エントリーシートを改善する3Sの法則

エントリーシートを送付するときのマナー

学生時代の経験に自信がなくても「それをどう表現するか」で勝負すれば、勝ち目はまだあります。コンテンツの評価とは「素材の質×表現方法」で決まるからです。わかりやすく、伝わりやすい表現方法を使えば、エントリーシートの素材である「学生時代の経験」はそのままでも、短時間でエントリーシートの品質を上げることが可能です。

では、どんな点に気をつければ、ESをブラッシュアップして、品質を上げることができるのでしょうか。

Straight(率直に)

結論からいえば、わかりやすい文章の本質は結論から書くことです。なぜか。結論から書けば、全体の内容を一目でわかり、理解しやすいから。最後まで読まなくても内容が伝わるので、最初に結論を書けば、言いたいことが確実に相手に伝わるからです。

けれども、結論から書かれていないエントリーシートはなかなかに多いものです。たとえば、ある政府系金融機関の「志望動機」を聞かれている時に、

私はゼミで中小企業の資金繰りについて研究をしたことがあります。その時にショックを受けたのが、多くの企業が政府の融資制度を活用できていない点です。

新規事業融資や、雇用支援融資など、政府系金融機関から借りられる低利の融資があるにもかかわらず、高利のローンを借りてしまっています。そのせいで資金繰りが悪化し、倒産という事態に陥る企業が多いと知りました。日本の中小企業は〜(中略)日本の中小企業の資金繰りを円滑にし、経済を活性化したく、貴社を志望いたしました。

このように「志望するに至った経緯」が先に書かれ、志望動機が最後に述べられているケースが多いのですね。(わかりやすいように誇張して書いていますが)

このタイプの書き方だと、情報の読み手が「この話で注目しなければならないことは何か」という焦点がぼやけます。焦点がぼやけると読みにくく、理解し難い文章になるのです。解決する方法は簡単で、最初に述べたように

結論から書く

これだけです。たとえば、上の文章なら、結論先行型の構成にするだけでも、

日本の中小企業の資金繰りを円滑にし、経済を活性化したく、貴社を志望いたしました。私はゼミで中小企業の資金繰りについて研究をしたことがあります。

その時にショックを受けたのが、多くの企業が政府の融資制度を活用できていない点です。新規事業融資や、雇用支援融資など、政府系金融機関から借りられる低利の融資があるにもかかわらず、高利のローンを借りてしまっています。そのせいで資金繰りが悪化し、倒産という事態に陥る企業が多いと知りました。日本の中小企業は〜(中略)

「なぜ志望しているのか」という一番の命題への答えがすぐわかるようになります。上のエントリーシートはまだまだブラッシュアップが必要ですが、「結論から書く」だけで、文章の見通しがすぐに開けることがわかると思います。

結論をいいます。結論から書いて下さい。

Specific(具体的に)

エントリーシートの目的とはなんでしょうか?簡単に言えば、

自分を面接にするに値する人間であると説得する

ことがエントリーシートの目的です。そのためには、「あなたのことが相手にわかる」ことが必要不可欠です。なぜなら、選考官はあなたのことを知らないからです。知らない人の情報なのだから、抽象的な情報では相手に伝わりません。たとえば、

最も力を入れたのは、サークル合宿の運営です。往来のサークルの合宿とは全く違った新しいものにしたいと思い、メンバー全員としっかり議論しました。

運営の方針で対立することもありましたが、誠実に交渉することで、全員が納得する合意を形成することができました。この過程で学んだコミュニケーション能力は社会に出ても活かせると考えております。

このようなエントリーシートに出会います。(わかりやすいように誇張はしていますが)

この内容は何かを語っているようで、何も語っていません。なぜなら、以下の点がわからないからです。

  1. なぜ往来の合宿から変えようと思ったのか
  2. なにが往来の合宿と違うのか?
  3. 対立とは何か?
  4. 交渉はどのようにやったのか?
  5. なぜ成功したといえるのか?

はじめてこの文章を読む人は、学生のことを知らないのですから、抽象的な内容では通用しません。では、具体的なエントリーシートを書くにはどうすればいいのか?以下の点を意識して下さい。

工夫がわかるように書く

あなたが問題を解決するためにとった工夫が具体的にわかるようにしましょう。たとえば、上の例なら「誠実に交渉した」という方法が書かれているので、「誠実な交渉」とは具体的にどういうことなのか?あなたはどんな工夫をして、問題を解決しようとしたのか?具体的な方法を書きましょう。

動機がわかるように書く

人が一番混乱するのは「なぜそれをしたのか」がわからない時です。それがわからないと、その点がひっかかり、先の内容が入ってきません。だから、「はじめた動機」「解決しようとした動機」「変えようとした動機」など、なぜそれをしたのかがわかるように書いて下さい。上の例でいえば「なぜ合宿の方法を変えようとおもったのか?」という動機がわかるように書くべきでしょう。

変化がわかるように書く

ほとんどのエントリーシートは「課題Aがあり」「行動Bをすることで」「結果Cを出せた」という構造になっています。ただ、「結果C」の部分で「成功しました」とだけ書いている場合が多いのですね。

もちろん、選考者はその場に参加していないので、「どう成功したのか」がわかりません。だから「成功した」という言葉でぼかさずに「以前の状態と何が変わったのか」という変化がわかるように書いて下さい。もし、数字で表せるなら数字で表現しましょう。(ex 最後にとったアンケートでは、満足度が前年比でN%向上しました(x%→y%)

この3つの点を意識して、文章を書けば、具体的にあなたの努力が伝わるエントリーシートが書けるようになります。

Simple(簡潔に)

意外とみなさんできていないのが、この点です。オフィシャルな文章を書き慣れていないので、緊張して長い文章を書いてわかりにくくなっています。たとえば、以下のようなパターンです。

御社は当時世界中の競合他者が不可能と考えていたAを開発・量産に成功し、現在でも高いシェアを誇っており、私はメーカーに最も重要なのは研究開発だと考えているため、革新的な製品を生み出し続けている貴社に強い関心をいだいております。

このように書いてしまいます。(これは少し誇張していますが)丁寧に書こうとするあまり、文章が長くなり、かえってわかりづらくなってしまう。心理学者ミラーの実験によれば、人間の短期記憶に入るのは、多くて9ワードまで(マジックナンバー9)です。人間が一度に保持できる言葉の量は少ないのです。だから、短く、短文で書きましょう。ポイントとしては

文章をつなげず、短文で区切る

だけで、かなりわかりやすくなります。しかし、短文で区切るのを邪魔するつなぎ言葉があります。たとえば、上の例では「〜ており、」とかいて文章がどんどんがなくなってしまっていますよね。このように文章を長くつなげてしまう言葉があります。それを避ければ、文は短くなる。

具体的には、

〜て、

〜り、(〜おり)

〜が、(逆説)

〜し、

〜ため、

このような語句が出てきそうになったら、代わりに「。」をつけ、文章を区切って下さい。特に、最後の「〜ため」で文章を無限と思えるほど接続していく文章によくお目にかかります。

1984の作者、オーウエルの言葉を借りれば「短く出来るなら、長くするな」です。短ければ短いほど、簡潔であればあるほど、文章の価値は増します。

文章はわかりやすくできる

就職活動は学生時代の経験だけで決まるものではありません。もちろん、何かにしっかり取り組んだ学生が有利になる点は否定できません。が、素材だけではなく、「調理法」も重要です。表現方法を工夫すれば、伝え方が下手な「凄い学生」に勝つことだって不可能ではありません。

「昨日のおかず」も「ちょっとの工夫」で、高級食材よりも美味しくなることだってあるのです。

わかりやすくする為の努力をしましょう。

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