2015.05.13 電話のマナー

就活生必読！企業との電話で押さえたい言葉遣いの基本5つ

就活での電話。出来るなら、良い印象を与えたいものですよね。電話は言葉だけでのコミュニケーションなので、より丁寧な言葉づかいを意識しなければなりません。

とはいっても、ビジネスでの「丁寧な言葉づかい」って、就活生にはなかなかわかりませんよね。そこで、使うだけで言葉遣いを丁寧な印象に変える「クッション言葉」について解説していいきたいと思います。

クッション言葉とは

クッション言葉とは、言葉の前に添えることで、メッセージを柔らかにする効果を持った言葉です。たとえば、

「この書類に必要事項を記入してください」【普通の言い回し】

「大変お手数ですが、この書類に必要事項を記入してください」【クッション言葉】

「大変お手数ですが」がクッション言葉です。このようにクッション言葉を使うとより柔らかい印象になります。

クッション言葉を上手く使えば、より丁寧な、洗練された言葉遣いで電話をできます。社会人に「この子はしっかりしているな」という印象を与えられるでしょう。

では、就活に使えるクッション言葉を見ていきましょう。

あなたの就活力はどのくらい？

就職に成功するためには、まず自分の就活力を知っておく必要があります。就活力とは、就活で必要な準備や企業側が重視しているポイントに対して、どれだけ備えているかをはかる指標です。

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依頼するときに使えるクッション言葉

就活で一番使うことになるのが「依頼のクッション言葉」です。問い合わせや、企業へのお願いなどで非常に多く使うことなります。便利なので覚えましょう。

お忙しいところ恐れ入りますが

「お忙しいところ恐れ入りますが、◯◯課の△△さまをお願いできますでしょうか？」
一番使い勝手のいいクッション言葉。相手に簡単なお願いをするときに使う。迷ったらこれを使っておけば間違いない。

お手数ですが、

「お手数ですが、会社説明資料を送っていただけないでしょうか」
「恐れ入りますが」よりも少し相手の負担が思い時に使う言葉。実質的な作業を伴う場合に使うことが多い。

ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、

「ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、面接の日程を変更していたけないでしょうか？」
相手に何らかの迷惑・負担をかける場合に使う。

差し支えなければ、

「差し支えなければ、OB訪問当日の緊急連絡用に、携帯電話の番号を教えていただけないでしょうか？」
「差し支えなければ」は「もし都合がよければ」の意味。個人的なことを聞くときには、必ず使うようにしよう。相手の個人情報に関わることを聞くときに重宝する。
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断るときに使えるクッション言葉

あいにく

「あいにく、その日は予定が入っておりまして、参加できかねます。」
相手からの提案をことわるとき、意向にそえない時に使う

謝罪・詫びるときに使う

申し訳ございませんが

「申し訳ありませんが、説明会の予約を取り消していただけないでしょうか？」
謝罪をする時・何かを詫びるときに使う

提案をするするときに使えるクッション言葉

よろしければ

「よろしければ、当日の緊急連絡用に私の携帯電話番号もお伝えしましょうか」
こちら側から何かを提案する時に使う。

マスターしたい！より丁寧な言い回し

クッション言葉の他にも、丁寧な言葉づかいをするために知っておくべきことがあります。

学生が「丁寧な言葉」と思って使っている言葉遣いも、ビジネスの場では「打ち解けた相手に使うフランクな言い回し」になっていることが多いです。

たとえば、「すみません」はかなり打ち解けた言い方で、フォーマルな場である採用面接の文脈ではあまりふさわしくありません。

そこで、ビジネスの場でも通用する丁寧な言い回しをマスターしましょう。間違いやすい主要なものをとりあげました。
  • すみません→申し訳ございません
  • 〜してくれないでしょうか？→〜していただけないでしょうか
  • できません→〜かねます
  • ありません→ございません
  • いいでしょうか？→よろしいでしょうか？
  • よければ→よろしければ
  • わたし→わたくし
  • あとで→のちほど
  • ちょっと→少々
  • ここ・そこ・あそこ・どこ→こちら、そちら、あちら、どちら
自分の言葉が左側の言葉になっていないかを注意しながら、電話をしましょう。
マナーを身につけるのは、最初面倒ですが、一度覚えればあとは楽なもの。就活を機に正しい言葉遣いをマスターしてください。

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