【就活】企業からの電話に折り返しをする時の7つのマナー|会話例つき

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就活が忙しくなると、企業からの電話に出られず、留守電に着信履歴だけが残ってしまうことってありますよね。

もちろん、そのまま放っておいても企業から再度電話がかかってきます。しかし、先方の番号がわかっていて、こちらが折り返せる場合は、学生側から折り返すのがマナー。

とはいっても折り返し方なんてわかりませんよね。そこで、わかりやすい会話例とともに、電話の折り返し方マナーを解説いたします。

 

これを真似るだけ!企業からの留守電に折り返す時の会話例

まずは、企業からの電話に折り返しをする時の会話例を見ていきましょう。ポイントを色付きの文字で記入しているので、例文を読むだけで折り返し時に守るべきマナーがわかります。

お忙しいところ、恐れいります。私、◯◯大学の△△と申します。
Point 挨拶をして、大学名と名前を名乗る

さきほど、◯◯様からお電話をいただいたいので、折り返させていただきました。
Point 相手から電話をもらったので折り返した旨を告げる

恐れいりますが、△△課の◯◯様をお願いできますでしょうか。
Point 担当への取次を依頼する

ーお電話かわりました、△△課の◯◯です。

◯◯様、お忙しいところ、恐れいります。私、さきほど、お電話をいただいた◯◯大学の△△と申します。さきほどはお電話ありがとうございました。
Point 担当が出たら、再度名乗る+電話をしてくれたことへのお礼をする

ただいま、お時間よろしいでしょうか?
Point 相手が電話に出られるか、都合を確認する

ー大丈夫ですよ。
ありがとうございます!

(相手の要件を聞く)

お忙しい中、ご連絡いただきありがとうございました。では、失礼いたします。
Point 電話に対応してくれたことへのお礼をし、電話を切る

面接官は就活生のココを見ている

面接をする際、面接官は面接評価シートを元に就活生を評価しています。
面接評価シートには、マナーや身だしなみ、質問に対する受け答えなどの内容をチェックする項目があります。企業や職種によって設定されている項目は異なりますが、参考にすることで、面接官視点を把握することができます。面接評価シートを無料でダウンロードして、面接前に最終調整をしたり、就活生同士の練習で活用したりしましょう。


企業に電話する際のマナー

企業に電話するときは最低限のマナーを守るようにしましょう。不在着信に気づいたら、なるべく早く折り返すのが基本ですが、環境や準備を整えてから掛け直すようにしてください。外出先なら、まずは静かで落ち着いた場所に移動しましょう。周りが騒がしいと自分も相手も会話を聞き取りづらくなります。

また、重要な情報を聞き漏らさないようにメモの用意も忘れないでください。聞き漏らすのが不安な人は、スマホの通話録音機能を活用するのがおすすめです。電話ではいつもよりワントーン上げた声でハキハキと話しましょう。就活生全員の電話番号を登録していることは稀なので、先方は誰からの着信かわからない可能性が高いです。自分が何者かはっきりと伝え、要件を簡潔に述べましょう。

言葉遣い

言葉遣いに気をつけるのは当たり前のことですが、電話に慣れていないと思うようにできない人も多いものです。事前に十分な準備や練習を重ねている面接とは違って、しどろもどろになってしまうことも多いでしょう。きちんとした敬語でハキハキと話すように心がけてください。

電話だと無意識にくだけた口調になってしまうこともあります。特に相手の言葉がよく聞こえなくて聞き返す場合、ついつい「え、今何て言いました?」などとカジュアルな言い回しになってしまう学生が多いようです。「申し訳ございません、少々お電話が遠いようで、もう一度お願い致します」のように電話のときによく使う丁寧な言葉遣いも把握しておくといいでしょう。

1.かける前に注意するべきこと

  • メモ・スケジュール帳・筆記用具を用意する
  • 静かな場所・電波の良い場所を選ぶ
  • 相手の仕事の邪魔にならない時間にかける(10:00-12:00,14:00-16:00が望ましい。始業時の8:00-10:00、終業間近の16:00-18:00は避ける)
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2.挨拶→名乗り

電話をかけても、焦ってすぐに本題に入らないように。まず挨拶と名乗りから始めます。

挨拶

お忙しいところ、恐れいります。

挨拶は「お忙しいところ恐れいります」が使いやすく、無難です。

名乗る

私、◯◯大学の△△と申します。

大学名とフルネームを聞き取りやすいようにハキハキと名乗ります。

3.取次の依頼

企業に電話をかけても、目的の相手がすぐに出るとは限りません。たいてい、取次を依頼することになります。

要件を伝える(折り返した旨を伝える)

さきほど、◯◯様からお電話をいただいたいので、折り返させていただきました。

取次を依頼する前に「折り返しで電話した」と電話の目的を告げます。受ける側からすれば、要件のわからない電話なんて取り次げないですよね。電話の目的・要件を告げましょう。

取次を依頼する

恐れいりますが、△△課の◯◯様をお願いできますでしょうか。

「恐れいりますが」とクッション言葉をつけるのを忘れずに。取次相手の所属がわかっているときは、できるだけ詳しく述べます。(同姓がいる時があるからです)


担当者の名前がわからない場合

こちらが留守電を設定していなかったり、先方が自分の名前を名乗るのを忘れていたりすると電話をかけてきた担当者の名前がわからないことがあります。先方が個人の携帯からかけてきた場合は特に困ることはありませんが、会社の電話だった場合は直接担当者に繋がるとは限りません。電話をもらって折り返した旨を伝えた上で、「恐れ入りますが、ご担当者様にお繋ぎ頂けますでしょうか?」とお願いしましょう。

担当者の名前を聞かれることもありますが、わからなければ正直にそう伝えれば問題ありません。担当者が「私ですが…」と直接電話を取ったときには、「大変失礼致しました」と一言添えてください。

4.名乗る+挨拶

相手にかわったら、また名乗り、電話の折り返しをした旨を伝えます。

挨拶

ーはい、お電話かわりました。△△課の◯◯です。
◯◯様。お忙しいところ、恐れいります。

相手にかわったら、また挨拶をします。

名乗る

さきほど、お電話をいただきました、◯◯大学の△△と申します。

「電話をもらった◯◯です」と折り返しをした旨とあわせて名乗ると、相手にわかりやすいです。

5.相手の都合を確認する

お電話をいただき、ありがとうございました。ただいま、お時間よろしいでしょうか?

本題に入る前に、相手の都合を確認するのがビジネスマナー。相手からかけてきたといっても、あなたの折り返した時間に、相手が暇とは限らないからです。「はい、大丈夫ですよ」と相手が言ったら、元気よく「ありがとうございます!」と返事をしましょう。


電話に出られなかった謝罪

相手が電話をできる状態であることが確認できたら、まずは電話に出られなかったことを謝罪しましょう。

常に電話に出られるわけではないのは先方も承知ですが、不在着信→折り返しを繰り返すのは時間や手間を奪うものです。こちらにも都合がありますが、電話に出られなかった理由を添えて謝罪をすると印象が違います。特に着信から折り返しまで時間が開いてしまった場合は気をつけましょう。

なぜ出られなかったのか聞かれた際の理由例

先方から、なぜ電話に出られなかったのか聞かれることもあります。基本的には嘘偽りなく答えましょう。

比較的すぐ折り返せば、「講義中だった」「電車に乗っていた」などと端的に伝えれば問題ありません。「友人と出かけていた」など折り返しを後回しにしたと取られるような答え方は避けてください。「着信に気づかなかった」というのも企業に対する姿勢を疑われる恐れがあります。

もしハッキリとした理由を伝えるのが難しければ、「少々別件で立て込んでおりまして」など当たり障りのなく答えた上で謝罪を述べましょう。お互いに忙しくプライベートな時間もあるのは当然です。遅くとも24時間以内に折り返して誠実な対応をすれば、理由の如何によって選考に影響が出ることは少ないでしょう。

先方がメールではなく電話をかけてくるのは、すぐに確認したい比較的急ぎの案件があるケースも多いです。電車に乗っていたとしても、特に急いでいたとしても途中下車する選択も必要でしょう。できれば聞かれる前に、電話に出られなかった謝罪と併せてこちらから理由を伝えてください。

6.大事な内容は復唱する

ー◯月△日の◯時に当社ビル7F受付までお越しください。

◯月△日の◯時に御社の7F受付ですね。かしこまりました。

コミニケーションミスがないように、大事な内容は復唱しながら確認します。もちろん、メモをとることも忘れずに。

7.挨拶・電話を切る

挨拶

お忙しいところ、ありがとうございました。では、失礼いたします。

忙しい中、電話対応してくれたことへ礼を述べます。特に相手から何もなければ「では、失礼いたします」と言って会話を終えます。

相手が電話を切るのを待ってから、電話を切る

上の立場の人が電話を切ってから電話を切るのがマナー。相手が電話を切る音を聞いてから、電話を切りましょう。

本人が不在でかわりの人が出た場合の対応法

必ず相手が電話に出るとは限りません。相手が不在の場合の対処法も学んでおきましょう。

1.相手が席に戻ってくる時間を確認する

◯◯様は何時ごろ、お戻りでしょうか

先方が不在のときは、まず、先方の戻ってくる時間帯を確認しましょう。

2-1 ◯時ごろには戻るはずだと言われた場合

ー◯時ごろには戻ると思います。

ありがとうございます。では、その時間にあらためてお電話させていただきます。

戻ってくる時間がわかったら、その時間にかける約束をします。あとは、「本日はお忙しいところ、ありがとうございました。では、失礼いたします。」と締めの挨拶をすればOKです。

2-2 ◯時ごろ戻るが、本人が戻り次第連絡すると言われた場合

ー◯時ごろには戻ると思います。こちらから改めてお電話いたします。

ありがとうございます。では、◯時にこちらからお電話させていただきます。

相手からかけなおと言ってきても、こちらが相手の戻ってくる時間にかけ直すよう申し出ます。あとは、締めの挨拶をして終わりです。

2-3 戻ってくる時間がわからないとき

ー申し訳ありません。いつ戻ってくるか検討がつきません。

ありがとうございます。またお電話させていただきます。

いない場合は、折をみて、こちらからかける約束をします。


留守電が入っている場合

留守電が入っている場合は、まずその内容を確認しましょう。留守電に気づいていても、確認せずに急いで折り返す人もいますが、これはマナー違反です。先方がわざわざ留守電にメッセージを残したことが無駄になってしまいます。きちんと内容を確認しておけば折り返した際の会話もスムーズです。本題に入る前に留守電のお礼も伝えましょう。

電話だと急ぎの案件であることも多いですが、「メールを送ったので確認しておいてください」程度の内容であるケースも考えられます。特に折り返して直接話す必要がなかった場合には、お互いの時間が無駄になり、印象も悪くなってしまう恐れもあるので気をつけましょう。

「またかけます」との事だった場合掛け直すのか

留守電のメッセージで「またかけます」と入っていた場合は対応に迷うところでしょう。先方が要件を詳しく言わずに「またかけます」と残す理由は大きく2つあります。1つは、メールではなくどうしても電話で話したい内容であること。2つ目は、多忙のため折り返しの電話を取れるタイミングがかなり限定されることです。

この場合にもまずは迅速に折り返すのが基本的な対応です。ただし、かけても相手が不在であるケースも多いです。この場合は、携帯なら留守電に、会社なら本人への言伝として、自分がいつなら電話を取れるか具体的な日時を伝えるとスマートでしょう。

かけ直してもでない場合

先方も忙しいので、すぐに折り返しても出ないことも多いでしょう。個人の携帯に掛け直して留守電になった場合は必ずメッセージを残しましょう。こちらの電話番号を登録していない可能性もありますし、着信だけ残すのは失礼に当たります。留守電には確実にこちらが電話に出られる日時をメッセージとして残すとスムーズです。

営業時間後の時間に不在着信に気づいた場合

先方の企業の営業時間が終わった後に不在着信に気づいた場合は、1時間過ぎたくらいであれば取り急ぎ折り返しましょう。会社の電話からなら担当者が残業していて、まだ会社にいる可能性もあるからです。既に担当者が退社しており別の社員が出たときは、担当者の明日の予定を聞いて都合のいい時間に掛け直すことを伝えましょう。

個人の携帯に掛け直して出た場合は、本題に入る前に折り返しが終業後になったことを謝罪してください。留守電になった場合は謝罪と要件、本日中の再度の折り返しは不要との旨をメッセージに残しましょう。

明日以降かけ直す旨のメール※例文を記入してください

掛け直しても出なかった、あまりに遅い時間になってしまったなどの場合には、明日以降にかけ直す旨をメールで送りましょう。


例文


「株式会社◯◯ 人事部◯◯様


いつもお世話になっております。
去る◯月◯日に御社の面接を受けさせて頂いた◯◯と申します。


先ほどはお電話出られず大変失礼致しました。
明日◯時ごろ、こちらから改めてお電話差し上げます。
お忙しいところ恐縮ですが、ご対応のほど何卒よろしくお願い致します。


(署名)」

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