【就活】企業からの電話に折り返しをする時の7つのマナー|会話例つき

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就活が忙しくなると、企業からの電話に出られず、留守電に着信履歴だけが残ってしまうことってありますよね。

もちろん、そのまま放っておいても企業から再度電話がかかってきます。しかし、先方の番号がわかっていて、こちらが折り返せる場合は、学生側から折り返すのがマナー。

とはいっても折り返し方なんてわかりませんよね。そこで、わかりやすい会話例とともに、電話の折り返し方マナーを解説いたします。

 

これを真似るだけ!企業からの留守電に折り返す時の会話例

まずは、企業からの電話に折り返しをする時の会話例を見ていきましょう。ポイントを色付きの文字で記入しているので、例文を読むだけで折り返し時に守るべきマナーがわかります。

お忙しいところ、恐れいります。私、◯◯大学の△△と申します。
Point 挨拶をして、大学名と名前を名乗る

さきほど、◯◯様からお電話をいただいたいので、折り返させていただきました。
Point 相手から電話をもらったので折り返した旨を告げる

恐れいりますが、△△課の◯◯様をお願いできますでしょうか。
Point 担当への取次を依頼する

ーお電話かわりました、△△課の◯◯です。

◯◯様、お忙しいところ、恐れいります。私、さきほど、お電話をいただいた◯◯大学の△△と申します。さきほどはお電話ありがとうございました。
Point 担当が出たら、再度名乗る+電話をしてくれたことへのお礼をする

ただいま、お時間よろしいでしょうか?
Point 相手が電話に出られるか、都合を確認する

ー大丈夫ですよ。
ありがとうございます!

(相手の要件を聞く)

お忙しい中、ご連絡いただきありがとうございました。では、失礼いたします。
Point 電話に対応してくれたことへのお礼をし、電話を切る

1.かける前に注意するべきこと

  • メモ・スケジュール帳・筆記用具を用意する
  • 静かな場所・電波の良い場所を選ぶ
  • 相手の仕事の邪魔にならない時間にかける(10:00-12:00,14:00-16:00が望ましい。始業時の8:00-10:00、終業間近の16:00-18:00は避ける)
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2.挨拶→名乗り

電話をかけても、焦ってすぐに本題に入らないように。まず挨拶と名乗りから始めます。

挨拶

お忙しいところ、恐れいります。

挨拶は「お忙しいところ恐れいります」が使いやすく、無難です。

名乗る

私、◯◯大学の△△と申します。

大学名とフルネームを聞き取りやすいようにハキハキと名乗ります。

3.取次の依頼

企業に電話をかけても、目的の相手がすぐに出るとは限りません。たいてい、取次を依頼することになります。

要件を伝える(折り返した旨を伝える)

さきほど、◯◯様からお電話をいただいたいので、折り返させていただきました。

取次を依頼する前に「折り返しで電話した」と電話の目的を告げます。受ける側からすれば、要件のわからない電話なんて取り次げないですよね。電話の目的・要件を告げましょう。

取次を依頼する

恐れいりますが、△△課の◯◯様をお願いできますでしょうか。

「恐れいりますが」とクッション言葉をつけるのを忘れずに。取次相手の所属がわかっているときは、できるだけ詳しく述べます。(同姓がいる時があるからです)

4.名乗る+挨拶

相手にかわったら、また名乗り、電話の折り返しをした旨を伝えます。

挨拶

ーはい、お電話かわりました。△△課の◯◯です。
◯◯様。お忙しいところ、恐れいります。

相手にかわったら、また挨拶をします。

名乗る

さきほど、お電話をいただきました、◯◯大学の△△と申します。

「電話をもらった◯◯です」と折り返しをした旨とあわせて名乗ると、相手にわかりやすいです。

5.相手の都合を確認する

お電話をいただき、ありがとうございました。ただいま、お時間よろしいでしょうか?

本題に入る前に、相手の都合を確認するのがビジネスマナー。相手からかけてきたといっても、あなたの折り返した時間に、相手が暇とは限らないからです。「はい、大丈夫ですよ」と相手が言ったら、元気よく「ありがとうございます!」と返事をしましょう。

6.大事な内容は復唱する

ー◯月△日の◯時に当社ビル7F受付までお越しください。

◯月△日の◯時に御社の7F受付ですね。かしこまりました。

コミニケーションミスがないように、大事な内容は復唱しながら確認します。もちろん、メモをとることも忘れずに。

7.挨拶・電話を切る

挨拶

お忙しいところ、ありがとうございました。では、失礼いたします。

忙しい中、電話対応してくれたことへ礼を述べます。特に相手から何もなければ「では、失礼いたします」と言って会話を終えます。

相手が電話を切るのを待ってから、電話を切る

上の立場の人が電話を切ってから電話を切るのがマナー。相手が電話を切る音を聞いてから、電話を切りましょう。

本人が不在でかわりの人が出た場合の対応法

必ず相手が電話に出るとは限りません。相手が不在の場合の対処法も学んでおきましょう。

1.相手が席に戻ってくる時間を確認する

◯◯様は何時ごろ、お戻りでしょうか

先方が不在のときは、まず、先方の戻ってくる時間帯を確認しましょう。

2-1 ◯時ごろには戻るはずだと言われた場合

ー◯時ごろには戻ると思います。

ありがとうございます。では、その時間にあらためてお電話させていただきます。

戻ってくる時間がわかったら、その時間にかける約束をします。あとは、「本日はお忙しいところ、ありがとうございました。では、失礼いたします。」と締めの挨拶をすればOKです。

2-2 ◯時ごろ戻るが、本人が戻り次第連絡すると言われた場合

ー◯時ごろには戻ると思います。こちらから改めてお電話いたします。

ありがとうございます。では、◯時にこちらからお電話させていただきます。

相手からかけなおと言ってきても、こちらが相手の戻ってくる時間にかけ直すよう申し出ます。あとは、締めの挨拶をして終わりです。

2-3 戻ってくる時間がわからないとき

ー申し訳ありません。いつ戻ってくるか検討がつきません。

ありがとうございます。またお電話させていただきます。

いない場合は、折をみて、こちらからかける約束をします。

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