【例文あり】会社説明会に遅刻した時の正しい連絡法

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就活が忙しくなると、説明会に遅刻してしまうこともあるかもしれません。そんな時、どうすれば良いのでしょうか?

ビジネスでは、遅刻の時は、電話連絡が基本。そうはいっても、どうかければいいかわかりませんよね。

でも、大丈夫。そんな就活生のために、わかりやすい会話例つきで、会社説明会で遅刻してしまった時の電話連絡のやり方を徹底的に解説いたします!以下を読めば、失礼のない遅刻の連絡ができるようになります。

会社説明会の遅刻連絡は、必ず電話ですること

説明会の遅刻の連絡は、必ず電話でするようにしましょう。

メールでは、先方が説明会の開始時間までにメールを開かず、あなたの連絡が届かない可能性があるからです。

ビジネスでは「緊急性の高い連絡は電話で」が基本です。メールで遅刻の連絡をすると、「常識のないが学生」としてマイナスに評価されてしまうでしょう。遅刻の連絡は、必ず電話でするようにしてください。

とはいっても、遅刻の連絡なんて気まずいし、何を言えばいいのかわかりませんよね。そんな就活生のために、遅刻した時の電話のかけ方を会話例文つきで解説します。

これを真似ればOK!会社説明会に遅刻した時の電話のかけ方

以下の会話例を真似れば、誰でも失礼のない説明会の遅刻連絡ができるようになります。会話例を参考に電話連絡をしましょう。

突然のお電話失礼いたします。本日◯◯時開催の貴社の説明会を予約しております、◯◯大学の△△と申します。

Point まず、挨拶をして、大学名と名前を名乗る。説明会を予約している旨も伝える

人事部新卒採用課の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか?

Point 相手の所属部署・課・名前を告げ、取次を依頼する

(担当が出る)

◯◯様でいらっしゃいますね。お忙しいところ、恐れいります。本日◯◯時開催の貴社の説明会を予約しております、◯◯大学の△△と申します。ただ、今お時間よろしいでしょうか?

Point 本題に入る前に、相手の都合を確認する

大変申し訳ありません。電車事故の影響で、説明会への到着が遅れます。現在、◯◯駅におりますが、貴社への到着は◯◯時になる見込みです。

Point 単刀直入に遅刻することを告げ、現在地・到着予定時刻を出来るだけ詳しく報告

ご迷惑をおかけした上、勝手なお願いとは思いますが、説明会に参加させていただくことは可能でしょうか?

Point 説明会に是非参加したいという熱意を伝える

この度は、ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございませんでした。では、失礼いたします。

Point 再度謝罪をし、電話を切る

では、この会話のポイントを詳しく解説していきます。以下をみれば、自分でしっかりと方法を理科して、遅刻の電話連絡ができるようになるでしょう。

会社説明会で遅刻の連絡をする時のポイント

挨拶して、名乗る

突然のお電話失礼いたします。本日◯◯時開催の貴社の説明会を予約しております、◯◯大学の△△と申します。

まず、挨拶をし、フルネームを名乗ります。名乗る際に「◯◯時開催の貴社の説明会を〜」とつけくわえることで、「説明会の電話なのだな」と相手にわかりやすく伝えます。

取次を依頼する

人事部新卒採用課の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか?

たいていは代表電話につながります。目当ての人の、部署・課・名前を伝え、電話の取次を依頼しましょう。

相手の確認と自己紹介

◯◯様でいらっしゃいますね。本日◯◯時開催の貴社の説明会を予約しております、◯◯大学の△△と申します。ただ、今お時間よろしいでしょうか?

相手に変わり、相手が名乗ったら「◯◯様ですね」と確認し、再度自分も名乗りましょう。

本題に入る前に、「ただいま、お時間よろしいでしょうか?」と相手の都合を確認する

現状を簡潔に報告する

大変申し訳ありません。電車事故の影響で、説明会への到着が遅れます。現在、◯◯駅におりますが、貴社への到着は◯◯時になる見込みです。

言い訳をせずに、単刀直入に現状を伝えましょう。今、現在どこにいて、到着が何時になるかも、できるだけ詳しく伝えます。

遅刻の理由で「いやぁ、寝坊です」は常識を疑われる可能性あり。「腹痛で電車を途中下車したため」「体調が悪くなり、ホームで休んでいたため」などの『理由』を用意する

説明会に参加したい意思を伝える

ご迷惑をおかけした上、勝手なお願いとは思いますが、◯分遅れて、説明会に参加させていただくことは可能でしょうか?

「遅刻をしてもなお、参加したい」という意思を伝え、相手の意向を確認します。ただ、そのまま直行した場合、入場を断られることもありますが、このようにお願いすれば、たいていは参加させてもらえます。

謝罪→電話を切る

この度は、ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございませんでした。では、失礼いたします。

再度、謝罪をする。電話を切る際は、相手が電話を切る音を聞いてから、静かに切ってください。

遅刻に関する、よくある質問

遅刻はマイナス評価になるの?

もちろん、基本的にはなります。(中には、気にしない人事もいますが)ただ、きちんと電話連絡をしておけば、致命的なレベルの悪印象にはなりません。遅刻するだろうな、とわかったら連絡をしましょう。

何分くらい遅刻するようなら、電話をかけるべき?

10分以上の遅刻する見込みなら、かけるべきです。

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