簡単!面接の結果連絡の電話の正しい受け方【例文あり】

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就活を進めていくと、企業から面接の結果連絡の電話がかかってくることが増えますよね。そんな時に、自信を持って正しい電話対応をできていますか?おそらく、ほとんどの就活生が正しいマナーを理解しないまま「なんとなく」電話を受けていると思います。

そこで、わかりやすい会話例をもとに、企業からの面接の結果連絡の電話がかかってきた時の正しい受け方を、徹底的に解説いたします!

これを真似るだけ!面接の結果連絡の電話の受け方の会話例

例文

はい、◯◯です。

ーお忙しいところ、恐れいります。◯◯株式会社人事部の△△です。面接の件でお電話いたしました。ただいま、お時間よろしいでしょうか?

はい、問題ありません。

ー選考の結果、◯◯さんにはぜひ二次の面接に進んでいただきたいと考えております。

ありがとうございます!ぜひ、二次面接を受けさせていただければと思います。

Point 相手からの提案には「ありがとうございます!ぜひ〜」と元気に答える

ーありがとうございます。では、面接の日程についてですが、◯◯日の△時からのご都合はよろしいでしょうか?

申し訳ありません。あいにく、そちらの日は都合が悪く、参加できません。誠に恐縮ですが、他の日程をお願いできまないでしょうか。

Point 予定が合わない場合は、「あいにく〜できません」と断り、他の日程をお願いする

ーわかりました。では、◯◯日の☓時からはいかがでしょうか?

はい、そちらの日程でお願いいたします。

ーでは、◯◯日の☓時に当社ビル7Fの受付までお越しください。

かしこまりました。◯◯日の☓時、御社ビル7Fですね。

Point 重要なポイントは復唱する

ー何か質問はございませんか?

いえ、特にございません。

ーでは、当日お待ちしています。

はい、よろしくお願い致します。本日はお電話いただき、ありがとうございました。では、失礼いたします。

Point 電話をかけてくれたことにお礼を述べ、電話を切る

あなたの面接力はどのくらい?

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これで完璧!面接の合否連絡の電話の受け方のポイント5つ

0.電話を受ける時のマナー

まず、電話を受けるときには、以下の点に注意してください。

例文
  • 電話に対応しながら、静かな場所に移動する
  • 日程調整が必要になることが多いので、筆記用具・スケジュール帳を取り出す
  • 出来るだけ早く電話に出よう。できれば、3コール以内が理想

これらの点を押さえておきましょう。特に、スケジュール帳と筆記用具を出しておかないと、日程調整をする際に困ってしまいます。電話に出て対応をしつつ、筆記用具・スケジュール帳をカバンから取り出してください。

2.合格連絡への感謝を伝えよう

例文
ありがとうございます!ぜひ、二次面接を受けさせていただければと思います。

相手から合格をつげられた時は「ありがとうございます!ぜひ〜」と元気よく感謝の言葉を伝えましょう。できるだけ元気よくお礼を述べ、企業への熱意を伝えてください。

3.面接の日程を調整しよう

その日程で問題がない時

例文
はい、その日程でお願い致します!

先方が提示してきた日程で問題がない場合は、元気よく「はい、その日程でお願い致します!」と答えましょう。

断る時

例文
申し訳ありません。あいにく、そちらの日は都合が悪く、参加できません。誠に恐縮ですが、他の日程をお願いできまないでしょうか。

先方の提示してきた面接日程では、都合が悪いこともあるでしょう。その時は「あいにく、その日は都合が悪く参加できません。誠に恐縮ですが、別の日程をお願いできないでしょうか?」と丁寧にことわり、別の日程をお願いしてください。

なお、都合が悪い理由については、詳しく告げる必要はありません。「都合が悪く〜」でOKです。

4.日程・場所を復唱する

例文
かしこまりました。◯◯日の☓時、御社ビル7Fですね。

最終的に決定した「日程・場所(持ち物がある場合は持ち物も)」を復唱してください。ビジネスの電話では、面接日程のような重要事項は、復唱して確認するのがマナーです。

復唱をして確認することで、先方も「ちゃんと伝わっているな」と安心することができます。日程・場所・持ち物のような重要情報は復唱して確認しましょう。

5.電話へのお礼を述べる

例文
はい、よろしくお願い致します。本日はお電話いただき、ありがとうございました。では、失礼いたします。

忙しい中、電話をかけてくれたことに対して、あらためてお礼を述べてください。お礼を述べたら、相手が電話を切るのをまって、静かに電話を切りましょう。

不合格だった場合の受け方のポイント

不合格の際は基本的にメールや郵便での連絡となり、電話で連絡をくれる企業は稀です。その為、不合格の際の電話の受け方は忘れがちです。「不採用だからどうでもいい」と考えず、次に繋げる為に正しい受け方をしましょう。

相手から希望に添えなかった旨を伝えられたら、「面接や選考をしてくださったお礼」、「わざわざ連絡をくださった事へのお礼」、「また御縁があった際は宜しくお願いします」という事を簡単に伝え、終話しましょう。

企業側も伝えにくい事をわざわざ連絡してくださっているので、不合格の理由を問い詰めることは控えましょう。結局は他候補者との比較結果である事が多い為、満足する回答は得られず、気まずい雰囲気になるだけです。

損得を考えるべきではないですが、不採用の電話に対しても丁寧に対応するべき理由があります。それは、「追加合格」、「補欠合格」の恐れがあるからです。比較的小さめの企業では特に多く用いられている方法です。

企業は最初の1,2次選考の際は特に、本当に採用したい人数より少し多めの受験者を通過させます。何故なら、選考の途中や内定後に辞退する学生が少なからずいるからです。

本来は最終選考までに調整されたり、純粋に残った人だけを採用しますが内定後に辞退者が多く、企業側が入社させたい最低人数を大幅に下回っている場合、一度不合格にした受験者に再度連絡し、採用するといったこともあるようです。

その際にどれだけ優先順位が高い候補者であっても最後の電話の態度が悪ければどうでしょうか。面接だけがんばる受験者は必要ないとみなされてしまうでしょう。

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Q&A…面接の電話に一回で出れなくても平気なのか?

よく就活生に「面接の結果連絡の電話に出られなかったのですが、それで落とされることはありますか?」と質問されます。結論から言えば、そんなことはありません。人事も就活生が忙しいことは知っているので、つながるまで何度も電話をかけてくれます。

折り返しをするときのマナーに注意しよう

電話に出られず、折り返しをするという行為自体はマナー違反ではありません。24時間365日いつでも電話に出られるとは、当然企業も考えていません。

稀に企業の営業時間外に電話がかかってくることもある為ほとんどの場合予測が不可能です。不在着信や留守番電話メッセージがあり折り返しをする際のマナーについて確認しましょう。

まず折り返す日時ですが、なるべく同日が望ましいですが、必ず企業の営業時間内に掛けるようにしましょう。掛け直す際は、担当の方が出られるとは限りませんので、自分が誰で、何故電話をしたのか等わかりやすく伝えましょう。

また、「名前や所属名などの個人情報」、「電話をもらった時に出られなかった理由と謝罪」についても出来る限り述べるようにしましょう。

かけなおす時間帯は?

営業時間内であれば基本的に着信に気づき次第掛け直すと良いでしょう。営業時間外に掛かってきたものに関しては、さほど直後に気付いたものでなければ、基本的には翌営業時間外に掛け直すことが望ましいです。

また、自分自身が静かな場所で十分に時間を確保できる時に電話しましょう。掛け直した際に担当者不在の場合は、別途掛け直しの時間を指定されたり、出られる時間帯を聞かれたりすることもあります。

その際は臨機応変に、確実に電話が取れるように設定しましょう。

折り返しをするときの例文


例文
「お忙しいところ恐れ入ります。私、先日御社の採用面接に参加させて頂いた、◯◯大学の◯◯と申します。

本日◯◯時頃(具体的な時間)にお電話を頂いておりました為、折り返しお電話させて頂きました。

◯◯様(御担当者様)はいらっしゃいますでしょうか」

(担当者に繋がった場合もう一度上記自己紹介をする)

「先程はお電話を頂き、ありがとうございました。授業があり、ご対応できず申し訳御座いませんでした」

ここまで言うと先方から要件を述べて下さるでしょう。マナーを守った連絡をすれば失礼にならず、逆に常識があると評価されることもあります。小さなマナー1つ1つを確実に守りましょう。

Q&A…電話に出られなかった時メールで返答してもいい?

基本的に電話を頂いた際は折り返し電話するのがマナーです。しかし、電車の中にいる等の理由で静かな場所で直ぐに折り返しの電話ができない場合、メールで一報を入れ、電話ができる状況になり次第電話をするという方法でも良いでしょう。

その際はメールに謝罪だけでなく、「なぜ出られないのか」、「何時頃なら折り返しの電話ができそうなのか」を明記するとよいです。

電話に出られなかったからといってメールのみで要件を済ませることはマナー違反です。メールを送る際は、電話ができない理由を記載した上で掛け直すことを前提に送信しましょう。

Q&A…面接の日程変更をお願いしてもOKなのか?

就活生には「相手から提示されてきた面接日程が都合が悪い時、本当に断っていいのか?」と心配な方が多いようです。結論からいうと、基本的には変更をお願いしても、それで不利になることはありません。人事も、就活生の予定がつまっていることは知っているので、参加できない日程があることくらいは理解しているからです。

ただし、メガバンク・信託銀行のように、短期間で大量の面接を行う企業(某メガバンクは10次面接近くまで行うこともある)の場合は、相手の提示されてきた日程に応じられないと、選考から外されてしまうことがあるようです。

ある大手信託銀行を受けていた学生が「その日は都合が悪く…」と断ると「わかりました。では失礼致します」と電話を切られたことがあると言っていました。

これらの対応をする企業は、「みんなの就職活動日記」の過去ログを読めば大体わかりますので、事前にチェックしておきましょう。

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