これで完璧!会社説明会のキャンセルメールの正しい書き方【例文あり】

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就活をしていると、会社説明会をキャンセルしなければならないことってありますよね。

しかし、ほとんどの就活生は、キャンセルのお詫びなんてしたことがありませんよね。だから、メールに、何をどう書けばいいかわからず、困っていませんか?

でも、大丈夫。そんな就活生のために、会社説明会のキャンセルメールの書き方を例文つきで、わかりやすく解説いたします!例文を真似るだけで、失礼のない、キャンセルメールが書けるようになります!

会社説明会をキャンセルする時のポイント

基本は、マイページから予約をキャンセルすればOK

まず、マイページ上から会社説明会の予約がキャンセルできる場合は、マイページからweb上でキャンセルをすればOK。キャンセルメールを出す必要はありません。

人事は、キャンセル期限終了後に参加者名簿をつくります。それ以前にキャンセルしても人事の記憶に残ることはありません。

会社説明会のキャンセルメールを出す必要がある場合

マイページ上からキャンセルができる場合は、キャンセルメールを出す必要はなし。ということは、会社説明会のキャンセルメールを出さなければいけないケースは以下の2つに絞れます。

  • 採用マイページがなく、Web上から予約のキャンセルができない場合
  • 採用マイページのキャンセル期限を過ぎた後のキャンセル

この2つの場合は、キャンセルのメールを出しましょう。もちろん、無断欠席は論外です。

キャンセルが決まったら、できるだけ早く連絡をしよう

当日にキャンセルする場合は、電話で連絡を

当日に急に予約をキャンセルする場合は、必ず電話で連絡をしましょう。ビジネスでは、すぐに伝えなければならない情報は、電話で連絡するのがマナーです。

電話連絡の会話例は、こちらで詳しく紹介しています。

当日前のキャンセルなら、メールでOKです。以下の例文を参考にすれば、誰でも、失礼のない会社説明会のキャンセルメールが書けるようになります。

これを真似るだけ!会社説明会のキャンセルメールの例文

以下のメールの書き方を真似るだけで、誰でも失礼のない会社説明会のキャンセルメールが書けるようになります。例文をじっくり読んで、書き方をマスターしましょう。

例文
件名:◯月☓日会社説明会キャンセルのお願い【大学名・名前】
Point 説明会の日程も含めた、わかりやすい件名を書く

株式会社 ◯◯◯
◯◯部 ◯◯様
Point 最初に、送り相手の会社名・部署・名前を書く

大変お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。
Point 挨拶をして、大学名・学部・名前を名乗る

本日は、◯月☓日の説明会の予約をキャンセルしたく、ご連絡を致しました。
Point まず、メールの要旨・目的を最初に書く

◯月☓日△△時から、説明会にお伺いするお約束をしておりましたが、【大学の試験日程が変わり、貴社説明会の日程と重なったため】、お伺いすることができなくなってしまいました。
Point いつの説明会をキャンセルするか、なぜキャンセルするかを書く

ご多忙の中、ご席をご用意していただいたにも関わらず、このような形となり、大変申し訳ありません。
Point お詫びを書く

また、別日程で、説明会が開催される際には、是非参加させていただきたいと考えております。
Point 説明会参加への前向きな意志を伝える

お忙しいところ、お手数をお掛けして誠に恐縮ですが、何卒ご了承の程、よろしくお願い申し上げます。
Point 相手の手間を気遣い、丁寧にお願いをして、メールを終える

+++++++++++++++++(署名)+++++++++++++++++++

会社説明会のキャンセルメールの書き方

1.いつの説明会のキャンセルか、わかりやすい件名を書く

例文
◯月☓日会社説明会キャンセルのお願い【大学名・名前】

メールの件名に「◯月☓日会社説明会キャンセルのお願い」と、説明会の日時を含めてください。いつの説明会についてのメールかが、相手にすぐわかり、効率的です。

また、わかりやすいように件名に【大学名・名前】を入れても良いでしょう。

2.書き出しのルールを守る

ビジネスメールの書き出しには、守らなければならないルールがあります。以下の2点を守ってください。

相手の会社名・名前・部署を書く

例文
株式会社 ◯◯◯
◯◯部 ◯◯様

最初に、メールの送り相手の「会社名・部署・名前」を書いてください。最初に宛先を明示することで、そのメールが自分宛てに来たとわかり、そこから先のメールをしっかり読んでくれます。

挨拶と名乗り

例文
大変お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。

挨拶は「大変お世話になっております。」がどんな場面でも使えて便利。あるいは、「突然の連絡で失礼致します」でもOKです。

挨拶をしたら、大学名・学部・名前を名乗りましょう。

3.先にメールの目的を書く

例文
本日は、◯月☓日の説明会の予約をキャンセルをお願いしたく、ご連絡を致しました。

メールの内容に入る前に、最初にメールの目的・要旨を書きましょう。最初に「説明会のキャンセルをお願いしたく、連絡致しました」と書いてあれば、そこから先の文章が相手にわかりやすくなります。

4.キャンセルする説明会の日程と、キャンセルの理由を書く

例文
◯月☓日△△時から、説明会にお伺いするお約束をしておりましたが、【大学の試験日程が変わり、貴社説明会の日程と重なったため】お伺いすることができなくなってしまいました。

いつの説明会をキャンセルするか日時を含めて書き、なぜキャンセルするかを書きましょう。

キャンセルの理由についてですが、正直に書いても問題のない理由ならば、正直にそのまま書きます。正直に書きにくい理由なら「諸般の事情により」とぼかしてください。

学業をキャンセル理由にするとカドが立ちにくい

5.説明会のキャンセルのお詫びをする

例文
ご多忙の中、ご席をご用意していただいたにも関わらず、このような形となり、大変申し訳ありません。

忙しい中で、相手に手間をかけてもらったにも関わらず、キャンセルすることへのお詫びを書きます。

6.説明会参加への前向きな意志を伝える

例文
また、別日程で、説明会が開催される際には、是非参加させていただきたいと考えております。

ただ、キャンセルをするだけだと「志望意欲が低いのかな」と思われてしまいます。説明会参加への前向きな意志を、キャンセルと合わせて伝えておきましょう。

7.改めてキャンセルのお願いをする

例文
お忙しいところ、お手数をお掛けして誠に恐縮ですが、何卒ご了承の程、よろしくお願い申し上げます。

相手に手間をかけるわけですから「お手数をお掛けして、誠に恐縮ですが」と断りを入れておく必要があります。

また、相手に迷惑をかける可能性のあるお願いの時は「よろしくお願い致します」よりも「何卒ご了承の程、よろしくお願い申し上げます。」の方がふさわしい表現です。

会社説明会のキャンセルは減点される?

もちろん、プラスにはなりません。しかし、人事も、学生の予定が急に変わることがあるくらいは理解しています。誠意のあるメールを送れば、事情を理解してくれるでしょう。つまり、致命的ではない。

ちなみに、ドタキャンをすれば、ほぼ望みはなくなります。何の断りもなく、予定を無断でキャンセルするのは、社会人失格です。キャンセルをする時は、できるだけ早く連絡を入れてください。

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