これで完璧!OB訪問の電話のかけ方【アポインメント】

OB訪問のための電話のかけ方

就活で、OB訪問のアポイントメントをとる時の電話のかけ方。何を話せばいいかわからず、悩んでいませんか?

電話でアポイントメントをとったことのない学生にとっては、電話をかけるのは緊張するものですよね。

でも、大丈夫です。以下のポイントを守るだけで、誰でも失礼のないOB訪問依頼の電話がかけられるようになります。

相手の所属と課を確認する

お忙しい所、失礼します。◯◯部の◯◯様はいらっしゃますでしょうか

最初に挨拶をしましょう。挨拶は「お忙しいところ、恐れいります。」がどんな場面でも使えて便利です。

次に、電話をかけている先が間違いでないか、「◯◯部の◯◯様でしょうか」と確認しましょう。

名乗る

突然のお電話で失礼致します。私、◯◯大学△△学部の□□と申します。

相手が「はい、◯◯です」と名乗ったら、あなたも名乗りましょう。名乗る際は、大学名・学部・名前を名乗ります。

目的の相手が出なかった場合

恐れ入りますが、◯◯部の△△様をお願いできますでしょうか

電話に目的の相手が出ず、他の人が出た場合は、「◯◯部の△△様をお願いできますでしょうか」と取次を依頼してください。

情報の入手先と電話をかけた目的

大学の就職課のOB名簿に△△様のお名前を拝見し、本日は会社訪問の件でお電話いたしました。

 個人情報をどこから入手したのかを伝えましょう。どこから情報を得たかを知れば、相手も安心できます。たとえば、、どこから情報を得たかを伝えましょう。

次に、電話の目的を話してください。

時間を確認する

ただいま、お時間よろしいでしょうか?

 相手が忙しい場合もあるので「ただいまお時間よろしいでしょうか」と相手の都合を聞いてください。

相手の都合がつかない場合

もし、相手が忙しくて電話対応できない場合は「折り返しお電話するのに、ご都合の良い時間はありますか?改めさせて頂きます」と聞き、折り返す時間を確認します。

OB訪問のお願いをする

現在、◯◯業界を中心に企業研究をしており、△△会社に大変興味を持っております。是非、現場でご活躍されている◯◯様のお話を伺いたく、ご連絡致しました。大変お忙しい中、恐縮ですが、OB訪問のためにお時間をとって頂けないでしょうか?

「ただいま、お時間はよろしいですか」と聞き、相手が「大丈夫ですよ」と言ったら、本題に入ります。

OB訪問をお願いする際には、「その業界を志望している」「実際に活躍している◯◯様の話を伺いたい」「大変お忙しい中、恐縮ですが、OB訪問の時間をとってはいただけないでしょうか」の3点を忘れずに伝えましょう。

日時を決める

では、◯日〜◯日の13:00-18:00の間でご都合のつく日程を教えていただけないでしょうか。

「◯◯様のご都合のつく日程を教えて下さい」と聞いておいて、OBの提示した日程に「あ、その日は試験で無理です」となったりすると、とても気まずい。

だから、こちらから、自分の都合のつく日時を示し、その中でOBの都合の良い日時を聞くのがスマートなやり方です。

「どんな予定があっても、OBの予定を優先する覚悟です」という人は、「◯◯様のご都合のつく日時を教えてください」でも良いでしょう。

予定を復唱する

それでは、×月×日◯◯時にxxに伺わせて頂きます。本日は、お忙しい中、ありがとうございました。では、失礼致します

日時・場所は非常に重要な情報です。電話の最後に、OB訪問の日時・場所を復唱し、確認をとっておきましょう。

用件が終わったら、「本日はお忙しい中、ありがとうございました。では失礼致します」と電話を切ります。(相手が電話を切ってから、切ること)

予定の確認と感謝を表明します。相手が電話を切る事を確認して、電話を切りましょう。

電話は簡単だ

 以上を守れば、失礼のない電話ができるようになります。紹介した中に、難しいポイントがあったでしょうか?どれも知っていれば誰にでもできるようなことです。ポイントを守って、電話対応を攻略してください。

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