真似るだけ!内定辞退のお詫びの手紙の書き方|例文あり

内定辞退のお詫びを手紙でしなければならないことってありますよね。しかし、お詫びの手紙のようなフォーマルな手紙を書いたことのある学生は少ないはず。何を書けばいいか、わからず困ってませんか?

そこで、この記事では「内定辞退の手紙の例文」「内定辞退の手紙を書く上で必要なマナー」を紹介します。これを読めば、一度もお詫びの手紙を書いたことのない学生でも、誠実な内定辞退のお詫びができるはずです。

内定辞退の連絡は手紙・電話・メールどれがベスト?

電話連絡をしてから、手紙を送るのがベスト

どんな連絡方法がベスト?と質問されることがよくあります。内定辞退の連絡は、まず電話でするようにしてください。理由は3つ。
  • 電話が一番早く、確実に伝わる(企業は内定辞退の連絡を出来るだけ早く知りたい)
  • 電話で直接謝罪の気持ちを伝えるのが、一番誠意が伝わる
  • 相手の言い分もしっかり受け止められる(手紙・メールは一方的な意思通知になり、冷たい印象)
ということで、まず電話連絡をしましょう。電話連絡だけでもOKなのですが、手紙でお詫びをすることで、より誠意のある謝罪になります。

電話連絡だけでなく、手紙でお詫びをすると、より誠実な印象になります。

また、手紙なら、書面という形で証拠が残るので、のちのちの「言った言わない」トラブルにもなりにくいです。

入社承諾書提出後の辞退など、相手に迷惑をかけてしまった場合は、手紙で誠意を伝えると良いでしょう。
電話連絡をした後、手紙でお詫びをするのが一番誠実な対応

あなたの就活力はどのくらい?

就職に成功するためには、まず自分の就活力を知っておく必要があります。就活力とは、就活で必要な準備や企業側が重視しているポイントに対して、どれだけ備えているかをはかる指標です。

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内定辞退をお詫びるする手紙のポイント

手紙を書く際にも気をつけなければならないマナーがあります。以下を意識してください。
  • 文章は手書き。手書きの方が誠意が伝わるから
  • 文章は縦書き。横書きは親しい間柄の手紙に使うものです。
  • 丁寧な文字で書く。修正液は使わない。
  • 便箋は白地で縦書対応のものを
最低でも、これらのポイントは意識するようにしてください。
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真似るだけ!内定辞退の手紙の例文

とはいっても、内定辞退のお詫びの手紙をどう書けばいいか分かりませんよね。そこで、就活生のために、マナーを押さえた内定辞退のお詫びの手紙の例文を用意しました。例文を参考に、失礼のない内定辞退のお詫びの手紙を書きましょう。

解説つき!内定辞退の手紙の例文


拝啓
 Point ビジネスで相手に送る手紙は「拝啓」からはじめる
貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
 Point 最初の挨拶は様々あるが、この挨拶が一番汎用性がある
先日はお忙しい中、お電話を差し上げ、失礼致しました。
誠に勝手ではございますが、自身の進路についてあらためて考えた結果、貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。
 Point 最初に結論を述べること。「誠に勝手とは〜」とクッション言葉をつける
就職活動に際して、納得がいくまでさまざまな企業を訪問し、数社の就職試験を受けた結果、その中の一社から内定をいただきました。最後まで悩みましたが、自身の適性と希望職種を鑑み、貴社を辞退させていただきたく存じます。
 Point 別の会社を選んだ理由をわかりやすく伝える
貴重なお時間を割いて選考をしていただいたにも関わらず、お話を辞退させていただくのは、心苦しい限りですが、何卒ご容赦ください。
 Point あらためて丁寧にお詫びをする
就職活動を通して、大変お世話になりましたことを心より感謝しております。
 Point 就職活動でお世話になったことへの感謝を伝える
末筆ながら、貴社のご発展をお祈り申し上げます。
 Point 最後に相手の会社の発展を願うのが、ビジネスでの手紙のマナーです。
敬具
 Point ビジネス手紙の〆言葉は『敬具』で〆る
平成◯◯年◯月◯日

◯◯大学◯◯学部◯◯学科4年
就活 太郎

内定辞退のポイント

手紙に気をつければいいだけでなく、内定辞退をするときには押さえておくべきマナーがあります。以下を意識してください。下線部をクリックすると詳しい解説文を読めます。
  • 内定辞退の連絡は出来るだけ早く。
  • 電話連絡で内定辞退を伝える。→こちらを参考にしてください。
  • 理由を聞かれたら、正直に伝える。→こちらを参考にしてください
  • 入社承諾書を出した後でも、学生側は自由に内定をキャンセルできる→こちらを参考にしてください。
誠実な内定辞退をしましょう。

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