面接の合否連絡の電話がかかってくる時に、上手く出ることが出来ずに、あとから折り返しをしなければならない事がありますよね。
しかし、社会人経験がないと、電話にどう折り返しをすればいいのかわからず、戸惑ってしまいますよね。そこで、わかりやすい会話例文をもとに、面接の合否連絡の電話への折り返し方を徹底的に解説いたします！
折り返しの電話は必要？
結論から言うと、不在着信があった場合に折り返しの電話は必須です。
「そのうちまたかかってくるだろう」などと思ってそのままにしていると企業にも迷惑がかかりますし、自分の就職活動もストップしてしまい、何ひとつ良いことがありません。
また、もし仮に2回目の電話がかかってきたとしても、そこで再び電話に出られなければ「何度連絡しても繋がらない」と思われ、印象が悪くなってしまいます。
ビジネスの場では、不在着信を確認したらすみやかに自分から折り返すのがマナーです。
電話に出られなかったこと自体を責められることはありませんが、折り返しをしなかったことが原因で「この学生は入社意欲が低いのではないか」と思われてしまう可能性もあります。
そうならないためにも、不在着信があった場合は静かで電波の良い場所へ移動し、すみやかに折り返しの電話をしましょう。もし授業の合間など数分しか時間が無いとしても、後回しにせずすぐに掛け直すことが賢明です。
なお、掛け直そうと思った時間が先方の営業時間外になってしまう場合は、その場で連絡してしまうと「勤務時間外なのに連絡をしてくるなんて、常識のない人だ」とマイナスの評価をされてしまうこともあります。
営業時間外にしか折り返せない場合は、その日の連絡はせずに翌日の午前中に掛け直すようにしましょう。
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これを真似ればOK！面接の結果連絡の電話への折り返し方
お忙しいところ、恐れいります。私、◯◯大学の△△と申します。
さきほど、◯◯様からお電話をいただいたいので、折り返させていただきました。
恐れいりますが、△△課の◯◯様をお願いできますでしょうか。
ーお電話かわりました、△△課の◯◯です。
◯◯様、お忙しいところ、恐れいります。私、さきほど、お電話をいただいた◯◯大学の△△と申します。さきほどはお電話ありがとうございました。
ー先ほどは、面接の合否連絡の件でお電話いたしました。ただいま、お時間よろしいでしょうか？
はい、問題ありません。お願い致します
ー選考の結果、◯◯さんにはぜひ二次の面接に進んでいただきたいと考えております。
ありがとうございます！ぜひ、二次面接を受けさせていただければと思います。
ーありがとうございます。では、面接の日程についてですが、◯◯日の△時からのご都合はよろしいでしょうか？
申し訳ありません。あいにく、そちらの日は都合が悪く、参加できません。誠に恐縮ですが、他の日程をお願いできまないでしょうか。
ーわかりました。では、◯◯日の☓時からはいかがでしょうか？
はい、そちらの日程でお願いいたします。
ーでは、◯◯日の☓時に当社ビル7Fの受付までお越しください。
かしこまりました。◯◯日の☓時、御社ビル7Fですね。
ー何か質問はございませんか？
いえ、特にございません。
ーでは、当日お待ちしています。
はい、よろしくお願い致します。本日はお電話いただき、ありがとうございました。では、失礼いたします。
これで完璧！面接の結果連絡の電話に折り返す時のポイント
0.電話を折り返す前に注意したいこと
まず、電話を折り返す前に以下のポイントに注意して、準備をしておきましょう。
- 日程確認のため、スケジュール帳・筆記用具を用意する
- 雑音が少ない、静かな場所・電波の良い場所で電話をかける
- 相手の仕事の邪魔にならない時間にかける（10:00-12:00,14:00-16:00が望ましい。始業時の8:00-10:00、終業間近の16:00-18:00は避ける）
これらのポイントを意識して、電話をかける準備をしてください。
1.挨拶して要件をつげよう
挨拶をしよう
お忙しいところ、恐れいります。私、◯◯大学の△△と申します。
誰から来たかわからない電話に対応してくれる人はいません。まず最初に、挨拶と、大学名・名前を名乗ってください。
要件をつげよう
さきほど、◯◯様からお電話をいただいたいので、折り返させていただきました。
「なぜ電話をかけてきたのか？」がわからないと、電話対応の仕様がありません。なぜ電話をかけてきたのか？折り返しで電話をかけた旨を告げてください。
2.担当への取次を依頼しよう
恐れいりますが、△△課の◯◯様をお願いできますでしょうか。
企業からの電話は、必ずしも担当直通とは限りません。よって、最初に目的の相手への取次を依頼しましょう。
3.先ほど電話してくれたことへのお礼を述べよう
◯◯様、お忙しいところ、恐れいります。私、さきほど、お電話をいただいた◯◯大学の△△と申します。さきほどはお電話ありがとうございました。
相手が出たら、先ほど電話をしてくれたことへのお礼を述べてください。電話の最初には挨拶をするのはビジネス電話の基本です。この場合は、先ほど電話をしてくれたことへのお礼が挨拶として適切です。
4.面接の合格連絡には肯定的に対応する
ありがとうございます！ぜひ、二次面接を受けさせていただければと思います。
企業から面接後に電話連絡が来る時は、たいてい合格の連絡です。合格を告げられた時は、「ありがとうございます！」と元気よく対応し、企業への熱意を示してください。
5.予定があわない時はしっかり断ろう
申し訳ありません。あいにく、そちらの日は都合が悪く、参加できません。誠に恐縮ですが、他の日程をお願いできまないでしょうか。
面接官の告げる面接日程が都合とあわない場合は、ハッキリ断ってください。面接官も就活生が忙しいことは知っているので、日程を断った程度では、低く評価されることはありません。不都合な場合は、ハッキリ断ってOKです。
断わる時は、例文のように「あいにく〜できません」と「あいにく」をつけて断ると、丁寧な言い方になります。
6.重要なポイントは復唱して確認しよう
かしこまりました。◯◯日の☓時、御社ビル7Fですね。
ビジネスの電話では、重要な情報は「繰り返す」のが大事です。復唱して情報を繰り返すことで、相手も「ちゃんと相手に伝わっているな」と安心することができます。面接の日時・場所のような重要事項は復唱して確認して下さい。
7.お礼をつげて電話を切ろう
はい、よろしくお願い致します。本日はお電話いただき、ありがとうございました。では、失礼いたします。
用件が終わったら、お礼を述べて電話を切りましょう。なお、目上の人に電話をかけている時は、相手が電話を切る音を聞いてから静かに電話を切るのがマナーです。
折り返しの電話で注意したいポイント
よく考えてから返事のできる手紙やメールと違い、電話はリアルタイムで相手と会話するため、その場で臨機応変な対応が求められます。
企業からの着信を確認してすぐに折り返しをしたとしても、タイミングによっては先ほど紹介した例のようにスムーズにいかないこともあるかもしれません。
予期しない状況に陥ったことで焦ってしまい、失言をしたり印象を悪くしてしまうことだけは避けたいですよね。
そこで、以下ではそもそも電話に出られなかったことは問題ないのか、また、担当者が不在であったり留守電が残っていた場合にどう対応すれば良いのかについて紹介します。例文を参考に、相手により好印象を与えられるような対応を目指しましょう。
面接の結果連絡の電話に出れなくても平気なの？
よく就活生から質問を受けるのが「面接の合否連絡の電話に一回で出れなくても、平気なのかか？」ということです。
結論から言えば、全く問題がありません。人事も就活生が忙しいことは知っているので、一度や二度電話に出なかったからといって不採用にすることはありません。つながらなければ相手からかけ直すことがほとんどです。
よって、企業からの合否連絡の電話に出られなくてもあまり心配する必要はありません。
担当者が出なかった時はあらためよう
企業の担当者は面接対応の他にいくつもの業務を抱えているため、折り返した際に不在で電話に出られないこともあるかもしれません。
不在だった場合は無理に要件を伺おうとせず、都合の良い時間を聞いて改めて掛け直すようにしましょう。
なお、同じ「不在」でも「今は不在だがしばらくすると戻ってくる場合」と「終日外出で連絡が取れない場合」の2つの可能性が考えられます。
それぞれの状況に合わせて、席に戻る時間や翌日以降の出社予定を伺いましょう。具体的には、以下のように対応します。
担当者が不在だが後ほど戻ってくる場合
ー恐れ入ります。○○時ごろに戻る予定でございます。
ありがとうございます。それでは○○時過ぎに改めて私からご連絡させていただきます。
担当者が終日不在の場合
ーはい、明日は出社する予定でございます。
承知いたしました。それでは、明日改めてご連絡させていただきます。ありがとうございました。
なお、折り返し先が担当者の携帯電話だった場合、電話に出なければ留守電にメッセージを残しておきましょう。大学名、氏名、電話に出れなかったことのお詫びをメッセージとして残し、また改めて電話すると伝えましょう。
具体的には、以下のように話します。
留守電のメッセージを確認しよう
担当者によっては留守電にメッセージを残している場合もあります。今後するべきことについて何か指示があるかもしれませんので、留守電がある場合は折り返す前に必ず確認しましょう。
また、「〇〇時までにご連絡ください」などと急ぎの用件である旨を伝えられている場合もあります。すぐに折り返しの電話ができる状況にないとしても、着信に気づいた時点で留守電の内容だけは確認しておきましょう。
なお、「こちらから改めてお電話いたします」とメッセージが残っていたとしても、折り返しの電話は掛けて構いません。相手に仕事の合間を縫って再び電話していただく手間をかけるよりも、自分から掛け直す方が親切です。
ただし、「〇〇時から外出してしまうので」とこれから不在になる旨を伝えられていたり、「折り返しの連絡は不要です」というメッセージが残っている場合は、無理に掛け直す必要はありません。
メッセージの内容を無視して掛け直してしまうと、「人の話を聞かない人だ」と思われてしまう可能性があります。これから不在になるとメッセージが残っている場合は、翌日の午前中などに折り返すようにしましょう。
