OB訪問のメールマナーで絶対に押さえるべき9つのポイント

OB訪問のメールマナー

OB訪問のためにメールを書かなければならないけど、書き方がわからず、困っていませんか?
ビジネスメールを書いた経験がないと、何を書いていいかわからず悩んでしまいますよね。

でも、大丈夫。そんな就活生のために、わかりやすい例文つきで、OB訪問でメールをする時のマナーを詳しく解説いたします!
例文を参考にするだけで、社会人に出しても恥ずかしくないメールが書けるようになります。

これを真似るだけ!OB訪問のメール例文


件名:OBの訪問のお願い

株式会社 たいよう出版
加藤 様
Point 最初に会社名+名前を書き、誰宛か明示する
突然の連絡で失礼いたします。
就活大学経済学部の就活太郎と申します。
Point 挨拶をし、大学・学部名と名前を名乗る
大学の就職課にありますOB名簿にて、加藤様のお名前を拝見し、ご連絡致しました。
Point 初対面の相手に送る場合は、紹介してもらった相手や個人情報の入手経路を書く
現在、就職活動で企業研究を行っており、貴社に大変興味を持っております。仕事内容などについて、ぜひ現場で活躍なさっている加藤様のお話を伺いたく存じます。

お忙しいところ恐縮ですが、お時間をいただくことはできますでしょうか。
Point 先に結論を簡潔に述べる。ダラダラと書かない。
つきましては、下記日程のどこかで、加藤様のご都合のつく時間に伺うことができればと存じます。

月曜日〜火曜日の12:00〜18:00水曜日〜金曜日の15:00〜18:00

その際、場所も合わせてご指定いただければ幸いです。
Point 日程調整の手間を減らすため、日程はこちからから候補をあげる
何卒ご検討くださいますよう、お願い致します。
Point 最後にあらためてお願いをする

あなたの就活力はどのくらい?

就職に成功するためには、まず自分の就活力を知っておく必要があります。就活力とは、就活で必要な準備や企業側が重視しているポイントに対して、どれだけ備えているかをはかる指標です。

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0.わかりやすい送信者設定を

☓ From Tarou Syukatu  ☓ From 就活 太郎→◯ From  就活大学 就活太郎
一般的な名前だけの送信者設定だと、メールを受け取るOBには誰だかわかりません。わかりやすいように就活用のメールは、送信者名の設定を「大学名+名前」にしておきましょう。
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1.わかりやすい件名をつけよう

NGな件名

☓ 本日はありがとうございました
☓ はじめまして
☓ こんにちは◯◯大学の△△です
ビジネスメールの件名は、件名だけでメールの趣旨がわかるようなものでなければなりません。挨拶のような件名では、中身がわかりません。

OKな件名

◯ OB訪問のお礼
◯ OB訪問のお願い
◯ 貴社OB紹介のお願い
◯ 貴社のキャリアパスについての質問
このように「件名だけで内容がわかる」件名をつけるようにしてください。

2.書き出しのマナーは、相手の会社名・相手の名前→挨拶→名乗り

2-1 相手の会社名→名前

株式会社 たいよう出版
田中 様
相手の会社名、名前を書き、誰宛に来たかを冒頭で明示します。なお、株)などの略称は使わないように。

2-2 挨拶

1.突然の連絡で失礼致します。
2.先日はお忙しいところ、〜していただきありがとうございました
3.いつもお世話になっております。
相手との関係にあわせた挨拶をします。初対面なら1を、お礼などのメールなら2を、対面があり、何回かやりとしているなら3を選びましょう。

2-3 名乗る

就活大学の就活太郎です。
最後に大学名と名前を名乗りましょう。

3.情報の入手経路を書く

OBの加藤様から田中様をご紹介いただきました。
大学の就職課にありますOB名簿にて、田中様のお名前を拝見し、ご連絡致しました。
面識のない相手にいきなりメールを送る場合、相手の個人情報の入手経路を書きましょう。なぜ来たかわからないメールは人を不安にさせてしまうからです。

4.結論から書く

現在、就職活動で企業研究を行っており、貴社に大変興味を持っております。仕事内容などについて、ぜひ現場で活躍なさっている加藤様のお話を伺いたく存じます。
細かい内容に入る前に、まずは結論から入りましょう。
就活生は丁寧に説明しようと、経緯や背景から説明し始めますが、これでは分かりにくいだけです。

ビジネスでは「わかりやすさ」が一番大事です。一番伝えたい内容(要望・お願い・お礼等)を最初に書いてください。

5.クッション言葉を覚えよう

お願いする時のクッション言葉

お忙しいところ恐縮ですが、〜
お手数をおかけして申し訳ありませんが〜
何かお願いをするときは、これらの表現を使います。「お忙しいところ恐縮ですが、OB訪問のおお時間をとっていただけないでしょうか」という具合に使います。

質問するとき

差し支えなければ、〜
よろしければ〜
OBにメール等で質問をする時は、これらの表現を使いましょう。「差し支えなければ、以下の点についてお答えいただけないでしょうか」という具合に使います。

断る時のクッション言葉

あいにく〜
大変ありがたいのですが〜
相手からの誘い・提案を断るときは、これらの表現を使います。

6.文章は見やすく書こう

なるべく箇条書きを使う


つきましては、下記日程の中で、田中様のご都合のよい日程を教えていただければ幸いです。
  • A月B日13:00〜19:00
  • A月C〜D日 14:00-18:00
  • A月F日〜H日 15:00〜19:00
文章では、出来るだけ箇条書きを使いましょう。格段に読みやすくなります。また、箇条書きを使えば、文章がダラダラ長くなるのも防げます。質問・要望・提案などが複数ある場合は、必ず箇条書きを使い、見やすく書いてください。

3行〜4行ごとに改行し、段落を分ける

文章が固まっていると、余白がなく読みづらいですよね。3行〜4行ごとに改行をし、段落を分けましょう。文字が固まっている文章は読む気がしません。

一文は40文字程度に押さえる

一文はできるだけ短く書きましょう。その方が読みやすいです。就活生は丁寧に書こうとするあまり「〜と考えており、そのため〜なので、ぜひ〜いただけないでしょうか」と文章が長くりがちです。

一文は40文字程度に押さえましょう。「〜て、」「〜し、」「〜て」「〜が」で文章をつなげずに、「。」で一文を終わらせてください。

7.返信のマナーを覚えよう

メール履歴はそのまま残す

気を使ってメールの履歴を消してから返信する学生がいますが、これはやめましょう。

メールの履歴を読めば、時間がたった後でもすぐに内容が思い出せるので、社会人にはメールの履歴が重要なのです。メールの履歴は残したままにしましょう。

re:re:〜と続く場合は、件名を編集する

re:re:OB訪問のお礼→貴社のキャリアパスについての質問
メールの返信を続ける間に、最初の件名とはメールの本旨が変わっていることがあります。

しかし、分かりにくくなるので、「もう本題が変わっているな」と感じたら、その話題にあった件名に編集しましょう。

8.署名を忘れずに


—————————————-

就活大学 経済学部 就活 太郎

住所:〒xxx-xxxx A県B市C町N丁目1-2-3

email:abcd@xxxx.co.jp

tel:03-xxxx-xxxx

mobile:080-xxxxx-xxxx

—————————————–

ビジネスメールには署名が必要です。署名の設定を忘れないようにしてください。
署名には、大学名・名前・住所・email,電話番号、携帯番号を入れておきましょう。

9.その他押さえておくべき常識

その他、当たり前だけど、意外と守れていないメールの常識について解説します。
  • 返信は24時間以内に返すこと
  • 深夜にメールを送らない(遅くともメールをするのは22:00まで)
  • 携帯アドレスからメールを送らない。PCのアドレスから送る
  • 趣味のアドレス(anayuki-elsa@xxx.co.jp)を使わない

OBからのメールはなるべく早めに返信する

OBからのメールには、なるべく早めに返信しましょう。その理由には主に下記の2つが挙げられます。
1.返信の内容をもとに、OBはスケジュール調整をする場合がある
学生をOB訪問に迎えるにあたって、OBはスケジュールを含めさまざまな調整する必要があります。OB訪問の日程と時間や、面談場所の確保、他のOBも紹介してくれるようであればそのOBのスケジュール調整など、OB訪問に必要な調整は様々です。
その調整をするためにOBは、学生のスケジュールや要望をあらかじめ把握しておく必要があります。

2.「返信が遅い=OB訪問への関心が薄い」と思わやすい
OBからのメールの返信が遅いと、OB訪問の関心の低さや企業への志望度の低さを疑われる可能性があります。
OBから悪く思われてしまうとその評価が人事に伝わってしまう可能性もありますので、OBからのメールにはなるべく早く返信をしましょう。

OB訪問を指定の日時で承諾された場合の返信例文

例文
株式会社 たいよう出版
田中 様

ご承諾をいただき、まことにありがとうございます。貴重な機会を頂き、大変幸甚に存じます。
それでは下記の日程にて、お伺いをさせていただきます。

日時:〇月〇日 〇時~
場所:〇〇株式会社 ロビーにてお待ち合わせ

〇〇さまにお会いできますことをとても楽しみにしております。
当日は〇〇さまの業務や一日のスケジュール、現在までで困難だったことや社風についてなどをお伺いさせていただきたいと思っております。
もし急なご予定などで日程に不都合が生じましたら、下記に記載しております連絡先へお気軽にご連絡ください。改めてスケジュールのご相談をさせて頂ければと存じます。

ここ数日は急に寒くなってまいりましたので、どうぞお体をご自愛くださいませ。
それでは当日は、何卒よろしくお願いいたします。

山田 花子
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科
携帯電話番号:090-XXXX-XXXX
メールアドレス:ABCDEF@XXX.com

断りの連絡が来た場合の返信例文

例文
株式会社 たいよう出版
田中 様

お忙しい中お返事をいただき、ありがとうございます。
OB訪問は難しいこと、承知いたしました。私こそ突然に無理を申してしまい、大変申し訳ございません。
もし〇〇さまの周りでOB訪問が可能な方がおられましたら、その際はぜひご紹介いただけますと幸いです。

まだまだ暑い日が続きますので、くれぐれもお体をご自愛くださいませ。
以上、略儀ながら御礼のメールとさせていただきます。
このたびはお忙しい中でご検討をいただき、誠にありがとうございました。

山田 花子
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科
携帯電話番号:090-XXXX-XXXX
メールアドレス:ABCDEF@XXX.com

OB訪問の日程が合わないと言われた場合の返信の例文

例文
株式会社 たいよう出版
田中 様

お忙しい中、ご返信を頂きありがとうございます。
ご提案させていただいた日程が難しいこと、承知いたしました。

〇〇さまには、ぜひお話をお伺いさせていただければと考えております。
大変恐縮ではございますが、もしよろしければ私が調整させていただきますので、
〇〇さまのご都合の良い日程をお教え頂くことは可能でしょうか?

〇〇株式会社に入社を果たされた〇〇さまにお話を伺えることほど、貴重な機会はございません。

お仕事でお忙しい中で大変恐縮に存じますが、ぜひ一度ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

山田 花子
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科
携帯電話番号:090-XXXX-XXXX
メールアドレス:ABCDEF@XXX.com

お礼のメールも当日中に送るのがマナー

OB訪問を終えた後は、当日中にお礼のメールを送るのがマナーです。

お礼のメールは時間が経てばたつほどにお互いに印象が薄れてしまい、内容が味気のないものになってしまいがちです。
したがってお礼のメールは当日中か、どんなに遅くともOBが翌日に出社したときには読むことができるように、なるべく早く送るのが適切でしょう。

お礼のメールには、OBの話で印象に残ったことや感銘を受けたこと、学べたことなどを感想として書き、感謝の気持ちを強く伝えるようにしましょう。

そのためにもOB訪問が終わった直後は印象に残ったことをすぐにメモに起こしておくと、お礼のメールを書く際に役立ちます。
またそのメモは、その企業の志望理由書を書く際や面接の直前にも役立てることが可能です。

OB訪問後に送るメールの例文

例文
株式会社 たいよう出版
田中 様

大変お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の山田花子と申します。
本日はご多忙の中でお時間を頂戴し、まことにありがとうございました。

〇〇さまのお話を聞いて、企業での実際のお仕事のイメージを強く持つことができました。
学生時代に経験するアルバイトとはまったく違い、責任が大きく伴うということを具体的に知ることができ、
今後の就職活動に向けて身が引き締まる思いです。

また、貴社の中ですれ違う社員の方々はどの方も笑顔で接してくださり、人となりを大切にする貴社の社風を実感することができました。
今回の訪問で得た知識や英気のすべてを就職活動に注ぎ込めるよう、努めたく存じます。

このたびは誠にありがとうございました。
〇〇さまのますますのご活躍を祈念しております。

山田 花子
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科
携帯電話番号:090-XXXX-XXXX
メールアドレス:ABCDEF@XXX.com

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