OB訪問のメールマナーで絶対に押さえるべき9つのポイント

OB訪問のメールマナー

OB訪問のためにメールを書かなければならないけど、書き方がわからず、困っていませんか?ビジネスメールを書いた経験がないと、何を書いていいかわからず、悩んでしまいますよね。

でも、大丈夫。そんな就活生のために、わかりやすい例文つきで、OB訪問でメールをする時のマナーを詳しく解説いたします!例文を参考にするだけで、社会人に出しても恥ずかしくないメールが書けるようになります。

これを真似るだけ!OB訪問のメール例文

件名:OBの訪問のお願い

株式会社 たいよう出版
加藤 様

Point 最初に会社名+名前を書き、誰宛か明示する

突然の連絡で失礼いたします。
就活大学経済学部の就活太郎と申します。

Point 挨拶をし、大学・学部名と名前を名乗る

大学の就職課にありますOB名簿にて、加藤様のお名前を拝見し、ご連絡致しました。

Point 初対面の相手に送る場合は、紹介してもらった相手や個人情報の入手経路を書く

現在、就職活動で企業研究を行っており、貴社に大変興味を持っております。仕事内容などについて、ぜひ現場で活躍なさっている加藤様のお話を伺いたく存じます。

お忙しいところ恐縮ですが、お時間をいただくことはできますでしょうか。

Point 先に結論を簡潔に述べる。ダラダラと書かない。

つきましては、下記日程のどこかで、加藤様のご都合のつく時間に伺うことができればと存じます。

月曜日〜火曜日の12:00〜18:00水曜日〜金曜日の15:00〜18:00

その際、場所も合わせてご指定いただければ幸いです。

Point 日程調整の手間を減らすため、日程はこちからから候補をあげる

何卒ご検討くださいますよう、お願い致します。

Point 最後にあらためてお願いをする
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0.わかりやすい送信者設定を

☓ From Tarou Syukatu  ☓ From 就活 太郎→◯ From  就活大学 就活太郎

一般的な名前だけの送信者設定だと、メールを受け取るOBには誰だかわかりません。わかりやすいように就活用のメールは、送信者名の設定を「大学名+名前」にしておきましょう。

1.わかりやすい件名をつけよう

NGな件名

☓ 本日はありがとうございました
☓ はじめまして
☓ こんにちは◯◯大学の△△です

ビジネスメールの件名は、件名だけでメールの趣旨がわかるようなものでなければなりません。挨拶のような件名では、中身がわかりません。

OKな件名

◯ OB訪問のお礼◯ OB訪問のお願い◯ 貴社OB紹介のお願い◯ 貴社のキャリアパスについての質問

このように「件名だけで内容がわかる」件名をつけるようにしてください。

2.書き出しのマナーは、相手の会社名・相手の名前→挨拶→名乗り

2-1 相手の会社名→名前

株式会社 たいよう出版
田中 様

相手の会社名、名前を書き、誰宛に来たかを冒頭で明示します。なお、(株)などの略称は使わないように。

2-2 挨拶

1.突然の連絡で失礼致します。
2.先日はお忙しいところ、〜していただきありがとうございました
3.いつもお世話になっております。

相手との関係にあわせた挨拶をします。初対面なら1を、お礼などのメールなら2を、対面があり、何回かやりとしているなら3を選びましょう。

2-3 名乗る

就活大学の就活太郎です。

最後に大学名と名前を名乗りましょう。

3.情報の入手経路を書く

OBの加藤様から田中様をご紹介いただきました。
大学の就職課にありますOB名簿にて、田中様のお名前を拝見し、ご連絡致しました。

面識のない相手にいきなりメールを送る場合、相手の個人情報の入手経路を書きましょう。なぜ来たかわからないメールは人を不安にさせてしまうからです。

4.結論から書く

現在、就職活動で企業研究を行っており、貴社に大変興味を持っております。仕事内容などについて、ぜひ現場で活躍なさっている加藤様のお話を伺いたく存じます。

細かい内容に入る前に、まずは結論から入りましょう。就活生は丁寧に説明しようと、経緯や背景から説明し始めます。しかし、これはわかりにくいだけ。ビジネスでは「わかりやすさ」が一番大事。だから、まず一番伝えたい内容(要望・お願い・お礼等)を最初に書いてください。

5.クッション言葉を覚えよう

お願いする時のクッション言葉

お忙しいところ恐縮ですが、〜
お手数をおかけして申し訳ありませんが〜

何かお願いをするときは、これらの表現を使います。「お忙しいところ恐縮ですが、OB訪問のおお時間をとっていただけないでしょうか」という具合に使います。

質問するとき

差し支えなければ、〜
よろしければ〜

OBにメール等で質問をする時は、これらの表現を使いましょう。「差し支えなければ、以下の点についてお答えいただけないでしょうか」という具合に使います。

断る時のクッション言葉

あいにく〜
大変ありがたいのですが〜

相手からの誘い・提案を断るときは、これらの表現を使います。

6.文章は見やすく書こう

なるべく箇条書きを使う

つきましては、下記日程の中で、田中様のご都合のよい日程を教えていただければ幸いです。
  • A月B日13:00〜19:00
  • A月C〜D日 14:00-18:00
  • A月F日〜H日 15:00〜19:00

文章では、出来るだけ箇条書きを使いましょう。格段に読みやすくなります。また、箇条書きを使えば、文章がダラダラ長くなるのも防げます。質問・要望・提案などが複数ある場合は、必ず箇条書きを使い、見やすく書いてください。

3行〜4行ごとに改行し、段落を分ける

文章が固まっていると、余白がなく読みづらいですよね。3行〜4行ごとに改行をし、段落を分けましょう。文字が固まっている文章は読む気がしません。

一文は40文字程度に押さえる

一文はできるだけ短く書きましょう。その方が読みやすいです。就活生は丁寧に書こうとするあまり「〜と考えており、そのため〜なので、ぜひ〜いただけないでしょうか」と文章が長くりがちです。

一文は40文字程度に押さえましょう。「〜て、」「〜し、」「〜て」「〜が」で文章をつなげずに、「。」で一文を終わらせてください。

7.返信のマナーを覚えよう

メール履歴はそのまま残す

気を使ってメールの履歴を消してから返信する学生がいますが、これはやめてください。メールの履歴を読めば、時間がたった後でもすぐに内容が思い出せるので、社会人にはメールの履歴が重要なのです。メールの履歴は残したままにしましょう。

re:re:〜と続く場合は、件名を編集する

re:re:OB訪問のお礼→貴社のキャリアパスについての質問

メールの返信を続ける間に、最初の件名とはメールの本旨が変わっていることがあります。これはわかりにくいので、「もう本題が変わっているな」と感じたら、その話題にあった件名に編集しましょう。

8.署名を忘れずに

—————————————-

就活大学 経済学部 就活 太郎

住所:〒xxx-xxxx A県B市C町N丁目1-2-3

email:abcd@xxxx.co.jp

tel:03-xxxx-xxxx

mobile:080-xxxxx-xxxx

—————————————–

ビジネスメールには署名が必要です。署名の設定を忘れないようにしてください。署名には、大学名・名前・住所・email,電話番号、携帯番号を入れておきましょう。

9.その他押さえておくべき常識

その他、当たり前だけど、意外と守れていないメールの常識について解説します。

  • 返信は24時間以内に返すこと
  • 深夜にメールを送らない(遅くともメールをするのは22:00まで)
  • 携帯アドレスからメールを送らない。PCのアドレスから送る
  • 趣味のアドレス(anayuki-elsa@xxx.co.jp)を使わない
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