【例文あり】会社説明会に遅刻した時の正しい連絡法

就活が忙しくなると、説明会に遅刻してしまうこともあるかもしれません。そんな時、どうすれば良いのでしょうか?

ビジネスでは、遅刻の時は、電話連絡が基本。そうはいっても、どうかければいいかわかりませんよね。

でも、大丈夫。そんな就活生のために、わかりやすい会話例つきで、会社説明会で遅刻してしまった時の電話連絡のやり方を徹底的に解説いたします!以下を読めば、失礼のない遅刻の連絡ができるようになります。

会社説明会の遅刻連絡は、必ず電話ですること

説明会の遅刻の連絡は、必ず電話でするようにしましょう。

メールでは、先方が説明会の開始時間までにメールを開かず、あなたの連絡が届かない可能性があるからです。

ビジネスでは「緊急性の高い連絡は電話で」が基本です。メールで遅刻の連絡をすると、「常識のないが学生」としてマイナスに評価されてしまうでしょう。遅刻の連絡は、必ず電話でするようにしてください。

とはいっても、遅刻の連絡なんて気まずいし、何を言えばいいのかわかりませんよね。そんな就活生のために、遅刻した時の電話のかけ方を会話例文つきで解説します。

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これを真似ればOK!会社説明会に遅刻した時の電話のかけ方

以下の会話例を真似れば、誰でも失礼のない説明会の遅刻連絡ができるようになります。会話例を参考に電話連絡をしましょう。

突然のお電話失礼いたします。本日◯◯時開催の貴社の説明会を予約しております、◯◯大学の△△と申します。

Point まず、挨拶をして、大学名と名前を名乗る。説明会を予約している旨も伝える

人事部新卒採用課の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか?

Point 相手の所属部署・課・名前を告げ、取次を依頼する

(担当が出る)

◯◯様でいらっしゃいますね。お忙しいところ、恐れいります。本日◯◯時開催の貴社の説明会を予約しております、◯◯大学の△△と申します。ただ、今お時間よろしいでしょうか?

Point 本題に入る前に、相手の都合を確認する

大変申し訳ありません。電車事故の影響で、説明会への到着が遅れます。現在、◯◯駅におりますが、貴社への到着は◯◯時になる見込みです。

Point 単刀直入に遅刻することを告げ、現在地・到着予定時刻を出来るだけ詳しく報告

ご迷惑をおかけした上、勝手なお願いとは思いますが、説明会に参加させていただくことは可能でしょうか?

Point 説明会に是非参加したいという熱意を伝える

この度は、ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございませんでした。では、失礼いたします。

Point 再度謝罪をし、電話を切る

では、この会話のポイントを詳しく解説していきます。以下をみれば、自分でしっかりと方法を理科して、遅刻の電話連絡ができるようになるでしょう。

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会社説明会で遅刻の連絡をする時のポイント

挨拶して、名乗る

突然のお電話失礼いたします。本日◯◯時開催の貴社の説明会を予約しております、◯◯大学の△△と申します。

まず、挨拶をし、フルネームを名乗ります。名乗る際に「◯◯時開催の貴社の説明会を〜」とつけくわえることで、「説明会の電話なのだな」と相手にわかりやすく伝えます。

取次を依頼する

人事部新卒採用課の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか?

たいていは代表電話につながります。目当ての人の、部署・課・名前を伝え、電話の取次を依頼しましょう。


担当者が分からない場合は?

担当者が分からない場合は、素直に「説明会の担当者の方はいらっしゃいますか?」と聞けば良いでしょう。
名前が分かっていなかったとしても、選考におけるマイナス要因とはなりません。

例文
「お忙しいところ失礼致します。本日説明会に参加する予定の〇〇大学〇〇学科〇〇学部〇回の△△と申します。本日開催される説明会の担当者様はいらっしゃいますか?」


説明会の担当者様、と聞いているので、相手もすぐに誰へと取り次ぐべきか分かります。
もちろん大切なのは取り次いで担当者が電話に出た後です。
説明会に遅刻したことを、いかに謝罪するかが大切なポイントです。

相手の確認と自己紹介

◯◯様でいらっしゃいますね。本日◯◯時開催の貴社の説明会を予約しております、◯◯大学の△△と申します。ただ、今お時間よろしいでしょうか?

相手に変わり、相手が名乗ったら「◯◯様ですね」と確認し、再度自分も名乗りましょう。

本題に入る前に、「ただいま、お時間よろしいでしょうか?」と相手の都合を確認する

現状を簡潔に報告する

大変申し訳ありません。電車事故の影響で、説明会への到着が遅れます。現在、◯◯駅におりますが、貴社への到着は◯◯時になる見込みです。

言い訳をせずに、単刀直入に現状を伝えましょう。今、現在どこにいて、到着が何時になるかも、できるだけ詳しく伝えます。

遅刻の理由で「いやぁ、寝坊です」は常識を疑われる可能性あり。「腹痛で電車を途中下車したため」「体調が悪くなり、ホームで休んでいたため」などの『理由』を用意する

説明会に参加したい意思を伝える

ご迷惑をおかけした上、勝手なお願いとは思いますが、◯分遅れて、説明会に参加させていただくことは可能でしょうか?

「遅刻をしてもなお、参加したい」という意思を伝え、相手の意向を確認します。ただ、そのまま直行した場合、入場を断られることもありますが、このようにお願いすれば、たいていは参加させてもらえます。


別日にしてもらえることも

たいていの場合は「説明会に対する途中参加」を快く認めてもらえます。
しかし、稀に「別日への参加」を促されることあります。

説明会の序盤で、企業が重要視しているイントロダクションなどがある場合、別日を案内されることが多いです。
もし別日を案内されたら、素直に受け入れ、別日に参加しましょう。

例文
「(別日を案内される)→かしこまりました、特段のご配慮をいただき、ありがとうございます。それでは改めまして、別日に参加させていただきます。この度はご迷惑をおかけして、申し訳ございませんでした」


別日を案内してもらえたことに対する感謝と、迷惑をかけたことへの謝罪がきちんと述べられています。十分に誠意が伝わるでしょう。

謝罪→電話を切る

この度は、ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございませんでした。では、失礼いたします。

再度、謝罪をする。電話を切る際は、相手が電話を切る音を聞いてから、静かに切ってください。

遅刻に関する、よくある質問

遅刻はマイナス評価になるの?

もちろん、基本的にはなります。(中には、気にしない人事もいますが)ただ、きちんと電話連絡をしておけば、致命的なレベルの悪印象にはなりません。遅刻するだろうな、とわかったら連絡をしましょう。

何分くらい遅刻するようなら、電話をかけるべき?

10分以上の遅刻する見込みなら、かけるべきです。


☆交通機関遅延の場合は?
交通機関が遅延した場合も、上述した通り、丁寧に謝罪の言葉を述べるべきです。
交通機関の遅延による遅刻は、社会では本人に落ち度がある、と考えられるケースが多いです。
したがって「寝坊」や「電車の乗り間違い」などと同じく、落ち度があることを謝罪しましょう。

(例文)
「お忙しいところ失礼致します。〇〇大学〇〇学科〇〇学部〇回生、〇〇と申します。
人事部の△△様はいらっしゃいますか?

(電話を取り次いでもらう)

(もう一度大学名と名前を名乗る)

ただいま説明会に向かっております。しかし〇〇駅で人身事故があったため、ダイヤが大幅に乱れております。
したがって〇分程度、電車の到着が遅れる見込みです。
ご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。
万が一間に合わなかった場合、途中からでも説明会に参加できますでしょうか?」

遅刻しそうになった原因が自分自身にあることを述べ、謝罪できています。
これなら相手に対して、十分な誠意が伝わります。


確実に間に合わない場合は?

確実に間に合わない場合と判断した場合は、すぐに連絡して下さい。
大切なのは「遅刻してしまった原因」と「遅刻してしまうことに対する謝罪の言葉」を述べることです。

例文
「お忙しいところ、失礼致します。〇〇大学〇〇学科〇〇学部〇回生、〇〇と申します。
人事部の△△様はいらっしゃいますか?

(電話を取り次いでもらう)

(もう一度大学名と名前を名乗る)

ただいま説明会に向かっております。
しかし〇〇線で車両トラブルがあったため、〇〇分程度遅刻する見込みです。
遅刻をしてしまい、大変申し訳ございません。大変勝手なのですが、万が一間に合わなかった場合、途中から説明会に参加させていただけませんでしょうか?」


例文では遅刻することに対して、原因の説明と謝罪が正しく述べられています。
また途中からでも参加できないか、という文言があるので、意欲が伝わるでしょう。

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