【履歴書の封筒の書き方】就活中に送付で失敗したくない人必見

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履歴書が完成し、後は送付するのみ。しかし、まだ忘れてはいけないことがあります。それは、送る際に使う封筒の宛名書きです。

企業宛に履歴書を送付する際、正しくルールを守らなければ印象が下がる可能性があります。

誤った封筒の使い方が直接合否に関わるかどうかは、もちろん企業にもよりますが、可能性がゼロではない限り注意をしたいものです。封筒の書式マナーをきちんと守り、面接で直接会う前から印象を下げないようにしましょう。

本稿では、履歴書を送付する際に重要な、社会人として恥ずかしくない封筒の書き方について詳しく紹介します。

履歴書の封筒の書き方【表】

封筒の宛名書きは、履歴書を入れる前にあらかじめ書いておきましょう。中に履歴書を入れてしまってから書こうとすると、厚みがあるためにうまく書けない場合があります。

宛名が縦書きか横書きかにかかわらず、封筒左上に切手を貼るため、その場所を空けたレイアウトにする必要があります。

住所、会社名、部署、担当者名を書いたら、「履歴書在中」と赤字で記入します。

履歴書の入った封筒は、企業があなたに関して初めて目にするものです。不手際で、選考に進めない可能性をゼロにできるよう、投函前に、漏れがないかきちんと確認してください。

封筒の書き方をマスターしルールを守ることは、社会人となっても役に立つので、ここでしっかりと覚えてしまいましょう。

住所は都道府県から記入する

住所は都道府県から記入します。ビル名がある場合は、「○○ビル」「△△タワー」など、長くなってもビル名も省略せずに書きましょう。その際は、番地の後に改行するとすっきりした印象となります。番地の前か後かにかかわらず、
住所が長くて改行する場合、2行目は都道府県より1字下げて書きます。

短い場合は上に揃えるよりも、下に揃えるつもりで、真ん中ぐらいの位置から書き始めるとよいでしょう。

下のほうにポイントを持ってくることにより、全体的にまとまりがよく見えます。

正式な住所にフロアや番号の記載がある場合は、すべて書く必要があります。「5階」と書いてあれば「5階」と書く必要がありますが、企業のホームページなどに「5F」と書いてあるのであれば「5F」と書いても問題はありません。


縦書きの場合の数字は漢数字で書く

宛名を書く際は、数字の書き方に気をつけなくてはいけません。縦書きの番地は、漢数字で書きましょう。たとえば住所が「1-1」だった場合、「1」なのか「-」なのか分かりづらいです。

そのため、「1」の代わりに漢数字を使えば「一」とすることによって、表記が明確になります。

ここでひとつ注意点は、「11-1」などの場合です。「一一」と縦書きすると、「二」と認識されてしまう可能性もあるため、十の位は「十」と書くようにしましょう。

宛名は住所より大きめのサイズで中央に書く

企業名や担当者名は、目立つように住所よりも少し大きめのサイズの字で書くようにします。

封筒の中央部分の、郵便番号の下から1字下げたあたりから、社名を書き始めます。「株式会社」などの場合「(株)」と省略せずに正式に書くようにしましょう。

会社名の下に部署名を書く際に、長くなってしまいそうな場合は、隣の行に1文字下げたところから書くようにするとすっきりとして見えます。

会社名や部署名もしくは人名に英語が入っている場合は、アルファベットを縦に1字ずつ書きます。

「採用御担当」「人事部」などと詳しい部署名は、企業名から一行空けて改行します。社名などの大きめのサイズで書いた文字の部分が、ちょうど封筒の中央のラインに来るように書けるとバランスよく見えます。

敬称は部署の場合は「御中」個人の場合は「様」

宛名を書く際には、敬称をつける必要があります。履歴書送付の封筒の宛名書きに使う敬称には2種類あり、「御中」は会社や部署などの組織宛、「様」は個人宛です。企業の中宛の場合、個人名の前に会社名がつくので、混乱してしまいそうですが、ルールはいたって簡単です。
使い分け方は次の通りです。

敬称を使うのは、1つに対して1度です。宛名が、「人事部」など部署名である場合は「○○部御中」、個人名の場合は「○○様」と記入します。正確な部署名がわからず、担当者名も分からない場合は「採用ご担当者様」で問題ありません。

企業名と担当者氏名が両方ある場合は、最後の担当者名にのみ「様」をつけます。くれぐれも、「○○株式会社御中 ○○様」などと重ね付けをしないよう注意しましょう。
また見栄えとして、名前の後に一文字分空けてから「様」「御中」と書くようにしましょう。

Point
・会社や部署 = 「御中」
・個人 = 「様」
・敬称は1つに1度しか使えない。「○○株式会社御中 ○○様」はNG

左下には赤文字で「履歴書在中」と記載

履歴書を送付する際に、忘れてしまいがちなのが、「履歴書在中」と赤字で書くことです。封筒の左下に重要な書類が入っていることを示すために書きます。

履歴書以外に職務経歴書などが一緒に入っている場合には、「応募書類在中」と書くこともできます。

赤字で書いたら、目立つように周りを赤枠で囲みましょう。この部分は、手書きする代わりにスタンプを使ったり、あらかじめ履歴書送付用に赤字で印刷してある封筒を利用することも可能です。

赤字で「履歴書在中」の文字が記載されていることにより、一目で採用関連の書類とわかります。

郵便物の仕訳の際に封筒を開封せずに採用の書類として扱ってもらえるため、他の郵送物とまぎれにくく採用担当者の手元に着きます。膨大な量の郵便物を受け取る企業では、取り扱いに時間がかかることもあります。

せっかく期日に間に合うように送ったはずが、「履歴書在中」の表示がないばかりに、採用担当者の手元に届かなくては困ります。ちょっとした手間ですが、今後を左右する可能性があるため、忘れないように記載しましょう。

履歴書の封筒の書き方【裏】

封筒の宛名は、封筒の表面だけではなく、裏面にも書く必要があります。封筒の裏面には、送り主の住所氏名などの発送者の情報、発送日などを書きます。自分の住所を書く際は、表書きと同じように、気を抜くことなく、省略せずに都道府県名から丁寧に書きます。

裏面の住所の書き方は、基本的には表面の書き方と同じですが、書く位置など、少し表面とは異なることがあるので、こちらでは裏面の書き方について、詳しくご説明します。

左下に自分の住所と氏名

裏面の送り主を記載する際、表書きとの違いは、住所などを書く場所です。左下4分の1ぐらいのスペースを使って、中ほどの高さからまずは自分の住所、続いて隣に名前を書きます。

住所は、マンション名やアパート名まで、省略せずに書きます。棟名がある場合は「○○マンションA棟」などと書いてから部屋番号も必要です。

名前を書く際は、住所より少し大きめの文字で、住所の行から一行分ほど間隔を開け、住所の半分程度の高さから書き始めるようにするときれいに見えます。苗字を書いたら1字分空け、続いて下に名前を書くと、氏名の区切りがわかりやすくなり、見やすくなります。住所の終わり部分と名前の一番下がきちんとそろうと、美しく見えるので、全体のバランスが取れるように配分に気を付けて書きましょう。

住所氏名以外にも、電話番号やメールアドレスを記入する場合もありますが、必須ではありません。書く必要がある場合は、住所の後、名前の前に書くとよいでしょう。

郵便番号は横に数字で記載・住所は漢数字

日本では、算用数字と漢数字の2種類の数字の書き方があります。郵便物の宛名書きでは、そのどちらも使います。封筒の宛名の数字は、どちらを使ってもよいわけではなく、算用数字で書く部分と、漢数字で書く部分があります。それぞれの数字の使い方は次の通りです。

郵便番号は封筒の宛名書きの方向にかかわらず、横向きに算用数字で記入します。郵便番号に漢数字を使うことは避けましょう。

反対に、住所の番地は漢数字で書くことがマナーなので、間違えないように気をつけましょう。これは、算用数字を縦書きにすると、「1」と「-」の区別がつきにくいからという理由もあるため、配達間違いを避けるためにも守りたいルールです。ただし、フロア名は「3階」または「3F」などと、算用数字を使います。


住所・氏名の上に発送日を記入

通常郵便物には、郵便局の消印があるため、いつ送られたかは一目でわかります。また、中の書類にも必ず記入日を記載するため、本来は必要ありません。しかし、ごくまれにですが、運悪く郵便物が何らかの理由によって延着してしまう場合があります。

そんな時に、発送日が書いてあれば、例え書類が指定の期日に着いていなくても、特別に認めてもらえる可能性があります。そのため、万が一の事態に備える意味でも、発送日を書いておいて損はありません。

発送日を書く際は、封筒の裏側の左上、つまり差出人(自分)の氏名の上方に記入します。その際に使う数字は、漢数字です。

Point
発送日の記入は必須ではないが、履歴書が延着して提出期限を過ぎてしまった場合に、特別に受け取りを認めてもらえる判断材料になる場合がある。

封をした後には〆印を記入

縦書き封筒の封をするには、糊付けをします。セロテープやホッチキスは通常使いません。封筒にテープで糊がついていてもつきが悪く、しっかりと封ができない場合も、上からセロテープを貼るのではなく、糊で封をします。

封をした後には、「〆」「封」などといった文字を書きます。「封」の印を使ってもよいでしょう。「〆」はバツ印「×」と似ていますが全く意味は違うので、書く際は注意が必要です。

「締」を表す「〆」は、これを書くことにより、「間違いなく封印しました」「途中誰にも開封されていません」ということを表します。そのため、重要な書類である履歴書などの応募書類には、必ず「〆」を書くようにしましょう。

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横書きのときは漢数字ではなく数字

宛名を横書きする際の注意点は、数字の書き方です。縦書きの時は、住所の番地は漢数字を使いますが、横書きの時は算用数字を使います。

これは、縦書きの際に数字の「1」が「-」と紛らわしくならないようにとの配慮で使わないのと同じ理由です。たとえば「一―一」と横書きで書くと、わかりにくいですが「1-1」と書くことですぐに理解できます。

読み間違いによる配送ミスを避けたり、誰が見てもわかりやすくするために、横書きの時は算用数字を使うようにしましょう。

自分の住所は左下に記載

横書きの場合、差出人の住所や氏名は、封筒の下部の左側、およそ3分の1ぐらいのスペースに収まるように書きます。上から、郵便番号、住所、氏名の順に並べます。郵便番号は一番小さく、次に住所、そして氏名は一番大きく書くようにします。アパート名やマンション名で長い住所の場合は、住所の行を2行に分けても構いません。

縦書きの時と同じように、県名から省略をせずに、全ての住所情報を書きます。

発送日は封筒の左側上方に書きます。

履歴書の封筒の選び方

就活では履歴書を郵送する際に、どんな封筒を選べばいいのでしょうか。販売している封筒には、様々な色や大きさがあります。履歴書を郵送する際は、履歴書が奇麗な状態で採用担当者の手元に渡るようにしたいですよね。そのためにも、履歴書を郵送する際には適した封筒の選び方があります。

こちらでは、履歴書送付の際の正しい封筒の選び方についてご説明します。

履歴書に折り目がつかない角形A4号または角形2号

履歴書を送る際、封筒のサイズは、A4サイズがそのまま入る大きさを選びましょう。封筒のサイズ名では「角形A4号」または「角形2号」と呼ばれるものが、A4のピッタリ収まるサイズに当たります。このサイズは、B5サイズの履歴書を送付する場合でも同じです。

B5サイズの書類は小さいため、もう少し小さい封筒で送りたいと思われるかもしれません。また、なぜ折りたたんで小さくしたものを定形郵便物として送れないのかと、疑問に思うかもしれません。

しかし、A4サイズであれば、書類を折らずにクリアファイルごと入れられます。履歴書をたくさん折り曲げなくていいため、きれいな状態で届けられます。履歴書をたくさん折り曲げると、シワが寄り、文章が読みにくくなるのです。そのため、色々な大きさの書類が届くよりも、A4サイズに統一されているほうが、採用担当者が管理しやすい、などの事情から、就活にはA4サイズが収まる角形A4号、または角形2号を使うようになっているのです。

厚みのある書類であれば角型2号を選んだほうが、スペースに余裕があります。逆に、枚数が少なく薄めの場合は、ぴったりサイズの角形A4号を選んだほうがすっきりとした印象になります。

Point:
・封筒は「角形A4号」または「角形2号」を使う
・履歴書がB5サイズであっても封筒はA4サイズを使う

白の封筒を選ぶ

就活の必要書類を送る際の封筒の色は、白を選びます。ビジネスにおいては茶封筒も使いますが、白い封筒のほうが正式で、丁寧な印象を与えます。そのため、履歴書を送付する際には白い無地の封筒がおすすめです。

応募書類は、正式な書類であるため、「一目見て大切な書類が入っているとわかってほしい」という意味や、ビジネスでよく使われる茶封筒の中に紛れ込んでしまわず目立つほうがよいという意味で、白を選ぶべきなのです。必ずしもすべての郵便物が「白封筒=重要書類」とは限りませんが、白封筒は数ある郵便物の中でも、多くの場合目を引くこともあり、優先的に取り扱ってもらえる可能性が高いため、やはり茶封筒よりも優れていると言えるでしょう。

履歴書は二つ折りにしてクリアファイルに挟んで封筒に入れる

履歴書のサイズは、一般的にはB5サイズまたはA4サイズです。封筒を選ぶ際は、A4サイズが入る大きさに揃えます。履歴書の用紙サイズは、元々どちらの書類もその倍の大きさを2つ折りにしたものです。そのため、それ以上に折らないことがマナーとなっているのです。書類を細かくたたむと、折り目が付き、文字が読みにくくなったり、紙がよれてしまい破れやすくなってしまったりします。

クリアファイルに折りたたまずに入れれば、シワも寄らず、雨が降っても濡れずペンが滲みにくく、きれいな状態で書類が届けられるというメリットがあるのです。

必要書類と共に、添え状を同封すると、丁寧な印象を与えることができます。細かいことにまで気を配り、就職活動をすすめましょう。

注意
「クリアファイルに挟まず郵送してください」と、企業から指定がある場合があります。その際は指定に従いクリアファイルを使用しないように注意しましょう。



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