図解でわかる！就活メールマナーの大事な7つのポイント

就活で出すことになるビジネスメール。でも、どう書いていいか、自分の書き方がビジネスマナー違反になっていないか、心配していませんか。

確かに、就活ではじめて書くビジネスメールは、「挨拶はどうすればいいか」「件名はどう書けばいいのか」など、わからないことだらけですよね。

でも大丈夫。以下の図解を見れば、ゼロからでも、就活メールマナーの要点がすぐに理解できるようになります。マナーを押さえ、社会人を感心させるメールを送りましょう！

図解ですぐわかる！就活メールマナー

メールの文例と、書き方のポイントを図解でわかりやすく表示しました。まずは、この画像でポイントを理解してください。（※スマートフォンの方は、ピンチ・クリックで拡大できます）

（画像はクリックで拡大します）

では、以下で詳しくポイントを解説していきます。

あなたの就活力はどのくらい？

就職に成功するためには、まず自分の就活力を知っておく必要があります。就活力とは、就活で必要な準備や企業側が重視しているポイントに対して、どれだけ備えているかをはかる指標です。

ぜひ、「就活力診断」で今の自分の就活力を診断してみましょう。無料でダウンロードできるので、今の実力を踏まえた上で必要な対策をしてみてはいかがでしょうか。

わかりやすく、具体的な件名をつける

社会人は、メールの件名を見て、開封するかどうかを決めています。だから、メールの件名は、件名を読むだけで「どんなメールか」わかるものでなければなりません。

たとえば、以下のような件名はNGです。

このような「メールの件名だけで内容がわからない」件名は、ビジネスマナーに反しています。

メールの件名は、

このように、「件名だけでメールの要旨がわかる」ものを意識してください。

最初に、誰宛のメールかを明示する

メールの最初にまず「送り先の会社名→部署・課→名前」を書いてください。

メールを読む際に大事なのが「このメールは誰宛に来たメールか」です。ビジネスでは、CC、BCCを使うこともよくあります。だから、社会人はメールの冒頭で「誰宛に来たメールか、自分はこのメールをしっかり読む必要があるか」を判断します。

だから、まずはメールの冒頭で「相手の会社名→部署・課→相手の名前」を書き、誰宛に来たメールかを示します。

誰から来たメールかを明示する

次に、挨拶をし、自分の大学名・名前を名乗ります。誰から来たかわからないメールを読む気にはなりませんよね。まず、挨拶＋大学名・名前を名乗ってください。

メール冒頭の挨拶

メールの冒頭の挨拶をどうすればいいか、とは意外と迷うものですよね。だいたい以下の３つのパターンを使い分ければOKです。

フェーズにあった適切な挨拶を使い分けてましょう。

初対面の相手に送るときは、情報の入手元を伝える

いきなり知らない相手からメールが送られてきたら、「個人情報をどこで手に入れたのだろう」と相手方は不安になりますよね。だから、最初に情報の入手元を書きましょう。

このように書いておけば、「あぁ、OB名簿を見て連絡してきたんだね」と相手も安心できますよね。

まず、メールの要点・用件を書く

ビジネスメールでは効率が第一。だから、相手がすぐにメールの要旨を判断できるように、先に要点・結論を書きましょう。

「メールの要旨・要点を先に書く」というのは、以下のようなことです。

のように、その後のメールの要旨を先に書きましょう。ぐっとわかりやすいメールになります。

内容ごとに適宜改行する

文章がダラダラと長く続くと、読みにくいですし、圧迫感があります。読む気がそがれる。

だから、内容ごとに改行し、空白をつくってください。上の例では、「OB訪問をお願いする経緯」「OB訪問のお伺い」と、段落の内容ごとに改行をしています。

このように内容の区切りごとに改行をすると、文章がとてもわかりやすくなるのです。

箇条書きを使って見やすく、文章を見せる

複数の情報を表示する時は箇条書きを使いましょう。たとえば、上の文章を「・◯月◯日〜◯月◯日　12:00〜18:00、◯月◯日〜◯月◯日　15:00〜18:00」と続けて書くと、かなり見づらいのがわかるかと思います。

「複数の質問」「複数のお願い・要求」「複数の日程を提示」するときなどは、かならず箇条書きを使ってください。

署名を忘れずに

ビジネスメールの最後は「署名」が絶対に必要。ビジネスでは「メール以外で連絡したい」という場合もありますよね。その場合にそなえて、名前と連絡先をメールの署名に書いておきましょう。

署名には

の情報を入れてください。