【就活】企業からの電話の正しい受け方の7つのポイント

就活をしていると、面接の合格連絡やリクルーター面談の連絡などで、企業から電話がかかってきますよ。そんな時、どう受け答えをするべきかわかっていますか?

どうせなら、完璧なマナーで受け答えし、人事に「この学生はしっかりしているな」という印象を与えたいもの。そこで、就活で企業からかかってくる電話への正しい受け方を、詳しい会話例とともに解説していきます。

企業からかかってくる電話のほとんどは、面接やリクルーター面談の日程通知です。以下の例を真似れば、スムースに電話を受けられるようになるでしょう。

真似ればOK!電話を受ける時の会話例(面接・面談の日程通知)

例文
はい、◯◯です。

ーお忙しいところ、恐れいります。◯◯株式会社人事部の△△です。面接の件でお電話いたしました。ただいま、お時間よろしいでしょうか?

はい、問題ありません。

ー選考の結果、◯◯さんにはぜひ二次の面接に進んでいただきたいと考えております。

ありがとうございます!ぜひ、二次面接を受けさせていただければと思います。
Point 相手からの提案には「ありがとうございます!ぜひ〜」と元気に答える
ーありがとうございます。では、面接の日程についてですが、◯◯日の△時からのご都合はよろしいでしょうか?

申し訳ありません。あいにく、そちらの日は都合が悪く、参加できません。誠に恐縮ですが、他の日程をお願いできまないでしょうか。
Point 予定が合わない場合は、「あいにく〜できません」と断り、他の日程をお願いする
ーわかりました。では、◯◯日の☓時からはいかがでしょうか?

はい、そちらの日程でお願いいたします。

ーでは、◯◯日の☓時に当社ビル7Fの受付までお越しください。

かしこまりました。◯◯日の☓時、御社ビル7Fですね。
Point 重要なポイントは復唱する
ー何か質問はございませんか?

いえ、特にございません。

ーでは、当日お待ちしています。

はい、よろしくお願い致します。本日はお電話いただき、ありがとうございました。では、失礼いたします。
Point 電話をかけてくれたことにお礼を述べ、電話を切る
では、具体的に電話の受け方のポイントを詳しく分解して解説していきます。

【39点以下は危険度MAX】
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1.電話に出る前の注意点

    • できるだけ早く電話に出る。3コール以内が理想
ビジネスの電話は3コール以内の応答が理想です。
    • メモ・スケジュール帳・筆記用具を素早く取り出す
企業からの連絡は、たいてい面接や説明会の連絡です。日程メモのため、上記を用意します。
    • 現在地が騒がしいなら、静かな場所に移動する
会話が聞き取れなくては大変です。電話に回答しながらでも良いので、静かな場所に移動します

出られない状況の場合どうすれば良いか

アルバイト中や授業中など、企業からの電話にすぐ出られないこともあると思います。面接官も就活生が忙しいことは知っているので、たとえすぐに電話に出られなかったとしても、それだけでマイナスの評価を受けることはありません。電話が来た場合は空き時間を見つけて、なるべく早く折り返すようにしましょう。

ただし、先方の都合を考えて、折り返しをしない方がいい時間帯もあります。
10時以前、12時〜14時、16時以降は担当者の始業前や終業後、お昼休み中のこともあるため、なるべく電話を避けましょう。また、土日は多くの企業が休みのため、かけても誰も電話に出ないことが多いので避けましょう。
もし、留守電が残っている場合は、折り返し前に必ず確認してください。要件や折り返してほしい時間帯などが留守電に残されている可能性もあります。

すぐにかけ直せない場合はメールする

基本的に、企業からの不在着信が残っていたら折り返しの電話は必須です。ただし、アルバイト中など、すぐにかけ直せないことがわかっている場合は、メールで後ほど折り返す旨を伝えておくと良いでしょう。たとえ「電話に出ない」という状況は同じでも、相手のことを考えてフォローのメールを出せるととても好印象です。
例えば、以下のように書くと良いでしょう。
例文
お世話になっております。○○大学○○学部の○○です。
先程はお電話いただいたにもかかわらず、電話に出ることができず申し訳ありません。
ただ今すぐに折り返すことができないため、○○頃改めて、こちらからお電話させていただきます。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

Point
ポイントとしては、「学校名」「氏名」「電話に出れなかったことのお詫び」「何時ごろ折り返せるか」の4点を必ず記載することです。
もちろん、約束の時間にはきちんと折り返して、電話に出れなかったことを改めてお詫びしてくださいね。
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2.名乗る

例文
「はい、◯◯です」

企業からの電話には出来るだけ明るい声で答えよう

3.感謝を示し、提案を承諾する

例文
ありがとうございます!ぜひ、二次面接を受けさせていただければと思います。

面接・面談・説明会の案内をされたら「ありがとうございます!」と元気よく感謝を示します。次に、「ぜひ、(相手からの提案)させていただければと思います」と提案を承諾する。

4.日程の調整

例文
では、面接の日程についてですが、◯◯日の△時からのご都合はよろしいでしょうか?

相手から提示された日程が都合が良い場合と悪い場合にわけて解説します。

OKの場合

例文
はい、そちらの日程でお願いいたします。

NGの場合

例文
あいにく、そちらの日は都合が悪く、参加できません。誠に恐縮ですが、他の日程をお願いできまないでしょうか。

「あいにく〜」を枕詞につけてしっかり断り、他の日程を伺いましょう。

5.用件の復唱確認

例文
かしこまりました。◯月◯日の1Fで御社の受付ですね

伝え間違いを防ぐため、日時・場所・持ち物などの重要事項は、こちらから復唱しましょう。

不明点は曖昧にせず質問する

文章が手元に残るメールや手紙と違い、電話はその時聞いた情報が全てです。後から「あれ、ここってどうなんだっけ?」と思うことがあっても、会話の内容を聴き直すことができません。不明な点があれば、その場で必ず質問しましょう。

「聞き直したら失礼かも」と思うかもしれませんが、自分の勘だけで行動したり、後日もう一度電話で教えてもらうぐらいなら、その場で聞いてしまった方が好印象です。実際のビジネスの場でもわからない点を聴き直すことはありますので、それだけでマイナスの評価を受けることはありません。ただし、何度も同じ説明をお願いすると「聞いてないのかな?」と思われてしまうので、電話の際は必ずメモを取り、本当に不明な点のみ聞くようにしましょう。

6.感謝の挨拶

例文
本日はお電話いただき、ありがとうございました

忙しい中、電話をかけてもらったことへの感謝の意を表します。

7.電話を切る

例文
では、失礼いたします。

相手が電話を切るのを聞いてから電話を切るのがビジネスマナーです。

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ビジネス電話の中で使えるクッション言葉の例

クッション言葉とは、伝えたいメッセージの前に挟むことで、柔らかい印象を与えてくれる言葉です。電話ではお互いの顔が見えないため、声のトーンや話の内容だけが相手に伝わってしまいます。ただ伝えたいことだけを伝えるだけでは、場合によっては「冷たい」「ぶっきらぼうだ」と思われてしまうことも。そのため、ビジネスの場ではクッション言葉を用いて表現を柔らかくすることが多くあります。
今回は特によく使用されるクッション言葉を、シーン別に紹介します。同じものを何度も使うとかえって印象が悪くなってしまうので、いくつかを使い分けながら会話するようにしましょう。

お願いするとき

相手に何かをお願いするときに用いられるクッション言葉を紹介します。相手の手を煩わせることになるので、やんわりとした雰囲気で伝え、失礼な印象を和らげましょう。
  • お手数ですが、お手数をおかけしますが
目上の方に何か手間を取らせる場合に使われる言葉です。「手間を取らせて申し訳ありませんが」というような意味が込められています。
例文
お手数ですが、折り返しご連絡をいただけますでしょうか。
お手数をおかけしますが、資料をお送りいただけますと幸いです。

  • 可能であれば、もしよろしければ
強制することなく、相手に何かをお願いしたいときに使われる言葉です。
例文
可能であれば、○○時にお願いできますと幸いです。
もしよろしければ、もう少しお話をお伺いさせていただけないでしょうか。

  • 身勝手なお願いではございますが、こちらの都合で申し訳ありませんが
自分の都合に合わせて動いていただく時に使う言葉です。「相手の都合に合わせることができなくて申し訳ない」という意味が込められています。
例文
身勝手なお願いではございますが、面接の日程をご変更いただくことは可能でしょうか?
こちらの都合で申し訳ありませんが、何卒よろしくお願いいたします。

  • 念のため
「必ず必要というわけではないが、万が一のために何かをお願いしたい」という状況の時に使うことばです。
例文
念のため、○○様のご連絡先をお伺いしてもよろしいでしょうか?

お断りするとき※具体的な使用例も併せて

相手の提案やお願いをお断りするときは、直接的な表現を避ける方が賢明です。クッション言葉を使って、丁寧に会話するようにしましょう。
  • 大変心苦しいのですが
断る際のクッション言葉の中でも、特に「相手の意向に添えず申し訳ない」という気持ちを強調したい時に使う言葉です。
例文
大変心苦しいのですが、御社へお伺いすることができかねます。

  • 勝手ながら
「相手の都合に合わせず、身勝手なことを言って申し訳ない」という意味を込めています。
例文
勝手ながら、今回は辞退させていただきます。

  • 生憎(あいにく)
断る理由に関わらず、都合が悪い旨を伝えるときに使える言葉です。「すみませんが」というようなニュアンスを伝えることができます。
例文
あいにく、その日は終日外出してしまう予定です。

尋ねる時

質問の前にクッション言葉を挟むことで、柔らかい表現にできるだけでなく、相手に心の準備をしてもらう時間を作ることができます。
  • 失礼ですが
相手の氏名など、ストレートに聞くと失礼にあたる内容を聞く際に使います。
例文
失礼ですが、もう一度お名前をお伺いできますでしょうか?

  • 差し支えなければ
相手に質問への返答を強要せず、「できれば教えてほしい」というようなニュアンスを付け加えることができます。
例文
差し支えなければ、折り返しのお電話番号をお教えいただけますでしょうか。

  • 恐れ入りますが
相手に対して「申し訳ない」という気持ちを強調したいときに使う言葉です。尋ねるときだけでなく、お願いするときなどにも使うことができます。
例文
恐れ入りますが、今お時間よろしいでしょうか?

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