【内定辞退の電話の仕方】話すポイントやテンプレート付き

複数の企業の選考を同時に受けて内定をもらっても、入社できる企業は1つです。そのため、複数から内定をもらっている場合は、1社以外は辞退しなくてはいけません。

内定辞退は電話ですべきですが、なんと言っていいのか分からない人も多いでしょう。

ここでは、言いにくい内定辞退の方法を解説します。
この記事を読むことで、スムーズに内定辞退がしやすくなるでしょう。

内定辞退の連絡は電話でおこなう

「内定辞退の連絡は、電話・メール・手紙のどれがいいの?」と悩んでいる就活生も多いでしょう。結論から言えば、内定辞退の連絡は電話がベストです。理由は3つ。
内定辞退の連絡を電話でするべき3つの理由
・電話が一番早く確実に伝わる(メール・手紙は相手が読んだか確認できない)
・電話で直接で謝罪をするほうが誠意が伝わる(メール手紙は一方的でそっけない
・相手の怒りを処理できる(企業側の言い分を聞き、その場で謝罪が出来る。)
これらの理由から、電話での謝罪がベストです。電話で直接相手に伝えるのは心苦しいかもしれませんが、苦しいのは数分程度。誠意を伝えるために、ここは電話で連絡しましょう。

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内定辞退の電話連絡のポイント3つ

辞退を決めたら早めに電話する

内定辞退を決めたら、できるだけ早めに企業へ電話をしましょう。
内定を辞退するかどうかを考えるのは、自分の人生に関わることなので、じっくりと時間をかけて考えるべきです。

しかし、辞退すると決めたらすぐに内定辞退の連絡しましょう。企業は新卒で採用する人数を決め、計画を立てて採用活動をおこないます。内定を辞退する人がいると、その計画が狂います。場合によっては、再び採用面接などをやり直す必要が出てくることもあります。

早い段階で内定辞退の連絡をもらっていると、現在選考中の誰かを繰り上げで採用するなど対応できます。企業や採用担当者に掛ける迷惑を最小限に抑えるためにも、できるだけ早めに内定辞退の連絡をしましょう。

誠意を持って伝える

内定を辞退する際には、誠意ある対応をしましょう。内定を出してくれたということは、企業や採用担当者はそれだけあなたに期待をしています。

これまでに相当の時間や人員、手間を割いて採用活動をおこない、やっと獲得した人材に内定を辞退されるというのは、企業側にとって決して小さくはない損失です。

内定辞退そのものは珍しいことではないとはいえ、少なからず企業側に迷惑はかかりますし、せっかくの期待を裏切る結果になるのです。必要以上に低姿勢になることはありませんが、誠意ある対応をとらなくてはいけません。

内定を辞退する理由を聞かれた場合には「一身上の都合で」「他社から内定を貰ったので」など、当たり障りのない返答をします。決して「○○社の方が待遇が良いので」「そもそも第一志望ではなかったので」といった失礼な言い方はしないようにしましょう。

10時~12時・14時~17時を目安に電話はかける

内定辞退の連絡を電話でする場合には、相手企業の営業日であるかどうかだけでなく、時間帯にも配慮しましょう。


時間の目安は午前中であれば10時~12時、午後であれば14時~17時くらいを目安に電話をかけます。始業してすぐは朝礼があったり、前日の終業後や当日の朝に届いたメールや郵便物の処理をしたりして忙しいものです。

そのため、午前中に電話を掛けるのであれば、始業して少し時間が経過した10時以降がおすすめです。昼休憩となる12時~13時は、当然ですが電話は避けましょう。
電話番などの都合により交代で休憩をとる部署や企業も珍しくないため、必ずしも13時に担当者が席にいるとは限りません。

念のため、午後の電話は14時以降にするとよいでしょう。また、定時ギリギリの電話は歓迎されません。連休前などでない限り、17時を過ぎるようであれば、翌営業日に電話をしましょう。
Jobspring

これを真似るだけ!内定辞退の電話連絡(例文)

「内定辞退の連絡は電話で!」とはいっても、具体的に何を話せばいいかわからず、悩んでいる方も多いでしょう。「内定辞退」は言いにくい内容ですから、電話をかけるのも緊張しますよね。

でも、大丈夫。そんな就活生のために、わかりやすい例文を用意しました。以下を参考にするだけで、誰でも失礼のない内定辞退の電話連絡が出来るようになります!

【電話】内定辞退の伝え方

私、就活大学経済学部の就活太郎と申します。お忙しいところ恐縮なのですが、人事部新卒採用担当課の◯◯様をお願いできますでしょうか?
Point 名前を名乗り、担当を呼び出す
(担当に代わる)
私、就活大学経済学部の就活太郎と申します。◯◯様、ただいまお時間よろしいでしょうか?
Point 本題に入る前に、相手が電話に対応できるか確認する
先日は内定のご通知をいただき、心より感謝しております。せっかく内定をいただきながら、身勝手なお願いで誠に心ぐるしいのですが、本日は御社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
Point 余計な前置きは後回しにして、まずは率直に用件を述べる
—そうですか、それはとても残念ですね。差し支えなければ、辞退理由を伺ってもよろしいでしょうか?
御社と並行して選考が進んでいた会社に内定をいただきました。最後まで悩みましたが、自身の適性をあらためて鑑みた結果、その会社とのご縁を感じ、このような決断となりました。
Point 高い確率で辞退理由を聞かれる。内定辞退理由を用意しておこう
—なるほど、そうですか。大変残念ですが、了解いたしました。
本来ならば、直接お詫びに伺うべきところですが、取り急ぎお電話でご連絡を差し上げました。申し訳ありません。
Point 電話のみでの連絡になったことへ一言お詫びをしておく
—いえいえ、そこまでしなくても結構ですよ。そちらの会社で頑張ってくださいね。
ありがとうございます。貴重なお時間をいただきながら、このような形となり、大変ご迷惑をおかけしました。それでは、失礼致しました。
Point 最後にあらためてお詫びをする

1.相手の都合を確認する

「私、就活大学経済学部の就活太郎と申します。◯◯様、ただいまお時間よろしいでしょうか?」

焦っていきなり話し始めないことです。まず、「ただいまお時間よろしいでしょうか?」と聞き、相手が電話対応できる時間があるかを確認するが基本です。

2.結論(内定辞退をしたい)を述べる

「先日は内定のご通知をいただき、心より感謝しております。せっかく内定をいただきながら、身勝手なお願いで誠に心ぐるしいのですが、本日は御社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。」

言いにくい話ほど前置きが長くなるものです。しかし、長い前置きは相手を苛つかせるだけ。まずは、『内定辞退をしたい』という結論を簡潔に伝えましょう。

3.内定辞退の理由を伝える

「志望度の高い企業から内定がもらえた」「よくよく考えるとやりたい仕事ではない」などの理由から内定辞退を決めた場合、正直に答えるべきなのか悩む人もいるでしょう。
内定辞退の理由は「一身上の都合」で統一して構いません。一身上の都合と伝えたうえで、さらに企業側から理由を聞かれるかもしれません。それでも、伝えたくなければ本当の理由をいう必要はありません。

どうしても理由をしつこく聞かれた場合は下記にテンプレートを用意しましたので、参考にしてみてください。

職種が理由の場合

「別の会社に御社で頂いた◯◯職ではなく、◯◯職で内定をいただき、最後まで悩みましたが、◯◯職の仕事が私が以前からやりたかったことに一番近いと感じ、このような決断となりました」

職種を理由に内定辞退理由を告げれば、相手の気持ちを害することなく、納得する理由をつげられます。

業界が理由の場合

「◯◯業界の会社に内定をいただき、最後まで悩みましたが、◯◯業界の仕事が私の適性に近いと感じ、このような決断となりました。」

「別の業界に適性を感じた」と辞退理由を告げれば、相手も諦めがつきやすいですし、相手のプライドも傷つけず、良い辞退理由になります。

適性が理由の場合

「就職活動に際し、自身の適性をあらためて鑑みた結果、別の会社とのご縁を感じ、誠に心苦しい限りですが、貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。」

同業他社に進む場合、言い方には気をつける必要があります。たとえば、業界4位の会社を蹴って、業界1位の会社に進む時、あまり正直に言うと、相手のプライドを傷つけるでしょう。

そんな場合は、ツッコミにくい「自身の適性」を理由に断ると、カドが立ちません。進路先の企業は、聞かれない限り言う必要はありません。

第一志望といった会社を辞退するときの伝え方

その時は第一志望だったが、あとで変わったというのがカドが立たない言い方です。たとえば、

「はい、御社が第一志望でした。ですが、内定後、他社の職種(仕事)内容を詳しく伺ったところ、私の適性に一番近いと感じ、このような決断となりました。」

と、あくまで『途中で変遷しました』ということを強調しましょう。馬鹿正直に「採用されたくて嘘をつきました」なんて言っても、相手の心象を害するだけです。

4.電話での謝罪をお詫びする

「本来ならば、直接お詫びに伺うべきところですが、取り急ぎお電話でご連絡を差し上げました。申し訳ありません」

プライドの高い人事の中には、「直接お詫びしにこい!」と怒る人もいるでしょう。その場合の予備選として、電話での取り急ぎの連絡をお詫びしておきましょう。
対面での謝罪を要求する企業はほとんどないが、もし呼び出されたら素直に応じよう

内定辞退の連絡がメールではいけない理由

解釈の違いや送信ミスにより伝わらない可能性が0ではない

内定辞退の連絡は、きちんとその意思が相手に伝わらなければ入社手続きに入られてしまうことも。メールではどうしても一方通行な連絡になってしまい、解釈の違いが生じてしまう危険性があります。

特に、内定辞退という「言いづらいこと」を伝える際には、角を立てないように婉曲表現を使いがちです。

「ご期待に沿えず」「考え直したく」といった遠回しな伝え方では「内定を辞退する」という肝心な部分が伝わらない可能性もあります。また、滅多にないことですが、メールを送ったと思っていたけれど遅れていなかったということも。

自分が宛先を間違えた、メールのシステムに異常があった、インターネットの回線が不安定で送信できていなかったなど、「まさかそんなこと」と思うかもしれませんが、どのケースもありえないとは言い切れないのです。

電話しても繋がらない場合はメールを先に送信する

何度電話をしても繋がらない、担当者が出張や病欠ですぐには連絡がつかない、といった場合には、先にメールで内定辞退の旨を伝えましょう。

このとき、「何度電話しても繋がらなかったので」のように、連絡がつかないことを責めるような言い回しをしてはいけません。内定を辞退するというのはあくまでも自分の都合であり、採用担当者にとっては予定外の電話です。

取り急ぎメールで内定辞退の連絡をしていることと、後で電話でも連絡するつもりであることを伝えましょう。このメールに対して、相手から「電話での連絡は不要」といった旨の返信が来た場合は、それに従って電話はしなくても構いません。

メールでの辞退の仕方(テンプレ)

◯◯株式会社 人事部◯◯課
採用担当 ◯◯様

お世話になっております。
◯◯大学△△学部の○○○○です。

この度は、採用内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
ご多忙かと思いましたので、取り急ぎメールにて失礼致します。
今回は内定を頂いたにもかかわらず誠に恐縮ですが、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

就職活動に際し、自身の適性を改めて鑑みた結果、別の会社とのご縁を感じ、貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなお返事となり、誠に申し訳なく、心よりお詫び申し上げる次第です。

後ほど電話にてご連絡差し上げますが、取り急ぎメールにてご連絡いたします。
末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。
―――――――――
署名

内定承諾書を提出後でも辞退は可能

内定承諾書を提出していても、辞退は可能です。内定承諾書には雇用契約書と異なり、労働を法的に拘束する力はありません。

内定承諾後の辞退は可能ですが、承諾後、企業はさらに入社準備を始めているので、内定辞退をする場合は、早めに電話するようにしてください。

言いにくいかもしれませんが、入社日が近づくほどに辞退を言いにくくなります。
また、これからの人生において大事な新卒での入社です。辞退の連絡がしにくいから、妥協して入社をしてはいけません。

内定辞退を決めれば、早めに強い意思をもって辞退の電話をしましょう。

紹介者がいるときは電話で伝えた後に改めて手紙を出す

内定した企業は、誰かからの紹介だったという場合もあるでしょう。
それはゼミの先生、OB・OG訪問でお世話になった先輩、インターンシップでお世話になった社員、就活サポートのエージェント、親戚や知人など、人との繋がりはさまざまです。

相手が誰であれ、紹介をしてもらったのであれば、紹介者にも辞退の旨をつたえ、企業には改めて謝罪の手紙を送りましょう。誰かの紹介つきで応募した企業の内定を辞退したとなると、紹介者の厚意を無駄にします。

就職先は人生に関わるものなので「内定辞退」の決断そのものを責められることはないでしょうが、厚意に応えられない件に関しては謝罪が必要です。企業側に内定辞退の旨を伝えて受理された後に、紹介者にも連絡をしましょう。

内定辞退は電話でする!早く連絡することで気持ちが楽になる

内定辞退をする場合は、メールではなく電話をしましょう。メールでは送れていなかった、趣旨が伝わっていなかったということになりかねません。

口頭ではっきりと伝えたほうが間違いがありません。
内定辞退は言いにくいものですが、時間がたち入社日が近づくについてより電話しにくくなるものです。

内定辞退を決めたら、すぐに電話するようにしましょう。

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