エントリーシートの送付状(添え状)の書き方【見本付き】

エントリーシートに入れる送付状(添え状とも呼びます)、必ず入れなくてはいけないものなのか、入れる場合は、どんな内容を書くべきなのか分からない人もいるでしょう。

企業に送るような堅苦しい文章を書かなくてはいけない場合、正しいのか不安になる人も多いと思います。
そこで、わかりやすい画像例つきで、エントリーシートの送付状の書き方をわかりやすく解説していきます。

エントリーシートの送付状とは送付物の内容を記載した書類

送付状とは、送付物の内容を記載した書類を指します。
郵送の際に送付状を同封することで、受け取った側が一目で中身を把握できます。

また、送付状には内容物の見落としを防止する役割もあり、書類の入れ忘れや余計な書類の混入にも気付けます。郵送する場合には送付状を同封した方が良いですが、直接手渡しの場合は不要な書類です。
エントリーシートを送付する度に、送付状を作成するのは面倒に感じるかもしれません。
しかし、送付状は書き方が決まっていますので、一度作成してしまえば企業名を変更するだけでそれほど手間にはなりません。

エントリーシートの添え状は必要?

合否に関わらないがマナーとして必要就活生の中には「そもそもエントリーシートに送付状なんて必要なの?気を使い過ぎじゃない?」と思う方もいるかもしれません。
結論から言えば、「入れなくても落ちるわけではないが、送付状は入れた方がよい」です。

送付状があると丁寧な印象を与えます。また社会人になって企業間で書類のやり取りをする場合は、送付状を添えるのが一般的ですので、今のうちにビジネスマナーとして覚えておいて損はありません。

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図解でわかる!エントリーシートの送付状(添え状)の書き方






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送付状(送付状)を書く時の5つのポイント

では、送付状作成の各ポイントを解説していきます。

1.宛名
メールでも相手の名前を冒頭に書きますよね。「誰宛の文章か」を示すために、最初に宛名を書きましょう。
人事部など個人を特定しない場合は「御中」を付けますが、採用担当者の名前が分かっているような個人へ送る場合は「株式会社 ◯◯ 人事部採用担当 ◯◯様」と書きます。

2.手紙の始まり「拝啓」・締めの言葉「敬具」
手紙の冒頭はあいさつ語である「拝啓」で始めます。
拝啓とセットで使うのが「敬具」です。締めの言葉として用います。

3.挨拶
手紙の内容に入る前に、簡単な挨拶をするのが手紙のマナーです。
季節にふさわしい挨拶と合わせて、相手を気遣う言葉を伝えます。
ますますご清栄のこことお慶び申し上げます。
時節の挨拶の後に、「ますますご清栄のこことお慶び申し上げます。」と相手の様子を尋ねる文章を入れるのが手紙の定式です。
時節にふさわしい挨拶は、このサイトをご参照ください。

4.文章の用件を書く
最初の挨拶を記載したあとは、本題に入ります。
何を目的に書類を送り、もらった企業側はどのようにすればいいのか分かるように記してあげましょう。

5.同封している書類を記載
何の書類が入っているのか、箇条書きで記載しましょう。
送付状は中の書類を伝える目的もあります。中身と記載が同じではない場合、企業側が紛失したのではないかと戸惑わせる場合もあります。送る中身と送付状の記載があっているか、必ず確認しましょう。

エントリーシートの送付状を作成するときに注意するポイント

エントリーシートの送付状を作成するときに注意すべきポイントを紹介します。
せっかく送付状を同封しても、間違いがあったが故にマイナスな印象を与えてしまっては意味がありません。

以下のポイントに気を付けながら慎重に作成してください。

・社名や宛名に誤りはないか
社名や採用担当の名前を間違ってしまうと、印象が悪いです。注意力がないと捉えられてしまっても仕方ありません。同じ書式を再度使用する場合は特に注意が必要です。何度も確認するようにしましょう。

・誤字や脱字はないか
使用している漢字や敬語、言い回しが正しいかどうか確認をしましょう。送付状を使いまわしている場合でも、気が付いていない間違いがあるかもしれません。毎回入念にチェックしましょう。

・時候の挨拶は正しいか
時候の挨拶が季節に合ったものであるかどうかを確認するようにしましょう。不安がある場合は、季節に関係なく年中使える時候の挨拶である「時下」を使用すると良いでしょう。

・送付状の内容物に間違いはないか
送付状に記載した同封書類の種類と枚数が合致しているかどうかチェックしましょう。この項目を間違えてしまうと、受け取った側に混乱を与えてしまいます。封筒に入れる前に再度確認するようにしましょう。

送付状は手書きでも良い?

企業によって受ける印象は異なるがマイナスにはならない

「熱意が感じられる」「人柄が伝わりやすい」など、手書きの送付状に対する印象は企業によってさまざまですが、マイナスの印象になることはまずありません。手書きとパソコン、どちらが作りやすいかによって作成方法を決めましょう。
エントリーシートが手書きであれば送付状も手書き、パソコンで作成したのであれば送付状もパソコンで作成するといったように、エントリーシートの作成方法に合わせるのも一つの方法です。

いずれにせよ、送付状が手書きかパソコンで作成したものかはあまり重要ではないため、自分の好みで決めましょう。

もちろん、手書きがマイナスにはならないとはいっても、字が汚くて読みにくい送付状は印象が悪くなります。せっかく作った送付状で印象が悪くなるのを避けるため、文字を書くのが苦手な人はパソコンで作成するのが無難です。

パソコンで作成したほうが効率的

エントリーシートを複数の企業に提出する場合は、手書きよりもパソコンで作成したほうが効率的です。そうすることでエントリーシートを提出するたびに手書きしたり、何度も誤字脱字を修正したりする手間が省けます。

さらに自分の連絡先を記入したテンプレートを用意しておけば、企業によって挨拶や志望理由の文章を変更するだけで簡単に作成可能です。

ただし、テンプレートを使う際は宛名の変更し忘れに注意してください。前に送付状を送った企業の社名を次の企業にも誤って使いまわしてしまうと、印象は悪いです。

企業の社名部分は空白のままにしておき、実際に送付状が必要になってから入力するなど、うっかりミスをしないような工夫をしましょう。
選考を受ける企業が多い人や、エントリーシートの提出期限が迫っている人などは、パソコンで送付状を作成するのがおすすめです。

エントリーシートと送付状(添え状)の送り方

エントリーシートと送付状の送り方にもポイントがあります。封筒に書類を入れる前に、以下の項目をチェックしましょう。

送付する書類はクリアファイルに入れる

エントリーシート等の書類と送付状は、クリアファイルに入れてから封筒に入れるようにしましょう。

雨による水濡れや汚れ等の防止になり、大切な書類を守ることができます。クリアファイルは無色透明できれいなもの、出来れば新品を使用しましょう。色付きのものやデザインが入っているものは避けたほうが無難です。

送付状を一番前に持ってくる

各書類をクリアファイルに入れる際、送付状が一番前に来るようにしましょう。

 

一番前に持ってくることで、受け取った側がすぐに何の書類が入っているかを理解できます。送付状に記載している順番に書類を重ねておくと、親切です。
また、細各書類の上下と表裏を合わせて入れるようにしましょう。

エントリーシートの写しを取っておくことも大切です。
郵送する前にエントリーシートをコピーして手元に残しておくようにしましょう。自分がどのようなことを書いたのかを後で確認することができるので、面接対策やフィードバックに役立ちます。

エントリーシートを入れる封筒の書き方のポイント

エントリーシートを入れる封筒の書き方のポイント紹介します。封筒のサイズはA4用紙を折らずに封入できる角型2号がおすすめです。色は白色で中が透けないものを選ぶと良いでしょう。

封筒の表面の書き方

送付先の住所と宛先を縦書きで記入しましょう。住所が長い場合も略さずにそのまま書いてください。

会社名も正式名称で記入するようにしましょう。(株)も「株式会社」と略さずに記入してください。

送付状と同様に、宛名の敬称は、個人宛ての場合は「様」、会社や部署宛ての場合は「御中」と書きましょう。
ただし、個人宛ての場合でも役職が付く場合は少し特殊です。氏名の前に役職を付ける場合は「様」を記入しますが、後ろに役職をつける場合は不要です(例:「課長 〇〇様」あるいは「〇〇課長」)。

さらに、封筒の中身が何かすぐに分かるように、表面の左下に「応募書類在中」と赤字で記入するようにしましょう。
赤枠で囲む場合は定規などを使って丁寧に記入してください。

封筒の裏面の書き方

裏面には自分の住所と名前、郵送する日付を縦書きで記入しましょう。

裏面は表面の文字よりも小さい文字で書いてください。書類を封入しフタをのり付けした後は、フタ部分の境目に「〆」と書くようにしてください。これは第三者によって開封されていないことを証明する意味合いがあります。

エントリーシートの送付状はマナーとして必要!例を参考に相手に失礼のないように作成しよう

エントリーシートの送付状は、必ずしも必要なものではありません。

しかし、書類の送付内容に間違いがないのかやもらった相手がどう対応をすればいいのか記す送付状があったほうが、丁寧です。
送付状により、送られた中身の確認と、今後取るべき対応が分かります。

送付状は付ければいいというわけではなく、記す項目がある程度決められているので、上記を参考に、作成しましょう。

企業の名前はもちろん、担当者の名前や文章の中に誤字脱字があると、ルーズな印象を与えるので、送付状を付けるからにはミスのない書類を作り上げましょう。

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