これで完璧！OB訪問のお礼メールの正しい書き方【例文あり】

OB・OG訪問のお礼メール、書き方がわからず、悩んでいませんか？そんな就活生のために、わかりやすいテンプレ・例文つきで、OB訪問のお礼メールの書き方を徹底的に解説いたします！

例文を読むだけで、OB訪問のメールの書き方のポイントがわかります。例文を参考にして、感謝の伝わるOB訪問のお礼メールを書きましょう。

これを真似るだけ！OB訪問へのお礼メールのテンプレ・例文

以下のテンプレ例文を真似るだけで、OBに感謝の気持ちを伝えるお礼メールが書けます。△△や◯◯の部分を適宜編集して、お礼メールを書きましょう。

1.お礼メールは24時間以内に出そう

訪問のお礼は、一24時間以内に出すのがビジネスマナーです。あまりに遅すぎると、かえって印象が悪くなってしまいます。感謝の気持ちも伝わりません。

帰宅してメールが打てるようになったら、すぐにお礼のメールを書きましょう。

相手の時間に配慮

OB訪問が終わったらなるべく早く送りたいお礼メールですが、避けた方がいい時間帯はあるのでしょうか。
結論から言うと、早朝や深夜の時間帯は避けておいた方が無難です。メールと言うのは、開いてすぐに返信を強要するものではないため、基本的にはいつ送っても構わない連絡ツールです。

しかし、常に社用携帯を持ち歩いている人などはメールの通知があるとどうしても気になってしまい、ついつい返信してしまう人も多いはず。早朝や深夜に連絡をすることで、相手のプライベートな時間を邪魔してしまう可能性もあります。そのため、より相手に配慮するのであれば、就業時間中に送るようにしましょう。
なお、「そもそもOB訪問が終わった時間が遅かった」などの理由で、深夜でないとメールが送れない場合もあると思います。その場合は、自分の名前を書く前に「夜分遅くに失礼いたします。」などの一言を添えることで相手への気遣いをアピールすることができ、良い印象を与えることができます。

2.件名は「OB訪問のお礼」にする

ビジネスメールでは、わかりやすさが重要です。ひと目で「OB訪問のお礼」とわかる件名が好まれます。だから、「ありがとうございました」などの何の話題だかわからない件名ではなく、件名は「OB訪問のお礼」にしましょう。

3.書き出しは「相手の会社・部署・名前」⇒「自分の所属先・名前」

ビジネスメールの書き出しでは、「相手の会社名⇒部署⇒名前」を書き、誰宛のメールか明示します。

次に、どこの誰から来たかを示すために、自分の大学名と名前を名乗ります。社会人相手のメールでは基本になりますので、覚えておきましょう。

名乗り終わったら、簡潔に挨拶をします。

4.感謝を伝える

挨拶が終わったら、相手へのお礼を書きましょう。

また、ただお礼をするだけでなく、相手の話が自分にとってどれだけ意義があったかを伝えると、感謝の気持ちがより伝わります。「入社意欲が強まった」「企業のことがより深く理解できた」などの感謝を伝えましょう。

5.印象に残った話をとりあげる

ただ、「役に立ちました。ありがとうございました」では、感謝が伝わりません。形式的な印象になってしまいます。感謝の気持ちを伝えるために、相手の話の中で特に印象に残ったエピソード・話題に触れましょう。

相手のどんな話に感銘を受けたのか、それによって自分の意識がどのように変わったのかを書くのです。ただ、形式的に「参考になりました」と言うよりも、ずっと感謝の気持ちが伝わります。

なんとなく送っていると感じさせない

形式的な文章ばかりで中身のない感想では、「送らないといけない気がするから、なんとなく送っておく」というような感じが相手に伝わってしまい、受け手としてはあまり印象がよくありません。
相手は忙しい業務の合間を縫って、あなたのために時間を作ってくれています。さらに、人によっては話す内容や案内することを、事前に時間を使って考えてくれていたかもしれません。

それほどの労力をかけてOB訪問の対応をしてくれているにも関わらず、学生から送られてきたお礼メールが形式だけの業務的なものだったら、誰だって嬉しくはないはずです。
お礼メールを送る際は、印象に残った話を具体的に取り上げることで、「この学生のために準備してあげてよかった」「対応してあげてよかった」と相手に思ってもらえるようなメールになるように心がけましょう。

6.結び

最後に改めてお礼をして、文章を締めくくってください。

メールを〆る定型文には様々なものがありますが、OBは「その後もお世話になるかもしれない人」なので、次に関係がつながるような上記の締め言葉が良いでしょう。

7.署名を忘れずに

どこの誰から来たのかがよくわからないのでは困ります。メールの署名欄にしっかりと情報を書き込んでおいてください。

以上のポイントを守って、お礼メールを書けば、あなたの感謝の気持がOBにも伝わるでしょう。

就活ノートの作り方とは？本当に使えるメモするべき項目を就活経験者にアンケート調査

2021.06.23

お礼メールを送らないとどうなるのか？

「OB訪問を終えたときに直接お礼も伝えたし、改めてメールで送る必要はないんじゃないか？」と思う人もいるかもしれません。しかし、これはビジネスマナーの一環だと思って、送るようにしましょう。

実際のビジネスの場でも、外部との打ち合わせ後などには、お礼のメールを送ることが多いです。もちろん打ち合わせの場でもお礼を伝えてはいますが、「解散した後に改めてメールでもお礼を述べる」という一手間を加えることで、より感謝の気持ちを伝えることができます。

また、OB訪問のお礼メールは、より相手に自分のことを印象づけるためにも有効です。OB訪問をした場合、採用担当者がOBの方に学生の印象を聞くこともあります。その際、当日対応したきりお礼のメールも何も連絡なしの学生では、強い印象が残らずありきたりな評価しかしてもらえない可能性があり、選考にも影響がでかねません。中身のあるお礼メールを送ることで、真面目な姿勢や入社意欲の高さを改めてアピールしておきましょう。

いずれ先輩になるかもしれない

OB訪問をした先輩は、当然ながら自分が将来入社するかもしれない企業の社員です。もし自分がその会社へ入社した場合、配属次第ではOB訪問の対応をしてくださった方と同じ部署になり、自分の直属の先輩になる可能性もあります。

もし、OB訪問でお礼メールを送らなかったことで、その先輩が自分に対してあまり良い印象を抱いていなかった場合、入社後に気まずい思いをしたり、職場の人間関係に影響を及ぼすこともあるかもしれません。

反対に、お礼メールを送ることで「その場かぎりの関係」から脱却しておけば、良い印象を与えることができるだけでなく、将来仕事の内容で困ったときや悩んだときに、相談に乗ってくれる心強い味方になることもあります。
OB訪問のお礼メールは、未来の職場の人間関係を構築する第一歩です。自分がその会社でより働きやすくするためにも、お礼メールは必ず送るようにしましょう。

注意する点

OB訪問のお礼メールに限らず、採用担当の方とのやり取りなどのビジネスメール全般において、誤字脱字のミスは厳禁です。あまりにも誤字脱字が多いと読みづらいだけでなく、相手からの信用度を下げてしまう可能性もあるので注意してください。

特に、相手の部署名や肩書き、氏名を間違えることは大変失礼に当たります。せっかく送ったお礼メールが原因で印象を悪くしてしまうことは避けたいので、宛名を入力する際はいただいた名刺などと見比べながら、必ず間違いのないようにしましょう。

また、時間がなくて急いでいたり、片手間でメールをしようとすると、誤字・脱字のミスをしやすくなります。メールを作成する際は時間に余裕を持って、落ち着いて作成してください。
さらに、メールを完成させたらそのまま送信してしまうのではなく、一度自分で読み直してみるのもおすすめです。その際、目で追っているだけではミスに気付かないことも多いので、ミスがないかチェックする際は、小さくてもいいので声に出して読んでみるようにしてください。

OB訪問の時期には、自己分析を終わらせておこう

就活には自己分析が必須。遅くても、OB訪問の時期には終わらせておく必要があります。ただ、やり方がわからず、上手く進められない方も多いはず。

そんな時は、自己分析ツールの「My analytics」を活用してみましょう。

My analyticsを使えば、36の質問に答えるだけで、あなたの強み・弱み→それに基づく適職を診断できます。

My analyticsでサクッと自己分析をして、あなたの本当の強み・適職を発見しましょう。