質問なら「〜についてお伺いしたくお電話させていただきました。」
  • 何かのお詫びなら、「〜についてお詫びしたくお電話させていただきました。」
慣れてきたら、上記の言い方を使うと、相手にわかりやすいです。慣れないうちは、「〜の件でお電話させていただきました」でOK。

取次を依頼する

例文
お手数ですが、◯◯課の△△様をお願いできますでしょうか。

「お手数ですが、〜をお願いできますでしょうか」が丁寧なお願いの仕方。相手の名前だけでなく、所属部署・課などもわかっていれば、できるだけ詳しく伝えましょう。

3.相手が出たら再度挨拶→名乗り

挨拶

例文
ーはい、お電話かわりました。◯◯課の△△です。

△△さま、お忙しいところ、恐れいります。

相手が名乗ったら、「△△さま」と復唱し、「お忙しいところ、恐れいります」と挨拶をします。

名乗る

例文
私、◯◯大学の△△と申します。

確認のため、再度名乗ります。
相手と既に関係性があるなら「◯日に説明会を予約させて頂いております、◯◯大学の△△です。」「◯日に面接のお約束をしております、◯◯大学の△△です」と、あなたを思い浮かべやすい情報とセットで伝えると、より良いでしょう。

4.電話に対応できるか確認

例文
本日は、(面接の日程)の件でお電話させていただきました。ただいま、◯分ほどお時間よろしいでしょうか?

何の件で電話をしたのか、どのくらい時間がかかりそうかを伝え、相手の都合をうかがいましょう。所要時間は推測で良いので、できるだけ伝えてください。

5.すぐに本題に入る

本題から入る

例文
先日お約束させていただいた◯月△日xx時の面接なのですが、親戚の法事のため、お伺いすることができなくなりました。

就活生は、丁寧に話そうとするあまり、前置きが長くなりがちです。最初に簡潔に本題を伝えます。結論先行がビジネス会話の基本です。

お願いをする時の作法

例文
誠に勝手なお願いだとは存じますが、別の日程をお願いすることはできないでしょうか。

こちらから相手にお願いをするときは「誠に勝手なお願いだとは存じますが」「お忙しい中、お手数をおかけして恐縮ですが、」とクッション言葉をつけて伝えると、より丁寧な言い方になります。
  • お願いするとき→「大変お手数ですが」「お手間をおかけして恐縮ですが」「誠に勝手なお願いとは存じますが、
  • お詫びする時→「大変申し訳ありませんが」「誠に恐縮ですが、」

6.重要事項は復唱確認

例文
ーでは、◯月☓日の△時当社ビル7f受付までお越しください。

◯月☓日の△時御社の7f受付ですね。かしこまりました。

重要な情報は、こちらでも復唱します。復唱することで、コミニケーションミスを防げるからです。もちろん、メモを残すのも忘れずに。

メモをするのを忘れてしまった場合

時間や場所などの重要事項についてメモをしておらず、内容を忘れてしまった場合には企業に再度電話をしても問題ありません。

なぜなら最もしてはいけないことは、当日になって誤った時間に企業へ行ってしまったり、誤った場所に行ってしまうことだからです。

「再度電話をかけてしまうと、迷惑に思われてしまうかもしれない」と不安に思う就活生もいるかもしれませんが、再度電話をして確認してしまうことについて、しっかりと謝罪をすれば問題ありません。

よって企業に電話をする際には、再度の確認になってしまうことを丁寧に謝罪して重要事項の確認をしましょう。
その際は必ずメモをとるようにし、二度と忘れることのないように注意してください。

7.挨拶をして電話を切る

挨拶

例文
はい、こちらこそよろしくお願い致します。本日はお忙しい中、ありがとうございました。

相手から「よろしくお願いします」と言われたら、「こちらこそ、よろしくお願い致します。」と返します。次に、「本日はお忙しい中、ありがとうございました。」と電話に対応してくれたことへの礼をつげます。

電話を切る

例文
では、失礼致します。

特になければ、ビジネス会話における終了の合図である「では、失礼致します。」といって、電話を切ります。電話を切るのは、相手が切るのを確認してから切りましょう。下手の方が後から電話を切るのがビジネスマナーです。

かけた相手が不在の場合の対処方

電話をかけた相手が、いつも電話に出られるとは限りません。相手が不在の時の対処法もあわせて学んでおく必要があります。

1.戻ってくる時間を聞く

例文
ー申し訳ありません。今、◯◯は席をはずしております。

それでは、また改めてお電話させていただきます。◯◯さまは何時頃、お戻りでしょうか?

相手が不在の場合は、電話をかけた側が再度かけなおすのがマナーです。まず相手の戻ってくる時間を聞きます。

2-1.戻ってくる時間を教えてもらえた場合

例文
ー◯時ごろには戻ると思います。

ありがとうございます。では、◯時ごろまたお電話させていただきます。

時間を教えてもらったら、その時間にかけなおす約束をします。

2-2.相手からかけ直すと言われた場合

例文
ー◯時ごろには戻ると思いますが、こちらからかけ直させていただきます。

こちらからのお願いごとですので、お戻りになるころに、改めてこちらからお電話させていただきます

相手からかけ直すと言われても、こちらからかけ直すよう申し出る方が印象が良いです。

2-3.相手が戻ってくる時間がわからない

例文
ー申し訳ありません。いつ戻ってくるかわからないです。

ありがとうございます。では、また改めてお電話させていただきます。

戻ってくる時間がわからない場合は、折を見てかけ直すと伝えます。

企業に電話する際に気をつけるポイント

企業に電話する際、緊張してしまう就活生も多いのではないでしょうか。
緊張してしまうと電話上で思わぬミスをしてしまいがちです。

そのため、企業に電話をする際には下記に気を付けましょう。
    • ①挨拶を忘れずに
緊張していると、普段は当たり前にできている挨拶が抜けてしまうことがあります。
企業に電話をする際には、まず最初に必ず大学と氏名を述べて挨拶をするように意識しましょう。

あなたがどこの誰かがわからないと、他の社員へ取り次いでもらうことができません。
  • ②要件は簡潔に述べる
電話越しでは言葉でしかコミュニケーションをとれないため、要件は簡潔に、わかりやすく述べる必要があります。

ビジネス上の電話に慣れていない就活生は「こんなにシンプルな言い方でいいのかな?」と思ってしまうかもしれませんが、企業はそういった電話に慣れているので問題ありません。

よって、不安な方は要件を簡潔に述べるための言葉を準備しておきましょう。
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