OB訪問のメモの取り方|事前準備や注意点と合わせて解説


OB訪問で聞いた話をメモをするにあたり、口コミのような不安を抱える就活生は少なくないでしょう。

「相手に失礼に当たるからメモを取らない方がいいのか、でもメモを取らなければ忘れてしまう」このようなとき、どんな対応が適切でしょうか?

この記事では、OB訪問のメモの取り方について解説します。
OBに対して失礼に当たらないメモの取り方を理解することで、不安なくOB訪問にのぞめるでしょう。

OB訪問ではメモを取るようにする

OB訪問では、メモを取るようにしましょう。
メモをまったくとらないと、OBに話してもらった内容を忘れることはもちろん、自分のなかでOBの話を美化して上書きしてしまう可能性もあります。

また、聞いた話をメモしないことが、OBに対して「忘れてもいい内容なのか」と失礼に当たる場合もあります。
メモは取り方を変えることで、メモすることに対して印象を下げることはありません。

OB訪問でのメモはスマホやパソコンよりも手帳とペンが良い

メモだとしてもスマホで遊んでいる印象になりやすい

スマホでメモを取ると、残念ながら遊んでいる印象になりやすいのが現状です。
スマホであれば、修正もまとめるときも手軽です。
しかしスマホはメモ以外にも、ゲームやLINEなどのSNSを使用できるので、スマホで文字を打っていると、相手に会話とは別のことをしているのではないかと思われかねないのです。

もちろん、OB訪問の相手がスマホでのメモにどのような印象を持つかは相手によります。
たとえば相手も、スマホでのメモが当たり前の人であれば、悪い印象は持たないかもしれません。

しかし相手がどのような印象を持つかは外からわかり得ないので、メモは手書きで取ったほうが無難です。

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OB訪問の事前準備

企業研究を入念におこない概要をメモする

OB訪問の前には企業研究を入念におこない、概要や疑問点をメモしておきましょう。

OB訪問の時間は限られています。そのなかで、少し調べればわかるような基本的な内容を質問してしまっては、時間がもったいないですし「何も調べずに臨むのか」とOBに呆れられてしまいます。

最低限、企業のホームページを読み込んで要点をまとめるくらいはしておきましょう。
ONECAREERの採用担当者による企業説明会や、就活会議での企業の口コミなどにも時間があれば目を通しておきましょう。

企業研究をしていく中で重要だと感じたことや、企業が特にアピールしているポイントなどをまとめておくと、OBとの会話の材料にもなりますし、まとめたものから質問も考えやすいです。

OBへの質問事項をメモしておく

OB訪問は、主にこちらから聞きたいことを質問する時間です。時間を有効に使うためにも、事前に質問事項を整理し、メモしておきましょう。

質問は現地でOBから話を聞いて、それから広げていこうと考える人もいるかも知れません。それも1つの方法ですが、緊張から質問が考えられない場合もあります。また、話を聞きながらメモをするのに精一杯で、同時に質問を考える余裕が無くなることも考えらえます。

「OBの話を踏まえての質問」は追加で2~3するくらいだと思っておき、必ず聞いておきたい質問は事前にメモしておきましょう。

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OB訪問でメモを取る際の注意点

メモを取る前に相手に許可を取る

OB訪問でメモを取る際には、最初に相手から許可をもらいましょう。
この許可には以下の2つの意味合いがあります。
① OB訪問で聞いた話を文字として記録して良いかを確認する
② 話を聞きながら手を動かすことに了承を得る
OBの中には会社からの業務指示がなくOB訪問を受けてくれる人もいます。
そのため今日の話しを選考のなかですること、そのためにメモに残してもいいのか互いに相違が無いようにしなくてはいけません。

レコーダーで録音する際も必ず許可を取る

メモをとる手段には、レコーダーで録音する方法もあります。

レコーダーで録音しておけば、手書きのメモが不十分でもOB訪問終了後に何度でも再生できるため、メモの手段の中で最も効率に優れています。

しかしこの場合には、必ずOBから許可を得るようにしましょう。録音を伝えるのは大切なマナーですから、もし許可を取らないで録音した事実がOBに知られた場合には、不信感を抱かれる可能性があります。

メモに集中せずにコミュニケーションを心がける

メモは大切ですが、メモに集中してコミュニケーションがないがしろになってしまうのも良くありません。

コミュニケーションを意識しない一問一答は、尋問のように感じられます。
尋問のような印象を与えないためには、相手の話にしっかりと反応し、話に関連した質問を追加でするのが有効です。

たとえば「一日のスケジュールはどのようなものですか?」と質問して回答を得たあとに、「ありがとうございます。次の質問ですが・・・」と素早く切り替えてしまうと、味気ない印象を持たれます。

このような場合は、回答を得た後に「お忙しいんですね、帰社も毎日その時間ですか?」などと「反応+追加の質問」を入れると、自然なコミュニケーションになります。

オンライン上でも顔を上げる時間を多く取る

アプリなどを利用したオンラインでOB訪問をする場合は、意識的に顔を上げるようにしましょう。

オンラインでは特に画面に映っている部分しか相手には見えないため、メモに集中してしまっている間は、画面の向こうのOBにはあなたの頭頂部しか見えない状態になってしまいます。

もちろん、それが熱心にメモを取っているがゆえのことだとは伝わります。
しかし、ほとんど顔を上げずに話を聞く姿勢は、相手にとってはあまりいい気のするものではないのです。

可能であれば、OBの話を聞いている間は手を止め、話の合間にメモを取るのが理想です。それが難しいのであれば、せめて顔だけでも上げながらメモを取り、たまに手元を見て確認するに留めましょう。

対面でなくオンラインでのOB訪問であれば、メモの内容をOBに見られることはありません。多少文字が雑になったり斜めになったりしても後で清書できると割り切り、話に集中しましょう。

OB訪問で食事をするときはメモは控える

食事中は軽い話題をする

OB訪問は、昼休みの食事の時間となる場合もあります。
そうした食事時間にOB訪問をする場合には、食事中のメモは避けるほうが無難です。

食事の横に筆記用具を出されることを嫌う人もいますし、マナーとして良くありません。
食事が済んだらメモをとるようにしましょう。内容が不明確なときは、「先ほどのお話をもう一度お聞かせいただきたい」と伝え正しい内容をメモに残しましょう。

会話例

・仕事内容
・趣味
・休日は何をしているのか
・大学時代のサークルやアルバイト
・どんな大学生だったか
・地元の話し
・時事ネタ

OBの回答と合わせて自分の考えも記入しておく

情報をメモしただけでは、それらはただの素材でしかありません。情報はあなた色に加工してはじめて意味のある情報になります。
OBから得た情報の下に、自分はどう考えるかのメモも残すようにしましょう。
たとえば、
・『最終的に決めたのは人が理由だ』
→誰もが言うが、OB訪問で出会った一部の人間で全体を判断するのは誤りでは?
というように、自分の視点でOBの発言を分析し、コメントを付け加えていきます。
これらのメモ法を使って、OB訪問で聴きだした情報を、実際に使える状態でメモに残していきます。

OB訪問のメモは帰ってから忘れないうちにまとめる

OB訪問から帰ったら、すぐにメモを見直して忘れないうちに内容をまとめましょう。
OB訪問から帰った直後であれば記憶もまだ新鮮であるため、メモを見れば内容が思い出しやすい状態です。

しかし、時間がたつとせっかくキーポイントをメモに残していても内容が紐つかなくなってしまいます。
OB訪問から帰ったら当日中にまとめる、補足を記入する時間を取るようにしましょう。

印象に残った話や学びはお礼メールで伝える

OB訪問での会話の中で、印象に残った話や学びになった内容があれば、当日送るお礼メールで伝えましょう。

漠然と「参考になりました」「興味深いお話でした」というだけでは具体性がなく、決まりきった定型文というだけで、良い印象は残せません。

どの話のどの部分が参考になったのか、どの話が興味深いと思ったのか、具体的に述べてお礼メールで伝えるといいでしょう。

お礼メール例①

例文
件名:【OB訪問のお礼】○○大学 氏名‌
本文:
○○株式会社○○部○○課
〇〇 様

平素よりお世話になっております。
本日OB訪問させていただいた、○○大学の(氏名)と申します。

本日はお忙しい中お時間を割いていただき、誠にありがとうございました。
○○さんの「プロ意識の定義」に関するお話は、大変勉強になりました。
今回のOB訪問を通して、○○さんのようなプロ意識を持つ人と働きたいと、強く感じました。
貴社の選考を突破するために、これからも日々精進して参ります。

お時間が許すようであれば、引き続き相談に乗っていただけると幸いでございます。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
——————————————————-
〈署名〉
——————————————————-‌

お礼メール例②

例文
件名:【OB訪問のお礼】○○大学 氏名‌
本文:
○○株式会社○○部○○課
〇〇 様

平素よりお世話になっております。
先ほどOB訪問させていただいた、○○大学の(氏名)と申します。

本日はお忙しい中、貴重なお時間を割いていただき、更には美味しい紅茶をご馳走になり、誠にありがとうございました。

〇〇さんの「就活は自分という商品を売り込むプレゼンのようなもの」というお話は大変勉強になりました。
また今回のOB訪問を経て、○○さんのように多角的な視点を持つ人と一緒に働きたいと感じました。

今後、貴社の選考を突破するために邁進して参ります。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
——————————————————-
〈署名〉
——————————————————-‌

OB訪問でメモする際は相手に了承を得たうえで会話を心がけながらポイントだけ記載する

OB訪問でメモをする際には会話を心がけて、ポイントだけ記載するようにしましょう。
OBは就活生がメモを取ることを理解していますが、一方的に話しているだけだと話しづらくなってしまいます。

概要やホームページで分かる内容は予めメモをしておき、OBならではの経験や考えをメモに残しましょう。

ポイントだけのメモを意識することによって、自然とOBとの会話に意識を向けられるようになります。

また、帰ったらすぐにメモの補足や自分の考えをまとめる癖を付けるようにしましょう。時間がたつにつれて、聞いた内容は形を変えて残るか、忘れていくものです。

OB訪問を経験だけで終わらせるのではなく、就活にいかに活かせるようにするかは自分次第です。より実のある就活、OB訪問にするためにも、ぜひ記事を参考にしてください。

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