知らないと困る！就活メールの件名を書く時の3つのルール【例文あり】

企業とのやり取りが増える就活中は、メールを送る機会もたくさんありますよね。メールにも社会人として気を付けたいマナーがあります。その中でも、こちらから初めてメールを送る場合には、特に件名に注意が必要です。

企業の担当者は毎日数多くのメールを受信しています。やりとりしたことのない相手だと件名によっては見逃してしまったり、後回しにされてしまったりすることも少なくありません。場合によっては迷惑メールとして振り分けられてしまう可能性もあります。

相手への配慮を示し、スムーズにメールを読んでもらえるようにできる件名を付けるコツをこの記事で解説していきます。

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就活メールに件名はなぜ必要？

そもそも就活中に企業へ送るメールでは、なぜ件名が重要なのかわからないという人もいるかもしれません。日常生活でメールを使用する機会は少なく、かつ友人など近しい人とのやり取りでは件名を付けないことのほうが多いのではないでしょうか。

しかし就活の場面においては、メールに件名を付けることは欠かせないことなのです。

受信者が最初に目にする箇所であり、メールの内容を伝える重要な「タイトル」の役割を果たすのが件名です。件名があり、かつそれが適切なタイトルであれば開封率が向上するだけでなく、採用担当者にとっても助かるメリットがあります。

ここではまず、どうして就活メールにおける件名の必要性を解説します。

①ビジネスマナーとして当然だから

日常生活で件名は特に有無を問われませんが、就活だけに限らずビジネスシーンのメールのやりとりにおいては、メールの件名は必ず求められます。これは、受け取った相手が、メールを開かなくても一目で用件が理解できるようにするという配慮です。

メールに件名がないと、そのメールが何についてのものなのか開封するまでわかりません。間違って迷惑メールと認識されることもあるでしょう。「本日のA案件打合せのお礼」などの件名を書いておけば、用件や緊急性が一目でわかります。

このような配慮が円滑なコミュニケーションや信頼につながるビジネスマナーです。就活中の今からこのようなマナーを身につけておくと、企業担当者にマナーがわかっている人だという印象を与えられます。

②いつ対応すべきか判断がしやすいから

メールの件名が明確だと、採用担当者はそれが急ぎの案件なのか、後で対応しても大丈夫なのかを一目で判断できます。これは実は相手にとって、業務をスムーズに進めるうえでとても大きな助けとなるのです。

たとえば「日程調整のお願い」や「履歴書提出のご確認」などのように要件が明瞭だと、相手は対応の優先度を素早く決定できます。

日時が明確で期日が迫っているものや、重要書類が添付されているなどの場合は採用担当者も早めにそのメールを開封して目を通し、迅速に対応したいものです。

逆に対応に猶予をもてるものであれば、後ほど空いた時間で対応するなど、限りある時間を有効に使えるでしょう。

だからこそ件名を付けることで、担当者はいつそのメールの対応をすべきかを一瞬で判断できるのです。

良い件名とは、「件名を読むだけで内容がわかる」こと

良い件名の条件とは何でしょうか。それは、「件名を読むだけでメールの概要がわかる」ことです。相手は「今読むべきか、あとでチェックするべきか」を容易に判断でき、仕事の邪魔になりません。

それでは、一読して内容がぱっとわかるような件名にするための条件をさらに詳しく解説します。

①メールの具体的な主題（トピック）を必ず入れる

何についてのメールかをハッキリさせるために、「社会人訪問の御礼」のように、具体的なメールのトピックを書く必要があります。

たとえば、

これだけでこのメールがどんな内容かわかるでしょうか。どんな問い合わせをしたいのか、メールを開いてみなければわかりませんよね。これは相手にとって少し手間のかかるメールタイトルです。一方で、

件名だけで内容がわかれば、相手は今読むか読まないかの判断もすぐにできます。相手への気遣いになることも忘れずに、自分の書いた件名が「件名だけで内容がわかるものか」検証してください。

「大学名＋名前」で差出人名を盛り込む

件名だけでなく、差出人名も「開くかどうか」を決める重要なポイントです。

差出人名が名前だけでは、あなたと直接の面識がない相手は、「どこの誰から来たか」がすぐにわかりません。

差出人名は「大学名・名前」にしておきましょう。差出人名に大学名を含めると、そのメールが就活関連のものであるということを採用担当者がすぐに認識できます。

就活生から来たことがすぐにわかれば、担当者もすぐにメールを開けるに違いありません。対応の優先順位はおのずと上がり、迅速に対応してもらえるでしょう。

困ったときはこれ！よく使う就活メールの件名

就活中のメールの件名で重要なポイントはわかったものの、「具体的にどう書けばいいか不安」という人もいるでしょう。そんな時のために、ここでは件名の例文を用意しました。

実は、就活メールの件名には「お願い」や「お詫び」など、良く使われるパターンがあります。適切なパターンの件名を応用し、件名だけで目的が明確に伝わるメールを送れるようになりましょう。

お願い

お願いのメールは「トピック名＋〜のお願い」で書くと良いでしょう。ここでは、なるべく具体的なお願いの内容を記載しましょう。

件名が具体的にパッと思いつかないときは、まずはメールの本文を先に書き出して、内容の主旨を見つけてみてください。主旨や日付を一言でまとめれば、何をお願いしたいのかが見えてきます。それに名前と大学名を添えて件名にしましょう。

お礼

お礼についてのメールは、「トピック名＋〜お礼」で書くと良いでしょう。何のイベントに対するお礼なのかが、担当者に一目で伝わる件名が理想です。「先日のお礼」だけの表記だとあまりにも抽象的なため、何に対するお礼なのかがメールを開くまでわかりません。

採用担当者は毎日多くのメールのやり取りをしています。具体的なイベントが件名に記載されているだけで、効率的な管理がしやすくなり、後から参照したいときも簡単です。

「お礼」の代わりに「先日はありがとうございました」という言葉が使われるときもあります。しかし、口語体のやりとりはビジネスパーソンとして少し不適切であり、あまりおすすめできません。できるだけ端的な内容の件名にすることを心がけましょう。

質問

企業にメールで何かを問い合わせるときは、トピック名＋〜のお伺いで書きましょう。

または、〜「トピック名について教えて下さい」でもかまいません。メールでは何を問い合わせたいのかが具体的に伝わるような件名を書くようにしてください。

「説明会の開催予定について」「20～年度の新卒採用の件」など、「～について」や「～の件」と記載すると、質問であることが相手には少しわかりにくいです。

説明会など、開催可否はなるべく早く知りたいものですが、件名のせいで相手の開封が遅れ情報が思うように得られないのは避けたいですよね。

また「急ぎ」「重要」などの表現を乱用するのも控えましょう。無用に緊急性を訴えると、担当者にとっては負担となってしまいます。

お詫び

お願いのメールは、トピック名＋〜のお詫びで書くようにしましょう。件名でお詫びの気持ちが伝わるように、直接的かつ丁寧な表現で、何についてのお詫びなのかがわかるように心がけましょう。

ここでも「申し訳ございません」や「選考の件」など、内容がよくわからない件名は記載しないようにしてください。他のメールに埋もれてしまい、確認が遅れてしまう可能性が高まります。選考辞退や内定辞退の場合、担当者はスケジュールの変更などの様々な対応が必要です。

しかしメールの件名がわかりにくいと、この連絡が伝わらず、対応が遅れたり、スケジュールの調整ができなかったりするかもしれません。その結果、担当者に迷惑をかけてしまいます。

書類の提出

メールで就活関連の書類を送付するとき、件名は（書類の種類）＋送付の件と記載するのが一般的です。ただ単に「書類送付の件」と書くと、どんな書類が添付されているのかわかりませんよね。他社から届いた営業書類という可能性も否めません。

しかし、履歴書やESなどといった採用にかかわる書類であれば、採用担当はまずメールを開きそれらに目を通すでしょう。一気にメールの開封優先度が上がります。

逆に今の業務にかかわらない可能性の高い他社からのメールだと判断されれば、見逃されてしまうかもしれません。履歴書やエントリーシートなど、何の書類を添付しているのかを件名で明らかにするように心がけましょう。

日程調整

日程調整をする際、企業から希望日時を問われることもあるでしょう。その場合の件名は、「参加する面接や説明会などのイベント名＋希望日時のお知らせ」というように記載しましょう。

逆にこちらの都合で日時の変更を依頼する場合、要件は日程調整と相手へのお願いとなります。件名でそれが相手に伝わるよう、日程変更のお願いと内容を漏れなく記載するのがマストです。

日程調整のメールでも、件名に「お願いがあります」などの曖昧な表現を書くのは避けるようにしてください。このような表現ではメールの目的が明確に伝わりません。

少し怪しげな印象もうかがえるため、迷惑メールと判断されてしまい、開封を避けられる可能性も高まってしまいます。

件名のわかりやすさを増す＋αの一工夫

ここまでで何度かお伝えした通り、就活メールの件名のわかりやすさは開封率や、採用担当者の業務の負担に影響します。そこで、ここではメールの件名をよりわかりやすくするための工夫を紹介します。

これを活用すれば、メールが採用担当者の目にさらに留まりやすくなり相手の手間をより省けるほか、あなたの伝えたいことがよりクリティカルに届くなど、双方にとってメリットが増加します。

また、ここでお伝えする工夫は、社会人になっても役立つメールのマナーでもあります。ぜひマスターしてくださいね。

面接や説明会の日程も件名に入れる

メールの内容が会社説明会や面接などのイベントに関するものであれば、件名にイベントの日程も記載しましょう。たとえばメールで面接のお礼をしたいときは「面接のお礼」という要件に加えて「◎月◎日の面接のお礼」のように日付を加えます。

特に面接の日程変更や説明会にきちんと申し込めているかの確認などには、迅速なレスポンスがほしいですよね。

日程を件名に入れておき、採用担当者が直近の開催イベントにかかわることだと判断できれば、それに対する対応や返信も段違いに変わるでしょう。先方との連絡をスピーディーにしておこなうためにも、メールの件名に面接や説明会の日程を入れることが大切です。

目的・お願いを書く

メールした目的やお願いしたいことを件名にいれると、件名がさらに飛躍的にわかりやすくなります。「〇〇企業へのエントリーの件」や「○月×日面接日程の調整のお願い」など、何を目的としたメールなのか、あるいは何をお願いしたいのかを明確に述べましょう。

そうすることで、そのメールが何のためのものであるかを採用担当者がすぐに理解できるようになります。内容によって緊急性が高いと判断してもらえれば、迅速に対応してもらうことも可能です。

目的を書く

NGの例では、何の話かわかりません。「何の目的でメールをしたのか」がわかる言葉（お詫び、お礼等）を件名にいれると、件名だけでさらに内容がわかるようになります。

相手に要求するお願いを書く

相手に何かアクションをお願いする場合は、「何をして欲しいか」を書いておくと、相手からのアクションを引き出しやすくなります。件名を読めば「〜をしてほしいってことね」と理解できるので、誤解も減らせるでしょう。

相手に何かアクションをしてほしい場合は、「具体的なトピック＋〜のお願い」「具体的なトピック＋〜してください」と、『何をして欲しいか』を件名にいれるようにしましょう。

件名に担当者の名前を入れてもよい

先方が使っているメールアドレスが担当者個人のものではなく、人事部や採用担当者共用というケースもあります。この場合は誰宛のメールなのか明確にするために、「◯◯様　◯日の面接日程変更のお願い」と件名に担当者の名前を入れても良いでしょう。

逆に先方から「◯◯様　次回の面接についてのご案内（◯◯株式会社　◯◯）」と自分の名前の入った件名でメールを受け取る場合もあります。

自分や相手の敬称を変更したいところですが、件名が変わってしまうとメールの管理がしづらくなってしまいます。特に話題が変わらない限りは、そのまま返信すれば良いでしょう。

就活メールの件名で気を付けたいこと

就活メールの件名に少しの気遣いが足りないだけで、採用担当者に正確に伝わらなかったり、開封が遅れたりすることがあります。メールの内容が件名から適切に伝わらないと、最悪の場合、面接の日程調整が間に合わないなどの機会損失が発生するかもしれません。

そこでここからは、就活メールの件名で気をつけたいポイントについて詳しく解説します。わかりやすい件名のメールをきちんと送れるように内容を確認してくださいね。

メール本文の内容と食い違わないようにする

メールの件名を読むだけで内容のわかるものにしたからには、本文との食い違いがないように気をつけましょう。

「◯日の会社説明会のお礼」という件名にしておきながら、次の面接日程の調整について書くと混乱してしまいます。1メールにつき1トピックが基本なので、メインとなる内容を表す件名をつけるように意識してください。

特に返信の繰り返しで「Re:Re:…◯◯」という件名になっている場合は要注意。何度もやりとりする中でメールの主題も途中で変わることが多いでしょう。明らかに今までと内容が変わった場合には「Re:」を削除して相応しい件名をつけ直してください。

企業側から来たメールの返信では件名を変えない

企業側から来たメールの返信では、原則として件名を変えないことが大切です。企業側も意図をもってその件名を設定しています。また、もしかすると採用担当者やその部署で、要件ごとに件名の書き方を決めているかもしれません。

また、採用担当自らが送ったメールは、つまり採用担当から学生に何かを問い合わせたい、伝えたいという思いが込められています。そのメールへの返信があれば、なるべく早くに開封し内容を確認したいはずです。

学生からの返信であることを認識する要素が「Re:」マークであり、ここで「Re:」マークを消してしまうと、新規メールとの差別化が難しくなり、採用担当者に混乱や対応の誤りをもたらす可能性があります。原則として企業から見たメールの件名は変えずに、そのままの件名で返信するようにしましょう。

長くならないよう端的にまとめる

一目で内容がわかる具体的な件名が望ましいですが、無駄に長い冗長なものは避けましょう。

最近のメールソフトは表示できる件名が40文字以上と長いのも珍しくありませんが、情報量が多いとパッと頭に入ってこず相手にストレスを感じさせてしまいます。20〜25文字程度にまとめるのがベストでしょう。

「◯◯についてのお礼と◯◯の日程調整についてのご相談」などのように複数トピックを詰め込むのも好ましくありません。相手の具体的なアクションにつながる内容にフォーカスするのが基本です。この場合は「◯◯の日程調整についてのご相談」だけのほうが良いでしょう。

これでは開いてもらえない！NGな件名

良い件名だけでなく、避けるべき件名も押さえておけば、より万全ですよね。一見丁寧な印象に仕上げたつもりでも、採用担当者にとって内容がわかりにくい場合があります。すると読むのを後回しにされたり、迷惑メールだと勘違いされたりするかもしれません。

ここで注意点を押さえ、一人でも多くの採用担当者にメールを読んでもらえるよう、適切な件名を設定できるようになりましょう。

挨拶のみの件名

意外と就活生に多いのがこのパターン。「こんにちは」は礼儀正しく見えますが、そのメールの内容がどんな内容かわかりません。一日に数多くのメールを受け取っている採用担当者を煩わせてしまいます。

「選考通過のご連絡ありがとうございました」など、トピック＋挨拶ならOKです。これにより、メールの内容が一目で伝わり、採用担当者も読むべきメールとして認識しやすくなります。挨拶は大切ですが、それだけを件名にすることは避け、メールの主題を明確にするようにしましょう。

誤字脱字がある件名

変換ミスや抜け漏れによって意味が通らない内容になっている場合も注意です。件名に誤字脱字がないか事前にしっかりチェックしましょう。先方の社名や担当者名を件名に入れる場合は、漢字や表記に誤りがあると失礼に当たります。

ミスは誰にでもあるものですが、事前に見直しのできるメールでの誤字脱字は選考に影響する可能性もないとは言えません。不安な人は誰かにチェックしてもらうようにすると確実でしょう。

自己紹介

OB訪問など、初対面の相手に出しがちなNG件名です。件名が名前や所属だけでは、メールの主旨が伝わりません。採用担当者やOBなど、受け取った相手からすれば、「だから何だろう」と思いますよね。内容が理解できなければ、その場で開封をするかもしれません。

しかしすぐの返信が必要なものでなければ、その場で開封をする必要はないはずです。それは、相手に余計な手間を与えてしまうことになります。

だからこそ具体的な内容を伝える件名の設定が重要です。名前を伝えることで、メールを送っている自分が誰であるかを伝えることは大切ですが、それよりも要件が大切です。

たとえば「企業訪問のご相談　◯◯大学△△」のように、自己紹介とともに何のための連絡なのかも明示しましょう。

re:re:re:〜が続く

何度もやりとりしていると件名「re:re:re:〜」と続きますよね。でも、たいていメールをやりとしている間に、最初とは、メールの主題が変わっているはずです。

話が変わったときにこの件名でメールが返ってきては、相手からすると内容がわかりにくいのではないでしょうか。

re:が二回以上続き、やりとりの主題が変わっていると感じたら、件名を適切なものに変更してください。

よくある疑問に回答！ こんなときメールの件名はどうする？

就活でメールを作成していると「こういう場合は件名をどうしたらいいの？」と悩むシチュエーションにぶつかることもあります。そこでここでは、メールの件名についてのよくある質問について回答しました。

知らずに対応すると、うっかりミスをしてメールを読んでもらえなかったり、マナーがなっていないという印象に感じられてしまうかもしれません。メールの件名についての正しい対応方法を身につけるためにも、ぜひ最後までご確認ください。

返信の場合は件名は変える？

ほとんどのメールソフトの初期設定では、返信すると「Re:◯◯」という件名になりますが、基本的にはこのままでOKです。失礼に当たるのではないかと心配する人もいますが、件名で内容を把握していることが多いので、こちらのほうが管理しやすいのです。

ただし、やりとりする中でメールの内容が変わった場合は要注意。こちらから明らかに今までの件名とは違う要件を伝えるときには、「Re:」2、3個残してそれ以外を削除して、新たに相応しい件名をつけましょう。常に先方の都合を考えて判断するのがポイントと言えます。

件名を忘れて送信してしまった場合はどうする？

件名をつけ忘れて送信してしまうと、先方にメールを開いてもらえなかったり、迷惑メールフォルダに自動で振り分けられてしまい、気づいてもらえなかったりする可能性があります。

気づいた時点で、件名に「【再送】件名」、本文の冒頭に「大変恐れ入りますが、先ほど件名をつけ忘れて送信してしまったため、念のため再送させて頂きます」と添えて同じメールを送りましょう。

件名をつけ忘れても問題なく見てもらえることも多いですが、軽く考えずに最悪のケースも考えて行動すべきと言えます。失礼に当たるのは間違いありませんので、特に初めてメールを送る相手の場合は注意が必要です。

ただし数日経過してから件名のつけ忘れに気付いたときは、わざわざ送りなおす必要はありません。その後、会社説明会や面接などで直接顔を合わせる機会がある場合は、そのタイミングでお詫びを一言伝えましょう。

件名を忘れてしまっても、丁寧な印象を残すチャンスと捉えて落ちついて対応してくださいね。

メールの件名は要件を簡潔に伝えるもの！ 適切な件名を付けよう

就活中、企業との連絡を取り合う中で多くの人が迷うのがメールの件名。ここで明瞭かつわかりやすい件名を付けてメールを送ることができると、メールの重要性が件名だけで適切に伝わり、採用担当者の業務の負担も軽減できます。

これは就活時はもちろん社会人になってからも必要になるマナーです。

メールの件名にはお礼やお詫びなどの型があるので、用途によって使い分けるようにしましょう。今回ご紹介したポイントを活かし、挨拶のみの件名など、用件が一見よくわからない表現は避け、読むだけで内容がわかる件名を付けるようにしてくださいね。

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