簡単!説明会を当日キャンセルする時の電話のかけ方【例文あり】

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就活の説明会、いつも予定どおりに参加できるとは限りません。急用が入ったり、体調を崩して、電話で説明会をキャンセルしなければならないことってありますよね。

でも、社会人相手に当日キャンセルのお詫び電話なんてしたことがないので、どうすればいいかわかりませんよね。 そこで、説明会のキャンセルを電話でお詫びする方法を解説いたします。


そもそもキャンセルはできる?

突然の体調不良や身内の不幸など、あらかじめ予測することのできない事態が原因となって、会社説明会をキャンセルせざるを得ない状況に陥ることもあると思います。企業側もある程度はキャンセルがあることを想定していますので、ただ「説明会をキャンセルした」というだけで、内定にまで影響が出るようなことはありません。

ただし、キャンセル時の対応方法次第では、印象が悪くなってしまって選考に影響が出る場合もあるので注意してください。
やむを得ない事情により当日キャンセルをする場合は、キャンセルをしなければならないことがわかった時点で、速やかに先方へ連絡することが大切です。

その際、先方はすでに説明会の準備を進めてくれている状況ですので、必ず「行けなくなってしまったこと」だけでなく、「連絡が当日になってしまったこと」のお詫びをしましょう。

また、他社の選考等と被ってしまった場合は、行けない理由を素直に言ってしまうと「うちの志望度は低いんだな」と思われてしまいます。その場合は、たとえ本当のことではないとしても、体調不良などあえて他の理由にすることも必要です。

空きがあれば他の回で参加させてもらえるかも

企業によっては、選考には説明会への参加が必須という場合もあります。

もし、今回の説明会には参加できずキャンセルしたものの、他の日に実施される説明会には都合がつくようなら、キャンセルと同時に別の回の予約状況についても伺ってみましょう。他の回の参加人数に余裕がある場合、参加できるように対応してもらえる可能性があります。

なお、その際は「差しでがましいお願いで恐縮ですが…」と一言添えてから伺うと、丁寧な印象を与えることができます。

ただし、人気の企業は全ての説明会の定員がすでに埋まってしまっていることもあるため、必ず別日で参加させてもらえるわけではないということは忘れないでください。
万が一、空きがなく他の日では参加できないと言われた場合は、潔く諦めて「かしこまりました。無理を申しまして、申し訳ありません。」と伝えましょう。
説明会に参加できなかった場合は、リクナビなどが開催している合同説明会へ参加したり、OB訪問などをして企業研究を進めてください。

当日キャンセルは電話でお詫びしよう

説明会のキャンセルをする方法は種々ありますが、当日にキャンセルする場合は、必ず電話でお詫びしましょう。

緊急度の高い連絡は、電話でするのがマナーです。メールだと、相手が気付かずに終わる場合があります。当日、都合が悪くなり、キャンセルする場合は電話で連絡します。


相手がメールを確認していなければ無断となることも

説明会当日、採用担当者は就活生が来る前から会場の整備や資料配布、参加者名簿の確認などを行なっており、当然ながらメールの確認頻度は普段よりも下がります。そんな中、欠席のメールをしても見てもらえない可能性が高く、知らないまま会場で待っている担当者からしてみれば、無断欠席だと思われてしまいます。

さらに、時間通りに来ない場合、「途中で事故に遭ったのでは」という心配をかけてしまったり、「遅れてくるかもしれないから、もう少しだけ待ってあげよう」という配慮から説明会開始時間が遅れ、他の説明会参加者に迷惑がかかる可能性もあります。

たとえ、説明会終了後に担当者が欠席のメール連絡を確認したとしても、印象は悪いまま変わることはありません。最悪の場合、「相手の立場に立って物事を考えられない人だ」と思われ、その後の選考に影響が出る場合もあります。当日のキャンセル連絡は必ず電話で行いましょう。

当日前のキャンセルなら、メールでもOK

当日前のキャンセルの場合は、メールでもOK。メールでの方法は、こちらです。もちろん、当日前のキャンセルでも、電話で連絡した方が印象は良いです。志望度の高い企業への連絡は、電話で連絡しましょう。

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これを真似ればOK!説明会をキャンセルする時の電話の会話例

でも、電話で実際に何を喋ればいいかわかりませんよね?でも、大丈夫。以下の会話例文を真似れば、誰でも失礼のない説明会のキャンセル電話がかけられるようになります。例文を真似て、誠意の伝わるキャンセルのお詫びをしましょう。

説明会のキャンセルをお詫びする電話の会話例

お忙しいところ、恐れいります。私、◯◯大学の△△と申します。
Point 最初に挨拶をして、大学名と名前を名乗る

本日の◯◯時の説明会の件でお電話いたしました。新卒採用担当の◯◯様はいらっしゃいますか?→相手が出る
Point 電話をかけた用件を説明。担当への取次を依頼する。

採用担当の◯◯様でいらっしゃいますね。突然のお電話失礼いたします。私、本日◯◯時からの説明会に伺う予定の、◯◯大学の△△と申します。
Point 相手が出たら、再度挨拶をして、説明会に参加する旨とあわせて名乗る。

本日◯◯時からの説明会に伺わせていただく予定でしたが、急用のため、参加することが難しくなりました。お席をとっていただいたにも関わらず、誠に恐縮ですが、説明会を欠席させていただきます。
Point 単刀直入に、説明会を欠席すると伝える。印象を和らげるため「誠に恐縮ですが〜」とクッション言葉を使う

突然の欠席で◯◯様にご迷惑をおかけして、大変申し訳ございません。
Point 欠席を詫びる

別日程で説明会を開催されるようでしたら、ぜひ参加させていただきたいと思っております。
Point やむなく欠席するが、説明会にはぜひ参加したいという熱意を伝える

お忙しい中、お手数おかけして申し訳ございませんでした。では、失礼いたします。
Point 電話の手間をとらせたことへのお詫びをし、電話を切る

では、具体的に電話で説明会をキャンセルする時の書け方の注意点を解説していきます。

1:挨拶・名乗り

お忙しいところ、恐れいります。私、◯◯大学の△△と申します。

挨拶と名乗りから入ります。挨拶は「お忙しいところ、恐れいります」がふわしいでしょう。大学名と名前(フルネーム)をしっかり名乗ります。

2:用件を述べ、取次を依頼する

本日の◯◯時の説明会の件でお電話いたしました。新卒採用担当の◯◯様はいらっしゃいますか?→相手が出る

本人が出ることはまれ。たいてい、取次を依頼することになります。何の用件で電話をしたか、誰に変わって欲しいかを伝えましょう。相手の名前だけでなく、相手の部署・課なども詳しく伝えます。

3:相手の確認と自己紹介

採用担当の◯◯様でいらっしゃいますね。突然のお電話失礼いたします。私、本日◯◯時からの説明会に伺う予定の、◯◯大学の△△と申します。

担当に変わったら、こちらから相手の名前を復唱します。また、相手がかわったわけですから、念のため、再度自己紹介をします。最初に相手が出た場合は、1,2をはぶいて、3から入ります。

用件と欠席理由を伝える

本日◯◯時からの説明会に伺わせていただく予定でしたが、急用のため、参加することが難しくなってしまいました。お席を用意していただいたにも関わらず、誠に恐縮ですが、説明会を欠席させていただきます。

言い訳をせずに、用件から単刀直入に入ります。いつの説明会のキャンセルを、どんな理由でキャンセルするのか、ハッキリ伝えましょう。

キャンセル理由は、「急用が入り」「体調が悪くなり」などのお決まりのものか、本当ののっぴきならない理由を話します(親戚の法事など)

表現を和らげるために「誠に恐縮ですが」「大変申し訳ございませんが」などのクッション言葉を使おう

回りくどい言い方は逆効果

ただでさえ説明会のキャンセルは言い出しにくく、まして説明会当日のこととなると、ますます言い出しにくいことだと思います。そのため、なんとか相手に察してもらおうと、あれこれ回りくどい表現を使う人がいますが、これは全くの逆効果なので止めておきましょう。

説明会当日、採用担当者はただでさえ会場や資料の準備に追われて忙しくしています。
そんな中、1人の対応に何十分も時間を取られてしまっては、説明会の開催に影響が出てしまう可能性があり、「時間がないんだから、さっさと要件を言ってくれ」と思ってしまうものです。

これでは、たとえ電話で連絡していても、「当日キャンセル」というあまり好ましくない状況から、さらに悪印象を与えかねません。電話をかける際は回りくどい表現はせず、要件を簡潔に伝えるように心がけてください。

謝罪をする

突然の欠席で◯◯様にご迷惑をおかけして、大変申し訳ございません。

相手に迷惑をかけるわけですから、謝罪が必要です。説明会の欠席連絡なら、上記の言い方で良いでしょう。

フォローをする

別日程で説明会を開催されるようでしたら、ぜひ参加させていただきたいと思っております。

これだけだとネガティブな印象だけで終わってしまいます。別日程があれば参加したいという意思を表示しておきましょう。

電話を切る

 お忙しい中、お手数おかけして申し訳ございませんでした。では、失礼いたします。

最後に、相手の時間をとったことへの謝罪をしておきましょう。「では、失礼致します」と電話を切ります。

表現を和らげるために「誠に恐縮ですが」「大変申し訳ございませんが」などのクッション言葉を使おう

会社説明会のキャンセルについてのQ&A

会社説明会の当日キャンセルって減点、マイナス評価されるの?

キャンセル期限前のキャンセルは減点されませんが、当日キャンセルはどうしても悪い印象が残ってしまいます。できれば、早めにキャンセルをしておきたいところです。

しかし、電話でしっかりフォローすれば「致命的」な悪印象は避けられます。時には、当日キャンセルせざるを得ない場合もあるからです。(厳しい企業は即アウトのところもありますが)諦めずフォローをし、選考に可能性を残しましょう。

キャンセルの理由って正直に言うべき?

「寝坊です」「忘れてました」はいくらなんでも常識を疑われるので、「急用のため」「体調が悪くなり」とごまかしておきましょう。他の業界を志望するようになった、などの理由なら正直に伝えてもOKです。

もちろん、親族の法事などの正当な理由があるときは、そのまま正直に伝えれば良いでしょう。


常識の範囲内の理由設定

キャンセルの理由を伝える際は、常識の範囲内での理由づけになるように注意してください。

たとえ本当は「寝坊」や「忘れていた」という理由でキャンセルしたのだとしても、そのまま伝えるのは得策とは言えません。
就活の説明会という大事な場面で寝坊したり、うっかり忘れてしまうような人は、「大事な商談の場でも同じようなことをするのではないか」と思われてしまい、印象が悪くなってしまいます。

また、「他の説明会に参加したい」「他社の選考があって…」など、あからさまに自分の会社より他社を優先したことがわかってしまうのも良くありません。たとえその後の採用試験の成績が素晴らしかったとしても、「どうせうちが第一志望ではないんだろうな」と思われてしまう可能性もあります。

もし、キャンセルの理由が「これは失礼にあたるかも…」と思うような理由の場合は、全て本当のことを話すのではなく、マナーとして嘘も必要だということを覚えておきましょう。

まとめ

  • 当日のキャンセルは電話で。当日前なら、メールでもOK
  • 電話でのキャンセルでは、謝罪だけでなく、フォローも忘れない
  • 当日キャンセルは減点されるが、致命的ではない
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