これで完璧!面接の日程連絡メールの返信の書き方|例文あり

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就活の面接をしていると、面接の日程をメールで返信して調整することになりますよね。そんな時、どうやってメールを返信すればいいかわからず、悩んでいませんか?

でも、大丈夫。そんな就活生のために、わかりやすい例文をもとに、面接の日程連絡メールへの返信法を徹底的に解説いたします!

面接の日程連絡への返信方法には以下の三つのパターンがあります。三つに分けて解説していきます。

  • 企業の指定してきた面接日程に参加できる場合
  • 企業の指定してきた面接日程に参加できない場合
  • こちらが面接日程の候補をあげる場合
自分の該当するケースの例文を参考に、メールマナーを押さえたメールを書きましょう。

まずは最低限のマナーをおさえよう

メールで基本的マナーが守られていなければ、受取り手に与える印象が悪ってしまう恐れがあります。面接前であれば特に、今後の面接や選考にも少なからず影響しかねません。

面接は筆記試験と違い、人対人で行われるものですから初めから良い印象を持っている場合とそうでない場合には大きく差がでるのではないでしょうか。

ビジネスメールについてのマナーは意外と多くあるのです。

当たり前のようでうっかり忘れがちな最低限のマナーを今一度確認し、適切な返信メールが作成できているかどうか見直しましょう。

24時間以内返信を徹底

メールは受け取ってから24時間以内に返信することを徹底しましょう。企業側もあなたの返事を元に日程を調整してくださるのですから、素早い返信が望ましいです。

メールは電話と違って後で返信するということもできますが、返信が遅ければ意欲がないように感じられてしまうでしょう。

スピードだけを重視し中身がないメールでは本末転倒ですが、受け取り次第検討し、迅速な返信をしましょう。

補足すると、メールは24時間365日送信できますが、企業の営業時間内に返信することもマナーとして一般的になっています。

内容を簡潔に

返信メールの内容は簡潔明瞭に、誰が見てもわかるように記載しましょう。

企業側はたくさんのメールを見ていることが予想されますから、「誰」が、「どのような要件」で送ってきたのかが分かりやすいように書くほうが相手にとってもいいですよね。

また、誤字脱字はもちろんのこと略語や婉曲しすぎた表現を使用していないでしょうか。逆の立場に立って考えてみると、一日に何十通、何百通のメールを読まなければならない状況で内容が分かりにくいメールを見ると面倒ではないでしょうか。

送信する前にもう一度読み直して、内容を再度確認してみると良いでしょう。

相手の名前や会社名は正しく書く

相手の名前や会社名を正しく書くことは最も重要だと言っても過言ではありません。相手の情報を名前を間違えたり省略することは大変失礼にあたります。

企業と応募者という関係でなくても名前を間違えられると嫌な気分になることは容易に予想できます。
具体例を挙げると、「株式会社」を「(株)」と記載することも省略となり失礼にあたります。企業から送られてきたメールに「(株)」と記載があった場合でも返信する場合は略さず「株式会社」と記載します。

応募させて頂く側として、相手の情報は省略せず正しく記入するようにしましょう。

メール文頭には挨拶をいれる

メールの内容を簡潔に書くことが重要だと上で述べましたが、ビジネスマナーとして冒頭部分に挨拶をいれる事も忘れてはいけません。

基本的に初回は「お世話になります。」、二度目以降は「お世話になっております。」と書くことが一般的のようです。

実際に会って話をする際も、突然用件から話し出す人は中々いませんし失礼になりかねません。必ず用件の前に何かしらの挨拶はしているはずです。いくら内容が分かりやすくても、一文挨拶があるかないかでは印象も変わってきます。

あくまでもマナーとして記載する為長く書く必要はありませんが冒頭に一言挨拶を入れるようにしましょう。

あなたの面接力は何点?

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1.企業の指定してきた面接日程に参加できる場合

企業が指定してきた面接の日程に問題なく参加できる場合はその旨を明確に記載します。

一般的なビジネスメールの流れと同じように記載しますが、お互いの認識違いを防ぐため、参加できる旨に加えて複数日程を提示されていない場合でも指定された日程と詳細をもう一度記載するようにしましょう。

文字同士のコミュニケーションでは誤解が生まれやすく、提示された日程が誤っていたとしても相手が気付いていないということも考えられます。

以上のことから、日程や詳細をお互いが再確認するという意味を込めて再度記載すると良いでしょう。

例文
件名:Re:二次面接のご案内
Point 件名はそのまま返信でもOK。丁寧にしたい人は、「面接の日程について承知いたしました」にしても良い
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
Point 最初に相手の会社名・部署・名前を書く
いつもお世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の◯◯です。
Point 挨拶をし、大学名・学部と名前を名乗る
このたびは、次回面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
Point まずは、次回選考の連絡をしてくれた点にお礼をしておく
それでは、ご指示いただいた

日時:◯月◯日 16:00〜
場所:◯◯ビル1F

に貴社に伺わせていただきます。
Point 相手の支持してきた日時・場所を引用して、その日に伺う約束をする。(こちらが日程候補から選ぶ場合は、選んだ日時を書く)
お忙しい中、貴重なお時間をいただけて、大変嬉しく思っております。
当日はどうぞよろしくお願い致します。
Point 改めて面接の機会をくれた点にお礼をし、文章を終える
(署名)

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2.企業の指定してきた面接日程に参加できない場合


企業が指定してきた日程に参加できない場合は参加できない旨、謝罪、代わりの日程を提示するようにします。

謝罪、参加できない旨だけでなく、代わりにいつなら参加できるのか提示することで企業側も新たな日程を調整しやすくなるでしょう。

また、基本的に日程を提示する場合は少なくとも3日以上提示するのが一般的です。

都合が合わず再度検討してもらうことは、決して失礼な事ではありません。それよりも参加できるのか、できないのかが分かりにくくならないよう、遠回しではなく簡潔明瞭に回答することが大切です。

例文
件名:Re:二次面接のご案内
Point 相手の日程通知メールの件名にそのまま返信してOK。丁寧にしたい人は「◯月◯日の面接日程変更のお願い」でも良い
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
Point 冒頭に送付相手の会社名・部署・名前を書く
いつもお世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の◯◯です。
Point 挨拶をし、大学・学部・名前を名乗る
お忙しい中、次回選考のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。大変嬉しく、是非、二次選考に参加させて頂ければと思っております。
Point まずは、選考連絡へのお礼をする。また、参加の意志を示す
>>◯月◯日xx:xx〜xx:xx ◯ビル4F
ただ、ご指示いただいた日程ですが、あいにく、その日は、別件があり、参加するのが難しい状況です。
Point 相手の日程を引用し、その日程で参加できない理由を告げる
誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、よろしければ、以下の日程の中で、面接日時を再設定していただけないでしょうか。
Point 「誠に勝手な〜」と丁重に面接日時の再設定をお願いする
xx月xx日〜xx月xx日 14:00〜18:00
xx月xx日〜xx月xx日 13:00〜18:00
xx月xx日〜xx月xx日  9:00〜18:00
Point 参加できる日時の候補を箇条書きで提示する
こちらの都合で誠に申し訳ありませんが、ご検討下さいますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
Point メールの文末で改めて再度お願いをする
(署名)

3.こちらが面接日程の候補をあげる場合


希望日程を尋ねられた場合はなるべく幅広い日程を提示するようにしましょう。尚且つ日程の誤読を防ぐため、箇条書きで、日にちと曜日まで記載します。

企業側は仕事で忙しい傍ら面接をしてくださいます。上でも述べた通り、候補日は企業側の負担にならないよう少なくとも3日以上提示することが望ましいです。

選択肢が少ないと再度調整となってしまい手間を掛けかねません。

受け手の立場に立って分かりやすく記載しましょう。

例文
Re:二次面接のご案内(or 二次面接の日程につきまして)
Point 件名はそのまま返信で良い。丁寧にしたい人は、右の表現を使う
株式会社◯◯◯
◯◯部 ◯◯様
Point 最初に相手の会社名・部署・名前を書く
いつもお世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の◯◯です。
Point 挨拶をして、大学名・学部・名前を名乗る。面識のある相手への挨拶なので「いつもお世話になっております。」でOK
この度は、次回選考のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。貴重なお時間をいただき、また面接をしていただけること、大変嬉しく思っております。
Point まず面接連絡をしてもらったこと、次回の選考の機会をいただいた点にお礼をしておく
面接の日程についてですが、下記の日程でお伺いすることが可能です。

xx月xx日〜xx月xx日 14:00〜18:00
xx月xx日〜xx月xx日 13:00〜18:00
xx月xx日〜xx月xx日  9:00〜18:00

お手数ですが、上記の日程の中で、日程を調整して頂ければ幸いです。
Point できるだけ幅広い参加可能日程をあげ、調整をお願いする(日程の候補を書くときは箇条書きを使う)
お忙しいところ、お手数をおかけして申し訳ありませんが、何とぞよろしくお願い申し上げます。
Point 相手の手間を気遣い、丁寧にお願いをして文章を〆る

面接日程への返信メールの書き方のポイント

日程変更理由はどう告げるべきか?

相手の提示してきた日程が都合が悪く、参加できない場合に、「断る理由」をどうするか、って迷いますよね。

まず、学業等の正当な理由があるときは、「あいにく大学の試験日程と重なっておりまして」と、学業を理由にして、ことわりましょう。また、冠婚葬祭などが理由の場合も、正直に伝えてよいでしょう。

ただ、他社の面接日程とかぶっている場合は、曖昧にしておいてください。「あいにく別件がございまして」「あいにく都合が悪く」と、面接日程の変更をお願いしましょう。
正当な理由があるときは、そのとおりに伝え、言いにくい理由の場合は、「別件がありまして」とぼかす

変更をお願いするときは、こちらが候補をあげよう

日程の変更をお願いするときは、こちらから参加可能な日程の候補を提示しましょう。

こちらから日程を提示するなんて図々しく見えるのでは?と感じる就活生もいるでしょう。しかし、日程を提示しないと「相手が日程を提示→その日も都合が悪く、また変更をお願いする」と、相手により手間をかける場合も出てきてしまいます。

余計な手間・やりとりを減らすためにも、こちらから参加可能な日程を提示してください。
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