面接の受付方法|マイナス印象を与えない挨拶や対応とは

受付では、名前だけでいいのか、学校名も必要なのか、それともその他まで受付の人に伝えるべきなのか、初めての面接の人は特に悩みますよね。

ここでは、面接の受付時になんと伝えればいいのかだけでなく、印象の良い受付の仕方、受付の前後にやっておくべきことについても紹介します。

この記事を読むことで、面接の受付のやり方がわかるので、緊張が軽減され、スムーズに面接本番を迎えることができるでしょう。

面接では受付の対応も押さえておくべき

面接での行動は、採用の結果を左右する可能性は低いですが、マイナスの印象を与えることで影響しないとも限りません。

面接の受付でもマナーを守り、誠実な対応を取りましょう。
受付ができることは基本であり、できているからプラス評価になるのではなく、できていて当然のことです。そのため、対応が悪いとマイナスの印象として残ってしまいやすいのです。

社員の就活生の印象の話しが採用担当者の耳に入ることもある

面接官は、会場に入ったときに向かいに座っている人ですが、会社の敷地に入ったところから、社員はあなたのことを見ています。全ての社員へ、丁寧な応対が望ましいです。

万が一、すれ違った社員の人たちに挨拶をしなかったり、横柄な態度を取っていれば、採用担当者の耳に入らないとも限りません。

採用担当者は、面接では感じがよかったと判断した就活生でも、実は挨拶のできない人物や不躾な態度を取る人物であるとわかれば、今後一緒に仕事をしたいとは考えにくいでしょう。

人によっての態度の違いは、どこでどのように評価されているかわかりません。
面接の際は、マイナス印象を与えるような行動は慎み、社内に一歩入ったら、面接であるという心構えで過ごすようにするとよいでしょう。

面接の受付までにしておく確認

面接の受付をする前に、何点か確認しておきたいことがあります。身だしなみや、トイレを済ませるなど、当然のこともありますが、携帯電話を消す、提出書類の準備をするなど、受付であたふたとしてしまわないように準備しておくと安心です。

いずれも基本的なことばかりですが、面接当日は緊張から、忘れてしまうことも考えられます。
抜けや漏れがないように、ここで再確認しておきましょう。

身だしなみを整える

身だしなみの最終チェックも受付前に済ませましょう。
スーツの肩の汚れや、髪型の乱れ、女性ならばメイクのチェックも忘れないようにしましょう。エチケットブラシやクシがあると便利です。ワイシャツの一番上のボタンの留め忘れがないかも確認しましょう。

身だしなみの確認で忘れがちなのが足元です。足元は面接で座った時に顔と近くなるので、靴の汚れも目に入ります。女性はストッキングが伝線していないかの確認も必要です。

万が一、不備が見つかっても、時間に余裕さえあれば、焦らずに身だしなみを整えられます。時間がなくて対処できず、恥ずかしい思いを抱えたまま面接に向かわなければならないという状況を避けられるように、早めに行動するようにするとよいでしょう。

トイレは済ませておく

緊張からトイレが近くなることもあります。
時間ギリギリになってから向かうと、その間に呼ばれてしまう可能性もあるため、できれば受付の前に済ませておきたいものです。

もちろん、急な腹痛などの場合は仕方がありませんので、受付後に申し出ても問題ありません。

急に体調が悪くなった場合以外は、ビル内に入ってすぐに行くなど、直前に慌てないように余裕を持って行くようにするとよいでしょう。

提出する書類の準備

面接では、受付の際に書類提出を求められる場合もあります。
提出書類がある際は、あらかじめ連絡されています。連絡がない場合は、当日持参する物はありません。

受付で提示するもの、提出するものに分け、それぞれのファイルに用意しておくなど、取り出しやすくしておくとよいでしょう。

書類を出すために受付でカバンの中身を全て出して探し回ることにならないように工夫しましょう。

携帯は電源オフまたは音・バイブのオフ

携帯電話は電源を切っておきましょう。
着信音を切ることはもちろんですが、マナーモードにしていても、バイブの音は静かな環境では思いのほか響くものです。

周りにも迷惑になりますし、あわてて電源を切ろうとすれば、焦ってしまい面接に集中できなくなる可能性もあります。

面接時は、着信音とバイブの音を切る、または、電源をオフにするなど、確実に面接の妨げにならないような配慮が必要です。
ポケットに入れていると、途中で落としたり、気になってしまうので、受付前にカバンの中にしまっておきましょう。

面接の受付マナー

受付は面接開始10分前までに済ませる

受付に要する時間も把握しておく必要があります。
・受付から面接会場まで思いの他遠い(エレベーターを使用する場合も)
・他の就活生と重なって順番待ちがある
・受付と人事の連携ができておらず、面接会場にスムーズに進めない
余裕を持つ理由として、以上のアクシデントが考えられます。

そのため、遅くとも面接開始時刻の10分前には済ませられるように、時間に余裕を持って到着できるようにしましょう。

遅刻しないように事前に面接会場は把握しておく

面接会場は、なるべく事前に場所を確認しておくことをおすすめします。当日になって、道に迷い、遅刻してしまうという事態は避けたいものです。

事前に確認をしておけば、当日焦ることがありません。経路の選択、最寄りの駅からの時間もわかります。付近の状況が把握できていると、時間をつぶさなければならない時に使えそうな、カフェや公園の場所なども確認できます。

また、面接会場は本社とは限らず、サテライトオフィスや面接用に借りたレンタルスペース、カフェなどの場合もあります。
住所やビル名またはタワー名だけでなく、本館・別館、A棟・B棟などの詳細まで、確実に把握しておきましょう。

付近の地理に疎い場合は、早めに最寄り駅に到着し、一旦面接会場の建物を確認してから、付近で時間をつぶして、再度面接時間に合わせて戻ると、間違いがありません。

元気の良い挨拶をする

挨拶は、コミュニケーションにおいてとても重要です。
小さな声での挨拶は、聞こえたとしても、暗い表情でボソボソと呟くような挨拶は、かえってマイナス印象となる可能性もあります。

また、相手に聞こえていない挨拶は、していないも当然です。
声をかけられるのを待っているのではなく、なるべく自発的に挨拶ができるようにしておくと印象がよいでしょう。

挨拶をするときは、背筋をピンと伸ばし、はっきりと、発音することを心がけましょう。相手の目を見て、にこやかに元気よく大きな声で挨拶をできるように練習しましょう。

受付では挨拶から始め大学名・名前・要件をハッキリと名乗る

受付では、自分がどういった目的で来社しているのか、はっきりと伝える必要があります。

企業によっては、受付が面接用に分かれておらず、面接に来た就活生以外の来客もある可能性もあるので、来訪の目的をはっきりと伝えることが大切です。

受付で名乗る項目は次の通りです。
・約束の時間
・要件
・大学名
・名前
「本日、〇時より面接のお願いをしております、△△大学の▢▢▢▢です」
担当者がわかっている場合は、担当者名も忘れずに伝え、取り次いでもらえるよう依頼します。
取り次いでもらったら、お礼も忘れないようにしましょう。
「ご担当の~様お願いいたします」
「ありがとうございました」

面接専用の受付の場合、担当者に取り次いでもらう必要はありません。いずれの場合も、受付の人の指示に従い、勝手な行動は避けます。
大学名や氏名は、初めて聞く人にとっては聞き取りづらいものです。理解してもらえるよう、ゆっくりとはっきりと大きな声で伝えられるようにしましょう。

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面接の受付が分かりにくい場合や用意されていない場合もある

企業によっては、面接専用の受付がわかりにく場合や、一般の受付で場所を聞いて、取次が必要となるケースもあります。

どういったタイプの受付であるかは、あらかじめ記載されている場合もありますが、当日行ってみないとわからない場合もあります。

インターンフォンで呼び出す場合の伝え方

企業によっては、インターフォンや内線電話を通して自分で到着を伝えることがあります。応対する人が、必ずしも面接の受付担当者は限りません。

大学名・氏名を伝えた後で、面接に来たことを伝え、受付担当者でない場合は、担当者に連絡をしてもらいましょう。

担当者が迎えに来てくれることもありますが、インターフォン越しや内線電話で指示を受ける場合もあります。

内線電話の場合、面接に来た人専用の番号が書かれている場合もあります。
受話器を取る前に、面接者向けの内線番号やメッセージがないか、確認してみましょう。
もちろん、事前に指示があった場合は、指示に従います。
複数企業が入っているビルなどで、1階に総合受付がある場合、訪問先の企業のフロアを尋ねたりすることは問題ありません。

しかし、「株式会社○○の面接会場はどこですか?」「○○様に繋いでいただきたいのですが」などと、個別に対応してもらうことはできません。

事前に企業から、「総合受付で呼び出しをしてもらってください」または「総合受付で案内してもらってください」などと指示されている場合を除き、総合受けは利用せず、企業のあるフロアの受付のインターフォンなどで、面接に来た旨を説明するようにしましょう。

分からないときは社員に声をかけるかエージェントに連絡してもOK

受付では、受付の人がいない場合も多く、内線電話の番号を押す場合もあれば、内線電話すらない場合もあります。そんな時には、入り口近くの社員に声をかけましょう。

社員に声をかける場合は、「お仕事中恐れ入ります」と一言添えることを、忘れないようにしましょう。

インターフォンや内線電話での呼び出しと同じように、挨拶をしてから大学名と氏名を名乗り、来訪の目的を告げ、担当者に連絡をしてもらうという流れは変わりません。
就活エージェントを通じての応募の場合、エージェントに連絡して、電話をしてもらうことも可能です。

どうしたらいいのか分からずに、立往生してしまい、ただ時間だけが過ぎてしまうことは避けましょう。社員やエージェントに聞きづらいかもしれませんが、以外に優しく教えてくれるので、考えるよりも行動するといいですよ。

受付が終わってから面接までは静かに待機する

受付が終われば、面接までの時間は、控室などで待機します。この待ち時間では、何をしていてもよいというわけではありません。

周りも緊張している人や集中しているので、ウロウロと歩き回ったり、キョロキョロと周りを見回したりは避けてください。

なんとなく気が緩んで、ついリラックスしてしまう就活生もいますが、音楽を聴いたり、携帯電話をいじったり、大きな声で周囲と話したりすることは避けましょう。

余裕がある場合は、エントリーシートや履歴書を見直しておくといいでしょう。
自分の名前を呼ばれたら、すぐに立ち上がれるように準備しておきます。

担当者と一緒に待機のときは選考に差し支えない話しをする

面接の順番が来るまで、人事部の人など、面接官以外の採用担当者と一緒に待機する場合もあります。

「何か話さなければ」と焦るかもしれませんが、一緒に待機する場合は就活生の緊張をほぐすことが目的ですので、あまり考え混む必要はありません。

お天気の話しや会場周辺や企業のビルに関する感想など当たり障りのない話題がおすすめです。
もちろん、選考に選んでもらったお礼を述べることは失礼にはあたらないため、問題はありません。

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平均点は58点!
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80〜100点 Sランク
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60点〜79点 Aランク
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