【メールでの敬語の使い方】注意点やケース別のテンプレ付き

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ビジネスパーソンなら毎日使う、敬語。でも、本当に正しい敬語が使えていると言い切れますか?

社会人経験の長い方でも、間違った敬語を使っている人は少なくありません。そして、メールで敬語を間違うと、ミスが永遠に残り恥をかいてしまいます。

そこで、間違いやすい敬語と、その改善方法をご紹介します。社会人と、これから敬語を使うことになる就活生も、恥をかかない正しい敬語をマスターしましょう。

敬語とは

敬語とは、言語表現の一つで話に出てくる人物や話し相手に対する敬意を示すために用いられます。

日本語における敬語は尊敬語、謙譲語、丁寧語の3種類に分類されます。尊敬語と謙譲語は、話の主題になっている人に対して敬意を示すために使われます。

現代では、敬語は家族や友人などとの会話の中ではほとんど使用されません。職場で上司や先輩、また顧客に対して使われることが多くなっています。

日本語の敬語は種類や使い方が多い上に、とても複雑ですので日本語を母国語としていても、使いなれていないと間違うことが多いものです。正しい使い方ができるように準備しておきましょう。

尊敬語

尊敬語は、話の主題になっている人に対して敬意を示すときに使われる言葉です。

主な尊敬語には、「いらっしゃる」「おっしゃる」「お話くださる」「指導くださる」「先生」「〇〇様」などがあり、相手の行動について述べる言葉に対して用いられたり、呼び方や名称について述べるときなどにも使われます。

「あなた」「先生」などの尊敬語は、『体言』と呼ばれます。名詞そのものが相手を尊敬する言葉になっています。

また、「なさる」「いらっしゃる」「おっしゃる」「召し上がる」「くださる」などのように、相手の行動に対して動詞を変化させて使われる表現は『尊敬動詞』です。

さらに、「お二人」「親御さん」「〇〇様」などのようなものは『尊敬の意味を示す接頭語や接尾語』などもあります。

謙譲語

謙譲語とは、言葉を発する人が、自分自身または自分側にいる人(身内など)に関して、へりくだりゆずる表現をするときに使われる言葉です。

謙遜語とも呼ばれます。自分や自分側にいる人を低めることにより、相対的に相手や話の中に出てくる人を高めて敬意を表す目的で使われます。

謙譲語は主に2つの種類があります。

1つ目は、「伺う」「いただく」「参ります」などのように特別の言葉を使うものです。これらは謙譲語としてのみ使われる言葉で、尊敬語や丁寧語にはない言葉です。

2つ目は、接辞を付加する場合につかわれます。主な使い方として、「てまえども」「弊社」などがあります。

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敬語で注意すべき点

敬語を使う時に注意すべきことを知っておきましょう。敬語だと思って使用していたけれど、実は敬語ではなかった言葉や、二重敬語について紹介します。

社会人として正しい敬語の使い方ができないと、常識がない・マナーが身に付いていない、などのように相手に印象を持たれ兼ねません。

営業などで外部の人と接する場合は、個人的な評価が下がるだけでなく、会社全体の印象も悪くなってしまいます。

社会人ならば敬語はきちんと使えるようにしておきたいものです。

1.敬語に当たらない実は失礼な表現

何気なく使っている表現には、実は少し失礼にあたるものがあります。敬意のこめられていない表現をやめ、正しい敬語を使いましょう。

以下のような間違いに気をつけてください。
△了解しました→◯承知しました
「了解」は敬意のないフランクな表現です。同僚相手に使うのは構いませんが、目上の人にはふさわしくありません。「承知しました」を使いましょう。
✕ご苦労様です→◯お疲れ様です
「ご苦労」は目上の人が目下の人に使う言葉で、失礼にあたります。相手をいたわった「お疲れ様です」を使いましょう。
△特に問題ありません→◯そのまま進めていただけたらと思います
「問題ありません」はこちらの立場が上のような印象を与えてしまいます。相手に敬意を示している「そのまま進めていただけたらと思います」を使いましょう。
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より丁寧な表現を使って、相手をたてる

普段使う言葉より丁寧な表現を使い、相手に敬意をしめしましょう。丁寧な言葉が使えれば、相手からも良い印象を得られます。
△確認しました→◯拝見しました
「確認しました」より「拝見しました」のほうがより丁寧な表現です。「拝見しました」を使いましょう。
△~してください→◯~して頂けると幸いです
~してくださいは少し命令口調を感じさせてしまいます。「~して頂けると幸いです」を使い、相手を気遣いましょう。
△確認をお願いします。→◯ご査収ください。
目上の人には、「ご査収」のほうがより丁寧な表現です。

2.二重敬語に注意をする

二重敬語は天皇のような御方に使う、最大級の敬語表現です。ビジネスで使うものではありません。二重敬語に気をつけてください。

謙譲語の混在

下のように、謙譲語を2回重ねるのは誤りです。
✕うかがわせていただきます→◯うかがいます
「うかがう」は謙譲語ですので、「いただきます」の謙譲語をつけると、二重敬語になります。「うかがいます」が正しい使い方です。謙譲語の二重使いに注意してください。

尊敬語の混在

尊敬語と尊敬の助動詞を重ねるのも間違いです。注意してください
✕社長がおっしゃられています→◯社長がおっしゃっています
「おっしゃる」だけで尊敬語なので、尊敬の「られる」をつけると、二重敬語になります。
✕課長がお話しになられる→◯課長がお話しになる
「お〜なる」だけで尊敬表現なので、尊敬をあらわす「られる」は不要です。

敬称の混在

それ自体で尊敬の意味がある単語に敬称をつけると、二重敬語になります。
✕部長様→◯部長
「部長」「社長」のような役職名はそれだけで敬称なので、「様」と重ねるの正しくありません。
✕ご担当者様各位→◯担当者各位
「各位」は大勢の人へ敬意を表する敬称です。したがって、「ご〜」「様」のような敬称とあわせるのは誤りです。

言いづらい言葉をソフトに伝える

何かお願いをするとき

△お願いします→◯ご多忙のところ恐縮ですが、よろしくお願い致します。
「ご多忙のところ恐縮ですが、」の枕詞をつけて相手の忙しさを気遣うと、より丁寧な印象を与えられます。

誘いを断るとき

△申し訳ありませんが、参加できません。→◯お気持ち、ありがとうございます。ただ、あいにくですが、その日は都合がつきません。
ただ要件だけを述べて断ると、冷たい印象を与えてしまいます。まずは謝意を示してから、丁寧に断りましょう。

催促をするとき

✕いまだに連絡をいただけておりません→◯ご多忙のところ、大変申し訳ございません。□□の件、いかがでしょうか?
「連絡がない」という事実を直接ぶつけると、相手に嫌な気持ちを与えるかもしれません。「ご多忙のところ〜」と相手をきづかい、「〜の件、いかがでしょうか?」と要件をソフトに伝えましょう。

ケース別メールのテンプレ

敬語が必要になる場面は、面接や電話でのやり取りなど、実際に口に出す言葉だけではありません。

まだお会いしていない人とメールで連絡を取る場合や、企業の担当者とメール連絡を取る場合など、就活中は敬語をさまざまな場面で使うことが多くなってきます。

ここでは、メールでの敬語にスポットを当てていきます。「OB訪問のアポイントをとる際のメール」「OB訪問をした後のお礼のメール」「採用試験の選考結果を尋ねる際のメール」の3つのケースについてピックアップしてみました。

代表的な内容のサンプルをご紹介していきますので、ぜひ参考にしてみて下さい。(件名や宛先、就活生の大学名、名前などは省略しメールの内容のみとします)

OB訪問のアポイントをとる際のメール

例文
「初めてメールをお送りさせていただきます。先日、大学の就職課で〇〇様のことを知り、本日はOB訪問のお願いでご連絡を申し上げました。

私は現在就職活動中で、マスメディアにかかわる仕事に大変興味と関心を持っています。御社が製作されて放映された多くの番組に対し、大変感銘を受けて拝見しておりました。

そこで、この度ぜひ〇〇様に御社のお仕事についてのお話をお伺いしたく、メールをお送りさせていただいた次第です。

日々お忙しい中で大変恐縮ですが、お話をお聞きする時間を頂けるようでしたら幸いです。

もし可能であれば、今月の最終週の月曜日か水曜日までの間で、〇〇様のご都合のよい日時をお知らせいただけませんでしょうか。

また、上記でご調整が難しい場合は、大変お手数ですが、〇〇様の都合がよろしい日程を2つ~3つほど候補日として教えて頂けますでしょうか。

メールでの突然のお願いとなり大変恐縮でございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」

Point

このメールの最初のポイントは、最初にどこでOBの連絡先を知ったのか、ということを明確にしているところです。

自分の後輩だとしても会ったことのない人からの連絡ですので、初めにメールアドレスや名前をどこで知ったのかを明確にすることは、とても大事です。

そして次に、日時の候補はこちらからいくつか提示する、ということです。遠慮して全く相手任せということでは、相手にかえって気を使わせてしまうことになります。

そして、都合が悪い場合は、それ以外で可能な日程を教えてもらうという方法をとっているところがポイントです。

そしてこのメールにもあるように、最後に今一度、「突然のお願いに関してのお詫びと今後のお願いでしめる」ということを忘れずに書きましょう。

OB訪問後のお礼のメール

例文
「本日は大変お忙しい中、貴重なお時間を頂き誠にありがとうございました。

〇〇さんからお話をお聞きして、就活をする上で学生に求められる事柄や心構え、自分の強みをどのようにアピールすべきかなどについて学ぶことができ、私にとって大変貴重な経験をさせて頂くことができました。

また同時に、就職活動中のことだけでなく、〇〇さんのお話から「将来どのような企業人として働きたいか」という将来像も自分なりに描くことができました。

これらを参考にさせて頂き、今後就職活動に励みたいと考えております。

改めまして、本日は大変お世話になりました。そして誠にありがとうございました。

それでは、今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。」
Point

このメールのポイントは、最初の文章で実際に時間を作ってくれたことに対して、感謝の気持ちを伝えていることです。

社会人は毎日がとても忙しいスケジュールで動いていますので、その合間を縫って会ってくれたことへのお礼を忘れないことが大切です。

そして2つ目は、OB訪問を通して得られた学びや気づきを伝えている点です。OBの話のどこが自分の役に立ったのかを素直に、そして具体的に書くとそのOBは、「この学生に会ってよかった。役に立てたようだ」と思ってくれるのではないでしょうか。

そして、最後は「再度のお礼と今後のお願い」でメールをしめている点もポイントです。ビジネス文章はほとんどがこの形式ですが、OB訪問のお礼の場合もこのようにお礼とお願いの言葉でしめるようにしましょう。

選考結果を尋ねる際のメール

例文
「先日の面接試験においては、大変お忙しい中貴重なお時間を割き面接をして頂き、深く御礼申し上げます。

その後の面接の合否の結果連絡につきましてですが、何日頃にご連絡をいただけるかについて当日お伺い致しませんでした。そこで大変恐縮ではございますが、結果連絡の日程をお教え頂くことは可能でしょうか。

本来であれば面接の時に連絡の期日をご確認すべきでございましたが、こちらの不注意で、このような質問のメールを差し上げることになり、大変申し訳ございません。

ご多忙の中、お手数をお掛けしてしまい恐縮でございますが、後ほどご連絡を頂きたくご連絡させて頂きます。

それでは、何卒よろしくお願い申し上げます。」
Point

まず、メールの書き出しで先日の面接に対してのお礼を述べているところが1つ目のポイントです。ここで人事担当者も、先日面接をした応募者だということが判断できます。

そして次に、このメールで合否結果を直接聞く形ではなく「合否の連絡の期日や予定を伺う」内容で書かれている点です。

同じように見えるかもしれませんが、直接的に聞くのではなく、このように「合否の連絡の日程」のような遠回しの表現を使うことが望ましいでしょう。

そして3つ目は、メールで問い合わせることで催促じみた内容になっていることへの侘びを述べている、という点です。

本来ならば、面接当日に直接伺うべきことなので、それを忘れてしまったことで、担当者の業務をさらに増やしてしまっています。素直にこの事への謝罪内容も必ず入れて送りましょう。


敬語は面倒ですが、一度使えるようになれば一生ものです。敬語程度が使えないことで相手からの悪印象をかっても仕方がありません。人生のできるだけ早い内に、敬語をマスターしておきましょう。

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