就活メールの署名の作成方法【テンプレと5つのポイント付】

就活のビジネスメールには署名が必要です。でも、ビジネスメールを書いたことがない就活生には、「署名にはどんな情報をかけばいいのか?」わかりませんよね。

そこで、コピペで一発でできる、就活メールの正しい署名の書き方をご紹介します。

就活メールの署名の書き方【テンプレ付き】

就活では、企業側とメールでやり取りをする機会も多くなります。そして、選考書類や面接と同様、メールで連絡を取る際にも相手への配慮が必要です。

メールにおけるビジネスマナーの1つに「署名」があります。

「署名」とは、メール末尾に氏名や連絡先を記載しておき、メールの送り主を明確にするために使用するものです。

「署名」があることで、そのメールが誰から送られてきたメールなのかが一目でわかるようになります。1日に何通ものメールをやり取りするビジネスシーンにおいて、円滑にやり取りを進めるためには署名が必要不可欠なのです。

【署名のテンプレ】
署名のテンプレートをいくつか紹介します。テンプレートを参考に自分なりの署名を作成してみてください。
例①
───────────────────────────
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
田中 太郎(たなか たろう)
電話番号:xxx-xxx-xxxx
メール:xxxx@xxx.xx.xx
───────────────────────────
例②
===================
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
田中 太郎(たなか たろう)
電話番号:xxx-xxx-xxxx
メール:xxxx@xxx.xx.xx
〒000-0000
東京都新宿区新宿〇丁目〇番地〇号
===================
例③
―――――――――――――――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
田中 太郎(Tanaka Tarou)
〒000-0000 東京都新宿区新宿〇丁目〇番地〇号
TEL:000-000-0000 (自宅) / 000-000-0000 (携帯)
FAX:00-0000-0000
E-mail:xxxx@xxx.xx.xx
―――――――――――――――――――――――――
「署名」に記載すべき項目に決まりはありませんが、基本的な項目は、「氏名」、「所属(学校名・学部)」、「連絡先(電話番号・メールアドレス)」になります。

その他、必要に応じて情報を追加すると良いでしょう。また、メール本文と署名の区別がつくように、罫線などを用いて署名を区切るようにしておいてください。

大半のメールソフトには、あらかじめ設定を行っておくことでメール作成時に自動的に署名を追加してくれる機能があります。

毎回入力する手間を省くことができ、入力忘れを防ぐこともできますので、積極的に利用するようにしましょう。

あなたの就活力はどのくらい?

就職に成功するためには、まず自分の就活力を知っておく必要があります。就活力とは、就活で必要な準備や企業側が重視しているポイントに対して、どれだけ備えているかをはかる指標です。

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署名に入れるべき内容

この際ですから、ビジネスの署名文にかかせないポイントもあわせて理解しておきましょう。

0.罫線

[ーーーーーー」や「*******」など、署名欄と本文の堺をわかりやすくするために必要です。「☆★☆★☆★☆★」などの派手なものは控えましょう。

1.所属組織と名前

名前だけでは、誰か特定できません。「どこの誰から来たメールか」をハッキリさせるために、組織名と名前を最初に書く必要があります。

2.メールアドレス

ビジネスで最も使う連絡手段がeメールです。名前の下に書いておきます。

3.住所

何かの書類を送付する場合もありますから、住所も書いておくのがマナーです。

4.電話

できるだけすぐに用件を伝えたいときは、メールより電話が便利ですよね。忘れずに固定電話の番号を記しておいてください。

5.携帯

緊急時の連絡先として、あるいは固定電話がつながらない場合のために、記しておきましょう。
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使用メールごとの署名の設定法

署名の設定法がわからない!という人のために、代表的なメールクライアントでの署名方法のリンクを張っておきます。

gmailの場合(就活にオススメ)

Yahooの場合

Microsoft outlookの場合

社会人に出しても恥ずかしくない署名文を設定しましょう!

署名を設定するうえでの注意点

署名を設定する上で、いくつか注意してほしいことがあります。

まず、署名は必要な情報を相手に簡潔に分かりやすく伝えることが大前提です。そのため、シンプルな内容にしてください。
一文が長くなりすぎる場合は、適切な箇所で改行をするようにしましょう。

また、特殊なフォントや記号を使って派手に目立たせたり、オシャレに飾り付けたりする等は避けるようにしてください。

文字化けや文字ズレの原因になってしまう場合もありますし、悪目立ちしてしまう可能性もあります。ビジネスシーンにふさわしい体裁をとるようにしましょう。
もし不安がある場合は、上に記載してあるテンプレートをもとに、自分の情報に書き換えるだけでもOKです。

その他、以下のことにも気を付けるようにしてください。

利用のメールアドレスは携帯はNG

署名に記載するメールアドレスは、PC用のメールアドレスをのせるようにしましょう。

もし携帯のメールアドレスも記載したい場合は、PC用と携帯用の両方を記載するようにしてください。

署名に限らず、就活で使用するメールアドレスに携帯用のメールアドレスを使用することはおすすめしません。

携帯用メールは携帯電話からしか確認ができないため、携帯が使用できない場合や迷惑メールフィルターに引っかかった場合、企業側からの連絡を受け取れないという事態に陥ってしまいます。
また、容量制限が設けてある場合も多く、添付資料等を受け取れない可能性もあります。

大学がPC用のメールアドレスを発行している場合は、そちらを利用すると良いでしょう。

PC用のメールアドレスを持っていない場合は、GoogleやYahoo!等のフリーメールアドレスで構いませんので就活用に準備しておくようにしましょう。

電話番号や住所に間違いがないか確認する

署名を設定する際に、電話番号やメールアドレスに間違いがないかしっかり確認すしてください。
せっかく署名を設定しても、記載内容に間違いがあっては意味がありません。

企業側が署名の情報を参考にした場合、大事な連絡を受け取れない可能性もあります。
テストメールを送信してみたり、記載してある連絡先に自分で連絡してみたりと、事前に確認テストを行ってみるのも良いでしょう。

また、何かの拍子で意図せず内容が変わってしまう場合もありますので、メール送信の前にも一度確認するようにしてください。署名の設定を行っているからと油断をして、間違った情報を送信してしまわないように注意しましょう。

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