就活生のあなた、正しい電話のかけ方を理解していますか？就活では、OB訪問や問い合わせ、折り返しなどで、企業に電話をかけることになりますよね。
ビジネスの電話には、正しいマナーがあります。マナー違反の電話のかけ方をすると、採用担当に「この学生はダメだな」と思われてしまうかもしれません。
そこで、恥をかかないための正しい企業への電話のかけ方のポイントを例文つきで解説いたします。これを読めば、迷わず電話がかけられるようになるでしょう。
電話をかける前のマナー
電話をかける前に以下の点に気をつけてください。
- 社会人が忙しい時間帯（9:00-10:00、17:00-19:00）は避ける
- 不在の可能性が高い時間帯（出社前9:00以前、昼食休憩12:00-13:00、退社18:00以降）には電話をかけない
- 静かな、電波状況の良い場所かあ電話をかける（自宅がベスト）
- 電話前に、用件・言いたいことを整理する。慣れていない時は台本を書く
- 筆記用具・スケジュール帳を手元に必ず用意して、かける
意外と忘れがちなポイントです。気をつけてください。
「もしもし」は基本的に使わない
誤：もしもし。私、○○大学の○○と申します。
例えば、普段友人や家族に電話をかける際、第一声に「もしもし、○○だけど」のように言っていませんか？この「もしもし」という言葉ですが、友人同士や家族同士では良くても、ビジネスシーンにおいては失礼にあたることがあります。
理由としては、「もしもし」という言葉が略語にあたるからです。「もしもし」の語源を辿ると、大正時代まで遡ります。当時はまだ電話交換業務という業務が存在した時代であり、電話交換手の方々が電話を取り次ぐ際に「申し上げます、申し上げます」と言っていました。その後、「申す、申す」と変化し、現代のように「もしもし」と略されるようになります。
きちんとした会話が求められるビジネスの場では、略語を使わないのがマナーです。例えば「あざっす（元：ありがとうございます）」や、「おねしゃす（元：お願いします）」のような言葉は使いませんよね。同じように、「もしもし」も略された言葉である以上、使用すると失礼な人だと思われてしまう可能性があるのです。
企業へ電話をかける際は、「もしもし」の代わりに「お世話になっております」などを使うようにしましょう。
初めてかける場合
私、○○大学4年の○○と申します。新卒採用のエントリーシートについてお伺いしたく、お電話させていただきました。
初めて企業に電話をかける場合、まずは自分が何者であるのかをはっきりと伝えましょう。初めて電話をするということは、お互いに相手がどんな人物か知らない状態で会話することになります。「誰だろう」「何の用だろう」と考えて相手のことを探っている間は、相手は自分のことを警戒している状態です。そのため、例文のように「自分が何者なのか」「なぜ電話したのか」をはっきりと述べ、警戒心を解いてもらうようにしましょう。
なお、名乗る前に「突然のご連絡失礼いたします」など、初めて電話することを印象付ける一言を添えると、丁寧さが伝わりさらに好印象です。
担当者や名前がわからないとき
御社のホームページを拝見してお電話いたしました。新卒採用の採用情報についてお伺いしたいのですが、ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか。
時には、「新卒採用についてわかる方とお話ししたい」など、電話をかけたい相手がざっくりとしていて、個人を指名することが難しい場合もあります。もし「電話をかけたいけれど担当者がわからない」「相手の名前を知らない」という時は、何の件で電話したのかを簡潔に伝え、担当者の方を呼び出してもらうようにお願いしましょう。
なお、万が一担当者が不在だと言われた場合には、改めて電話する際に困らないよう、担当者の名前を聞いておくことをおすすめします。
あなたの就活力はどのくらい？
就職に成功するためには、まず自分の就活力を知っておく必要があります。就活力とは、就活で必要な準備や企業側が重視しているポイントに対して、どれだけ備えているかをはかる指標です。
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最初に名乗る
まず、最初に「挨拶」→「大学名＋名前」を名乗ってください。名乗らなければ、誰からかかってきたかわからず、対応のしようがありません。最初に必ず名乗ってください。
挨拶は「お忙しいところ、失礼致します」が無難です。夜かけるなら「夜分遅く失礼致します」が良いでしょう。
相手を呼び出す
電話が代表電話につながった時は、用件を述べ、相手方の取次をお願いします。
用件は「説明会の日程の件でお電話いたしました」等、具体的に伝えます。また、相手の名前だけでなく、所属部署・課も詳しく伝えてください。
相手が不在だった場合
相手が不在の時もあります。そんな時は、取次の人にいつ戻ってくるかを聞きましょう。
伝言をお願いする
－はい、お伺いいたします。
ありがとうございます。〜とお伝えください。
もし用件が相手の返事がいらない内容の場合、伝言をお願いするのも良いでしょう。その際、「〜とお伝えください」といきなり伝言をお願いするのではなく、伝言をお願いしてもよいか一度お伺いを立てると好印象です。
なお、話が長くなりそうな場合は、全て伝言で伝えてもらおうとすると、電話口に出ていただいた方に負担となってしまい印象が良くありません。そのため、用件が長くなると予測できる場合は「お電話があった旨のみ、お伝えいただけますか」というようにお願いし、詳細は自分から改めて掛け直すようにしましょう。
改めてかけ直す
承知しました。それでは、また改めてお電話させていただきます。○○様は何時ごろお戻りかお教えいただけますでしょうか？
－○○時の戻り予定です。
ありがとうございます。それでは、○○時過ぎに改めてご連絡させていただきます。
採用担当者は他にいくつもの業務を担当しているため、いつでも電話に出られるとは限りません。電話をかけた際に相手が不在だった場合は、基本的には自分から改めて掛け直すのがマナーです。戻り時間の目安を教えてもらい、その時間に合わせて掛け直すようにしましょう。もし、戻り時間がわからない場合は、しばらくしてから折りを見て掛け直すようにします。
なお、担当者から折り返すと言われる場合もありますが、「こちらからのお願い事ですので」など丁寧にお断りして、自分から掛け直すようにしましょう。
相手を確認する
相手が名乗ったら、相手の名前を復唱します。これはかけ間違えを防ぐ意味合いがあります。
挨拶をする（取り次いでもらった場合）
取り次いでもらった相手が名乗ったら、あなたも挨拶を返しましょう。目上の相手が挨拶をしているのに、こちらが返さないのは不自然だからです。
目的を言う
最初に電話をかけた目的を伝えましょう。どんな目的でかかかってきたのかわからない電話には、対応したくありませんよね。最初に電話の目的を伝えれば、相手も対応しやすくなりますよね。
時間を確認する
相手方が忙しい時に電話をかけているとすれば迷惑になります。話しを始める前に、相手に電話対応する時間があるかを確認してください。
相手の時間がないとき
－申し訳ありません。ただいま移動中のため、後ほど折り返させていただいてもよろしいですか？
お忙しいところ申し訳ありません。こちらから、また改めてご連絡させていただきます。
相手が移動中であったり、次の用事の直前など、電話のタイミングによってはゆっくり話を聞いている時間を取れない時もあります。その場合、たとえすぐ終わる話だとしても、無理に会話を続けようとすると、相手から「常識のない人だ」と思われてしまうので絶対にやめましょう。相手が忙しそうにしている場合は、忙しい時に掛けてしまったことを謝罪し、後ほど改めて自分から掛け直すのがマナーです。
会話中のマナー
会話中には以下の点に気をつけてください。
- 重要事項（日時・場所）は復唱する
- 重要事項はメモをとる
- 聞き取りやすいハキハキとした声で話す
- 正しい敬語を使う
間違った敬語
敬語はビジネスの場において必要不可欠なものですが、実は間違って使われている敬語も多くあります。正しい敬語が使えないと「この学生を採用して大丈夫かな」と不安に思われるだけでなく、失礼な発言で相手を不快にさせてしまうことも。そこで、今回は特に間違われやすい敬語を紹介します。この場合、「勉強になりました」と言い換えるようにしましょう。
復唱とお礼
最後に、会話の中で決まったことをもう一度復唱してください。誤解を防げます。内容を確認したら、お礼をいいましょう。
会話が終わった時は、相手が電話を切るまで待ってください。相手が電話を切ったら、受話器をおき、電話を切りましょう。
まとめ
- 社会人が忙しい時間帯（9:00-10:00,17:00-19:00）は避ける
- 最初に挨拶＋大学名を述べる
- 担当が出ない時は、用件と取り次いで欲しい相手（部署・課・名前）を述べる
- 相手が出たら、用件を伝え、「お時間よろしいですか？」と電話に対応できるか確認する
- 重要な内容（日時・場所）は復唱＆メモ
- 最後に大事な箇所を繰り返し述べ確認。お礼を述べ、相手が電話を切ってから電話を切る
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