例文でわかる!OB訪問のメールへの返信の仕方(日程調整)

OB訪問の依頼メールの書き方

OB訪問の依頼メールなどで、OBから来たメールを返信することになるはずです。とはいっても、ビジネスメールのやりとりをしたことのない就活生には、どうしたら良いかわからないと思います。

そこで、わかりやすい例文つきでOB訪問のメールへの返信方法をご紹介いたします。例文を参考にするだけで、誰でも社会人相手に恥ずかしくないメールが送れるようになります。バッチリとマナーを押さえて、好印象を獲得しましょう!

これを真似るだけ!OBからのメールへの返信方法(日程調整)

(OBが日程を提示した後の返信メール)株式会社 メールクライアント
営業部 田口様 

就活大学経済学部の就活太郎です。ご多忙の中、早速のご連絡ありがとうございます。

それでは、下記の日程でお伺いします。

日時:◯月☓日 △△:☓☓場所:◯◯駅緑の窓口前

もし、ご予定の変更等がございましたら、下記までご連絡頂ければ幸いです。
就活 太郎 080-XXXX-XXXXX

この度は、お忙しいところ、お時間をとっていただき、本当にありがとうございます。
当日、○○様にお話をお伺いできることを楽しみにしております。

以上、どうぞよろしくお願いいたします。

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OB訪問の返信メールのポイント

1.書き出しのルールを守る

株式会社 メールクライアント
営業部 田口様就活大学経済学部の就活太郎です。ご多忙の中、早速のご連絡ありがとうございます。 

返信といっても、書き出しのルールは守りましょう。書き出しルールは

守るべきメールの書き出しルール3つ

  • 相手の会社名+部署・名前を書く
  • 大学・学部名+名前を名乗る
  • 挨拶を入れる(OB訪問依頼への返信なら、「ご多忙の中、早速のご連絡ありがとうございます。」が良いでしょう)
この3点を意識して、メールを書き出しましょう。書き出しのルールを守っていないメールは、誰から来たのか、誰宛に来たのかわからないので、読んでもらえません。

2.重要事項を確認する

それでは、下記の日程でお伺いします。
日時:◯月☓日 △△:☓☓
場所:◯◯駅緑の窓口前
相手から日程の提示があった場合は、こちらから、もう一度繰り返し確認します。コミュニケーションミスを防ぐためです。

日時・場所などの重要事項は、こちらでもう一度書き出し、確認しましょう。

3.緊急連絡先を教えておく

もし、ご予定の変更等がございましたら、下記までご連絡頂ければ幸いです。
就活 太郎 080-XXXX-XXXXX
先方が急用で日程変更・キャンセルする場合にそなえて、緊急連絡先を紹介しておきましょう。当然、緊急連絡先は、携帯電話の番号にしてください。

4.改めて感謝する

この度は、お忙しいところ、お時間をとっていただき、本当にありがとうございます。 当日、○○様にお話をお伺いできることを楽しみにしております。
最後にもう一度、忙しい中時間をとってもらったことへのお礼をしましょう。

次に、「当日、◯◯様にお話をお伺いできることを楽しみにしております」と入れると、よりビジネスパーソンらしくなります。

5.メールを〆る

以上、どうぞよろしくお願いいたします。
「以上、どうぞよろしくお願い致します」はメールの締め言葉です。これを使えば「メールの内容は以上」と相手に伝わり、文末がわかりやすいです。

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2021.06.23
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その他押さえておくべきマナー

基本的なことですが、以下のポイントも押さえておきましょう。
  • 深夜にメールを返信しない。遅くとも22:00くらいまで
  • 返信は24時間以内に済ませる
  • やりとりの履歴は引用して残しておく。やりとりの履歴は、あとから内容を思い出すために役立ちます。履歴は残しておきましょう
  • 署名を忘れずに。(大学・学部名・名前・住所・電話番号・email・携帯電話番号を入れておく)

よくある質問:OBにメールをしても返信が来ない

OB訪問の依頼メールを送ったのに返信が来ないと心配になりますよね。基本的に、普通の社会人は返信が必要なメールには返信するものです。

もし、返信が来ない場合は、何らかの理由で読まれていない場合があります。3営業日以内に返信が来ないなら、メールを再送してみましょう。

なお、メールの件名が「はじめまして」等のわかりにくいものの場合、読まれずに捨てられている可能性もあります。正しい依頼メールの書き方はこちらをどうぞ。
お礼メールに返信がないのはよくあることなので、気にする必要はありません。

よくある質問:返信メールの件名は、「re:〜」でいいの?

一往復程度(相手からの返信→あなたの応答)なら、自動的につく「re:re:OB訪問のお願い」のままで良いでしょう。

それよりも往復が続く場合は、メールの件名を削除し、メールの話題にふさわしいタイトルに変更しましょう。たとえば、内容が質問に変わっているなら「貴社のキャリアパスについてのご質問」など、メールの内容にあった件名に変えてください。

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