真似るだけ!面接後のお礼状の正しい書き方【手紙・メールの例文あり】

「面接後にはお礼状を書いたほうがいい」と耳にしたことのある就活生も多いでしょう。

就活生のなかには、お礼状のなかにいろいろ記載したい人もいるようですが、お礼状には何を書くべきでしょうか。

そもそも、お礼状は必ず書かなくてはいけないものなのか?と送ることを悩んでいる人もいると思います。

この記事では、面接後のお礼状について、採用担当者の印象や送り方、記載内容を解説します。

お礼状は必ずしも送らなければいけないものではない

お礼状を送ることで感謝と志望度の高さが伝わる

お礼状を送る目的は2つです。
1つは、面接に時間と労力を割いてもらったことへのお礼です。
2つめが入社志望度の高さを改めて伝えることです。

お礼状によって、選考の合否を左右することはありません。
お礼状を送ったからといって、面接選考が必ずしも通過するわけではありませんし。しかし、お礼状で悪い印象を与えることもありません。

悩んでいるのなら、感謝の気持ちや入社意欲をお礼状に書きましょう。

面接後は毎回当日中にお礼状を出すようにする

お礼状は、面接当日はたは次の日には送るようにします。

お礼状を送るのが遅れると、何人も面接を受けている場合は誰か分からなくなりますし、とりあえず送るけれど志望度は低いのではないかとマイナスのイメージにもなり得ます。

面接日に、どうしてもお礼状を考えて書く時間がとれない場合、面接に行く前に、大体の内容の下書きをしておくなどの工夫をしましょう。帰宅後に必要な項目を追加するだけにしておくと、手間が省けます。

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真似るだけ!内定のお礼メールの正しい書き方【例文あり】
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お礼状は手紙またはメールで送る

手紙のメリット・デメリット

手紙でお礼状を送るメリットは、メールと比べて丁寧な印象を与える点です。

手紙が、メールよりも丁寧な印象を与えるのは、手間と時間がかかるからです。より志望度の高さや真剣さを伝えたいのであれば手紙を書くとよいでしょう。

年齢を重ねている人を中心に、メールよりも手紙の方が礼儀正しいと判断するケースは現在も残っています。また、真摯に手紙で感謝の意を伝えると、志望先の企業を大切に思う気持ちがより伝わります。

デメリットとしては、手紙は書いてから送付して、先方の手元に着くまでに日数がかかってしまう点です。

タイムラグ以外にも、封筒や切手を用意する手間、書き損じた場合は書き直さなくてはいけないので、多くの労力を必要とするところが手紙でお礼状を書く際のマイナス点です。

メールのメリット・デメリット

メールのメリットは、当日中にお礼が伝えられる点です。
面接官側の記憶が新しいうちに再度コンタクトを取ることで、誰か分からないとならないので、面接で伝えきれなかった考えの補足も可能です。

デメリットとしては、手書きではないことを失礼だと受け取られる場合が0ではない点です。形式を重んじる社風である場合も同様です。それまでの面接に関するやり取りを含めて、メールを使っていない場合はNGです。

図解でわかる!面接後のお礼状の書き方【手紙】

これは面接後のお礼状の書き方を図解したものです。赤字のポイントを押さえて、例文を真似するだけで、誰でも感謝の伝わる丁寧なお礼状が書けるようになります!(スマートフォンの方は、クリック・ピンチで拡大できます)

面接お礼状

拝啓

盛夏の候、貴社ますますご清栄のことと、お慶び申し上げます。
就活大学経済学部の就活太郎と申します。

先日は、ご多忙の中、貴重なお時間を割いていただき、誠にありがとうございました。
貴社の◯◯プロジェクトについての貴重なお話を伺い、「常に市場を切り拓く」という貴社の理念の一端が理解できたように思います。

以前より、貴社を第一志望としておりましたが、先日の面談でますます貴社で働きたいという思いが強くなりました。
取り急ぎ、面接の御礼を申し上げます。

敬具

平成◯年◯月◯日
就活大学経済学部四年 就活太郎
株式会社◯◯ 人事部 採用課 御中

では、ここからは上記の図解に従って、赤字ポイントを詳しく解説していきます。

【39点以下は危険度MAX】
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面接後のお礼状の書き方のポイント7つ

1.手紙の書き出しの型を守る

冒頭語を使う

拝啓
目上の相手に送る手紙は「拝啓」で書き出します。「前略」は親しい相手に使う表現であり、目上の人に使うものではありません。

時節の挨拶を使う

盛夏の候、貴社ますますご清栄のことと、お慶び申し上げます。
手紙本文の書き出しは、時節にあわせた挨拶から始めます。時節の挨拶は季節によって異なります。
その他)
春寒の候、春暖の候、新緑の候、初夏の候、晩夏の候など

大学名・名前を名乗る

就活大学経済学部の就活太郎と申します
次に、大学名・名前を名乗りましょう。

2.面接のお礼をする

先日は、ご多忙の中、貴重なお時間を割いていただき、誠にありがとうございます。
ビジネス文章では、「大事なことは最初に」が基本です。文章の冒頭で、先日の面接に対するお礼をしてください。

3.面接の感想を詳しく伝える

貴社の●●プロジェクトについての貴重なお話を伺い、「常に市場を切り拓く」という貴社の理念の一端を理解できたように思います。
面接で特に感動したこと・感心したことにについてコメントします。ただ「ありがとうございます」と言うだけでは気持ちがこもらない形式的なお礼でテンプレとも思われかねません。「具体的な感想」を入れると相手の印象に残りやすくなります。

面接官の話の中で、特に気になったポイントや、学びを具体的に挙げて記載しましょう。

4.志望度が高くなった旨を告げる

以前より、貴社を第一志望としておりましたが、先日の面接でますます貴社で働きたいという想いが強くなりました。
リクルートの調査によれば、就職活動で企業が採用で重視するのは1位「人柄」2位「企業への熱意」です。人柄は手紙では伝わりませんが、熱意は伝えられます。面接で熱意が高まった旨を書き、あなたの熱意を伝えてください。

5.書面でお礼をする時の定型句を使う

取り急ぎ、面接の御礼を申し上げます。
書面でお礼をするときは「取り急ぎ、面接のお礼を申し上げます。」という表現でお礼を終えるのがマナーです。

6.結語・日付を書く

敬具
「敬具」は手紙を終える時の決まり文句です。本文を書き終わったら「敬具」で終えます。「草々」は気軽な表現ですので、目上の人への手紙では使いません。
平成●年●月●日
手紙を書いた日付を書きましょう。

7.署名と宛名を記す

署名

就活大学経済学部四年 就活 太郎
最後にもう一度誰が書いたかわかるように、大学・学部・名前を署名として残します。

宛名

送り相手の宛名は最後に書きます。書く際には「他の文字より大きめに」書くのがポイント。

部署に送るときは「御中」採用担当者個人へ送るときは「●●様」を使いましょう。

8.便箋や封筒・切手はノーマルな無地のビジネス用がベスト

手紙でお礼状を書く場合、便箋や封筒はノーマルタイプの、ビジネス用の白の無地のものを選びましょう。柄が入ったものや、定形外の物は、ビジネスには不向きです。

9.切手の料金不足にならないように郵便局で出す

お礼状を郵送する場合は、切手の料金不足にならないように郵便局で出しましょう。

料金不足で到着した場合、返送されれば送る意味がありませんし、万が一先方に不足料金を払わせるような事態になれば、相手の手を煩わせます。

面接結果が来ない…
そんな人はこちらの記事で問い合わせ方をチェック
面接結果の問い合わせ・催促メールの正しい書き方【例文あり】

面接後のお礼状の書き方【メール】

例文
件名:【〇月〇日面接選考のお礼】〇〇大学〇〇学部〇〇〇〇
株式会社〇〇〇〇
採用担当〇〇〇〇さま

お世話になっております。〇〇大学の〇〇〇〇です。

本日はお忙しいなか、面接の機会をいただきまして、誠にありがとうございました。

貴社の◯◯プロジェクトについての貴重なお話を伺い、「常に市場を切り拓く」という貴社の理念の一端が理解できたように思います。
以前より、貴社を第一志望としておりましたが、先日の面談でますます貴社で働きたいという思いが強くなりました。

取り急ぎ、面接の御礼を申し上げたくご連絡いたしました。

ご多忙かと存じますので、ご返信には及びません。
末筆ながら面接のお礼を申し上げますとともに、
貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
=============
署名
=============

1.一目見て分かる件名を付ける

メールを送る際の件名は、一目で内容がわかるようにします。まず、「採用面接のお礼」である旨を書き、続けて氏名をフルネームで書きます。

一日に数多くのメールを受け取る際に、内容がわからないと後回しにされ、多くのメールの中に埋もれてしまう可能性があります。誰がどのような用件でメールを送ってきたのかがわかりやすい件名は、内容を読まずとも、すぐにわかるので好印象です。

メールの内容に関しては、挨拶→主文→結びの言葉などと、基本的には手紙と同じです。最後に自分の連絡先を書くところが、手紙との違いです。

2.署名は記載ミスのないようにする

署名は、自分に関するデータを記載する場所です。署名欄の連絡先には、氏名、住所、電話番号、メールアドレスを記載します。

漢字は、履歴書の記載と同じ表記で統一しましょう。氏名や住所が、あまり一般的な読み方でない場合などは、フリガナをつけると間違いがありません。

署名欄は、予め登録している内容をそのまま使う場合もあるかもしれません。
その際は、メールアドレスがプライベート用となっていないか住所の省略はないかなど、よく見直してミスのないようにします。

個別のチェックが終わったら、再度送信前に全体の内容をチェックして、記載ミスがないかどうかを確認してから送るようにしましょう。

お礼状を送るときの注意点

ここまで、お礼状の書き方について解説しました。最後に、お礼状を送るときの注意点を解説します。せっかく一生懸命作ったお礼状なのに、ちょっとしたミスで逆に印象が下がってしまうのは避けたいところ。最後の最後まで気を抜かずチェックしていきましょう。

面接日の当日に出す

お礼状は、面接当日はたは次の日には送るようにします。

お礼状を送るのが遅れると、何人も面接を受けている場合は誰かわからなくなりますし、とりあえず送るけれど志望度は低いのではないかとマイナスのイメージにもなり得ます。

面接日に、どうしてもお礼状を考えて書く時間がとれない場合、面接に行く前に、大体の内容の下書きをしておくなどの工夫をしましょう。
帰宅後に必要な項目を追加するだけにしておくと、手間が省けます。

担当者名は正確に書く

お礼状を送る相手の名前は省略せずに正しく記載しましょう。「◯◯様」だけではなく、「人事部◯◯課 採用担当◯◯様」などのように役職名まできちんと書くのが正しい記載方法です。

また、たとえ選考中に仲良くなった担当者宛てに送るお礼状だとしても、「◯◯さん」などと担当者名を省略するのはビジネスの場では不適切です。知り合いかどうかに関係なく、担当者の名前には敬称をつけ、所属部署や役職名まで正しく記載するようにしましょう。

面接官が複数人いた場合や、どうしても面接官の名前がわからない場合は「面接担当者様」としても問題ありません。担当者名を間違えたり、勝手に省略したりするのは失礼に当たるので、間違いのないよう細心の注意を払いましょう。

敬語は正しく使う

間違った日本語の文章は「ビジネスマナーが備わっていない」とマイナスの印象を持たれる可能性があるため、お礼状では正しい敬語を使いましょう。

特に間違いやすいのが相手先に対する呼称表現です。話し言葉では「御社」、書き言葉では「貴社」とするのが正しい表現ですが、中には「御社」「貴社」以外の表現を使う組織や団体も存在します。

以下に、お礼状でよく使われる呼称表現の例をいくつか挙げますので、自分が面接を受けた相手先によってきちんと使い分けてください。

相手先と正しい敬語表現
  • 企業⇒貴社
  • 団体(NPO法人を含む)⇒貴団体、貴法人
  • 官公庁⇒貴庁、貴省
  • 銀行⇒貴行
  • 病院など⇒貴院

主文はテンプレではなくオリジナルにする

主文はお礼状にありがちなテンプレではなく、自分ならではのオリジナル文章にするよう心がけてください。テンプレの文章はまったく印象に残らないばかりか、むしろ相手の心象を悪くする可能性があります。

好印象を持ってもらうためにも、面接でのやりとりで印象に残ったことや感じたことなどを具体的に伝えるようにしましょう。きちんと自分の言葉で文章を考えることで、感謝の気持ちが伝わりやすいお礼状になります。

以下の例を参考に、自分ならではのオリジナル文章を考えてみてください。
  • 「面接でのやりとりから、よりこの企業で働きたいという気持ちが強くなった」
  • 「社員の皆さまの仕事に対する熱い思いを知り、この企業でなら大きなやりがいを持って働いていけると思った」
  • 「インターンシップや面接を通して社員の皆さまの人柄に触れ、一緒に働きたいと思った」

面接後のお礼状は感謝と志望度の高さを改めて伝えるためにも送ろう!

面接後のお礼状は、送っても送らなくても選考結果を左右するものではありません。
しかし、自分のために時間を割いてもらったのですから、感謝の意を表したいものです。悩むのであれば送りましょう。

送る際には、失礼のないように、ルールに則り書くようにします。誤字脱字チェックを忘れずに、簡潔に感謝の意を伝えましょう。

送る際には、メールでも郵送でも、面接の当日中に送りましょう。素早いリアクションは好感を持って受け止められます。

どんなに感謝していても、思っているだけでは伝わりません。素直に気持ちを伝えるために、お礼状を送って、志望度の高さややる気をアピールしましょう。

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