押さえておきたい!グループワークの進め方の7つのステップ

business team having discussion in office

就活のグループワーク。一次選考や二次選考で課されることも多く、これをクリアしなければ先には進めません。しかし、「どうやってグループワークを進めればいいの?」と段取りがわからず、上手く力を発揮できない就活生も多いでしょう。

そこで、「この通りにすればOK」のグループワークの進め方を具体例つきで徹底的に解説していきます。

ここでは「海の家の売上を二倍にする方法を考え、発表しなさい」というお題を例にグループワークの進め方を見ていきます。

STEP1.最初に時間配分と役割を決めよう

自己紹介が済んだら、まず最初に時間配分と役割を決めていきます。

時間配分を決めよう

まず、最初に「まず議論の時間配分を決めませんか?どんな議題ごとに、どれだけの時間をかけるか、タイムスケジュールを決めましょう」と提案しましょう。

時間を設定しなければ、効率的な議論はできません。具体的には、以下のフェーズを設けましょう。

制限時間が30分の場合

  • 課題の定義(2分)…そもそもこの問題はどんなことを聞いているのか?チームで共有する
  • 解決策のブレインストーミング(8分)…課題を解決するためのアイデアをチームで自由に出し合う
  • 解決策・アイデアをまとめる(5分)…出たアイデアを評価し、どんなアイデアで行くか、チームで合意する
  • アイデアをブラッシュアップする(5分)…決定されたアイデアをブラッシュアップする、具体化する
  • 結論を紙にまとめる(8分)…出た議論を紙にまとめていく
  • プレゼンの予備練習(2分)…発表者が発表の予行練習をスる

これらのフェーズは最低でも必要です。制限時間にあわせて、適切な時間を割り振りましょう。

役割を決めよう

次に役割分担です。はっきりと役割を決めさせない企業もありますが、時間内に効率よく議論を進めていくためには役割分担をした方がやりやすいでしょう。

スムーズに進行するためには最初に司会を決めることになります。まずは、ここまでの流れで最初に口火を切ってイニシアティブを取っている人が自然と司会となることが多いでしょう。

次に重要なのが書記。多くの発言が飛び交う中で、メンバーの意見をメモして編集することでチームとして納得のいく結論を導くには必須の役割です。

最後にタイムキーパー。限られた時間内でワークを終わらせて成果を出すには時間管理は重要です。立候補する人がいなければ司会が兼任してもいいでしょう。

役割があるとやるべきことが明確にはなりますが、それが評価に直結するわけではありません。チームとして円滑にワークを進めていくために役割分担をするのだと覚えておきましょう。

あなたにぴったりな役割はどれ?

グループディスカッションは、役割決めで自分の力を発揮できるかどうかが左右されます。グループディスカッションの進め方や役割を把握するためにおすすめなのが「グループディスカッション完全対策」です。

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STEP2.課題を具体的に定義しよう

まず、議論を効率的に進めるにはスタート地点がしっかり共有されていないといけません。

たとえば、お題の「海の家の売上を二倍にするには?」ですが、これって「ファミリー客が多い海水浴場なのか」「若者客が多い海水浴場なのか」で全然施策が違いますよね。

スタート地点を定義しておかないと「家族が楽しめるように妖怪ウォッチのグッズを〜」「若者がお金を使うようにビールのおつまみを〜」とまるで議論がまとまりません。

発言例
「まず、海の家ってどこにある海の家ですか?利用するお客さんはファミリー客中心ですか?それとも若者客中心ですか?ここらへんをまず定義してから議論を進めないと、議論が拡散すると思うのです。まず、「どんな海水浴場にある、海の家か?」を決めておきませんか?

このように課題を具体的に定義し、チームのスタート地点を一緒にしましょう。

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STEP3.アイデアを上手く発散させよう

次は、お題に対するアイデアを上手くチームから引き出す段階です。他人のアイデアを上手く引き出し、チーム内の議論を活発にしましょう。具体的には以下のポイントを意識してください。

  • この段階では、否定をしない。「いいね」「なるほど」とチームを乗せていく(予算は大丈夫ですか?と検討するのは、後の段階)
  • 上手く議論に参加できないメンバーには「●●さんはどうですか?」と話を振ってあげる
  • 常に身を乗り出して「なるほど」「ええ」と相槌をうち、傾聴をする
  • アイデアが言えない場合は、他人に乗っかってもOK(妖怪ウォッチに乗っかるってアイデアいいですね!じゃあ、暑いけど、コマさんのキグルミ来て集客するとかどうでしょう?)
  • アイデアの質は後で検討すればいいので気にしない。とにかく楽しんでアイデアを出していく

ブレインストーミングは「皆が楽しんで参加し、自由にアイデアを出す」のがベストです。楽しんでアイデアを出していけば、思わぬ優れた解決策がひょいと出てくるもの。否定をせず、ラフに議論をしましょう。

STEP4.アイデアを分類しよう

議論をまとめていくために、チームで出たアイデアを分類していくと良いでしょう。ただ「これは良い、悪い」と議論するよりも、ぐっと効率的になります。

発言例

今出たアイデアを分類すると、「客単価をあげる方法」「集客数を増やす方法」大きく二つに別れると思います。

客単価をあげる方法は「ファミリーでお得になるメニューをつくる」「利益率の高いかき氷と料理をセットにする」「●円以上使うと、妖怪ウォッチグッズがもらえる…」…アイデアですね。

集客数を増やす方法としては、「大きな看板をつくる」「あえてキグルミを来て客引きをする」…等のアイデアですね。

で、これらの中で、「客単価をあげる方法」で一つ。集客数を増やす方法で一つを選びませんか?

このように、今出たアイデアを分類して整理しましょう。議論の交通整理ができ、圧倒的に話し合いが生産的になります。

STEP5.アイデアを選ぼう

議論をまとめるには、提出されたアイデアの中から優れたものを選ばなければなりません。しかし、「では、多数決で決めましょう」では評価されません。多数決は少数派を黙殺してしまい、不満を残すからです。

全員が納得できる方法でアイデアを選択しましょう。たとえば、

発言例
出たアイデアを選ぶために、アイデアの評価軸を決めませんか?具体的には「かかる予算」「すぐに実行できるか?」「効果」の3点で評価していくと、良いものを選べると思うのですが

「コスト」「スピード」「効果」のような誰もが納得できる基準を提案し、それぞれのアイデアを判断していくと良いでしょう。



STEP6.アイデアをより「詰めていく」

アイデアを選択しても、発表には十分ではありません。というのも、元はブレインストーミングで気軽に提出されたアイデアですから、詳細がつめられていないのです。

発表に値するアイデアにするために、以下の点をつめていきましょう。

  • 誰がやるのか?
  • どこでやるのか?
  • どんな風にやるのか?
  • 誰に対してやるのか?
  • どんなタイミングでやるのか?
  • どのくらいの費用をかけてやるのか?

これらの点をしっかりチームで議論をしておきましょう。アイデアレベルだけで発表に入ると、なんだかふわふわしたプレゼンになってしまいます。

STEP7.最終的な発表にまとめる

グループワークは「最後の発表」がすべて。発表をきちんとこなせるかどうかにチームの命運がかかっています。最後の発表を成功させるために、以下のポイントをを意識してください。

  • 最終的な結論を一言で表現すると?(40文字以内、発表用紙の中心部に大きな文字で)
  • なぜその方法を選んだのか?(様々なアイデアの中から、その方法を選んだ理由・基準を語る)
  • 具体的には、どんなアイデアか(アイデアの詳細を語る・アイデアの実行方法・ディティール等)
  • アイデアを実現するとどうなるか(このアイデアを実現することで、どんな利益が生まれるか?出来れば数字を交えて語る)
  • 最後にもう一度アイデアをまとめる

グループワークの種類別進め方のコツ

グループワークにはいくつか種類があり、大きく自由討論型、ディベート型、選択型、課題解決型の4つに分けられます。

いずれも明確な答えのない問題に対してチームで協力して結論を導くという点は共通していますが、スムーズに進めるためにそれぞれ異なるアプローチが必要です。

一般的にグループワークの内容は事前には告知されないことが多いようです。グループワークの種類別にコツをおさえて、どんなお題が来ても焦らず対応できるように対策しましょう。

自由討論型

自由討論型はその名の通り、提示されたお題に対して自由にディスカッションをするものです。オープン・ディベート型とも呼ばれ、お題は客観的な正解を決めづらい抽象的なタイプになります。

例えば、「あなたにとってのヒーローとは何か?」「理想の上司とはどういう人か?」など。極端なケースでは「自由にディスカッションしてください」とだけ言われることもあります。

最終的に発表の場を設けないパターンもあり、基本的に結論の質には重きを置いていないことが多いでしょう。まずは、相手の意見を否定せずに活発に意見が飛び交うようにすることを意識してください。

順番に自分の意見を発表していくパターンになりがちですが、他の人の発言を受けて議論を膨らませていく工夫をすると良いでしょう。

一方で、方向性や軸が決まらないと支離滅裂な議論になりやすいので注意。発表の有無に関わらず、メンバーの意見を上手くグルーピングして、皆な納得のいくかたちでチームとしての結論をまとめるようにしてください。

ディベート型

賛否のわかれるテーマについて議論するタイプのグループワークです。あるテーマについて賛成か反対か、あるいは2つの選択肢から一つを選ぶようなお題になります。

例としては、「フレックス制を導入すべきか否か?」「ペットを飼うなら犬と猫のどちらか?」など。単純な嗜好を問うものもあれば、ある程度の知識が必要とされるものもあるのが特徴です。

お題によっては専門的な知見があるとやりやすさは感じると思いますが、企業が見ているのはもちろん知識量などではありません。

一番のポイントとなるのは根拠を元にロジカルに主張できるかどうかです。特に好みを問うようなテーマでは、「私は猫が好きなので猫派です」というような浅い意見はNG。

なぜそう思うのか相手に納得させる論理性と合わせてプレゼン力も試されるでしょう。

相手の意見に反論する場合でも同様に論理的で説得力のある発言を心がけましょう。正しさを押し付けないように建設的な議論ができるかどうかも評価ポイントです。

選択型

いくつかの選択肢の中から最適だと思うものを選ぶ、または優先順位をつけるようなテーマのグループワークです。

「無人島にもっていくとしたらどれか?」「チームの中から一人採用するとした誰か?」といったお題になります。

基本的に選択肢が与えられているのが他のタイプとの大きな違いです。選ぶのは一つの場合もあれば、複数の場合もあります。

選択型ではチームとしての合意形成がスムーズかつ適切にできるかが最大のポイントです。

組織の中でチームとして仕事をする上で、合理的であることよりもメンバー全員が納得しているかどうかがパフォーマンスに好影響を及ぼすと言われています。

客観的に正しいかどうかよりも、チーム全員が決定に対して腹落ちしているかがビジネスにおいては重要なのです。

司会だけでなく、メンバー一人一人のファシリテーション能力が求められると言えるでしょう。

課題解決型

与えられた課題に対して解決する方法を考えるのが課題解決型です。自由討論型との違いは、明確な結論を出して発表することを前提にしていることです。

ビジネスの場でも直面するようなお題が多い傾向にあります。例えば、「コンビニの売上を二倍にする方法」「残業をしないためにはどうしたらいいか?」などです。

問題解決能力や論理的思考力が求められるのがポイント。コンサルティングファームの選考でよくあるフェルミ推定にも似た部分があると言えるでしょう。

お題が「コンビニの売上を上げる方法」であれば、売上を客数×客単価と因数分解して、それぞれどのようにアプローチするか、売上に対するインパクトは客数と客単価どちらか、といった具合です。

コンビニと言っても、都心のビジネス街にあるか郊外の幹線道路沿いにあるかで論点は変わってきます。

お題がざっくりしていることが多いので、議論する内容を絞って結論に妥当性を持たせるために設定を明確にするのも重要です。

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