【就活】企業からの電話に折り返す方法|会話例つきで解説

就活中、企業から電話がかかってくるケースは多いです。
しかし、説明会の参加中や選考中、大学の講義中など必ずしも電話に出られる状況とは限りません。

そのまま放っておいても、重要事項の場合は企業は再度電話をかけます。しかし、先方の番号がわかっていて、こちらが折り返せる場合は、学生側から折り返すのがマナーです。

ここでは、就活中にかかってくる企業からの電話の折り返し方を紹介します。
この記事を読むことで、企業から着信が入っていた場合に万全の準備で電話を折り返すことができます。

電話を折り返す前に準備すべきこと

相手の仕事の邪魔にならない時間か

折り返しの電話をかけるときには、時間帯に注意します。

避けるべき時間帯は、昼休みとその前後、始業前後、就業前後の時間帯です。一般的な企業では昼休みは12時~13時ごろですが、部署が無人になるのを防ぐために時間をずらして休憩をとっていることもあります。

そのため、午前中なら11時40分ごろまでに、午後は14時以降を目安に電話をかけましょう。
また、よほどの事情がなければ始業前や終業後の電話はマナー違反です。

始業直後の時間帯も朝礼やメールチェックなどで立て込んでいる可能性が高いので、午前中に電話をするなら10時以降にしましょう。

最近ではフレックスタイム制を導入している企業も珍しくなく、留守番電話に「この時間なら電話に出られる」と吹き込んである場合もあります。そういったときは、先方の指示に従いましょう。

周囲が静かで電波状況の良い場所を選ぶ

企業からの留守番電話に折り返すときは、まず電話をするのに適した場所へと移動しましょう。電話をするのに適した場所とは、周囲が静かで電波状況の良い場所です。

周囲が騒がしいと、相手の声が聞き取りにくくなったり、こちらの話し声に雑音が混じって相手が聞き取りにくいと感じます。

特に、スーパーやファミレスといった店舗内では周囲の話し声やBGMが意外と大きく、電話をするには不向きです。屋外でも、近くを車が走っているような場所はNGです。車のエンジン音や排気音も拾ってしまい、相手に雑音が伝わります。

また、電波状況の悪い場所では電話が繋がりにくく、また声が聞こえにくくなってしまいます。携帯電話の画面で電波状況(アンテナの本数)を確認してから電話をしましょう。

メモを取れるスケジュール帳と筆記用具の準備

企業から電話がかかってきていたということは、面接の場所や日程などに関する連絡である可能性が高いです。それくらいなら覚えていられる、などと過信してはいけません。

時間や場所を忘れたり間違えたりすると、かけ直しの電話や当日の間違いなどで先方に迷惑がかかります。メモを取れるように、必ずスケジュール帳と筆記用具を準備してから折り返しの電話をかけましょう

スケジュールをスマホアプリなどで管理している人も多いかもしれませんが、それでは電話中に予定を確認できなかったり、スピーカーにしたりと手間がかかります。アプリを利用する場合は、電話中にとりあえず残す用のメモも用意しておきましょう。

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就活での企業への電話の折り返し方

挨拶と自分の名前を伝える

電話をかけても、焦ってすぐに本題に入らないように。まず挨拶と名乗りから始めます。

「お忙しいところ、恐れいります。」

挨拶は「お忙しいところ恐れいります」が使いやすく、無難です。」

「私、◯◯大学の△△と申します。
大学名とフルネームを聞き取りやすいようにハキハキと名乗ります。」

電話の取次依頼

企業に電話をかけても、目的の相手がすぐに出るとは限りません。たいてい、取次を依頼することになります。

「さきほど、◯◯様からお電話をいただいたいので、折り返させていただきました。」

取次を依頼する前に「折り返しで電話した」と電話の目的を告げます。受ける側からすれば、要件のわからない電話なんて取り次げないですよね。電話の目的・要件を告げましょう。

「恐れいりますが、△△課の◯◯様をお願いできますでしょうか。」

「恐れいりますが」とクッション言葉をつけるのを忘れずに。取次相手の所属がわかっているときは、できるだけ詳しく述べます。(同姓がいる時があるからです)

担当者の名前が分からない場合

こちらが留守電を設定していなかったり、先方が自分の名前を名乗るのを忘れていたりすると電話をかけてきた担当者の名前がわからないことがあります。

先方が個人の携帯からかけてきた場合は特に困ることはありませんが、会社の電話だった場合は直接担当者に繋がるとは限りません。

電話をもらって折り返した旨を伝えた上で、

「恐れ入りますが、ご担当者様にお繋ぎいただけますか?」

とお願いしましょう。

担当者の名前を聞かれることもありますが、わからなければ正直にそう伝えれば問題ありません。担当者が「私ですが…」と直接電話を取ったときには、「大変失礼致しました」と一言添えてください。

担当者に代わったら改めて挨拶と名前を伝える

相手にかわったら、また名乗り、電話の折り返しをした旨を伝えます。

「ーはい、お電話かわりました。△△課の◯◯です。
◯◯様。お忙しいところ、恐れいります。」

相手にかわったら、また挨拶をします。

「さきほど、お電話をいただきました、◯◯大学の△△と申します。」

「電話をもらった◯◯です」と折り返しをした旨とあわせて名乗ると、相手にわかりやすいです。

相手の都合を確認する

「お電話をいただき、ありがとうございました。ただいま、お時間よろしいでしょうか?」

本題に入る前に、相手の都合を確認するのがビジネスマナー。相手からかけてきたといっても、あなたの折り返した時間に、相手が暇とは限らないからです。

「はい、大丈夫ですよ」と相手が言ったら、元気よく「ありがとうございます!」と返事をしましょう。

電話に出られなかった謝罪

相手が電話をできる状態であることが確認できたら、まずは電話に出られなかったことを謝罪しましょう。

常に電話に出られるわけではないのは先方も承知ですが、不在着信→折り返しを繰り返すのは時間や手間を奪うものです。こちらにも都合がありますが、電話に出られなかった理由を添えて謝罪をすると印象が違います。

特に着信から折り返しまで時間が開いてしまった場合は謝罪の言葉を伝えておきましょう。

大事な内容は復唱する

企業担当者「ー◯月△日の◯時に当社ビル7F受付までお越しください。」

「◯月△日の◯時に御社の7F受付ですね。かしこまりました。」

コミニケーションミスがないように、大事な内容は復唱しながら確認します。もちろん、メモを忘れずに取りましょう。

内容が分からないときはうやむやにせずに必ず聞き返す

電話は文面が残るメールとは異なり、自分が耳で聞いた情報と自分のメモだけが頼りです。そのため、正確な情報の把握が重要となります。

電話中には、相手の言っている言葉が聞き取れないことや、言葉の意味や話の内容が分からないこともあるでしょう。そういったときはうやむやにせず、必ず聞き返しましょう。

12日なのか22日なのか聞き取れず、そのままにして面接日を間違うことだってあります。
聞き返すのは失礼かも、などと尻込みせずに、不安な要素は質問しておきましょう。

話の腰を折るようで切り出しづらい、と感じるようであれば、話がひと通り終わった後で「最後に、念のため確認をしたいのですが」といった形で切り出すと自然です。

電話を切る

忙しい中、電話対応してくれたことへ礼を述べます。特に相手から何もなければ「では、失礼いたします」と言って会話を終えます。

「お忙しいところ、ありがとうございました。では、失礼いたします。」

電話は相手が切ってから切る

上の立場の人が電話を切ってから電話を切るのがマナーです。
相手が電話を切る音を聞いてから、電話を切りましょう。
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電話を折り返した際に担当者が不在の場合

相手が席に戻ってくる時間を確認する

「◯◯様は何時ごろ、お戻りでしょうか」

先方が不在のときは、まず、先方の戻ってくる時間帯を確認しましょう。

戻る時間が分かる場合の例

ー◯時ごろには戻ると思います。

「ありがとうございます。では、その時間にあらためてお電話させていただきます。」

戻ってくる時間がわかったら、その時間にかける約束をします。あとは、

「本日はお忙しいところ、ありがとうございました。では、失礼いたします。」

と締めの挨拶をすればOKです。

戻る時間が分からない場合の例

ー申し訳ありません。いつ戻ってくるか検討がつきません。

「ありがとうございます。ではまたお電話させていただきます。」

担当者が不在な場合は、折り返しを依頼するのではなく、折をみて自分から電話する旨を伝えましょう。

留守電が入っているときは内容を確認してから折り返す

留守電が入っている場合は、まずその内容を確認しましょう。
留守電に気づいていても、確認せずに急いで折り返す人もいますが、これはマナー違反です。先方がわざわざ留守電にメッセージを残したことが無駄になってしまいます。

きちんと内容を確認しておけば折り返した際の会話もスムーズです。本題に入る前に留守電のお礼も伝えましょう。

電話だと急ぎの案件であることも多いですが、「メールを送ったので確認しておいてください」程度の内容であるケースも考えられます。特に折り返して直接話す必要がなかった場合には、お互いの時間が無駄です。

「またかけます」と言われたときも自分から折り返す

留守電のメッセージで「またかけます」と入っていた場合は対応に迷うところでしょう。先方が要件を詳しく言わずに「またかけます」と残す理由は大きく2つあります。

1つは、メールではなくどうしても電話で話したい内容であること。2つ目は、多忙のため折り返しの電話を取れるタイミングがかなり限定されることです。

この場合にもまずは迅速に折り返すのが基本的な対応です。ただし、かけても相手が不在であるケースも多いです。

この場合は、携帯なら留守電に、会社なら本人への言伝として、自分がいつなら電話を取れるか具体的な日時を伝えるとスマートでしょう。
例文
〈はい、株式会社○○、○○部の△△です。〉

お忙しいところ、恐れ入ります。○○大学の○○○○と申します。
先ほど、人事部の○○様からお電話をいただいておりましたので、折り返しご連絡いたしました。
恐れ入りますが、○○様は只今お手すきでしょうか。

〈はい、代わりますので少々お待ちください。〉
〈お電話代わりました、人事部の○○です。〉

○○様。お忙しいところ、恐れ入ります。先ほどお電話をいただいた○○大学の○○○○と申します。
先ほどはお電話ありがとうございました。ただいま、お時間よろしいでしょうか?

〈はい、大丈夫ですよ。〉

ありがとうございます。

〈用件を聞く〉

お忙しい中お電話をいただき、ありがとうございました。では、失礼いたします。

折り返しても出ない場合は留守電に残す

先方も忙しいので、すぐに折り返しても出ないことも多いでしょう。個人の携帯に掛け直して留守電になった場合はメッセージを残しましょう。

こちらの電話番号を登録していない可能性もありますし、着信だけ残すのは失礼に当たります。留守電には確実にこちらが電話に出られる日時をメッセージとして残すとスムーズです。

以下は留守電の残し方です。
例文
御社の採用試験に応募しております、○○大学の○○○○と申します。
本日○時ごろに人事部の○○様からお電話をいただき、折り返させていただきました。
先ほどはお電話に出られず、失礼いたしました。
また改めてお電話させていただきます。それでは、失礼いたします。

留守番電話の1件あたりの録音時間は限られており、途中で途切れてしまうと用件が正確に伝わりません。

時間以内に収めるために、要点を簡潔に伝えましょう。

自分の所属と氏名、誰にどんな用件で電話をしたのか、そして、電話に出られなかった謝罪ともう一度かけ直す旨を伝えます。

急ぎの用件であれば「折り返しお電話いただけますと幸いです」と伝えても構いませんが、原則として「こちらからお電話します」という姿勢でいた方がいいでしょう。

電話を折り返す際の注意点

不在着信に気づいたのが営業時間後でも折り返す

先方の企業の営業時間が終わった後に不在着信に気づいた場合は、1時間過ぎたくらいであれば取り急ぎ折り返しましょう。

会社の電話からなら担当者が残業していて、まだ会社にいる可能性もあります。既に担当者が退社しており別の社員が出たときは、担当者の明日の予定を聞いて都合のいい時間に掛け直すことを伝えましょう。

個人の携帯に掛け直して出た場合は、本題に入る前に折り返しが終業後になったことを謝罪してください。留守電になった場合は謝罪と要件、本日中の再度の折り返しは不要との旨をメッセージに残しましょう。

電話が繋がらないときはメールを送る

掛け直しても出なかった、あまりに遅い時間になってしまったなどの場合には、明日以降にかけ直す旨をメールで送りましょう。
例文
株式会社◯◯ 人事部◯◯様

いつもお世話になっております。
◯月◯日に御社の面接を受けさせて頂いた◯◯大学◯◯学部の(氏名)と申します。
先ほどはお電話出られず大変失礼致しました。

明日◯時ごろ、こちらから改めてお電話差し上げます。
お忙しいところ恐縮ですが、ご対応のほど何卒よろしくお願い致します。
(署名)

留守電のときも留守電に残す

企業からの着信に気づいて折り返したときに、必ずしも相手が電話に出られるとは限りません。

電話が留守電に切り替わったら、留守電に氏名や用件をメッセージとして残しましょう。不在着信の履歴だけでは、誰からの何の用件の電話かわからず、担当者も困惑してしまいます。

また、折り返しの電話をする前には会話用のメモなどを準備しておきましょう。担当者と電話で直接話すつもりで、その準備だけをしているのでは不十分です。

それでは、留守電に切り替わったことに焦って対応できなくなってしまうかもしれません。留守電になることも想定して、伝えるべき内容を手帳などにまとめて手元に準備してから折り返しの電話をかけましょう。

要件は確実に聞き取る!聞き取れない時は聞きなおす

相手の言った数字や言葉が聞き取りにくかった場合は、必ず復唱したり聞き返したりして確認をしましょう。
例文
「申し訳ございません。恐れ入りますが、もう一度~についてうかがってもよろしいでしょうか。」

聞き返すということは、相手に二度同じ話をする手間をかけさせてしまうことになります。そのため、一旦謝罪をしてから聞き返しましょう。
例文
「申し訳ございません。お電話が遠かったようです。恐縮ですが、もう一度おっしゃっていただけますでしょうか。」

電波状況などで相手の声が聞き取りにくかった場合、「聞こえにくかったんですけど」などという言い方をするのはNGです。そういう場合は、一般的には「お電話が遠いようです」といった言い回しをしま。

「念のため再度○○について確認させていただきたいのですが、もう一度うかがってもよろしいでしょうか?」

日時や場所などが聞き取れなかった場合や、一度聞き返したことを聞き直す場合には、「念のため確認したい」という言い方をすると角が立ちにくいです。

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就活前に知っておきたい電話でのクッション言葉

「クッション言葉」を知っていますか?頼みごとをするときや、反対にお願いを断るときなどに使います。お願いや断りの文の前に入れて使用する言葉で、文の印象を柔らかくする効果があります。

家族や友人とのやりとりでは、そのような言葉を使う機会はあまりないかもしれません。しかし、就活中はもちろん、社会人になってからも社内外でのコミュニケーションを円滑に進めるためにはクッション言葉が必要になってきます。

よく使われるクッション言葉をまとめていますので、参考にしてみてください。
「お手数おかけして申し訳ございませんが」
「まことに申し訳ございませんが」
「恐れ入りますが」
「恐縮ですが」
「あいにくですが」

就活中に企業に電話を折り返す際はメモの準備と留守電や周囲の状況を確認して連絡する

就活中に企業からかかってくる電話は、面接の日程や結果の連絡といった重要事項である可能性が高いです。
そのため、折り返し電話をかける際には必ず周囲や自分の準備を整えましょう。

周囲が騒がしくはないか、電波状況はどうかといった周囲の環境の確認と、メモや筆記用具といった手元の準備をしましょう。

次に心の準備、合否の連絡であればドキドキするでしょうが、そういうときこそ慌てず落ち着いて電話をすべきです。

担当者がいる場合、いない場合など、やりとりの簡単なシミュレーションを何通りかしてみて、気持ちが落ち着いてから電話をしましょう。

電話対応は、慣れるまでは苦手意識を持つ人が多いものです。
どうしても緊張して言葉に詰まってしまうという人は、電話対応のテンプレートや会話例などをスケジュール帳のメモ欄や就活用のメモ帳に書いておき、それを見ながら電話をするといいでしょう。

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