面接の受付マナー|遅刻したときの挨拶例も含めて対応を解説

受付では、名前だけでいいのか、学校名も必要なのか、それともその他まで受付の人に伝えるべきなのか、初めての面接の人は特に悩みますよね。

ここでは、面接の受付時になんと伝えればいいのかだけでなく、印象の良い受付の仕方、受付の前後にやっておくべきことについても紹介します。

この記事を読むことで、面接の受付のやり方がわかるので、緊張が軽減され、スムーズに面接本番を迎えることができるでしょう。

面接の受付までにしておく確認

面接の受付をする前に、何点か確認しておきたいことがあります。
身だしなみや、トイレを済ませるなどの他に、携帯電話の電源を落とす、提出書類の準備をするなども、受付であたふたとしてしまわないように準備しておくと安心です。

いずれも基本的なことばかりですが、面接当日は緊張から、忘れてしまうことも考えられます。

抜けや漏れがないように、ここで再確認しておきましょう。

身だしなみを整える

身だしなみの最終チェックも受付前に済ませましょう。

スーツの肩の汚れや、髪型の乱れ、女性ならばメイクのチェックも忘れないようにしましょう。
エチケットブラシやクシがあると便利です。ワイシャツの一番上のボタンの留め忘れがないかも確認しましょう。

身だしなみの確認で忘れがちなのが足元です。足元は面接で座った時に顔との距離が近くなるので、靴の汚れも目に入ります。
女性はストッキングが伝線していないかの確認も必要です。

万が一、不備が見つかっても、時間に余裕さえあれば、焦らずに身だしなみを整えられます。時間がなくて対処できず、恥ずかしい思いを抱えたまま面接に向かわなければならないという状況を避けられるように、早めの行動を心がけましょう。

トイレは済ませておく

緊張からトイレが近くなることもあります。

時間ギリギリになってから向かうと、その間に呼ばれてしまう可能性もあるため、できれば受付の前に済ませておきたいものです。

もちろん、急な腹痛などの場合は仕方がありませんので、受付後に申し出ても問題ありません。

急に体調が悪くなった場合以外は、ビル内に入ってすぐに行くなど、直前に慌てないように余裕を持って行くようにするとよいでしょう。

提出する書類の準備

面接では、受付の際に書類提出を求められる場合もあります。
提出書類がある際は、あらかじめ連絡されています。連絡がない場合は、当日持参する物はありません。

受付で提示するもの、提出するものに分けてファイルに用意しておくと取り出しやすくなります。

携帯は電源オフまたは音・バイブのオフ

携帯電話は電源を切っておきましょう。
着信音を切ることはもちろんですが、マナーモードにしていても、バイブの音は静かな環境では思いのほか響くものです。

周りにも迷惑になりますし、あわてて電源を切ろうとすれば、焦ってしまい面接に集中できなくなる可能性もあります。

面接時は、着信音とバイブの音を切る、または、電源をオフにするなど、確実に面接の妨げにならないような配慮が必要です。

ポケットに入れていると、途中で落としたり、気になってしまうので、受付前にカバンの中にしまっておきましょう。

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面接の受付マナー

受付は面接開始10分前までに済ませる

受付に要する時間も把握しておく必要があります。
・受付から面接会場まで思いの他遠い(エレベーターを使用する場合も)
・他の就活生と重なって順番待ちがある
・受付と人事の連携ができておらず、面接会場にスムーズに進めない
余裕を持つ理由として、以上のアクシデントが考えられます。

そのため、遅くとも面接開始時刻の10分前には済ませられるように、時間に余裕を持って到着できるようにしましょう。

遅刻しないように事前に面接会場は把握しておく

面接会場は、なるべく事前に場所を確認しておくことをおすすめします。当日になって、道に迷い遅刻してしまうという事態は避けたいものです。

事前に確認をしておけば、当日焦ることがありません。経路の選択、最寄りの駅からの時間もわかります。
付近の状況が把握できていると、時間をつぶさなければならない時に使えそうな、カフェや公園の場所なども確認できます。

また、面接会場は本社とは限らず、サテライトオフィスや面接用に借りたレンタルスペース、カフェなどの場合もあります。

住所やビル名またはタワー名だけでなく、本館・別館、A棟・B棟などの詳細まで、確実に把握しておきましょう。

付近の地理に疎い場合は、早めに最寄り駅に到着し、一旦面接会場の建物を確認してから、付近で時間をつぶして、再度面接時間に合わせて戻ると、間違いがありません。

早く着きすぎもNG!周辺で時間をつぶす

面接の遅刻は当然NGですが、早く着き過ぎも避けなくてはいけません。
早すぎる到着は、先方の準備ができていない、自分より順番が先の志望者と手続きが重なってしまうなど、迷惑をかけます。

早く着き過ぎてしまった場合は、面接会場には直接向かわず、周辺で時間をつぶしましょう。

近くのカフェや公園などゆったりと過ごせ、時間が来たらさっと会場に向かえる場所がおすすめです。食事など待ち時間が読めない場所は、余程時間に余裕がない限りは避けるようにします。

会場付近を歩く際は、偶然社員の人が居合わせているかもしれず、行動を見られている可能性もあります。
買い物や他の用事のついでに面接に来たのかと思われては、印象がよくありませんので、ショッピングなどは避けるようにしましょう。

また、電話で友人と話すときも、話の内容や話し方には気を付けるようにしましょう。

元気よく挨拶をする

挨拶は、コミュニケーションにおいてとても大切です。

小さな声での挨拶は、聞こえたとしても、暗い表情でボソボソと呟くような挨拶は、かえってマイナス印象となる可能性もありますし、そもそも相手に聞こえていない挨拶は、していないも当然です。

声をかけられるのを待っているのではなく、なるべく自発的に挨拶ができるようにしておくと印象がよいでしょう。

挨拶は、背筋をピンと伸ばし、はっきりとした口調で伝えましょう。
相手の目を見て、にこやかに元気よく挨拶できると好印象です。

受付では挨拶から始め大学名・名前・要件をハッキリと名乗る

受付では、自分がどういった目的で来社しているのか、はっきりと伝える必要があります。

企業によっては、受付が面接用に分かれておらず、面接に来た就活生以外の来客もある可能性もあるので、来訪の目的をはっきりと伝えることが大切です。
受付で名乗る項目は次の通りです。
・約束の時間
・要件
・大学名
・名前
「本日、〇時より面接のお願いをしております、△△大学の▢▢▢▢です」
担当者がわかっている場合は、「ご担当の~様お願いいたします」担当者名も忘れずに伝え、取り次いでもらえるよう依頼します。

取り次いでもらったら、「ありがとうございました」とお礼も忘れないようにしましょう。

面接の受付が分かりにくい場合や用意されていない場合もある

企業によっては、面接専用の受付がわかりにく場合や、一般の受付で場所を聞いて、取次が必要となるケースもあります。

どういったタイプの受付であるかは、あらかじめ記載されている場合もありますが、当日行ってみないとわからない場合もあります。

インターフォンで呼び出す場合の伝え方

企業によっては、インターフォンや内線電話を通して自分で到着を伝えることがあります。応対する人が、必ずしも面接の受付担当者は限りません。

大学名・氏名を伝えた後で、面接に来たことを伝え、受付担当者でない場合は、担当者に連絡をしてもらいましょう。

担当者が迎えに来てくれることもありますが、インターフォン越しや内線電話で指示を受ける場合もあります。

また、内線電話の場合、面接に来た人専用の番号が書かれている場合もあります。
受話器を取る前に、面接者向けの内線番号やメッセージがないか、確認してみましょう。
もちろん、事前に指示があった場合は、指示に従います。

複数企業が入っているビルなどで、1階に総合受付がある場合、訪問先の企業のフロアを尋ねたりすることは問題ありません。

分からないときは社員に声をかけるかエージェントに連絡する

受付では、受付の人がいない場合も多く、内線電話の番号を押す場合もあれば、内線電話すらない場合もあります。そんな時には、入り口近くの社員に声をかけましょう。

社員に声をかける場合は、「お仕事中恐れ入ります」と一言添えることを、忘れないようにしましょう。

インターフォンや内線電話での呼び出しと同じように、挨拶をしてから大学名と氏名を名乗り、来訪の目的を告げ、担当者に連絡をしてもらうという流れは変わりません。

就活エージェントを通じての応募の場合、エージェントに連絡して、電話をしてもらうことも可能です。

どうしたらいいのか分からずに、立往生してしまい、ただ時間だけが過ぎてしまうことは避けましょう。社員やエージェントに聞きづらいかもしれませんが、以外に優しく教えてくれるので、考えるよりも行動するといいですよ。

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面接に遅刻したときの受付での伝え方

面接で遅刻しないことは大前提です。しかし、万が一、交通機関の遅延などのやむを得ない理由で遅刻してしまった場合、正しく対処する必要があります。

遅れるとわかった時点で連絡しているはずですので、受付でその旨を伝えます。真摯な態度で、迷惑をかけた旨を丁寧に謝りましょう。
例文
【担当者を呼んでもらう場合】
先程お電話を差し上げました○○と申します。本日、〇時から採用面接のお時間をいただいておりましたが、〇〇線の遅延で到着が遅れてしまいました。ご迷惑をお掛けして、申し訳ございません。恐れ入りますが、採用担当の○○様にお取次ぎいただけますでしょうか。

例文
【担当者の場合】
先程お電話でご連絡しました○○です。本日、〇時から採用面接のお時間をいただいておりましたが、○○線の延着により、到着が遅れてしまいました。せっかくの貴重なお時間でしたのに、お待たせしてご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。

待合室で待機している場合

担当者と一緒に待機のときは選考に差し支えない話しをする

面接の順番が来るまで、人事部の人など、面接官以外の採用担当者と一緒に待機する場合もあります。

「何か話さなければ」と焦るかもしれませんが、一緒に待機する場合は就活生の緊張をほぐすことが目的ですので、あまり考え混む必要はありません。

天気の話しや会場周辺や企業のビルに関する感想など当たり障りのない話題がおすすめです。もちろん、選考に選んでもらったお礼を述べることは失礼にはあたらないため、問題はありません。

スマホ確認はNG呼ばれたらすぐ移動できるようにする

面接の順番待ちなど待合室での待機中は、ついスマホを使いたくなるかもしれませんが控えましょう。

面接の対策の見直しをしていても、ゲームやSNSなどをしていると思われては、印象が悪くなる可能性があります。そのため待合室では、スマホの電源を切っておくようにしましょう。

また、スマホを見ていると、呼ばれても聞いていなかったり、すぐに立ち上がれなかったりすることも。面接でなくても、待ち時間も面接の一部と考え、呼ばれたらすぐに立ち上がれるようにしておきましょう。

面接室で待機している場合

面接官が入ってきたら席から立ちあがり挨拶

面接室で待機する際に、「おかけになってお待ちください」と着席を勧められて座って待つ場合は、面接官が入室したらすぐに立ち上がってください。

立ち上がって姿勢を正した後に、「おはようございます」または「こんにちは」と始め、「△△大学の○○と申します。本日は、どうぞ宜しくお願い致します。」と名乗ります。

それから最後にお辞儀をします。話しながらのお辞儀とならないよう、順を追って挨拶とお辞儀ができるようにしましょう。

面接官に「どうぞお座りください」と言われるまでは、立ったままで待ちます。面接官に座るように促されてから、「失礼致します」と一言と伝えて座りましょう。

面接後は受付の人にも挨拶をして帰宅

面接後、受付に担当者がいれば、挨拶を忘れないようにしましょう。面接が終わると同時に気が抜け、つい帰る際の挨拶を忘れてしまうこともあります。

しかし、面接会場だけでなく、建物を出るまでは面接と同じである心づもりが大切です。面接官と話をしている間だけが面接なのではなく、企業内で出会う人たち全てが評価者と考えておきましょう。

そのため、社内の人とすれ違ったら、直接面接に関わっていなくても、挨拶をするほうが印象はよくなります。

面接では受付から選考が始まっていると考え失礼のない対応をする

面接では、面接官だけが評価者ではなく受付から評価は始まっていると考えましょう。

受付でも、モゴモゴと話さずにハキハキと名乗り、挨拶をしましょう。受付で伝える要点は・約束の時間・要件・大学名・名前です。

評価が始まっているといっても、そこで自己PRなどはする必要ありません。
早く付きすぎるパターンもNGですが、受付の場所が分かりにくい場合もあるので、時間には余裕をもっておきましょう。

受付がスムーズだと、面接にも落ち着いて望めます。これらを参考にぜひ実行してくださいね。

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平均点は58点!
あなたの就活力は?

80〜100点 Sランク
就活力高い
60点〜79点 Aランク
就活力普通
40点〜59点 Bランク
就活力低め
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