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履歴書が完成し、後は送付するのみ。しかし、まだ忘れてはいけないことがあります。それは、送る際に使う封筒の宛名書きです。
企業宛に履歴書を送付する際、正しい書き方をしなければ印象が下がる可能性があります。
封筒の書き方が直接合否に関わる可能性は低いですが、封筒の書き方でネガティブな人柄の印象がつくのは避けたいものです。
封筒の書式マナーをきちんと守り、面接で直接会う前から印象を下げないようにしましょう。
この記事を読むことで、履歴書を送付する際に重要な正しい封筒の書き方を知れます。
履歴書の封筒の書き方【表】
封筒の宛名書きは、履歴書を入れる前にあらかじめ書いておきましょう。中に履歴書を入れてしまってから書こうとすると、厚みがあるためにうまく書けない場合があります。
宛名が縦書きか横書きかにかかわらず、封筒左上に切手を貼るため、その場所を空けて記載する必要があります。
住所、会社名、部署、担当者名を書いたら、「履歴書在中」と赤字で記入します。
履歴書の入った封筒は、企業があなたに関して初めて目にするものです。不手際で選考に進めない可能性をゼロにできるよう、投函前に漏れがないかきちんと確認してください。
封筒の書き方をマスターしておくと、社会人となっても役に立ちます。
住所は都道府県から記入
住所は都道府県から記入します。
ビル名がある場合は、「○○ビル」「△△タワー」など、長くなってもビル名も省略せずに書きます。
住所に階数まで記載されているときは、その通りに「10階」などと階数まで書きましょう。
番地の後に改行するとすっきりした印象となります。番地の前か後かにかかわらず、住所が長くて改行する場合、2行目は都道府県より1字下げて書きます。
短い場合は上に揃えるよりも、下に揃えるつもりで、真ん中ぐらいの位置から書き始めるとよいでしょう。
縦書きの場合の数字は漢数字で書く
宛名を書く際は、数字の書き方に気をつけなくてはいけません。縦書きの番地は、漢数字で書きます。たとえば住所が「1－1」だった場合、「１」なのか「－」なのか分かりづらいです。
そのため、「1」の代わりに漢数字を使い「一」とすれば表記が明確になります。
ここでひとつ注意点は、「11－1」などの場合です。「一一」と縦書きすると、「二」と認識されてしまう可能性もあるため、十の位は「十」と書くようにしましょう。
宛名は住所より大きめのサイズで中央に書く
企業名や担当者名は、目立つように住所よりも少し大きめのサイズの字で書くようにします。
封筒の中央部分の、郵便番号の下から1字下げたあたりから、社名を書き始めます。「株式会社」の場合「（株）」と省略せずに正式に書くようにしましょう。
会社名の下に部署名を書く際に、長くなってしまいそうな場合は、隣の行に1文字下げたところから書くようにするとすっきりとして見えます。
会社名や部署名もしくは人名に英語が入っている場合は、アルファベットを縦に1字ずつ書きます。
「採用御担当」「人事部」などと詳しい部署名は、企業名から一行空けて改行します。社名などの大きめのサイズで書いた文字の部分が、ちょうど封筒の中央のラインに来るように書けるとバランスよく見えます。
継承は部署の場合は「御中」個人の場合は「様」
宛名を書く際には、敬称をつける必要があります。履歴書送付の封筒の宛名書きに使う敬称には2種類あり、「御中」は会社や部署などの組織宛、「様」は個人宛です。企業の中宛の場合、個人名の前に会社名がつくので、混乱してしまいそうですが、ルールはいたって簡単です。
使い分け方は次の通りです。
敬称を使うのは、1つに対して1つです。宛名が、「人事部」など部署名である場合は「○○部御中」、個人名の場合は「○○様」と記入します。
正確な部署名がわからず、担当者名も分からない場合は「採用ご担当者様」で問題ありません。
企業名と担当者氏名が両方ある場合は、最後の担当者名にのみ「様」をつけます。くれぐれも、「○○株式会社御中 ○○様」などと重ね付けをしないよう注意しましょう。
また見栄えとして、名前の後に一文字分空けてから「様」「御中」と書くようにしましょう。
・個人 = 「様」
・敬称は1つに対して1つ。「○○株式会社御中 ○○様」はNG
左下には赤文字で「履歴書在中」と記載
履歴書を送付する際に、忘れてしまいがちなのが、「履歴書在中」と赤字で書くことです。封筒の左下に、重要な書類が入っていることを示すために書きます。
履歴書以外に職務経歴書などが一緒に入っている場合には、「応募書類在中」でも可です。
赤字で書いたら、目立つように周りを赤枠で囲みましょう。この部分は、手書きする代わりにスタンプを使ったり、あらかじめ履歴書送付用に赤字で印刷してある封筒の利用も可能です。
赤字で「履歴書在中」の文字が記載されていると、一目で採用関連の書類とわかります。
郵便物の仕訳の際に封筒を開封せずに採用の書類として扱ってもらえるため、他の郵送物とまぎれにくく採用担当者の手元に着きます。膨大な量の郵便物を受け取る企業では、取り扱いに時間がかかる場合もあります。
せっかく期日に間に合うように送ったはずが、「履歴書在中」の表示がないばかりに、採用担当者の手元に届かなくては困ります。ちょっとした手間ですが、今後を左右する可能性があるので忘れないように記載しましょう。
履歴書の封筒の書き方【裏】
封筒の宛名は、封筒の表面だけではなく、裏面にも書く必要があります。
封筒の裏面には、送り主の住所氏名などの発送者の情報、発送日などを書きます。自分の住所を書く際は、表書きと同じように、省略せずに都道府県名から書きます。
裏面の住所の書き方は、基本的には表面の書き方と同じですが、書く位置など少し表面とは異なるので、こちらでは裏面の書き方について、詳しくご説明します。
左下に自分の住所と氏名
裏面の送り主を記載する際、表書きとの違いは、住所などを書く場所です。左下4分の1ぐらいのスペースを使って、中ほどの高さからまずは自分の住所、続いて隣に名前を書きます。
住所は、マンション名やアパート名まで、省略せずに書きます。棟名がある場合は「○○マンションA棟」などと書いてから部屋番号も必要です。
名前を書く際は、住所より少し大きめの文字で、住所の行から一行分ほど間隔を開け、住所の半分程度の高さから書き始めるようにするときれいに見えます。
苗字を書いたら1字分空け、続いて下に名前を書くと、氏名の区切りが分かりやすくなります。住所の終わり部分と名前の一番下がきちんとそろうと、全体のバランスが取れます。
郵便番号は横に数字で記載・住所は漢数字
日本では、算用数字と漢数字の2種類の数字の書き方があります。
郵便物の宛名書きでは、そのどちらも使います。封筒の宛名の数字は、どちらを使ってもよいわけではなく、算用数字で書く部分と、漢数字で書く部分があります。
郵便番号は封筒の宛名書きの方向にかかわらず、横向きに算用数字で記入します。郵便番号で漢数字は使いません。
住所を縦書きにするときのみ、漢数字を使用します。
住所・氏名の上に発送日を記入
通常郵便物には、郵便局の消印が付くので、いつ送られたかが一目でわかります。
また、中の書類にも必ず記入日を記載するので、本来は必要ありません。しかし、ごくまれに郵便物が何らかの理由によって延着してしまう場合があります。
そんな時に、発送日が書いてあれば、例え書類が指定の期日に着いていなくても、特別に認めてもらえる可能性があります。そのため、万が一の事態に備える意味でも、発送日を書いておいて損はありません。
発送日を書く際は、封筒の裏側の左上、つまり差出人（自分）の氏名の上方に記入します。その際に使う数字は、漢数字です。
封をした後には〆印を記入
縦書き封筒の封をするには、糊付けをします。セロテープやホチキスは通常使いません。封筒にテープで糊がついていてもつきが悪く、しっかりと封ができない場合も、上からセロテープを貼るのではなく、糊で封をします。
封をした後には、「〆」「封」の文字を書きます。「〆」はバツ印「×」と似ていますが意味が違うので、書く際は注意が必要です。
「締」を表す「〆」を書くことにより、「間違いなく封印しました」「途中誰にも開封されていません」ということを表します。そのため、重要な書類である履歴書などの応募書類には、必ず「〆」を書くようにしましょう。
持参の場合は封をしない
履歴書を郵送するのではなく、面接時に直接持参する場合は、封をのり付けする必要はありません。
面接時に持参した履歴書は、内容の確認のためや面接に入るので、その場ですぐに面接官が見るものです。封をしてしまうと、中の履歴書を取り出すのに手間がかかってしまいます。
それならば封筒もいらないのでは、と思う人もいるかもしれません。
しかし、持参する途中で履歴書が折り曲がったり汚れたりしてしまってはいけないので、履歴書は封筒に入れて持参しましょう。
面接の場で面接官に直接履歴書を渡す場合は、履歴書を封筒から出して渡します。一方、面接前に受付などで履歴書を渡す場合は、特に指示がなければ封筒に入れたまま渡します。
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横書きのときは漢数字ではなく数字
宛名を横書きする際の注意点は、数字の書き方です。縦書きの時は、住所の番地は漢数字を使いますが、横書きの時は算用数字を使います。
自分の住所は左下に記載
横書きの場合、差出人の住所や氏名は、封筒の下部の左側、およそ3分の1ぐらいのスペースに収まるように、上から郵便番号、住所、氏名の順で記載します。
郵便番号は一番小さく、次に住所、氏名は一番大きく書きます。アパート名やマンション名で長い住所の場合は、住所の行を2行に分けても構いません。
縦書きの時と同じように、県名から省略をせずに、住所を正しく書きます。
発送日は封筒の左側上方に書きます。
履歴書の封筒の選び方
販売している封筒には、様々な色や大きさがあります。履歴書を郵送する際は、履歴書が奇麗な状態で採用担当者の手元に渡るようにしたいですよね。
そのためにも、履歴書を郵送する際には適した封筒の選び方があります。
ここからは、履歴書送付の際の正しい封筒の選び方について説明します。
履歴書に折り目がつかない角形A4号または角形2号
履歴書を送る際、封筒のサイズは、A4サイズがそのまま入る大きさを選びましょう。封筒のサイズ名では「角形A4号」または「角形2号」と呼ばれるものが、A4のピッタリ収まるサイズに当たります。
折りたたんで小さくしたものを定形郵便物として送れないのかと、疑問に思うかもしれません。
しかし、A4サイズであれば、書類を折らずにクリアファイルごと入れられます。履歴書をたくさん折り曲げなくていいため、きれいな状態で届けられます。
白い封筒を選ぶ
就活で使用する封筒の色は、白を選びます。ビジネスでは茶封筒も使いますが、履歴書の送付には白い封筒を使いましょう。
応募書類は、一目見て大切な書類が入っていると分かってもらう必要があります。ビジネスで使われやすい茶封筒の中に紛れ込まずに目立つほうがよいので、白を選ぶべきなのです。
必ずしもすべての郵便物が「白封筒＝重要書類」とは限りませんが、白封筒は数ある郵便物の中でも、多くの場合目を引くこともあり、優先的に取り扱ってもらえる可能性が高いので、やはり茶封筒よりも優れていると言えるでしょう。
履歴書の封筒の書き方の注意点
履歴書を入れる封筒に宛先や宛名などを書くときに、注意すべき点が3つあります。
1つ目は文字を丁寧にゆっくり書くことです。急いで書いたような走り書きは読みづらいですし、適当な性格である印象を与えてしまいます。文字が上手か下手かではなく、一文字ずつ丁寧に書くことを心がけましょう。
2つ目は、修正液が使用不可である点です。緊張するとつい字を間違えてしまうこともあるでしょうが、間違えたときは修正ではなく一から書き直します。
心配な人は、鉛筆などで薄く下書きをしておく、別の紙などに書いたお手本を書き写すといった工夫をしましょう。
3つ目は、書く時に使う机をきれいに拭いておくことです。封筒についたシミや汚れは、印象を悪くしてしまいます。ダイニングテーブルなど、食事をするのに使う机で封筒を書く人は特に、事前に机の上をよく拭いておきましょう。
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履歴書を郵送する際は添え状を同封する
履歴書を郵送する際には、添え状（送付状）を同封しましょう。
添え状とは封筒の中身を記した挨拶状です。就活の場では、応募先企業に誰が何を、何の目的でこの封筒を送付したのかを示す役目があります。
一般的には日付、宛名、差出人、件名、本文、同封書類の一覧といった順序で記載します。日付は封筒をポストに投函する日を書き、中に入れるエントリーシートや履歴書と日付を揃えます。
このとき、西暦と和暦のどちらを用いても構いませんが、どちらかに統一するようにしましょう。
また、本文の前後には「頭語・結語」と呼ばれる言葉も必要です。「拝啓」で始めて、「敬具」で締めるようにしましょう。複数の応募書類を箇条書きで書く際には、その前後に「記」「以上」と書きます。
日付、差出人、結語である「敬具」、書類一覧の最後の「以上」は右揃え、宛名は左揃え、件名と「記」は中央揃えで記載します。
本文と書類一覧については、一般的には左揃えで記載しますが、読みづらくなければ中央揃えでも構わないでしょう。
Wordなどの文書作成ツールを使用して添え状を作成する場合は、スペース（空欄）をいくつも連ねるよりも、「配置」機能の右揃えや中央揃えを利用した方が簡単です。
添え状のテンプレ
履歴書は二つ折りにしてクリアファイルに挟んで封筒に入れる
クリアファイルに折りたたまずに入れれば、シワも寄らず、雨が降っても濡れずペンが滲みにくく、きれいな状態で書類が届けられるというメリットがあるのです。
必要書類と共に添え状を同封すると、丁寧な印象を与えます。細かいことにまで気を配り、就職活動をすすめましょう。
料金不足にならないように郵便局で郵送手続きが確実
履歴書やエントリーシートを郵送する際は、ポスト投函よりも郵便局で郵送手続きをする方が確実です。
郵便物の送料（切手代）は大きさや重量によって変わります。同じ封筒を使っても、エントリーシートなどが複数枚に渡ったり、書類をクリアファイルに入れたりすると、重量超過で料金不足になってしまう可能性があるのです。
料金不足となった場合、差出人に返送されたり、受取人に不足額が請求されたりしてしまいます。
履歴書が返送された場合、封筒を書き直すのはもちろん、提出日が異なるため履歴書そのものも書き直す必要あります。
また、提出日ギリギリにポスト投函した場合には、提出期限に間に合わなくなる可能性もあります。
あるいは、受取人である企業側に不足額が請求されることになると失礼です。
郵便局で郵送手続きをすると、その場で大きさや重量から切手代を算出してくれるので、料金不足になる心配がありません。
履歴書の封筒書きはサイズや漢数字に気を付けて丁寧に記載する
履歴書の封筒を書く際には、注意すべきポイントが多々あります。
宛名書きという行為や郵便局からの郵送という手段に馴染みがない人にとっては、手間に感じることも多いでしょう。
文字の大きさや漢数字の書き方など、そんなことをいちいち確認するのかと疑問に思う人もいるかもしれません。
日常的に郵便物を目にする社会人だからこそ、切手を貼る位置や文字の大きさ、住所の書き方など「普通とは違うやり方」にはつい目を留めてしまうこともあります。
たかが封筒と軽く考えず、書き方のポイントを守って丁寧に書くようにしましょう。
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