真似るだけ!内定辞退のお詫びメールの書き方|例文あり

内定辞退の連絡をする時、お詫びのメールを書かなければなりません。しかし、改まったお詫びメールなんて書いたことのある学生は少ないですよね。どう書けば良いのかわからず困っているのではないでしょうか。

そこで、わかりやすい例文とともに、内定辞退のお詫びメールの書き方を解説致します。

内定辞退は悪いことではない

そもそも、内定辞退を悪いことのように言う人事部の方もいらっしゃいますが、内定辞退は悪いことではありません。

企業からの内定通知には強制力がなく一方通行のものであるため、企業と学生が双方で合意をして誓約書などにサインをしなければ労働契約が結ばれたことにはならないでしょう。

また、もし誓約書を書いて「入社する。」という意思決定をした後だとしても、その内定を辞退することは法律違反にはなりません。
原則、就業開始日の2週間前までに事前通知を行えば、労働契約は解約する事ができるのです。

企業側から「内定辞退なんて考えられない。」などとプレッシャーをかけられることもあるかと思いますが、倫理的にも法律的にも全く問題がないことですので、不安に思うことなくしっかりと、人事部とのコミュニケーションをとってくださいね。

これを真似るだけ!内定辞退メールの例文

「そもそも、何を書けばいいのかわからない!」と悩む就活生は多いはず。そこで、失礼のない内定辞退メールの例文を用意しました。このメールを参考に、正しい内定辞退のメールを書きましょう。

件名 内定辞退のご連絡
 Point 件名は、件名だけで内容がわかるものにする
◯◯株式会社 人事部◯◯課
採用担当 ◯◯さま

◯◯大学△△学部の就活太郎です。

この度は、採用内定の通知を頂き、誠にありがとうございました。
 Point 最初に内定をもらったことへの感謝を述べる
このような光栄をいただきながら、誠に恐縮なのですが、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
 Point 「誠に恐縮なのですが」と前置きをして、結論(内定を辞退したい)を伝える。
就職活動に際し、自身の適性をあらためて鑑みた結果、別の会社とのご縁を感じ、誠に心苦しい限りですが、貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。
 Point 内定を辞退する理由を簡潔に述べる。
貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなお返事となり、誠に申し訳なく、衷心よりお詫び申し上げる次第です。
 Point 内定を断り迷惑をかけたことについて、丁寧に謝罪をする
本来なら、直接お会いしてお詫び申し上げなければならないところを、メールでのご連絡となりますことを何卒ご了承いただきたくお願い申し上げます。
 Point メールでの連絡になったことへの謝罪をしておく
就職活動を通して、○○様はじめ貴社の採用ご担当の方々に大変お世話になりましたことを心より感謝しております。
 Point 就職活動を通してお世話になったことへのお礼を伝える
末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。
 Point 最後に相手の会社の発展をお祈りするのが、辞退メールのマナー

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内定辞退メールのポイント

1.最初に結論(辞退したい)を述べる

この度は、採用内定の通知を頂き、誠にありがとうございました。このような光栄をいただきながら、誠に恐縮なのですが、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
ビジネスメールは、わかりやすさが一番重要。伝えにくいことなので前置きが長くなりがちですが、まず簡潔に「内定を辞退したい」という結論から文章をはじめます。

2.内定辞退理由は簡潔で良い

就職活動に際し、自身の適性をあらためて鑑みた結果、別の会社とのご縁を感じ、誠に心苦しい限りですが、貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。
辞退理由をことさらに細かく述べる必要はありません。
  • 自身の適性をあらためて鑑みた結果
  • 自身の希望職種をあらためて鑑みた結果
  • 自分のやりたいことををあらためて鑑みた結果
など、簡潔に理由を述べればOKです。

3.丁寧にお詫びをする

せっかくいただいた内定を辞退するわけですから、丁寧に謝罪をしなければなりません。

辞退への謝罪

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなお返事となり、誠に申し訳なく、衷心よりお詫び申し上げる次第です。
謝罪の表現は様々ありますが「誠に申し訳なく、衷心よりお詫び申し上げる次第です」はその中でも、あらたまった表現で、内定辞退の謝罪にふさわしいです。

メールという連絡法への謝罪

本来なら、直接お会いしてお詫び申し上げなければならないところを、メールでのご連絡となりますことを何卒ご了承いただきたくお願い申し上げます。
一番誠意のある謝罪は「直接訪問」。それをしないことへのお詫びも入れておきます。

4.今までの感謝を伝える

就職活動を通して、○○様はじめ貴社の採用ご担当の方々に大変お世話になりましたことを心より感謝しております。
謝罪だけでなく、お世話になったことへの感謝を伝えましょう。このテンプレを真似てもいいですが、自分の言葉で感謝の想いを書くと、気持ちが伝わります。

5.文末で相手の会社の発展をお祈りする

末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。
あらたまった手紙では、文章の最後に相手の会社の発展を願う文章を入れるのがマナーです。

Q&A 内定辞退の連絡、メールでも良いの?

結論からいえば、メールでも構いません。相手も内定辞退をする学生がいることは覚悟してます。要するに、「内定辞退をする&申し訳ない」という意思が伝わればいいので、連絡の形式に固執する必要はありません。

ただ、「入社承諾書を出した後に辞退をする」など、相手への迷惑がかかる度合いが大きい時は、メールでは少し失礼。電話連絡で直接謝罪した後に、お詫びの手紙を出しましょう。

また、大手金融機関・重厚長大企業(重工・鉄鋼etc)などの形式を重んじる、プライドの高い企業へは、メールでの内定辞退は控えた方がいいでしょう。就職課にクレームを入れられる可能性があります。

企業から返信がない場合

内定辞退のメールを送ったにも関わらず企業側からの返信がない場合、少し不安になってしまいますよね。
返信がない場合の対処法としては以下の2つが考えられます。
    • 電話をする
1つ目は、企業の人事部の方に電話をしてみることです。
もし繋がった場合は、「メールにてお伝えしたのですが…。」とメールを入れていることをしっかり伝えましょう。
また、電話での内定辞退は緊張してしまうという方も多いかもしれませんが、基本的にはメールで伝えた内容をそのまま伝えれば良いだけですので、落ち着いて話をしてください。
  • 確認のメールする
また、同じ宛先や別の宛先に同じ内容の確認メールを入れる、という方法も考えられます。
この場合、「以前〇〇宛てに同じ内容のメールをお送りしたのですが…。」と前置きを入れると、前のメールを確認してもらえる可能性が高まるでしょう。

企業から返信があった場合は更に返信は必要か

内定辞退のメールに対する企業側の返信は多くの場合、辞退について残念だが受け入れる、というものだと思います。
この返信メールに対して、更に返信をする必要は基本的にはないと言って良いでしょう。

企業側からしても、内定を辞退する人というのは毎年一定数いますし、やりとりを長引かせてしまう方が、かえってお互いの負担となってしまうケースがあるのです。

ただ一方で、お世話になった人事の方や親切な内容のメールを受け取った場合には、返信しないことも酷と言えるかもしれません。
そのような場合は、感謝の気持ちや自分の思いを簡潔に伝えて、返信することも良いですね。

企業との関係性を考えつつも、基本的には気を遣い過ぎずにメールのやり取りを終えることを覚えておきましょう。

理由を深く聞かれた場合は

内定辞退をメールで伝えた際に、「どうしてですか?」と理由を聞かれることもあるかもしれません。
理由を聞かれた際は、内定辞退に至った理由を正直に話す事が一番良いでしょう。
ここで嘘をつくと、かえって「でも当社は〇〇だから〜」などと話が進んでしまうこともあるので、自分が思う意思決定の軸をそのまま伝えるべきなのです。

理由の主な例としては、職種・業界・企業規模・勤務地などが挙げられます。
例えば、「営業と企画職の2つで最後まで悩みましたが、最終的には企画職を選びました。」というものや、「どうしても地元の近くで働きたいという思いがあり、東京本社でのオファーはお断りすることにしました。」というものです。

しっかりと自分の思いを伝えて、人事部の方にも納得してもらった上で辞退ができると良いですね。

電話がかかってきた場合は

内定辞退のメールをした後、もし企業の人事部から電話がかかってきたら、拒否せずに電話を取ることがベターと言えるでしょう。
電話の中で、内定辞退の理由や就職を予定する企業などを聞かれる場合もあるかと思いますが、基本的に誠実かつ正直に対応していれば良いはずです。

一方で、どうしても内定辞退を責められることが怖い、電話に出たくないという場合、出なければいけないというものでもありません。
しっかりメールにおいて自分の意思を伝えることができていれば、基本的には電話に出なくても内定辞退は出来ているはずだからです。

自分の中で無理はせずに、しっかりとコミュニケーションをとって内定辞退の連絡と電話対応を行ってみてください。

エージェント利用をしていた場合

就職活動をするにあたって、新卒の人材エージェントを利用していた場合、エージェントの方に対しても内定辞退を連絡することが必要でしょう。
むしろ、エージェント経由で選考を受けて内定をもらった場合、先にエージェントの方に連絡をした方が、企業側との連絡の齟齬もなく、スムーズに事が運ぶかと思います。

エージェントの方からしても内定辞退は辛いものですが、近くで面談や相談を受けていただけあって、就活生の気持ちや意思決定に対しては、きっと理解をしてくれるはずです。
その後、企業にどう伝えるかはエージェントの方と相談して決めることになるかと思いますが、まずは内定辞退の意思をエージェントの方に伝えることを忘れないでくださいね。

企業の人事部と合わせて、相談をして面接対策などもしてくれたエージェントの方にメールをしておくことは、最後まで忘れずにしておきたいところです。

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