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確かに、就活ではじめて書くビジネスメールは、「挨拶はどうすればいいか」「件名はどう書けばいいのか」など、わからないことだらけですよね。
でも大丈夫。以下の図解を見れば、ゼロからでも、就活メールマナーの要点がすぐに理解できるようになります。マナーを押さえ、社会人を感心させるメールを送りましょう！
図解ですぐわかる！就活メールマナー
メールの文例と、書き方のポイントを図解でわかりやすく表示しました。まずは、この画像でポイントを理解してください。（※スマートフォンの方は、ピンチ・クリックで拡大できます）
（画像はクリックで拡大します）では、以下で詳しくポイントを解説していきます。
あなたの就活力はどのくらい？
就職に成功するためには、まず自分の就活力を知っておく必要があります。就活力とは、就活で必要な準備や企業側が重視しているポイントに対して、どれだけ備えているかをはかる指標です。ぜひ、「就活力診断」で今の自分の就活力を診断してみましょう。無料でダウンロードできるので、今の実力を踏まえた上で必要な対策をしてみてはいかがでしょうか。
わかりやすく、具体的な件名をつける
社会人は、メールの件名を見て、開封するかどうかを決めています。だから、メールの件名は、件名を読むだけで「どんなメールか」わかるものでなければなりません。たとえば、以下のような件名はNGです。
- NG はじめまして
- NG こんにちは
- NG ありがとうございます
メールの件名は、
- OK 社会人訪問のお願い
- OK 社会人訪問のお礼
- OK 社会人訪問の日程変更のお願い
- OK 面接辞退のご連絡
最初に、誰宛のメールかを明示する
例文
株式会社◯◯◯◯◯部 ◯◯課
◯◯様
メールを読む際に大事なのが「このメールは誰宛に来たメールか」です。ビジネスでは、CC、BCCを使うこともよくあります。だから、社会人はメールの冒頭で「誰宛に来たメールか、自分はこのメールをしっかり読む必要があるか」を判断します。
だから、まずはメールの冒頭で「相手の会社名→部署・課→相手の名前」を書き、誰宛に来たメールかを示します。
誰から来たメールかを明示する
例文
突然の連絡で失礼致します。◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。
メール冒頭の挨拶
メールの冒頭の挨拶をどうすればいいか、とは意外と迷うものですよね。だいたい以下の３つのパターンを使い分ければOKです。- 突然の連絡で失礼致します。（面識のない相手に送る場合）
- いつもお世話になっております。（面識がある相手に送る場合・迷ったらこれ）
- 先日は、〜をしていただき、ありがとうございました（その前に何かのイベント{面接・訪問など}があった場合）
初対面の相手に送るときは、情報の入手元を伝える
いきなり知らない相手からメールが送られてきたら、「個人情報をどこで手に入れたのだろう」と相手方は不安になりますよね。だから、最初に情報の入手元を書きましょう。例文
大学の就職課のOB名簿にて、◯◯様のお名前を拝見し、メール致しましたまず、メールの要点・用件を書く
例文
本日は、◯◯様にOB訪問のお願いをしたく、ご連絡を致しました「メールの要旨・要点を先に書く」というのは、以下のようなことです。
本日は、面接の日程の変更をお願いしたく、連絡致しました。
本日は、貴社の選考を辞退したく、連絡致しました。
のように、その後のメールの要旨を先に書きましょう。ぐっとわかりやすいメールになります。本日は、貴社の選考を辞退したく、連絡致しました。
内容ごとに適宜改行する
例文
現在、就職活動で企業研究を行っており、貴社に大変興味を持っております。仕事内容などについて、ぜひ、現場で活躍なさっている加藤様のお願いを伺いたく存じます。お忙しいところ恐縮ですが、お時間をいただくことはできますでしょうか。
だから、内容ごとに改行し、空白をつくってください。上の例では、「OB訪問をお願いする経緯」「OB訪問のお伺い」と、段落の内容ごとに改行をしています。
このように内容の区切りごとに改行をすると、文章がとてもわかりやすくなるのです。
箇条書きを使って見やすく、文章を見せる
例文
つきましては、下記日程のどこかで、加藤様のご都合のつく時間に伺うことができればと存じます。- ◯月◯日〜◯月◯日 12:00〜18:00
- ◯月◯日〜◯月◯日 15:00〜18:00
「複数の質問」「複数のお願い・要求」「複数の日程を提示」するときなどは、かならず箇条書きを使ってください。
署名を忘れずに
例文
+++++++++++++++++++++++++++++◯◯◯
◯◯大学◯◯学部◯◯学科
〒333-3333 東京都◯◯区◯丁目◯番地◯号
電話： 03-xxxx-xxxxx 携帯：080-xxxx-xxxx
Maix xxxxx@xx.ac.jp
+++++++++++++++++++++++++++++
署名には
- 名前と大学名・学部・学科
- 住所
- 電話番号・携帯電話番号
- メールアドレス
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