これで完璧!面接を辞退する時の電話のかけ方【例文あり】

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就職活動を進めていると、進んでいる企業の面接を辞退したい時が出てきますよね。とはいっても「面接選考を辞退します」と連絡するのは気が引けますよね。また、何をどう言えば失礼にならないかもわからず、戸惑っている就活生も多いでしょう。

そこで、わかりやすい会話例つきで、面接辞退の電話をかける時のポイントを徹底的に解説いたします。

押さえておきたい!面接辞退の電話をかける時の3つのポイント

まず、具体的な会話例文を見る前に、面接辞退をする時の基本的なポイントを押さえておきましょう。以下を押さえることで、適切な面接辞退ができるようになります。

面接辞退の連絡はメールでもOK!

まず、面接辞退の連絡は、基本的にメールでOKです。電話で連絡をする必要はありません。要するに「辞退をする」との連絡がつけば良いので、メールで辞退しても問題はないのです。

メールによる辞退の方が形として証拠が残りますし、直接辞退をする時の気まずさもないので、ほとんどの人にはメールによる辞退の方がオススメです。

こちらの記事では、面接辞退をする時のメール例文を紹介しています。

⇒面接辞退をする時のメールの書き方【例文あり】

面接の前日・当日キャンセルは電話で連絡を

ただし、面接の前日や当日にキャンセルする場合は、電話で連絡をしましょう。メールでの連絡では担当者がすぐに確認できない可能性あるので、「緊急性の高い連絡」は電話でするのがマナーです。

前日以降に面接を辞退する場合は、電話で担当者に辞退の連絡をしてください。

面接辞退の理由を詳しく言わなくてもOK

面接辞退をする際に迷うのが「辞退理由をどう告げるべきか?」ということです。結論からいうと、詳しく聞かれない限りは、言う必要がありません。

「諸般の事情により辞退させていただきます」でOKです。就活生が思っているほど「面接辞退理由」は聞かれません。たいてい、「諸般の事情により御社の選考を辞退させていただきます」と辞退をつげると「わかりました。残念ですが、了解いたしました」と了承してくれます。

聞かれた場合は、面接官も採用活動の参考にするために聞いているので、「別の会社から内定をいただき、自身の適性を鑑みた結果、そちらの会社に進路を決めました」など答えられる範囲で正直に答えてあげましょう。

無断キャンセルは絶対にしないように

上で述べたように、面接の日にちが近くない場合辞退連絡はメールや電話でも可能です。日にちが近いと電話での連絡が望ましいですが、言いにくいからといって無断キャンセルだけは絶対にしないようにしましょう。

辞退することは悪いことではありませんが、相手も業務の傍ら面接のために貴重な時間を割いてくださっているのですから、誠意を持ってお断りしましょう。

「もうこの会社の人とは二度と会わないからいいや」と考えていても社会は意外と狭く、どこで会社や人事同士が繋がっているかわかりません。

罪悪感でもやもやしたままより、今後の就職活動に新たな気持ちで臨めるよう必ず断りの連絡をしましょう。

あなたの就活力はどのくらい?

就職に成功するためには、まず自分の就活力を知っておく必要があります。就活力とは、就活で必要な準備や企業側が重視しているポイントに対して、どれだけ備えているかをはかる指標です。

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これを真似ればOK!面接辞退の電話の会話例

とはいえ、「実際に何をどう話せばいいかわからない」と悩む就活生も多いでしょう。でも、大丈夫です。実際に電話をかける時は、以下の会話例文を参考にすればOK!誰でも失礼のない面接辞退の電話連絡ができるようになります。

例文

お忙しいところ失礼致します。私、◯◯大学の◯◯と申します。新卒採用面接の件でお電話致しました。お手数ですが、人事部の◯◯様をお願いできますでしょうか

Point 大学名・名前を名乗り、用件を述べ、担当に取り次いでもらう

◯月◯日◯時より面接に伺うお約束をしております、◯◯大学の◯◯と申します。先日は、次回面接のご案内をいただき、ありがとうございました。

Point 担当が出たら、再度名乗る。名乗る際に、いつの面接を予約しているかも告げておく

ただいま、お時間よろしいでしょうか。

Point 本題に入る前に、相手の都合が悪く無いかを確認する

本日は、諸般の事情により、今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡を致しました

Point すぐに本題に入ろう。辞退理由は「諸般の事情により」とぼかしてOK

お忙しい中、貴重なお時間を割いて、面接をしていたいだたにも関わらず、このようなお返事となって、大変申し訳ございませんでした。

Point 相手の好意に報いれなかった点を、誠意をこめてお詫びをする

では、失礼致します。

Point 会話が終わったら、静かに電話を切る

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面接辞退の会話のポイント


面接辞退のための連絡は誰しも緊張してしまうものです。しかし面接辞退は悪いことではないので、それほど萎縮する必要はありません。電話連絡をするにあたり、重要な点がいくつかありますのでおさえておきましょう。

ポイントとしては回りくどい言い方をすると逆に気分を害してしまう恐れもありますので、単刀直入にはっきり伝えることが大切です。

また、ビジネスマナーなどにも気を配り誠意を持って連絡すれば非常識だと思われることはないでしょう。

大学名・名前と要件を簡単に伝えよう


挨拶言葉(お忙しい中恐れ入ります等)も忘れないように述べましょう。

続いて、「〇月×日に面接をしていただく予定の〇〇大学△△と申します。面接についてのお話がしたくご連絡させていただきました。ご担当者様はいらっしゃいますか」と担当者につないでもらいます。

その後、担当者につながるか、もしくは本人が担当者であれば用件に入りましょう。

必ず「何日に面接予定の誰なのか」、「用件」、「誰に用があるのか」を伝えるようにしましょう。

担当者が出たら改めて名前と面談日を伝えよう


担当者が出たら、改めて「何日に面接予定の誰なのか」を伝えましょう。

ここでは、忙しい中電話に出てくださっていることを踏まえスムーズに話ができるよう配慮します。

名前等を伝える前に「お忙しい中すみません」や「お世話になっております」等のクッション言葉を入れると聞きやすく、丁寧に感じるでしょう。

本題に入る前に先方の状況を確認


本題に入る前に、先方は話をしていい状況かどうか確認します。

「お約束している面接についてお話をしたいのですが、今お時間を頂戴してもよろしいでしょうか」という風に何について話があり、時間を頂戴してもいいかどうか伺いましょう。

今回だけでなく、相手に電話する際は相手の状況を確認する習慣を身に付けると社会人になってからも役立ちます。

要件は手短に伝えよう


用件は手短に伝えましょう。いくら先方の状況が大丈夫だといっても、話をする際は手短に用件を伝えることが大切です。

「先日お約束させて頂いた〇月〇日の面接ですが、△△の為辞退させていただきたくご連絡させていただきました」と何故連絡したのかが分かりやすいように伝えましょう。

また、上でも述べましたが辞退の連絡という事で申し訳ないと言う気持ちが勝ってしまい、ついつい遠回しの表現になりがちです。しかし回りくどい言い方はかえって失礼にあたることもあります。

結局何が言いたいのかと聞き返されてしまうより要点だけを分かりやすく伝えるようにしましょう。

また、結果から先に述べることで相手の頭にも入りやすいでしょう。

相手の好意に対しての謝罪をしよう


面接を辞退するにあたり、日程調整をしてくださったこと面接の機会をくださったことに対して、感謝の気持ちを述べると共に謝罪をしましょう。

「この度は、面接の機会を頂きありがとうございました。お忙しい中日程調整などをしていただいたにもかかわらず、辞退する結果となり申し訳ございません」と言うように感謝の言葉と謝罪をきちんと述べていれば非常識だとは思われないでしょう。

Q&A…人事に面接辞退のことで呼び出されたら、どうする?

企業の中には、面接辞退のことについて、学生を呼び出し、説教をしようとする企業があります。そんな時、「呼び出しに応じるべきか?」迷いますよね。

どうすればよいのでしょうか?基本的には応じる必要はありません。辞退をするということは縁が切れるということですから、そこまで義理を切る必要はないでしょう。

ただ、「自分の大学からの採用数が多い」「今後取引先になる可能性がある」等の場合は、呼び出しに応じた方が良いかもしれません。それ以外の場合は「その日は都合が悪く…」と断ればOKです。

Q&A…辞退理由を深く聞かれたらどうする?


面接辞退の理由は通常あまり聞かれず、聞かれたとしても正直に答える必要はありません。しかし、今後の為に傾向調査として具体的な辞退理由を聞いてくる企業もあるようです。

深く理由を聞かれた際には「他の会社に内定をもらえた」、「企業研究や検討を重ねた結果」と答えましょう。

選考が進んでいくにつれて自信がなくなり辞退したい、または、労働時間や環境などを詳しく聞き考えが変わった場合はその旨を正直に伝えても良いでしょう。

但し一方的に批判するような言い方(求人広告の内容と違いました、ネットではこのような噂を見ました、等)にならないよう注意が必要です。

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