今さら聞けない!恥をかかないビジネスメールを書くための7つの方法

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社会人になると毎日書くことになるビジネスメール。何気なく書いているけど、本当にちゃんとしたメールを書けていますか?

実は、社会人経験の長い人でも、メールのマナーを守れていないことが少なくありません、でも、大丈夫。基本的な7つのルールをマスターしておけば、簡単に正しいビジネスメールが書けるようになります。

ビジネスパーソンも、就活でこれからビジネスメールを書く就活生も、正しいビジネスメールの書き方をマスターしておいて損はありません。以下の7つのルールを意識してください。

件名だけで内容がわかるように

みなさんは以下のような抽象的な件名のメールを送っていませんか?
NG お知らせ
NG 会議について

NG お願い

このような抽象的な件名は、何のメールかわかりません。忙しいビジネスパーソンは、何のメールかわからないメールを開くほど時間はありません。したがって、このような抽象的な件名のメールは優先的に開いてもらえません。

件名は具体的に書きましょう。具体的に書けば、どんな内容かがすぐに伝わり、相手にメールを開いてもらえる確率があがります。開いてもらいやすい具体的な件名を書くには「メールの内容の要約」を件名にすると良いでしょう。
OK 【お知らせ】製品Aの納期が7月5に変更になりました。

OK 会議Aの開催時間を本日15時→18時に変更します

OK OB訪問のお願い【◯◯大学△山太郎】

このように、具体的に表記してください。メールの件名だけでメールの内容がわかるように、件名は具体的にしましょう。

書き出しのルールを守る

挨拶なしに要件だけだと、不躾な印象を与えてしまいます。仲間内なら良いのですが、外部のかたとメールのやり取りをするときには、書き出しのルールを守りましょう。

書き出しのルールは
  1. 所属会社+相手の名前(さま) 所属部署・役職がわかっている場合は所属部署・役職。
  2. 挨拶
  3. 名乗る(所属組織+名前)
で書きます。たとえば、学生が社会人にメールを出す時は
  1. 株式会社◯◯ □□部 △△さま
  2. お世話になっております
  3. ◯◯大学の××です
と書き出します。

このように書き始めることで「どこの誰あてに」「どこの誰から」メールが来たのかが、相手にわかります。最初に挨拶をいれることで、不躾にならずにもすみます。「相手の名前」→「挨拶」→「名乗る」をおさえておきましょう。

誰から来たかわかるように

誰から来たかわからないメールは開封するのが不安になります。送信者名で「誰から来たか」がすぐわかるようにしましょう。たとえば、以下のような送信者名は避けてください。
NG  from  Taro
メールの発信者がNGの例のようになっていると、誰から来たかわかりません。所属先と名前がわかるようにしてください。

OK from 田中大学 山田 太郎

OK from 田中株式会社  山田 太郎

メールクライアントソフトで、所属組織+名前を発信者名のデフォルトとして設定して下さい。

結論から書く

たとえば、相談があるなら、「〜の件で、相談したく、メール致しました。」と切り出します。結論から書けば、読み手が素早く文章の大意を把握できるようになります。

メールになれていない人ほど、過剰に丁寧になり、すぐ本題に入りません。本人は丁寧なつもりでもかえって相手をイライラさせるだけです。できるだけ早くメールの結論を書いてください。

短く、見やすく、答えやすく

短く

一行が長く続くと、読みにくくなります。40文字程度で適宜改行してください。

見やすく

2〜3行を目安に改行してください。行間が空いていることで、文章が読みやすくなります。

箇条書きを使ってわかりやすく

箇条書きを使うと、文章が読みやすくなります。また、箇条書きにして要点を書きだす過程で伝えたいこともクリアになり、より読みやすい文章に近づいていきます。

また、質問事項・要求事項がある場合、箇条書きを使えば、相手も「1についは〜」と回答しやすくなり、コミュニケーションが効率化します。

正しい敬語を使う

ビジネスパーソンでも敬語を正しく使えていない人は少なくありません。気にする人は気にします。正しい敬語を覚えておきましょう。たとえば、以下のような間違った使い方をしていませんか?
NG うかがわせていただきます。(二重敬語 うかがう いただく)

OK うかがいます

また、下記のような言葉遣いにも注意しましょう。
NG 了解です(同僚なら問題ありませんが、目上に人には避けたほうがよい表現です)

OK 承知しました。

「敬語が間違っている」というだけで相手の気を悪くすることほど、馬鹿げたことはありません。本を一冊読んでおけば、ほとんどのことはマスターできます。類書の中ではこの本が具体例が多く、わかりやすいです。


確かに、敬語を勉強することは楽しいことではないでしょう。しかし、社会人ともれば一生使うものです。一度根詰めて勉強しておいて損はないはずです。

トレーサビリティを確保しておく

返信の履歴を残しておこう

やりとりの履歴は残しておきましょう。ビジネスマンは多くのメールのやりとりをするので、一通一通のやりとりを忘れがちです。履歴があれば、どんな話題だったかをすぐ思い出せます。

返信をする際には、メールの履歴を残したまま返信して下さい。

 署名をいれよう

連絡先を署名にいれておきましょう。所属先・氏名・連絡先(住所,tel,mail,fax)を含んだ署名をセットして下さい。

メールは毎日使うものです。効率的なメール術を身に着けておけば、無駄なやりとりを減らし、自分の時間を上手に使えるようになります。1日ごとに節約できる手間はわずかなものですが、一生で考えれば非常に大きな時短になります。

誤解されない、わかりやすいメールを書きましょう。

もっとくわしく学びたい人はこの本がオススメです。具体例が多く、何が悪くて、何が良いかがすぐにわかります。レイアウトも整理されていて、ストレスなくサクサク読めます。メールに関しては、これ一冊読んでおけば、一生心配ありません。

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