就活生必見!企業への正しい電話のかけ方のポイント7つ

就活の電話のかけ方

就活生のあなた、正しい電話のかけ方を理解していますか?就活では、OB訪問や問い合わせ、折り返しなどで、企業に電話をかけることになりますよね。

ビジネスの電話には、正しいマナーがあります。マナー違反の電話のかけ方をすると、採用担当に「この学生はダメだな」と思われてしまうかもしれません。

そこで、恥をかかないための正しい企業への電話のかけ方のポイントを例文つきで解説いたします。これを読めば、迷わず電話がかけられるようになるでしょう。

電話をかける前のマナー

電話をかける前に以下の点に気をつけてください。

  • 社会人が忙しい時間帯(9:00-10:00、17:00-19:00)は避ける
  • 不在の可能性が高い時間帯(出社前9:00以前、昼食休憩12:00-13:00、退社18:00以降)には電話をかけない
  • 静かな、電波状況の良い場所かあ電話をかける(自宅がベスト)
  • 電話前に、用件・言いたいことを整理する。慣れていない時は台本を書く
  • 筆記用具・スケジュール帳を手元に必ず用意して、かける

意外と忘れがちなポイントです。気をつけてください。

最初に名乗る

お忙しいところ失礼致します。私、◯◯大学の山田太郎と申します。

まず、最初に「挨拶」→「大学名+名前」を名乗ってください。名乗らなければ、誰からかかってきたかわからず、対応のしようがありません。最初に必ず名乗ってください。

挨拶は「お忙しいところ、失礼致します」が無難です。夜かけるなら「夜分遅く失礼致します」が良いでしょう。

相手を呼び出す

恐れ入ります。〜をしたく電話致しました。◯◯部△△課の田中太郎様にお取次ぎいただけないでしょうか。

電話が代表電話につながった時は、用件を述べ、相手方の取次をお願いします。

用件は「説明会の日程の件でお電話いたしました」等、具体的に伝えます。また、相手の名前だけでなく、所属部署・課も詳しく伝えてください。

相手が不在だった場合

◯◯様は何時頃お戻りでしょうか。その時間に改めさせていただきます。

相手が不在の時もあります。そんな時は、取次の人にいつ戻ってくるかを聞きましょう。

相手を確認する

◯◯様でいらっしゃいますね

相手が名乗ったら、相手の名前を復唱します。これはかけ間違えを防ぐ意味合いがあります。

挨拶をする(取り次いでもらった場合)

お忙しいところ、失礼致します。私、◯◯大学の山田太郎と申します。

取り次いでもらった相手が名乗ったら、あなたも挨拶を返しましょう。目上の相手が挨拶をしているのに、こちらが返さないのは不自然だからです。

目的を言う

大学のキャリアセンターのOB名簿で◯◯様のお名前を拝見し、△△会社のお仕事についてぜひ伺ってみたいと考え、本日はOB訪問の件でお電話をいたしました。

最初に電話をかけた目的を伝えましょう。どんな目的でかかかってきたのかわからない電話には、対応したくありませんよね。最初に電話の目的を伝えれば、相手も対応しやすくなりますよね。

時間を確認する

ただいま、お時間よろしいでしょうか?

相手方が忙しい時に電話をかけているとすれば迷惑になります。話しを始める前に、相手に電話対応する時間があるかを確認してください。

相手の時間がないとき

では、ご都合のつくお時間を教えていただけないでしょうか。こちからから改めてお掛けなおしします。

場合によっては、相手が忙しくて対応できない場合があります。そんな時は、相手の都合の良い時間帯を伺い、改めて電話をかけ直してください。

会話中のマナー

会話中には以下の点に気をつけてください。

  • 重要事項(日時・場所)は復唱する
  • 重要事項はメモをとる
  • 聞き取りやすいハキハキとした声で話す
  • 正しい敬語を使う

復唱とお礼

では、◯月△日に、✕✕にうかがいます。本日はお忙しい中、ありがとうございました。失礼いたします。

最後に、会話の中で決まったことをもう一度復唱してください。誤解を防げます。内容を確認したら、お礼をいいましょう。

会話が終わった時は、相手が電話を切るまで待ってください。相手が電話を切ったら、受話器をおき、電話を切りましょう。

まとめ

  • 社会人が忙しい時間帯(9:00-10:00,17:00-19:00)は避ける
  • 最初に挨拶+大学名を述べる
  • 担当が出ない時は、用件と取り次いで欲しい相手(部署・課・名前)を述べる
  • 相手が出たら、用件を伝え、「お時間よろしいですか?」と電話に対応できるか確認する
  • 重要な内容(日時・場所)は復唱&メモ
  • 最後に大事な箇所を繰り返し述べ確認。お礼を述べ、相手が電話を切ってから電話を切る
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