【内定辞退の電話の仕方】話すポイントやテンプレート付き

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内定辞退の電話連絡、どう伝えればいいかわからず、困っていませんか?「辞退理由って何を言えばいいの?」「どう謝罪をすればいいの?」など、わからないことだらけですよね。

そこで、わかりやすい会話例つきで、内定辞退の電話連絡の時に気をつけるべきポイントを解説いたします。

これを読めば、失礼のない内定辞退の連絡ができるようになるでしょう。

内定辞退の連絡は電話がおすすめ

「内定辞退の連絡は、電話・メール・手紙のどれがいいの?」と悩んでいる就活生も多いでしょう。結論から言えば、内定辞退の連絡は電話がベストです。理由は3つ。

内定辞退の連絡を電話でするべき3つの理由

  • 電話が一番早く確実に伝わる(メール・手紙は相手が読んだか確認できない)
  • 電話で直接で謝罪をするほうが誠意が伝わる(メール手紙は一方的でそっけない
  • 相手の怒りを処理できる(企業側の言い分を聞き、その場で謝罪が出来る。メール等では無理)
これらの理由から、電話での謝罪がベストです。電話で直接相手に伝えるのは心苦しいかもしれませんが、苦しいのは数分程度。誠意を伝えるために、ここは電話で連絡しましょう。

とはいっても、辞退のお詫びなんて、学生は人生ではじめてのはず。何を言ったらいいかわかりませんよね。そこで、以下の例を参考に連絡をしましょう。
相手の企業のことを考え、辞退の連絡は出来るだけ早めにしましょう

就活の軸を確かめよう

就活は内定を得ることが目的ですが、内定を得て入社した後も自分の選択に自信を持つことで、本当に就活が成功したといえるでしょう。しかし、就活の軸を定めることは難しいです。そこで活用したいのが「就活の軸作成マニュアル」です。

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これを真似るだけ!内定辞退の電話連絡(例文)

「内定辞退の連絡は電話で!」とはいっても、具体的に何を話せばいいかわからず、悩んでいる方も多いでしょう。「内定辞退」は言いにくい内容ですから、電話をかけるのも緊張しますよね。

でも、大丈夫。そんな就活生のために、わかりやすい例文を用意しました。以下を参考にするだけで、誰でも失礼のない内定辞退の電話連絡が出来るようになります!

私、就活大学経済学部の就活太郎と申します。お忙しいところ恐縮なのですが、人事部新卒採用担当課の◯◯様をお願いできますでしょうか?
 Point 名前を名乗り、担当を呼び出す
(担当に代わる)

私、就活大学経済学部の就活太郎と申します。◯◯様、ただいまお時間よろしいでしょうか?
 Point 本題に入る前に、相手が電話に対応できるか確認する
先日は内定のご通知をいただき、心より感謝しております。せっかく内定をいただきながら、身勝手なお願いで誠に心ぐるしいのですが、本日は御社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
 Point 余計な前置きは後回しにして、まずは率直に用件を述べる
—そうですか、それはとても残念ですね。差し支えなければ、辞退理由を伺ってもよろしいでしょうか?

御社と並行して選考が進んでいた会社に内定をいただきました。最後まで悩みましたが、自身の適性をあらためて鑑みた結果、その会社とのご縁を感じ、このような決断となりました。
 Point 高い確率で辞退理由を聞かれる。内定辞退理由を用意しておこう
—なるほど、そうですか。大変残念ですが、了解いたしました。

本来ならば、直接お詫びに伺うべきところですが、取り急ぎお電話でご連絡を差し上げました。申し訳ありません。
 Point 電話のみでの連絡になったことへ一言お詫びをしておく
—いえいえ、そこまでしなくても結構ですよ。そちらの会社で頑張ってくださいね。

ありがとうございます。貴重なお時間をいただきながら、このような形となり、大変ご迷惑をおかけしました。それでは、失礼致しました。
 Point 最後にあらためてお詫びをする
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内定辞退の電話連絡のポイント3つ

では、先ほどの内定辞退の電話の例文のポイントを詳しく解説していきます。ポイントを理解して、正しい電連絡のやり方をマスターしましょう。

1.相手の都合を確認する

私、就活大学経済学部の就活太郎と申します。◯◯様、ただいまお時間よろしいでしょうか?
焦っていきなり話し始めないことです。まず、「ただいまお時間よろしいでしょうか?」と聞き、相手が電話対応できる時間があるかを確認するが基本です。

2.まず結論(内定辞退をしたい)を述べる

先日は内定のご通知をいただき、心より感謝しております。せっかく内定をいただきながら、身勝手なお願いで誠に心ぐるしいのですが、本日は御社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
言いにくい話ほど前置きが長くなるもの。しかし、長い前置きは相手を苛つかせるだけ。まずは、『内定辞退をしたい』という結論を簡潔に伝えましょう。

3.内定辞退の理由を伝える

「志望度の高い企業から内定がもらえた」「よくよく考えるとやりたい仕事ではない」などの理由から内定辞退を決めた場合、正直に答えるべきなのか悩む人もいるでしょう。

内定辞退の理由は「一身上の都合」で統一して構いません。一身上の都合と伝えたうえで、さらに企業側から理由を聞かれるかもしれません。それでも、伝えたくなければ本当の理由をいう必要はありません。

どうしても理由をしつこく聞かれた場合は下記にテンプレートを用意しましたので、参考にしてみてください。

職種を理由に断る

別の会社に御社で頂いた◯◯職ではなく、◯◯職で内定をいただき、最後まで悩みましたが、◯◯職の仕事が私が以前からやりたかったことに一番近いと感じ、このような決断となりました
職種を理由に内定辞退理由を告げれば、相手の気持ちを害することなく、納得する理由をつげられます。

業界を理由に断る

◯◯業界の会社に内定をいただき、最後まで悩みましたが、◯◯業界の仕事が私の適性に近いと感じ、このような決断となりました。
「別の業界に適性を感じた」と辞退理由を告げれば、相手も諦めがつきやすいですし、相手のプライドも傷つけず、良い辞退理由になります。

適性を理由に断る(進路先が同業他社・取引先の場合)

就職活動に際し、自身の適性をあらためて鑑みた結果、別の会社とのご縁を感じ、誠に心苦しい限りですが、貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。
同業他社に進む場合、言い方には気をつける必要があります。たとえば、業界4位の会社を蹴って、業界1位の会社に進む時、あまり正直に言うと、相手のプライドを傷つけるでしょう。

そんな場合は、ツッコミにくい「自身の適性」を理由に断ると、カドが立ちません。
進路先の企業は、聞かれない限り言う必要はありません

4.電話での謝罪をお詫びする

本来ならば、直接お詫びに伺うべきところですが、取り急ぎお電話でご連絡を差し上げました。申し訳ありません
プライドの高い人事の中には、「直接お詫びしにこい!」と怒る人もいるでしょう。その場合の予備選として、電話での取り急ぎの連絡をお詫びしておきましょう。
対面での謝罪を要求する企業はほとんどないが、もし呼び出されたら素直に応じよう

5.最後にあらためてお詫びをする

ありがとうございます。貴重なお時間をいただきながら、このような形となり、大変ご迷惑をおかけしました。それでは、お忙しいところ、失礼致しました。
電話を切る前に、あらためて謝罪をしましょう。「それでは、お忙しいところ、失失礼いたしました」会話を終え、相手が電話を切る音を聞いてから、静かに電話を切ります。

気になる内定辞退のQ&A

内定承諾書・内定承諾書を出した後に辞退はできる?

できます。内定承諾書には法的な拘束力がないからです。詳しくはこちらの記事を御覧ください。

第一志望と言った会社を辞退するときに、どう言えばいい?

その時は第一志望だったが、あとで変わったというのがカドが立たない言い方です。たとえば、
はい、御社が第一志望でした。ですが、内定後、他社の職種(仕事)内容を詳しく伺ったところ、私の適性に一番近いと感じ、このような決断となりました。
と、あくまで『途中で変遷しました』ということを強調しましょう。馬鹿正直に「採用されたくて嘘をつきました」なんて言っても、相手の心象を害するだけです。

内定辞退の連絡は電話だけでいいの?

電話だけでも構いません。ただ、「入社承諾書を出した後に辞退」など、相手に迷惑をかける度合いが大きい時は、あらためてお詫びの手紙を出すと良いでしょう。お詫びの手紙の書き方はこちら

内定辞退のまとめ記事もチェック!

内定辞退の電話連絡のやり方、内定辞退のお詫びの手紙の書き方、内定辞退の理由の伝え方、入社承諾書の提出後の内定辞退のやり方など、内定辞退で大事なポイントを全て網羅して、解説しました!この記事だけ読めば、内定辞退の知識は完璧です。
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