簡単！面接結果の問い合わせ・催促メールの正しい書き方【例文あり】

面接の合否結果、気になりますよね。連絡がなかなか来ないと、どうしても不安になってしまうもの。

ただ、「面接の結果って問い合わせてもいいものなの？」「面接の合否通知まで、どのくらい待てばいいの？」などと、わからないことも多いのではないでしょうか？

そこで「面接の結果を問い合わせてもいいのか？」「どのくらい待つべきか？」「どう問い合わせれば良いのか」気になる疑問をまとめて解説していきます。

面接結果通知の諸事情をのぞいてみよう

まずはじめに、面接結果の通知について、多くの企業はどのように対応しているのかという一般的な状況を紹介します。採用・就活の連絡には一定の目安があり、企業はそれに沿って動いていることが多いです。

問い合わせ自体は決して悪いことではありません。しかし、問い合わせる時期に酔ってはまだ結果が出ていないケースもあるでしょう。

この項の内容を参考に、問い合わせるかどうかを判断してください。

面接の結果が来るのは3日～1週間が多い

面接の合否結果は、基本的には3日～1週間程度で連絡が来ます。

もちろん企業によってもっと早い場合もあれば、1ヶ月以上の期間が空く場合もあります。3日～1週間はあくまでも目安として認識しておいてください。

また、同じ企業の面接であったとしても、1次・2次面接と最終面接で合否連絡までの期間に差が出る場合があります。

これも一概には言えませんが、選考人数の少ない最終面接は早めに内定者を確保しておきたいこともあり、速やかに結果を出す企業が多いです。

ですから、面接を受けた翌日から1週間は落ち着いて結果を待ちましょう。次の面接予定が入っているときなどは、一層気になるかもしれませんが、焦ってはいけません。

不採用の人にはそもそも結果を連絡しないケースも

選考結果の連絡方法は企業によって異なります。不採用の人には連絡がこない、通称「サイレントお祈り」をする企業も少なくありません。

サイレントお祈りの場合は、事前に口頭かメール、もしくはナビサイトのマイページで「選考結果は合格者のみへ連絡します」と案内されていることがほとんどです。

そのため、面接の結果が来ないからとすぐに問い合わせするのではなく、事前に選考結果の連絡方法について伝えられていないか確認することも大切です。

2週間以上連絡がないときは問い合わせを検討しよう

不採用の方にも連絡が来ると企業が明言している場合、2週間以上すぎても連絡が来ない場合は通知が遅めといえるでしょう。

しかし、企業にも事情があるので「2週間以内に絶対に全員に連絡します」と明言していない限り、何らかの理由で遅れている可能性もあります。

ここまで説明した情報を踏まえて、一般的な結果通知までの期間より長めである2週間を過ぎた段階でやっと問い合わせを検討するようにしてください。

なお、同じ企業を受けた知り合いがいるといった場合はまずその人に結果が来ているかどうか聞くのも1つの手です。

その人に結果が来ている場合は、メールの送信ミスや受信ミスの可能性が高いです。まずは自分の迷惑メールボックスなどを確認してみましょう。そのうえで面接結果が届いていない場合は問い合わせると良いですね。

面接結果の問い合わせはできる限り送らないほうがいい

問い合わせをしてもよいのかな？ と悩む人も多いと思いますが、本当に特別な事情がない限り、催促メールはなるべく送らないようにするのが無難です。

他企業に学生を取られてしまう可能性がある以上、採用担当者も出来る限り早めに連絡できるように動いています。そのため、連絡が遅れている場合は基本的にやむを得ない事情があるはずです。

実際、会社の人事担当者が面接の合否結果を連絡をし忘れることは稀です。万一抜けていたり、送信ミスなどがあったりしても、こちらからの返信がないことで逆に気づくパターンもよくあるもの。先方からの連絡を信じて待っていても、必ず連絡は来ます。

結果通知までの期間が過ぎている場合は問い合わせてもいい　

企業が面接の際に「何月何日まで結果を合否にかかわらず通知します」と明言していた場合、それを過ぎても何の音沙汰がないのであればぜひ問い合わせをしましょう。

たとえ口頭であっても「何月何日までに面接結果を伝える」といったからには、企業はそれを守る義務があります。

それなのに、音沙汰がない場合は何らかのトラブルがあったと考えるのが自然です。逆に問い合わせないと厄介な状態になる可能性もあります。先に伝えられていた期限を確認し、過ぎていた場合はぜひ問い合わせをしましょう。

面接結果の問い合わせはメールで連絡をしよう

面接結果の問い合わせは、電話での連絡を避けて基本的にメールを使います。

就活時期の採用担当者は多忙で電話対応の時間を取りにくく、別の学生の応対や面接に入っている可能性も高いです。電話での連絡には応じられない場合が多いため、緊急時以外は控えるようにしてください。

また、電話口ではすぐに返答ができず、状況確認後の折り返しとなることも考えられるため、時間の融通が利くメールの方が適切といえます。

緊急性の判断に困る場合は、企業側の都合を考えるようにしてください。面接の遅刻のような直ぐに連絡をしないと相手方に迷惑が掛かってしまう場合は、緊急性が高いと判断すると良いでしょう。

面接の合否結果問い合わせメールの例文と書き方

ここでは、面接合否を問い合わせるメールの例文と書き方を詳しく解説していきます。どうやって合否の問い合わせをしていいか迷っている人は参考にしてください。

1.結果の問い合わせだとわかる件名をつける

「◯月◯日の面接の結果につてきまして」と件名に面接の日付を入れましょう。いつの面接結果の問い合わせかがすぐにわかるので、採用担当もあなたの合否結果を調べやすくなります。

2.相手の会社名・部署・名前を書く

メールの冒頭は、まず送り先の「会社名」「部署」「名前」を書きましょう。会社によっては、毎日100通を越えるメールが届くところもあります。

中には対象を限定せずに一斉に送信された営業メールも含まれます。こういったメールが届くこともあるため、誰宛のメールだということがわからなければ、そのメールが開封されるまでに時間がかかる場合もあるでしょう。

もし、担当者の個人名がわからなければ「新卒採用担当者様」など、所属部署がわかるような書き方をします。

また、名前などは間違えないように注意しましょう。特に、「渡辺」「斎藤」などは文字が複数あるので、気をつけましょう。

このほか、佐藤、鈴木などは同じ名字の方がいるかもしれないので、「人事部××担当、鈴木様」というように、どこの部署の鈴木様かわかるように書きましょう。フルネームがわかるならば、それを記しても大丈夫です。

3.挨拶をし所属大学と名前を名乗る

冒頭は、定型の挨拶文を記します。

面識のある相手なので、挨拶は「いつもお世話になっております。」を使いましょう。時候の挨拶はこのような場合不要です。

次に、自分が何者であるかを名乗りましょう。

学生なので、大学名・学部・名前を名乗ってください。相手が合否結果を調べやすいように、名前はフルネームで書きましょう。

これで、相手は誰が、何のためにメールを送ってきたのかがすぐに把握できます。なお、「お忙しいところ申し訳ありません」など、長々としたお詫びを冒頭につける必要もありません。それは文末に持っていきましょう。

4.先日の面接のお礼を述べる

本題に入る前に、先日の面接についてのお礼をしておきましょう。メール全体の印象が柔らかくなります。ただし、長々とお礼を述べる必要はありません。例文のように一文で簡潔に書きましょう。あまり長々と書いてしまうと、相手が何を言いたいのか把握してもらえません。

5.結果ではなく連絡の期日を教えてもらう

「合否の結果を教えて下さい」と、直接合否を問い合わせると、「結果連絡が遅い、早く教えろ」と催促しているような不躾な印象になってしまいます。

しかし、企業によっては選考スケジュールの都合上まだ合否を出せていない場合や、合否は出そろっているもののすぐに通知ができない事情があることもあるでしょう。

すぐに合否を問うのではなく「連絡を貰える日」を聞くことで、そんな相手への配慮を欠かしていない柔らかい印象が感じられます。採用担当も気分を害さないでしょう。

6.催促じみたメールを送ることへの詫びを入れておく

柔らかく書いたとしても、問い合わせとは催促ですから、相手を責める印象になりがちです。

上記のように「本当は返答期日を自分が確認するべきだった。あなたのせいではない。」と断りを入れておくと、相手を催促する印象が薄くなり、失礼になりません。

7.相手の手間を気遣う

相手も忙しい中、「早く結果を知りたい」という自分の都合で動いてもらうわけですから、上記のような丁重な表現を使って、お願いをしましょう。

相手の手間をかけることについて「お手数をお掛けして申し訳ありませんが」や「お手数をお掛けして誠に恐縮ですが」を使って、相手への配慮を示します。

場合によっては電話で面接結果を問い合わせてもOK

メールで返信が無い場合や、他の企業から内定の連絡があり検討するために選考結果を早急にしりたい場合などは、電話で面接結果について問い合わせてもOKです。

ただし先ほども解説した通り、何かよっぽどの理由がない限りは電話での問い合わせは控えましょう。

問い合わせる際は、メール同様に合否の結果が出る時期にしてください。

また、電話をする際はできるだけゆっくりとした落ち着いた口調で話すように心がけましょう。面接結果が来ないので不安になる気持ちは理解できますが、「結果が出ないとこちらも困る」というような口調で話してしまうと、イメージが一気に悪くなってしまいます。

また、電話をかける時間帯にも注意が必要です。始業・就業時間付近や昼休みの時間帯は避けるようにしましょう。

担当者が不在のときは折り返し依頼ではなく自分からかけ直す

担当者が不在の時は折り返しをお願いするのではなく、自分からかけ直すようにしてください。

ビジネスシーンでは、どうしても連絡がつかない場合や緊急時以外は、用件がある方から電話を掛けるのがマナーということを覚えておきましょう。

先方から「お掛け直しします」と言った場合も、「いえ、それには及びません」と一旦断ってください。問い合わせはあくまでも催促のようなものであるため、相手の手を煩わせるのはなるべく避けたいところです。

それでもかけなおすと再度言われた場合は折り返し電話をしてもらいましょう。何度も断るのは失礼です。

担当者が不在と伝えられた際はそのまま電話を切るのではなく、いつ頃席に戻ってくるのかを確認するようにしてください。

そして、「それでは、〇〇ごろに再度お電話させて頂きますので、その旨を〇〇様にお伝え頂いてもよろしいでしょうか？」と伝言をお願いするようにしましょう。

もしくは、電話ではなくメールでの問い合わせに切り替えても良いです。その際は、「それでは〇〇様にメールでお送りいたしますので、お手すきの際にご返信くださいと〇〇様にお伝えください。」と、メールを送ることを伝えてもらうようにしましょう。

「面接の結果が遅い＝不採用」ではない！

大膳として、面接の結果が遅いから不採用ということでは一切ありません。会社によっては、経営者と現場との間でほしい人材の意見が割れている場合もあります。現場でほしい人材と経営者が一押ししている人材が違えば、意見調整に時間がかかっているかもしれません。

また、近年の社会情勢から、面接予定者が急病で予定していた面接に参加できなかったといったケースも考えられます。企業としては、できるだけ多くの人材と会っておきたいと考えています。

そして応募者全員と面接をしたのちに全員に結果を通知するようにしている企業も多くあります。ある学生の面接の日程が延びた結果として、あなたへの面接結果の連絡も遅れるケースもあるでしょう。

さまざまな事情があることを理解して、過剰に不安にならないようにしましょう。

企業に問い合わせをしないためにできること

どうしても、という理由があっても問い合わせはあまりイメージの良いものではありません。ここでは、不安になって企業に問い合わせをしないように自分でできることを紹介します。ぜひ、今後の選考の際に参考にしてください。

事前に面接後の連絡タイミングを聞いておく

いつ頃連絡が来るか、目安がわかっていればそれまで落ち着いて待機できるでしょう。また、期日が過ぎれば問い合わせればよいと目安もつけられます。

通常は面接の最後に、「合否は1週間以内にメールでご連絡致します」といったように先方から提示されるパターンが多いですが、何も言われなかった場合、「ご連絡はいつ頃頂けますか？」と最後にたずねても失礼にはあたりません。

「だいたい何月何日ごろに」という言質を取れれば、その日を過ぎたら問い合わせればよい、といった目安になります。いつ頃問い合わせればいいのか、不安にならずにすむ分、他社の面接などにも落ち着いて望めるでしょう。

催促メールを送ることに及び腰になる人もいると思いますが、応募者と会社は対等な関係です。忙しいのはお互い様なので、迷わずこちらから連絡して状況を確認してください。

エージェント経由の面接はエージェントに結果を問い合わせる

エージェントを利用して面接選考を受けている場合は、結果の問い合わせはエージェントにしましょう。企業に直接問い合わせるよりは気軽におこなえますし、エージェントを通して面接を行なった場合は、企業と学生の直接のやり取りを禁止している場合もあります。

したがって、企業に直接問い合わせないうように注意してください。少しでも疑問に思うことがあったら。メール等でエージェントに問い合わせましょう。

面接の結果を企業に問い合わせる場合はタイミングを考えてメールしよう

面接の合否連絡の目安は3日から1週間ですが、企業にとっても簡単に結論を出せる事柄ではないため、連絡が遅くなってしまうことは十分に考えられます。　

面接結果の連絡がこないと問い合わせたくなる気持ちもわかりますが、不用意に催促をしてしまってマイナスな印象を与えてしまうのも良くありません。

約束の期日を過ぎている、2週間以上過ぎても連絡がない等、明らかに連絡が遅い場合に限り問い合わせるようにしてください。

また、催促のメールを送るのに気後れしてしまう学生もいるでしょう。そうならないためにも、事前にアナウンスがない場合は、いつ頃までに連絡が来るのかを確認しておくことをおすすめします。