知らないと困る!就活メールの件名を書く時の3つのルール【例文あり】

忙しい社会人はメールをいちいち読んでいられません。メールの件名を読んで、読むか、読まないか、ゴミ箱に捨てるか…を数秒で処理法を決めます。

だから、わかりにくい件名だと、読んでもらえない、下手をすればゴミ箱行きの可能性すらあるのです。そこで、「開いてもらえる」「読んでもらえる」わかりやすい就活メールの件名のつけ方を解説いたします。

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開いてもらえる!良い件名を書く3つのポイント

1.良い件名とは、「件名を読むだけで内容がわかる」こと

良い件名の条件とは何か?それは、「件名を読むだけでメールの概要がわかる」ことです。相手は「今読むべきか、あとでチェックするべきか」容易に判断でき、仕事の邪魔になりません。たとえば、
件名:面接の件について
これだけで、「このメールがどんな内容か」わかりますか。開いてみなければわかりませんよね。これは相手にとって鬱陶しいメールタイトルです。一方で、
件名:◯日の面接日程変更のお願い
これなら、「どんな内容か」中身を読まなくても伝わりますよね。

件名だけで、内容がわかるメールは、わかりやすいです、いま読むか読まないかの判断もすぐにできる、相手にとって優しいメールです。
自分の書いた件名が「件名だけで内容がわかるものか」検証しよう

2.メールの具体的な主題(トピック)を必ず入れる

NG 件名:本日はありがとうございました →OK 件名:社会人訪問の御礼
左のような件名では、何のメールなのかわかりません。何についてのメールかをハッキリさせるために、「社会人訪問の御礼」のように、具体的なメールのトピックを書く必要があります。
ややNG 件名:面談日程変更のお願い→ OK 件名:△日の面談日程変更のお願い
この例のように、日時・場所が重要なメールは、件名に日時や場所を入れるとよりわかりやすいでしょう。

メール本文の内容と食い違わないようにする

メールの件名を読むだけで内容のわかるものにしたからには、本文との食い違いがないように気をつけましょう。「◯日の会社説明会のお礼」という件名にしておきながら、次の面接日程の調整について書くと混乱してしまいます。1メールにつき1トピックが基本なので、メインとなる内容を表す件名をつけるように意識してください。

特に返信の繰り返しで「Re:Re:…◯◯」という件名になっている場合は要注意。何度もやりとりする中でメールの主題も途中で変わることが多いでしょう。明らかに今までと内容が変わった場合には「Re:」を削除して相応しい件名をつけ直してください。

長くならないよう端的にまとめる

一目で内容がわかる具体的な件名が望ましいですが、無駄に長い冗長なものはNG。最近のメールソフトは表示できる件名が40文字以上と長いのも珍しくありませんが、情報量が多いとパッと頭に入ってこず相手にストレスを感じさせてしまいます。20〜25文字程度にまとめるのがベストでしょう。

「◯◯についてのお礼と◯◯の日程調整についてのご相談」などのように複数トピックを詰め込むのも好ましくありません。相手の具体的なアクションに繋がる内容にフォーカスするのが基本です。この場合は「◯◯の日程調整についてのご相談」だけのほうが良いでしょう。

3.目的・お願いを書く

メールした目的や、お願いしたいことを件名にいれると、飛躍的にわかりやすくなります。

目的を書く

  • (例)NG 社会人訪問について → OK 社会人訪問のお礼
  • (例)NG 説明会について → OK 説明会欠席のお詫び
NGの例では、何の話かわかりません。「何の目的でメールをしたのか」がわかる言葉(お詫び、お礼等)を件名にいれると、件名だけで内容がわかるようになります。

相手に要求するお願いを書く

  • 例 NG 会社案内について → OK 会社案内送付のお願い
  • 例 NG 会社説明会の日程の件 → OK 会社説明会の日程を教えて下さい
相手に何かアクションをお願いする場合は、「何をして欲しいか」を書いておくと、相手からのアクションを引き出しやすくなります。件名を読めば「〜をしてほしいってことね」と理解できるので、誤解も減らせるでしょう。

相手に何かアクションをしてほしい場合は、「具体的なトピック+〜のお願い」「具体的なトピック+〜してください」と、『何をして欲しいか』を件名にいれてください。

件名に担当者の名前を入れてもよい

先方が使っているメールアドレスが担当者個人のものではなく、人事部や採用担当者共用というケースもあります。この場合は誰宛のメールなのか明確にするために、「◯◯様 ◯日の面接日程変更のお願い」と件名に担当者の名前を入れても良いでしょう。

逆に先方から「◯◯様 次回の面接についてのご案内(◯◯株式会社 ◯◯)」と自分の名前の入った件名でメールを受け取る場合もあります。自分や相手の敬称を変更したいところですが、件名が変わってしまうとメールの管理がしづらくなってしまいます。特に話題が変わらない限りは、そのまま返信すれば良いでしょう。

差出人名を「大学名+名前」にする

NG:Syukatsu Tarou → OK:就活大学 就活太郎
件名だけでなく、差出人名も「開くかどうか」を決める重要なポイント。

左のように、差出人名が名前だけでは、あなたと直接の面識がない相手は、「どこの誰から来たか」がすぐにわかりません。ローマ字表記だと、なおわかりにくいです。

だから、差出人名を「大学名・名前」にしておきましょう。就活中の学生から来たことがすぐにわかり、安心してメールを開けます。

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初めて送る場合

こちらから初めてメールを送る場合は特に件名に注意しましょう。初めての相手には自分が何者か明確に伝えるために、件名にも大学名と名前を明記するのが基本です。

企業の担当者は毎日数多くのメールを受信しています。やりとりしたことのない相手だと件名によっては見逃してしまったり、後回しにされてしまったりすることも少なくありません。場合によっては迷惑メールとして振り分けられてしまう可能性もあるので注意しましょう。

目的別件名例※3~5つパターンを書く

目的別に件名の例をいくつかご紹介しますので参考にしてください。
  • 「◯月◯日の会社説明会参加のお礼(大学名・氏名)」
  • 「◯月◯日の面接のお礼(大学名・氏名)」
  • 「OB紹介のお願い(大学名・氏名)」
  • 「OB訪問のお礼(大学名・氏名)」
  • 「二次面接の日程調整のご相談(大学名・氏名)」
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これでは開いてもらえない!NGな件名

良い件名だけでなく、避けるべき件名も押さえておけば、より万全ですよね。

以下にあげる件名は、件名だけでは内容がわからず、わざわざ開かねばならない迷惑なメールタイトルです。後回しにされたり、ゴミ箱行きの可能性もあります。避けてください。

挨拶のみの件名

  • 「はじめまして」
  • 「いつもお世話になっております」
意外と就活生に多いのがこのパターン。「こんにちは」では、そのメールの内容がどんな内容かわかりません。相手を煩わせます。

「選考通過のご連絡ありがとうございました」など、トピック+挨拶ならOKです。

誤字脱字がある件名

変換ミスや抜け漏れによって意味が通らない内容になっている場合も注意です。件名に誤字脱字がないか事前にしっかりチェックしましょう。先方の社名や担当者名を件名に入れる場合は、漢字や表記に誤りがあると失礼に当たります。

ミスは誰にでもあるものですが、事前に見直しのできるメールでの誤字脱字は選考に影響する可能性もないとは言えません。不安な人は誰かにチェックしてもらうようにすると確実でしょう。

抽象的な件名

  • 説明会について
  • 会社案内の件
「〜について」「〜の件」だけだと、曖昧でわかりにくいです。「説明会の日程について教えて下さい」「会社案内送付のお願い」など、具体的なタイトルをつけましょう。

自己紹介

◯◯大学の△△です
OB訪問など、初対面の相手に出しがちなNG件名。相手からすれば「知るか!」でしょう。

re:re:re:〜が続く

re:re:re:OB訪問の御礼
何度もやりとりしていると件名「re:re:re:〜」と続きますよね。でも、たいていメールをやりとしている間に、最初とは、メールの主題が変わっているはずです。

だから、このままではわかりにくい。

re:が二回以上続き、やりとりの主題が変わっているな、と感じたら、件名を適切なものに変更してください。

困ったときはこれ!よく使う就活メールの件名

上記のやり方を踏まえれば、誰でも正しい件名を書けるようになるはずです。「でも、どう書けばいいか不安」という方のために、よく使う件名の例をあげていきます。

お願い

  • OB訪問のお願い
  • 会社訪問のお願い
  • ◯月△日面接日程変更のお願い
お願いのメールは、トピック名+〜のお願いで書くと上手くいきます。

お礼

  • OB訪問のお礼
  • 採用面接のお礼
  • 会社説明会のお礼
お礼についてのメールは、トピック名+〜のお願いで書くと良いでしょう。

質問

  • 説明会の開催予定のお伺い
  • 2015年度の新卒採用のお伺い
企業にメールで何かを問い合わせるときは、トピック名+〜のお伺いで書きましょう。

または、〜「トピック名について教えて下さい」でも良いです。

お詫び

  • 選考辞退のお詫び
  • 内定辞退のお詫び
  • 説明会欠席のお詫び
お願いのメールは、トピック名+〜のお詫びで書くと上手くいきます。

返信の場合は件名は変えない

ほとんどのメールソフトの初期設定では、返信すると「Re:◯◯」という件名になりますが、基本的にはこのままでOKです。失礼に当たるのではないかと心配する人もいますが、件名で内容を把握していることが多いので、こちらのほうが管理しやすいのです。

ただし、やりとりする中でメールの内容が変わった場合は要注意。こちらから明らかに今までの件名とは違う要件を伝えるときには、「Re:」を削除して新たに相応しい件名をつけましょう。常に先方の都合を考えて判断するのがポイントと言えます。

件名を忘れて送信してしまった場合はどうするか

件名をつけ忘れて送信してしまうと、先方にメールを開いてもらえなかったり、迷惑メールフォルダに振り分けられて気づいてもらえなかったりする可能性があります。気づいた時点で、件名に「【再送】件名」、本文の冒頭に「大変恐れ入りますが、先ほど件名をつけ忘れて送信してしまったため、念のため再送させて頂きます」と添えて同じメールを送りましょう。

件名をつけ忘れても問題なく見てもらえることも多いですが、軽く考えずに最悪のケースも考えて行動すべきと言えます。失礼に当たるのは間違いありませんので、特に初めてメールを送る相手の場合は注意が必要です。件名を忘れてしまっても、丁寧な印象を残すチャンスと捉えて落ちついて対応しましょう。

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