内定者懇親会は欠席してもいい?人事への連絡方法付きで解説

就活解禁から2~3カ月たつと、内定をもらってほっとしている人もいるのではないでしょうか。
内定を出した学生に対し、企業の採用担当者がおこなうのが、内定者懇親会です。

内定者懇親会は、内定後の辞退を減らすのはもちろん、学生に対して社会に出る不安を少しでも無くすようにしたいという考えが企業にはあります。
しかし、内定者懇親会の日程が合わずに、欠席を考える学生もいるでしょう。


Twitter上では、学校のテストと内定者懇親会の日程が被ってしまった学生のツイートが見られます。

内定者懇親会の欠席が、人事へマイナスの印象を与えたり、最悪内定取り消しになるのではと不安に思う人もいるでしょう。

この記事では、内定者懇親会を欠席するリスクと、どうしても出席できない場合の欠席の連絡方法を解説します。

内定者懇親会は欠席しても内定取り消しになることはない

内定者懇親会は欠席しても、内定取り消しになることはありません。

内定者懇親会はあくまで、内定者同士が顔を合わせて懇親を深めることや、内定者同士の結びつきを強化し、内定辞退を予防することを目的とした懇親会です。

欠席を伝えたとこで、呼び出されて怒られることもないでしょうし、予定よりも内定者懇親会への出席を強要されることもほぼありません。

しかし、内定懇親会の欠席にはリスクもありますので、予定の調整ができる人は、なるべく参加しましょう。

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内定者懇親会を欠席するリスク

内定辞退を懸念される

内定者懇親会を欠席するリスクの1つめが、人事から内定辞退をするのではないかと懸念されることです。

内定者懇親会を欠席する人は、学校や家庭のどうしても外せない予定と被った人だけではなく、
入社意欲の無い人も内定者懇親会を欠席する傾向にあります。

人事としては、欠席理由の真相は定かではありません。
そのため外せない都合があって内定者懇親会を欠席したとしても、入社意欲が無く、辞退の可能性があると懸念されます。

入社意欲があるけれど、どうしても外せない都合で内定者懇親会を欠席する場合は、なるべく人事とコミュニケーションを取り、人事に内定辞退の懸念を与えないようにしておくべきです。

役員・上司への印象が薄くなる

役員・上司への印象が薄くなることも、内定者懇親会を欠席するリスクです。
内定者懇親会には現場で働く社員だけでなく、入社後に上司となる管理職の社員や役員なども出席します。

内定者懇親会に出席する社員の目的は、内定者の顔と名前を覚え、入社後の不安を少しでも取り除けるように内定者とコミュニケーションをとることです。

したがって内定者懇親会を欠席するということは、入社後に同僚となる社員、上司となる管理職の社員、役員である社員から顔と名前を覚えてもらえる機会を逃してしまうのです。

同期で既にグループができており遅れを感じる

内定者懇親会を欠席するリスクには、自分のいないところで同期のグループが出来上がってしまい、遅れを感じてしまうことも挙げられます。

内定者懇親会には先輩社員や重役に顔と名前を覚えてもらえる機会だけでなく、同期となる内定者ともコミュニケーションがとれます。

同期と仲良くなっておけば、入社までの間に抱える不安や入社後も仕事の相談がしやすくなります。先輩には聞きにくい内容も、同期には遠慮なく聞けることもあるので、仲良くなっておいて損はありません。

内定者懇親会で話しをするうちに、LINEなどSNSを教え合い、入社前にはすでに結束が出来ていることも考えられます。
入社日に初めて顔を合わせた際に、どこか取り残された印象を感じやすくなるでしょう。

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内定者懇親会の欠席は丁寧に伝える

欠席のリスクを考えると、内定者懇親会の欠席を伝える際は、丁寧に迅速に伝えるべきです。
内定者懇親会の日程を伝えてから、数週間空いて欠席の連絡をした場合、内定者懇親会の優先順位が低く、後から入った予定を優先されたと人事に思われかねません。

入社したい企業であるなら、内定者懇親会の欠席を伝える際には、参加したかったけれど、どうしても都合がつかないことを丁寧に伝えましょう。

内定者懇親会の欠席の連絡方法

内定者懇親会の欠席の伝え方を紹介します。
連絡方法として、電話とメールがありますが、入社意欲がある場合は、電話で欠席を伝えましょう。

メールと比べ、電話のほうが丁寧さや、本当は行きたかったという欠席を残念がる思いが伝えやすいです。

内定者懇親会の欠席方法【電話】

始業開始間際や昼休みの時間は担当者の迷惑になるので、電話をかけるのは避けましょう。
初めに自分の名前を名乗り、担当者を確認してから要件を伝えましょう。
例文
「2022年度の内定を頂戴しております、〇〇大学の〇〇と申します。大変お世話になっております。内定者懇親会についてお伝えしたいことがあるのですが、ご担当者さまはいらっしゃいますか?
内定者懇親会の案内が届きました、ありがとうございました。楽しみにしていたので、ぜひ参加をしたかったのですが、当日は学校の試験と被っており、懇親会に参加できません。誠に申し訳ございません。懇親会で伝えられる予定だった、入社までに準備するものなどがありましたが、教えていただけますと幸いです。」

欠席の理由を伝えるだけでなく、入社までの準備物を聞くことで、入社意欲を伝えられます。

内定者懇親会の欠席方法【メール】

メールの文面では、相手の考えが読み取りにくいので、電話での連絡をおすすめします。

しかしどうしても電話できない状況の場合は、メールで担当者宛てに欠席を伝えましょう。
例文
件名:内定者懇親会欠席のご連絡_〇〇大学〇〇学部(氏名)
株式会社〇〇〇〇
人事担当者〇〇〇さま

お世話になっております。2022年度の内定を頂戴している〇〇大学〇〇部の(氏名)です。
内定者懇親会のご案内、ありがとうございました。

せっかく企画してくださったのですが、当日は学校の試験と日程が被っており、参加できません。
誠に申し訳ございません。
とても楽しみにしていたので、私も非常に残念です。

懇親会で案内する予定だった、入社日までに用意しておくべきものなどございましたら、
ぜひ教えていただけますと幸いです。
よろしくお願い致します。
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署名
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内定者懇親会は欠席しても内定取り消しにはならないが印象は下がる

内定者懇親会は都合が付けられない場合は、欠席しても問題なく、内定取り消しには繋がりません。

しかし、当然出席するにこしたことはありません。
内定者懇親会を欠席すると、「優先度が低い」「入社に前向きではない」と思われるケースや、懇親会で同期のグループができてしまい、入社日に取り残された感覚になってしまいかねないのです。

そのため、入社に前向きだけど都合がつかずに内定者懇親会を欠席するのであれば、担当者へは、懇親会の欠席を残念がる思いを伝えるのはもちろん、入社意欲を伝えましょう。

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