就活でビジネスメールをはじめて書く学生は多いでしょう。ビジネスメールのルールは、当たり前ですが、友達とやりとりするメールとは違います。
ビジネスメールのマナーを知らないまま、メールをすると、とても恥ずかしいミスを晒してしまう可能性があります。そこで、最低限抑えておきたいビジネスメールのマナーを解説いたします。
メールアドレスに気をつける
携帯のメールアドレスから連絡をしてくる学生の中には「the-fire-starter」「keiko-love」のような、ビジネスの場にはふさわしくないメールアドレスを使う人がいます。もちろん、それだけで不合格にされるわけではありませんが、恥ずかしいのでやめましょう。
就活に使うメールアドレスは、大学のメールアカウントかGmail等のフリーメールを使いましょう。フリーメールの中では、容量の多いgmailがおすすめです。
あなたの就活力はどのくらい？
就職に成功するためには、まず自分の就活力を知っておく必要があります。就活力とは、就活で必要な準備や企業側が重視しているポイントに対して、どれだけ備えているかをはかる指標です。
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タイトルは具体的に
相手にメールを開いてもらうには、メールの件名を具体的にする必要があります。抽象的な件名は内容がわからず、開いてもらえません。
たとえば、「こんにちは」「はじめまして」のような件名でOB訪問のお願いを送ってくる学生がいます。けれど、下手をすれば出会い系に見え、開いてもらえません。
タイトルは、メールの内容を要約したものであるべきです。たとえば、OB訪問のお願いなら「OB訪問のお願い」のようにメールの件名は具体的に記述しましょう。具体的な件名ならば、件名だけでどんな内容であるかわかり、相手に開いてもらえるようになります。
書き出しのマナーを守る
学生の中には、名前すら名乗らず、いきなり本題に入る学生がいます。当たり前ですが、誰だかわからない人の相談にのる社会人はいません。メールの書き出しには一定の作法があります。守れば誰でもできることなので、覚えておきましょう。メールの書き出しは、以下の要素で構成されます。
- (相手の会社名）（相手の所属部・係）（相手の名前） ex 株式会社 賢者の就活 採用担当 佐々木様
- 挨拶 ex いつもお世話になっております。はじめまして等
- （所属先）（名前） ex 慶応大学 法学部 山田太郎と申します。
この書き出しを守れば、「誰宛の内容なのか」「誰から来ているのか」がわかり、メールの先を読んでもらえるようになります。
結論から書く
結論から言えば、わかりやすい文章を書くには結論から先に書くことが重要です。書き出しが終わったら、すぐに本題に入りましょう。
たとえば、OB訪問をするなら「OB訪問をお願いをしたくメールいたしました」とすぐに本題に入りましょう。「なぜ興味を持ったのか」等の経緯や背景は結論を述べた後に書きましょう。
学生がビジネスメールを書くと、丁寧に書こうとするあまり、結論の前に経緯や背景を詳しく書きすぎるきらいがあります。ビジネスメールに重要なのは、簡潔でわかりやすいことです。経緯から入ると、「要するに何をして欲しいの？」がわからずに、相手を迷わせてしまいます。
すぐに結論、本題からはいりましょう。
見やすく書く
メールの内容は相手に読みやすくしておくべきです。メールが読みやすければ、それだけ相手に本文の内容が伝わりやすくなるからです。以下のポイントを意識してください。
改行をする
メールで長文が続くと、ごちゃごちゃした印象になり、可読性が下がります。２行〜３行ごとに空白の改行を入れると、読みやすくなります。
箇条書きを使う
箇条書きにできる内容はできるだけ箇条書きにしましょう。たとえば、質問が複数あるときは「1〜。２〜」と箇条書きで記述するのです。
箇条書きにすると、内容が整理され、読みやすくなります。また相手が回答するときにも、「１については〜。２については〜」と整理して記述できるようになるので、コミュニケーションの効率が向上します。
一文は短く
学生がビジネスメールを書くと丁寧に書こうとするあまり「〜ですが」「〜て」と文章を長く続け過ぎるきらいがあります。心理学者のミラーによれば、人間が一度に記憶できる単語するは９語までです。したがって、一文が長すぎると、処理エラーになり、理解されにくくなってしまうのです。
「〜し、」「〜り、」「〜て、」「〜が、」で文章を順接でつながずに、「です。」と一文で区切ってください。一文が短くなり、可読性が向上します。
誰から来たかわかるように
送信者名
誰から来たかわからないメールは、内容以前にそもそもひらかれません。たとえば、「Takao Yuta」のようなローマ字名だけで来ても、学生からのメールとわからずにスルーされてしまうでしょう。
送信者名は、学生の場合、所属先と名前をいれておきましょう。たとえば「慶応大学 佐々木祐介」とかきましょう。
署名
メールの最後に署名をしておきましょう。相手がメール以外の連絡をしようと思った時に便利です。署名は以下のようなデザインが標準的です。署名には、大学・学部名、名前、メールアドレス、携帯電話番号を記載しておきましょう。
メール履歴を残す
ビジネスパーソンは１日に大量のメールを処理しています。ひとつひとつのメールの内容は記憶しきれません。メールの内容を忘れていてもそれまでのやりとりを相手が思い出せるように、メールの履歴はすべて残しておきましょう。
気を使ってメールの履歴部分を消す学生がいますが、逆に相手には不便です。メールの履歴は残しましょう。
要望は具体的に
内容は具体的に書いた方が相手が回答しやすくなります。抽象的な要望、たとえば「OB訪問をしてもらえないでしょうか？」だけだと、時間が確定しないため、余計なやりとりをするはめになります。
OB訪問のお願いをするなら「1月27,29,30,31 の13:00-18:00の間でご都合のつく時間帯を教えて下さい」なら、相手はどう返せばよいかが明確になり、答えやすくなります。具体的に書きましょう。
このようなポイントを守ってメールを書けば、ビジネスメールは決して難しいものではありません。正しいビジネスメールの書き方をマスターしましょう。
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