これで完璧!面接の日程連絡メールの返信の書き方|例文あり

就活中に企業とメールのやり取りをする頻度は増えます。
しかしメールを送る際、この構成でいいのか、こんな言葉遣いでいいのかと不安になる人もいるでしょう。
ここでは、メールマナーと合わせて、就活中に企業に送るメールをケース別で紹介します。
この記事を読むことで、ビジネスメールのマナーを理解し、どんな状況のメールも送りやすくなります。

就活では面接の日程調整の際にメールを使う機会が多い

企業からのメール例

まずは最低限の就活メールマナーをおさえよう

メールで基本のマナーが守られていない場合、今後の面接や選考にも少なからず影響しかねません。

当たり前のようでうっかり忘れがちな最低限のマナーを今一度確認し、適切な返信メールが作成できているかどうか見直しましょう。

24時間以内返信を徹底

メールは、受け取ってから24時間以内に返信することを徹底しましょう。企業側もあなたの返事を元に日程を調整しているので、素早い返信が望ましいです。

メールは電話と違って後で返信するということもできますが、返信が遅ければ遅いほど優先順位が低いと感じられます。

スピードだけを重視し中身がないメールでは本末転倒ですが、受け取り次第検討し、迅速な返信をしましょう。

内容を簡潔に

返信メールの内容は簡潔明瞭に、誰が見てもわかるように記載しましょう。
企業側は採用に関するもの以外にもたくさんのメールを見ているので、「誰」が、「どのような要件」で送ってきたのかが分かりやすいように配慮しましょう。

また、誤字脱字はもちろんのこと略語や婉曲しすぎた表現を使用していないでしょうか。メールを受け取る立場になって考えると、一日に何十通、何百通のメールを読まなければならない状況で何を伝えたいのか分からないメールを見ると面倒さを感じます。

送信する前にもう一度読み直して、一度読めば分かりやすい内容なのかを確認してみると良いでしょう。

相手の名前や会社名は正しく書く

相手の名前や会社名を正しく書くことは最も重要です。相手の情報を名前を間違えたり省略することは失礼にあたります。

「株式会社」を「(株)」と記載することも省略となり失礼にあたります。企業から送られてきたメールに「(株)」と記載があった場合でも返信する場合は略さず「株式会社」と記載します。

また、間違えやすいのが、前㈱か後㈱か、または㈲との間違いです。株式会社〇〇なのか、〇〇株式会社なのか、有限会社〇〇なのか、企業のホームページで確認してから記載しましょう。

応募させて頂く側として、相手の情報は省略せず正しく記入するようにしましょう。

メール文頭には挨拶をいれる

メールの内容を簡潔に書くことが重要だと上で述べましたが、ビジネスマナーとして冒頭の挨拶を忘れてはいけません。

実際に会って話をする際も、突然要件を話し出すことはありませんよね。必ず用件の前に何かしらの挨拶はしているはずです。いくら内容が分かりやすくても、一文挨拶があるかないかでは印象も変わります。

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企業の指定してきた面接日程に参加できる場合

企業が指定してきた面接の日程に問題なく参加できる場合はその旨を明確に記載します。

一般的なビジネスメールの流れと同じように記載しますが、お互いの認識違いを防ぐため、参加できる旨に加えて複数日程を提示されていない場合でも指定された日程と詳細をもう一度記載するようにしましょう。

文字同士のコミュニケーションでは誤解が生まれやすく、提示された日程が誤っていたとしても相手が気付いていないということも考えられます。

以上のことから、日程や詳細をお互いが再確認するという意味を込めて再度記載すると良いでしょう。
例文
件名:Re:二次面接のご案内
Point 件名はそのまま返信でもOK。丁寧にしたい人は、「面接の日程について承知いたしました」にしても良い
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
Point 最初に相手の会社名・部署・名前を書く
いつもお世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の◯◯です。
Point 挨拶をし、大学名・学部と名前を名乗る
このたびは、次回面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
Point まずは、次回選考の連絡をしてくれた点にお礼をしておく
それでは、ご指示いただいた

日時:◯月◯日 16:00〜
場所:◯◯ビル1F

に貴社に伺わせていただきます。
Point 相手の支持してきた日時・場所を引用して、その日に伺う約束をする。(こちらが日程候補から選ぶ場合は、選んだ日時を書く)
お忙しい中、貴重なお時間をいただけて、大変嬉しく思っております。
当日はどうぞよろしくお願い致します。
Point 改めて面接の機会をくれた点にお礼をし、文章を終える
(署名)

企業の指定してきた面接日程に参加できない場合

企業が指定してきた日程に参加できない場合は参加できない旨、謝罪、代わりの日程を提示するようにします。

謝罪、参加できない旨だけでなく、代わりにいつなら参加できるのか提示することで企業側も新たな日程を調整しやすくなるでしょう。

また、基本的に日程を提示する場合は少なくとも3日以上提示するのが一般的です。

都合が合わず再度検討してもらうことは、決して失礼な事ではありません。それよりも参加できるのか、できないのかが分かりにくくならないよう、遠回しではなく簡潔明瞭に回答することが大切です。
例文
件名:Re:二次面接のご案内
Point 相手の日程通知メールの件名にそのまま返信してOK。丁寧にしたい人は「◯月◯日の面接日程変更のお願い」でも良い
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様
Point 冒頭に送付相手の会社名・部署・名前を書く
いつもお世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の◯◯です。
Point 挨拶をし、大学・学部・名前を名乗る
お忙しい中、次回選考のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。大変嬉しく、是非、二次選考に参加させて頂ければと思っております。
Point まずは、選考連絡へのお礼をする。また、参加の意志を示す
>>◯月◯日xx:xx〜xx:xx ◯ビル4F
ただ、ご指示いただいた日程ですが、あいにく、その日は、別件があり、参加するのが難しい状況です。
Point 相手の日程を引用し、その日程で参加できない理由を告げる
誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、よろしければ、以下の日程の中で、面接日時を再設定していただけないでしょうか。
Point 「誠に勝手な〜」と丁重に面接日時の再設定をお願いする
xx月xx日〜xx月xx日 14:00〜18:00
xx月xx日〜xx月xx日 13:00〜18:00
xx月xx日〜xx月xx日  9:00〜18:00
Point 参加できる日時の候補を箇条書きで提示する
こちらの都合で誠に申し訳ありませんが、ご検討下さいますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
Point メールの文末で改めて再度お願いをする
(署名)

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面接日程の候補をあげる場合のメール例

希望日程を尋ねられた場合はなるべく幅広い日程を提示するようにしましょう。尚且つ日程の誤読を防ぐため、箇条書きで、日にちと曜日まで記載します。

企業側は仕事で忙しい傍ら面接をしてくださいます。上でも述べた通り、候補日は企業側の負担にならないよう少なくとも3日以上提示することが望ましいです。

選択肢が少ないと再度調整となってしまい手間を掛けかねません。

受け手の立場に立って分かりやすく記載しましょう。
例文
Re:二次面接のご案内(or 二次面接の日程につきまして)
Point 件名はそのまま返信で良い。丁寧にしたい人は、右の表現を使う
株式会社◯◯◯
◯◯部 ◯◯様
Point 最初に相手の会社名・部署・名前を書く
いつもお世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の◯◯です。
Point 挨拶をして、大学名・学部・名前を名乗る。面識のある相手への挨拶なので「いつもお世話になっております。」でOK
この度は、次回選考のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。貴重なお時間をいただき、また面接をしていただけること、大変嬉しく思っております。
Point まず面接連絡をしてもらったこと、次回の選考の機会をいただいた点にお礼をしておく
面接の日程についてですが、下記の日程でお伺いすることが可能です。

xx月xx日〜xx月xx日 14:00〜18:00
xx月xx日〜xx月xx日 13:00〜18:00
xx月xx日〜xx月xx日  9:00〜18:00

お手数ですが、上記の日程の中で、日程を調整して頂ければ幸いです。
Point できるだけ幅広い参加可能日程をあげ、調整をお願いする(日程の候補を書くときは箇条書きを使う)
お忙しいところ、お手数をおかけして申し訳ありませんが、何とぞよろしくお願い申し上げます。
Point 相手の手間を気遣い、丁寧にお願いをして文章を〆る

面接日決定後のメール例

日程変更をお願いする場合のメール例


面接の日程を変更してもらいたい場合は、候補となる日程を複数挙げて再調整をお願いしましょう。何度もやり取りをする手間を省くことができます。

また、内定辞退などとは異なり、一度決定した面接の日程を変更してもらう場合には必ずその理由を記載し、謝罪もしましょう。

キャンセルをお願いする場合のメール例


まず、件名はひと目でそれとわかるものにしましょう。「面接辞退」「大学名と氏名」、これらの言葉があれば、件名だけで担当者にはメールの大まかな内容が伝わります。

また、これまでに説明会や日程調整などで時間を割いてもらったことに対してのお礼などを、きちんと書き添えておきましょう。

企業から返信がない場合に催促する際のメール例文


メールの返信がないからといって、相手を責めるような言葉を使うのはNGです。採用活動時期の採用担当者は多忙ですし、何かの手違いでメールが送れていないだけかもしれません。

あくまでも「確認したい」「念のため」といったスタンスの文面になるようにしましょう。

催促メールを送っても返信がないときは電話をする

一度送ったメールに返信がなく、催促メールを送っても返信がない場合は、担当者に電話しましょう。

忙しさやうっかりミスなどで担当者が返信を忘れているだけならまだしも、パソコンやメールソフトの不調、あるいは何かしらの事情で担当者が不在になっている可能性もあります。

そういった場合には、電話で連絡をすれば事情が明らかになり、何かしらの対応をしてもらえるでしょう。

電話をする場合には、伝える内容を事前にメモなどにまとめておきましょう。また、電話をかける時間帯にも注意が必要です。始業すぐの時間帯や就業間際などは、先方も忙しいので避けるべきです。

12時~14時ごろはお昼休憩などで席を外している可能性もありますので、そのあたりの時間帯は避けて電話をしましょう。

面接後に送るお礼のメール例


面接のお礼メールを送る場合には当日中か、遅くても翌日中にはメールを送るようにしましょう。それ以降になると、「後回しにした」という印象になります。

面接で「この話を聞けてよかった」といった、得られたものや学びに関して触れると、テンプレではなく、自らが考えたより良いお礼メールになるでしょう。また、学びと合わせて入社意欲が上昇したことを伝えると、より与える印象は良くなります。

就活の面接ではメール連絡も多いのでテンプレを把握して素早く返信できるようにする

就活の現場では、採用担当者とメールでやりとりをする機会が多くなります。やりとりする企業が多くなると、その数もどんどん増えてくるので、その都度一から文面を考えるのは時間も手間もかかります。

そこで、大まかな文面を記したテンプレートを用意しておくと、メールの作成がスピーディーに進み、素早く返信できるようになります。
使用しているメールソフトにテンプレートや定型文を保存する機能がない、あるいは使いづらいという場合は、メールの「下書き」を活用しましょう。

一度作成したメールを宛先空欄の「下書き」の状態で保存しておいて、必要なときにコピーして使えるようにしておくと便利です。

このように、ちょっとした工夫でメールのやりとりにかける時間を節約することができます。特に面接の日程に関してなどは、電話ではなく文面の残るメールでやりとりされることが多いため、効率よく処理していきましょう。

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