図解でわかる!就活メールマナーの大事な7つのポイント

就活で出すことになるビジネスメール。でも、どう書いていいか、自分の書き方がビジネスマナー違反になっていないか、心配していませんか。

確かに、就活ではじめて書くビジネスメールは、「挨拶はどうすればいいか」「件名はどう書けばいいのか」など、わからないことだらけですよね。

でも大丈夫。以下の図解を見れば、ゼロからでも、就活メールマナーの要点がすぐに理解できるようになります。マナーを押さえ、社会人を感心させるメールを送りましょう!

図解ですぐわかる!就活メールマナー

メールの文例と、書き方のポイントを図解でわかりやすく表示しました。まずは、この画像でポイントを理解してください。(※スマートフォンの方は、ピンチ・クリックで拡大できます)

メールマナーの画像 001 (画像はクリックで拡大します)

では、以下で詳しくポイントを解説していきます。

あなたの就活力はどのくらい?

就職に成功するためには、まず自分の就活力を知っておく必要があります。就活力とは、就活で必要な準備や企業側が重視しているポイントに対して、どれだけ備えているかをはかる指標です。

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わかりやすく、具体的な件名をつける

社会人は、メールの件名を見て、開封するかどうかを決めています。だから、メールの件名は、件名を読むだけで「どんなメールか」わかるものでなければなりません。

たとえば、以下のような件名はNGです。
  • NG はじめまして
  • NG こんにちは
  • NG ありがとうございます
このような「メールの件名だけで内容がわからない」件名は、ビジネスマナーに反しています。

メールの件名は、
  • OK 社会人訪問のお願い
  • OK 社会人訪問のお礼
  • OK 社会人訪問の日程変更のお願い
  • OK 面接辞退のご連絡
このように、「件名だけでメールの要旨がわかる」ものを意識してください。
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最初に、誰宛のメールかを明示する

例文
株式会社◯◯◯
◯◯部 ◯◯課
◯◯様

メールの最初にまず「送り先の会社名→部署・課→名前」を書いてください。

メールを読む際に大事なのが「このメールは誰宛に来たメールか」です。ビジネスでは、CC、BCCを使うこともよくあります。だから、社会人はメールの冒頭で「誰宛に来たメールか、自分はこのメールをしっかり読む必要があるか」を判断します。

だから、まずはメールの冒頭で「相手の会社名→部署・課→相手の名前」を書き、誰宛に来たメールかを示します。

誰から来たメールかを明示する

例文
突然の連絡で失礼致します。
◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。

次に、挨拶をし、自分の大学名・名前を名乗ります。誰から来たかわからないメールを読む気にはなりませんよね。まず、挨拶+大学名・名前を名乗ってください。

メール冒頭の挨拶

メールの冒頭の挨拶をどうすればいいか、とは意外と迷うものですよね。だいたい以下の3つのパターンを使い分ければOKです。
  • 突然の連絡で失礼致します。(面識のない相手に送る場合)
  • いつもお世話になっております。(面識がある相手に送る場合・迷ったらこれ)
  • 先日は、〜をしていただき、ありがとうございました(その前に何かのイベント{面接・訪問など}があった場合)
フェーズにあった適切な挨拶を使い分けてましょう。

初対面の相手に送るときは、情報の入手元を伝える

いきなり知らない相手からメールが送られてきたら、「個人情報をどこで手に入れたのだろう」と相手方は不安になりますよね。だから、最初に情報の入手元を書きましょう。
例文
大学の就職課のOB名簿にて、◯◯様のお名前を拝見し、メール致しました

このように書いておけば、「あぁ、OB名簿を見て連絡してきたんだね」と相手も安心できますよね。

まず、メールの要点・用件を書く

例文
本日は、◯◯様にOB訪問のお願いをしたく、ご連絡を致しました

ビジネスメールでは効率が第一。だから、相手がすぐにメールの要旨を判断できるように、先に要点・結論を書きましょう。

「メールの要旨・要点を先に書く」というのは、以下のようなことです。
本日は、面接の日程の変更をお願いしたく、連絡致しました。
本日は、貴社の選考を辞退したく、連絡致しました。
のように、その後のメールの要旨を先に書きましょう。ぐっとわかりやすいメールになります。

内容ごとに適宜改行する

例文
現在、就職活動で企業研究を行っており、貴社に大変興味を持っております。仕事内容などについて、ぜひ、現場で活躍なさっている加藤様のお願いを伺いたく存じます。

お忙しいところ恐縮ですが、お時間をいただくことはできますでしょうか。

文章がダラダラと長く続くと、読みにくいですし、圧迫感があります。読む気がそがれる。

だから、内容ごとに改行し、空白をつくってください。上の例では、「OB訪問をお願いする経緯」「OB訪問のお伺い」と、段落の内容ごとに改行をしています。

このように内容の区切りごとに改行をすると、文章がとてもわかりやすくなるのです。

箇条書きを使って見やすく、文章を見せる

例文
つきましては、下記日程のどこかで、加藤様のご都合のつく時間に伺うことができればと存じます。
  • ◯月◯日〜◯月◯日 12:00〜18:00
  • ◯月◯日〜◯月◯日 15:00〜18:00
複数の情報を表示する時は箇条書きを使いましょう。たとえば、上の文章を「・◯月◯日〜◯月◯日 12:00〜18:00、◯月◯日〜◯月◯日 15:00〜18:00」と続けて書くと、かなり見づらいのがわかるかと思います。

「複数の質問」「複数のお願い・要求」「複数の日程を提示」するときなどは、かならず箇条書きを使ってください。

署名を忘れずに

例文
+++++++++++++++++++++++++++++
◯◯◯
◯◯大学◯◯学部◯◯学科

〒333-3333 東京都◯◯区◯丁目◯番地◯号
電話: 03-xxxx-xxxxx  携帯:080-xxxx-xxxx
Maix xxxxx@xx.ac.jp
+++++++++++++++++++++++++++++

ビジネスメールの最後は「署名」が絶対に必要。ビジネスでは「メール以外で連絡したい」という場合もありますよね。その場合にそなえて、名前と連絡先をメールの署名に書いておきましょう。

署名には
  • 名前と大学名・学部・学科
  • 住所
  • 電話番号・携帯電話番号
  • メールアドレス
の情報を入れてください。

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