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就活で履歴書やエントリーシートを入れる「封筒」。でも、どんな色がいいのか？宛名はどう書けばいいのか？わからないことが多くて、困っていませんか？
でも、大丈夫。そんな就活生のために、わかりやすい図解つきで、就活の採用関連書類を入れる封筒の書き方を解説いたします。図解を参考にして、ビジネスマナーをバッチリ押さえた封筒をつくりましょう。
図解でわかる！封筒の書き方
まずは、図解で就活の書類を入れる封筒の書き方を理解しましょう。以下の図を真似て、封筒を用意すれば、誰でもビジネスマナーを押さえた封筒をつくることができます。
※スマートフォンの方はピンチで拡大できます。
封筒に書く際に気をつけるポイント
大切な書類を確実に届けてもらうには、まずは封筒選びからです。
封筒はきちんとした印象のある白いものを選びましょう。
封筒のサイズは、履歴書やエントリーシートなどの書類を折る必要のない、角形A4号もしくは角2号が適しています。
書類を折りたたまないと入らないような小さい封筒や、大きすぎる封筒の使用は避けるようにしましょう。
また、重要書類を送るのですから、中身が見えないよう内部が2重になっていたり、見えない加工を施したものなどもあるので、必要ならばそういったものを選ぶのもよいかもしれません。
図を見ればわかるように、左上に切手を貼ること、全体のバランスを考えた宛名の書き方をするよう気をつけましょう。
また、赤字で「エントリーシート在中」または「応募書類在中」などと、大切な書類であることが一目でわかるような記載しましょう。
あなたの就活力はどのくらい？
就職に成功するためには、まず自分の就活力を知っておく必要があります。就活力とは、就活で必要な準備や企業側が重視しているポイントに対して、どれだけ備えているかをはかる指標です。
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封筒の書き方（表面）
料金不足を避けるため、郵便局で切手を貼ってもらう
重量に対して、料金が不足していると、大事な書類が届かず、選考を受けられなくなってしまいます。料金不足を避けるために、郵便局に直接赴き、切手を貼ってもらいましょう。
就活の際、履歴者やエントリーシートなどの応募書類を送るための封筒は、書類のサイズに合わせた角型A4号もしくは角2号が最適です。
注意すべきポイントは、このサイズでは定形外になってしまうので、重量により料金が変わるということです。
きちんと重量をはかってもらってから、所定の切手を貼るようにすれば間違いありません。
大切な書類が届かなかったり、先方に差額の支払い義務が生じてしまうという事態を避けるために、郵便局へ行ったほうが安心です。
郵便局の営業時間は窓口によって違いますので確認しましょう。
最寄りの郵便局が開いてなくても、急ぎの場合は営業時間の長い中央郵便局へ行くなどして対処できます。
また、締め切り直前などで急ぎの場合は、速達で送るようにしましょう。
封筒は横書きで書くこと
封筒の宛名が縦書か、横書きかは、中身の書類の書式にあわせるのが基本です。履歴書やエントリーシートは、たいてい横書きですから、封筒も中身の書類にあわせて、横書きで書きましょう。
縦書きか横書きか、封筒の書く向きで悩んだことはありませんか？
横書きで書くことのメリットは、社名に英語名があっても問題なく封筒に宛名が書けることです。
算用数字で書かなければならない郵便番号も横向きなので、全体のバランスがよくなるでしょう。
また、宛名を書いているときに手にインクがついてせっかく書いたばかりの宛名が汚れてしまう、という事態を避けることができます。
封筒の宛名の書き方で悩んだら、縦書きよりも横書きのほうがおすすめです。
住所を省略せずに、漢数字で書く
住所は省略せずに、書きましょう。封筒が横文字表記ですから、数字ではなく、漢数字を使います。つまり「5-3-4」と書くのではなく「五丁目三番地の四号」と書くのです。
会社名は省略せずに、正確に書くこと
会社名を「（株）シューカツ」と省略しないようにしてください。フォーマルな書き方の場合「株式会社シューカツ」と略さず書くのが基本です。
封筒の宛名に書く社名は、省略せずに書くことがマナーです。
また、前株（株式会社○○）なのか、後株（○○株式会社）なのか、有限会社なのかなどきちんと調べ、書くようにしましょう。
また、表記名がカタカナと英語名と両方ある場合などは、企業の公式ホームページに記載されている正式名称を見て、その記載通りの表記をすれば間違いありません。
応募書類という、とても大切な書類の入った封筒の宛名を間違えると、注意力散漫、やる気がない、と見なされて、マイナス評価となってしまいます。
宛名の会社名は何度も確認してから正確に書くようにしましょう。
送り相手に合わせた敬称を使う
敬称は、書類を送る相手にあわせて使うようにしてください。個人なら「様」部署や係なら「御中」と使い分けましょう。
「御中」と「様」の使い分けも注意が必要です。
企業名、部署名の場合は「御中」を使います。具体的には「○○株式会社御中」「人事部御中」「人事部採用担当チーム御中」などと書きます。
個人あての場合は「様」と書くのが一般的でしょう。
個人名がわからない場合は「ご担当者様」でも構いません。
ひとつ注意点は、「御中」と「様」は併用できないということです。
そのため「○○株式会社△△様」と最後に個人名がある場合は、最後の「様」のみで、その前にある会社名の後には何もつけません。
赤字で「xxx在中」と書く
中に何が入っているかを先方に伝えるために、赤文字で「xxx在中」と書きましょう。履歴書なら「履歴書在中」エントリーシートなら「エントリーシート在中」です。
企業には、毎日膨大な量の郵便物が届きます。
そのため、履歴書やエントリーシートが入った書類は、「履歴書在中」「応募書類在中」などと赤字で書いて、人事担当者の手に確実に渡るようにしましょう。
また、赤字で目立つように重要な書類であることを書くことにより、重要書類として丁寧に扱ってもらえるというメリットもあります。
書き忘れると、仕訳の際にも、優先順位の高い書類として扱ってもらえず、書類選考の合否の通知が遅れて来る可能性もあるので、忘れずに「応募書類在中」と書くようにしましょう。
また、すでに印刷されている封筒もあるのでそういったものを使うのもよいでしょう。
封筒の書き方（裏面）
密封マークを書く
密封マークとは、「途中で開けられていない」ことを証明するためのマークです。このマークがあると、「途中で開けられておらず、改竄されていない」ことを証明できるます。ビジネスの書類を入れる封筒の信頼性を担保するために、密封マークを書きましょう。
投稿した日付を書く
ビジネス用の書類を入れる封筒の裏には、日付を書くのがマナーです。先方が、その書類がいつ送られたかを確認できます。消印でも確認は可能ですが、ビジネス文章では、こちらでも日付を書いておくのが基本です。
自分の住所を書く
もし、届かなかった時に備えて、返送先として、自分の住所を書いておきましょう。
大学名・学部・学科・学年を書く
どこの誰から来たかわからない封筒は開けたくありませんよね。どこの誰から来たかわかるようにするために、大学名・学部・学年・学科を封筒の裏に書きましょう。
就活用の封筒の選び方
就活用の封筒の選び方でも迷う方が多いようです。そこで、よく就活生から質問を受けるポイントについてご回答いたします。
封筒は白封筒
封筒は茶封筒でも、白封筒でもOKです。どちらが駄目ということはありません。ただ、白封筒の方が見栄えがよく、「履歴書在中」の赤文字が綺麗に映えるメリットがあります。個人的には、白封筒の方がオススメです。
封筒のサイズはA4が適当
就活の履歴書やエントリーシートを折らずに入れられるサイズを選びましょう。大きすぎても、小さすぎても駄目です。就活の書類は、ほとんどがA4サイズなので、封筒もA4サイズのものを選んでください。
宛名や送り主の書き方は縦でも横でも可
履歴書を企業に郵送する際、宛名や送り主の書き方は縦書きでも横書きでも構いません。
良く見る書き方として縦長の封筒には縦書きに、横長の封筒には横書きにしているものをイメージする学生は多いです。
しかし、封筒の形に合わせて縦書きor横書きにしなければいけないという厳密なルールはありません。
文字の方向よりも大切なことは、綺麗な文字で宛名や住所、送り主を書き上げることです。
汚い字や読みにくい字で書いてしまうと、がさつな性格であり、志望度が低いと捉えられてしまいます。
縦書きでも横書きでも構いませんので自分にとって書きやすい方向を選択し、綺麗な文字で書くことを常に心がけましょう。
文字のバランスに注意
どんなに綺麗な文字を書いても、文字と文字の間隔や行間が狭すぎたり広すぎたりしては見た目の悪い書類になってしまいます。
企業に履歴書を送付する際は宛名や住所、履歴書の内容やカバーレターに至るまで、文字のバランスに注意しましょう。
注意すべき文字のバランスとは、主に下記のようなものがあります。
- 文字間の広さは狭すぎたり、広すぎたりしていないか？
文字と文字の間の幅がばらばらだと、文章全体を読みにくくしてしまいます。
- 行間の広さは適切か？
文字と同様に行間の広さにもばらつきがあると、段落構成がわかりにくくなってしまい読みにくくなってしまいます。
- 宛名の文字は小さすぎないか？
誰に送る書類かがはっきりわかるように、宛名は大きく綺麗に書きましょう。
住所より一回り大きい文字で封筒に宛名を書くと、封筒全体のバランスがよく見えます。
書類は表書きが正面にくるように封筒に入れる
封筒に書類を入れる際には、封筒のオモテ面と書類のオモテ面が同じ方向を向くようにして封筒に入れるようにしましょう。
これは何のためかというと、採用担当者が封筒を開けて書類を取り出したときにオモテ面がまず目に入るようにし、読んでもらいやすくするためです。
このマナーは一般的に広く知られているマナーであるため、これができていないと封筒を開けた採用担当者から「この学生はマナーを知らないのだな」と低評価を下されてしまう可能性があります。
履歴書にカバーレターや職務経歴書をつける場合は、一番上にカバーレター、真ん中に履歴書、最後に職務経歴書の順番で書類を重ねて、書類の向きを必ず同じ方向に揃えてから封筒に入れましょう。
クリアファイルに入れることでキレイな状態で相手に渡る
クリアファイルが入れられるサイズの封筒を使う際には、書類をクリアファイルに入れてから綺麗な状態で封筒に入れることを心がけましょう。
ビジネスの場面で書類を送る際は、クリアファイルに書類を入れてから封筒に入れることはビジネスマナーの一つです。
書類に折り目をつけず、綺麗な状態のままで相手に書類を手に取ってもらえるからです。
A4サイズやB5サイズの小さい封筒を使う場合にはクリアファイルは使えませんが、封筒のサイズについて企業から指定がない場合はクリアファイルが封入できるサイズの封筒を使いましょう。
そうすることで書類に折り目をつけることなく、綺麗に保ったまま送付することが可能です。
郵送時に気をつけるマナーも確認しておこう
封筒が出来上がったら、送る前に一度確認しましょう。
郵送時に気を付けるべき点が何点かあるので、こちらでご紹介します。
まず、封筒には送付状をつけることがマナーです。
ビジネス文書を送るときは必ず入れるものなので、社会人としてのマナーとして、送付状を忘れないようにしましょう。
続いて、宛名の書き方ですが、バランスよく企業名・部署名・担当者名が真ん中に来るように書きましょう。住所より少し大きめに書くことが一般的です。
封筒の宛名は、油性ペンで書くようにしましょう。
水性ペンだと、雨に濡れたりして滲んで宛名が読めなくなる可能性もあります。
ただし、油性マジックなども裏まで滲んでしまうリスクもあるので、宛名書き用のペンを使うとよいでしょう。
最後は切手を貼り付けます。真っ直ぐになるように気を付けて貼って、好印象を与えられる封筒を送って就活を成功させましょう。
