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就活中、学校の予定や急な体調不良などで、予約していた会社説明会に行けなくなることもあるもの。その際はメールなどでの連絡が必須です。
キャンセルの連絡をしようとしても、タイミングが前日の夜遅くであったりすると「今メールをしてもいいのかな」と心配になりますよね。志望度の高い企業であれば、「もう次の説明会や選考には行けなくなるのではないか？」と不安に思う人もいるでしょう。
この記事では、会社説明会をキャンセルする際のメールについて、送るべきタイミングから書き方までを徹底解説します。これを読めば、きっと説明会のキャンセルメールも適切なタイミングで礼儀を守って送れるはずです。
会社説明会をキャンセルする場合は連絡をしよう
別の予定と重なったり、急に体調が悪くなってしまったりして、どうしても会社説明会をキャンセルしなければならないこともあります。
そのようなときは必ず、企業へメールや電話で、キャンセルの連絡を入れましょう。企業は諸事情によって欠席者が出ることを想定していますが、無断で欠席をしていいという訳ではありません。欠席をするときは連絡を入れるのが社会人としての最低限のマナーです。
会社説明会をキャンセルするときは、相手に失礼がないよう適切な方法で連絡するようにしましょう。
無断欠席は印象を下げる
本選に進むには説明会の参加が必須な場合を覗いては、説明会のキャンセルが選考に影響することはありません。
しかし、間違った対応や失礼な断り方をすれば、自ら印象を悪くしてしまいます。なかでも無断欠席は、企業側の印象を下げる大きな要素です。
予約をしている限り、大学名や名前は企業が把握していると考えておきましょう。無断欠席という雑な対応には、志望度の低さや人柄の悪さを感じられるかもしれません。
何度も解説している通り、説明会のキャンセルがあること自体は企業側も想定内です。今後説明会や選考にエントリーする可能性があるならば、無断欠席は避けて必ず連絡するようにしてください。
会社説明会のキャンセルの仕方
会社説明会の予約のキャンセルは、予約した方法によって異なるケースが多いです。就活サイトの中で、すでにキャンセルする方法をアナウンスされている場合は、その方法に従いましょう。
しかし特別なアナウンスがないときに、説明会のキャンセルはどのようにすればよいのか迷ってしまう人が多いでしょう。
ふさわしくない方法で連絡をしてしまい、先方から「マナーがなっていない」と思われるのは避けたいですよね。会社説明会のキャンセルの仕方はタイミングによって異なるため、ここでしっかり確認しておきましょう。
前日までであればメールでOK
キャンセルが会社説明会の前日までに判明した場合は、キャンセルの連絡は担当者へメールすると良いでしょう。
メールの送信は、企業の営業時間内、できれば17時までには送るようにしましょう。送信する時間が遅くなると、担当者の確認が当日になったり、説明会前に確認できなかったりするかもしれません。
先方の営業時間内にメールを送っておけば、説明会が始まる前に担当者があなたのキャンセルを把握しやすくなります。
ただし、「変更・キャンセルは○日まで」と期限が設けられており、既にその期限を過ぎてしまっている場合は、前日であっても電話で連絡してください。
当日の場合はメールよりも電話でキャンセルを伝える
キャンセルの連絡が会社説明会の当日になる場合は、電話で伝えましょう。
会社説明会の当日は担当者も準備で忙しく、メールをチェックする余裕がないことも考えられます。
当日にメールでキャンセルの連絡をして担当者に気づいてもらえない可能性もあり得ます。その場合は、学生の安否や所在の確認のために担当者が学生に連絡をしなければなりません。余計な手間をかけてしまうことになります。
説明会のキャンセルメールでよくある疑問
企業説明会のキャンセルは、前日までであればメールで大丈夫だということがわかりましたね。ただし、キャンセルする必要が出てくる状況は人それぞれ。タイミングによっては、キャンセルしなくてはならないとわかったのが深夜や週末だったということもあるはずです。
そこでここからは、説明会のキャンセルをメールでするときに多くの人が気になる疑問に答えていきます。
深夜や土日のメールはOK？
体調を崩したり、予期せぬ急用が入ったりして、企業説明会の前日の夜中や土日にキャンセルをしなければならない状況もあるでしょう。このような時は、まずはメールでキャンセルの連絡を入れるようにしてください。時間は夜でも、営業時間内でなくともかまいません。
そして翌日、もしくは休日明けの翌営業日に、追って電話での連絡を入れましょう。
ただしその場合は、本文にまず「夜分遅くに申し訳ありません」、「お休みの所申し訳ありません」といった一言を添えるようにします。
また、キャンセルの旨を伝えた後も、「後日改めて電話にてご連絡させていただきます」など、再度電話で連絡する意向も記載しましょう。
基本的には緊急を要する場合の連絡はすべて電話が好ましいです。メールで終わらせず、電話もするという相手への配慮を示すことも、ビジネスマナーを守ることにつながります。
どんな理由で送ればいい？
「キャンセルの理由をどの程度詳しく書くべき？」、「こんな理由でキャンセルをしたら、企業の信頼を失わないだろうか」。このような不安を抱えている人もいるかもしれません。
しかし、説明会のキャンセルメールにおいては「一身上の都合で」、「体調不良のため」などの表現が一般的です。事情がある場合は、キャンセルの理由を曖昧にしても問題ありません。
キャンセルの理由をあいまいにしたからといって、担当者から追及されることはまずないでしょう。事情が複雑で、うまく伝えるのが難しい場合や誤解を招く可能性がある場合は、わざわざネガティブな情報を伝える必要はありません。
担当者も、無理にでも説明会に来てほしいと思っているわけではないので、「一身上の都合」という理由で大丈夫です。
実は、キャンセルの理由はそれほど重要ではありません。まずはきちんと企業に連絡を入れること自体のほうが重要です。また、キャンセルにより企業へ迷惑をかけてしまうかもしれないということを認識し、それに対して謝意を示すことも大切です。
キャンセルの理由をどうするか、ということに気を取られ過ぎて、基本的なことをおろそかにしないよう気を付けましょう。
キャンセルしたらもう選考に参加できない？
「企業説明会をキャンセルしたらこれ以降の選考に参加できなくなるのではないか」と不安に思う人もいるはずです。しかし選考に参加できるか否かは、実際のところ一概には言えません。
もし選考に参加するには説明会への参加が必須である企業の説明会をキャンセルした場合は、その後の選考参加は難しいでしょう。
しかしこのようなタイプの説明会でない場合は、キャンセル後も説明会に参加、あるいは選考にはすすめるケースもたくさんあります。たとえばキャンセルの連絡をした際に、次回の説明会の案内をくれる企業も少なくありません。
もしキャンセルした企業の志望度が高い場合は、自分から次回の選考情報をたずねても大丈夫です。このようにチャンスが残っているケースも多いため、早々に諦めないでくださいね。
これを真似るだけ！会社説明会のキャンセルメールの例文
以下のメールの書き方を真似るだけで、誰でも失礼のない会社説明会のキャンセルメールが書けるようになります。
例文を確認して、書き方をマスターしましょう。
大学の試験が理由のキャンセルメール
件名：◯月☓日会社説明会キャンセルのお願い【大学名・名前】
株式会社 ◯◯◯
◯◯部 ◯◯様
大変お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。
本日は、◯月☓日の説明会の予約をキャンセルしたく、ご連絡を致しました。
◯月☓日△△時から、説明会にお伺いするお約束をしておりましたが、大学の試験日程が変わり、貴社説明会の日程と重なったためお伺いすることができなくなってしまいました。
ご多忙の中、ご席をご用意していただいたにも関わらず、このような形となり、大変申し訳ありません。
また、別日程で、説明会が開催される際には、是非参加させていただきたいと考えております。
お忙しいところ、お手数をお掛けして誠に恐縮ですが、何卒ご了承の程、よろしくお願い申し上げます。
+++++++++++++++++
（署名）
+++++++++++++++++++
理由を明かしたくない場合のキャンセルメール
件名：☓月△日実施の会社説明会キャンセルのお願い【大学名・名前】
株式会社 ◯◯◯
◯◯部 ◯◯様
大変お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。
この度は、☓月△日に実施予定の会社説明会につきまして、キャンセルをさせていただきたくご連絡致しました。
☓月△日☓☓時に、会社説明会のため御社へお伺いする予定でしたが、一身上の都合により、お伺いすることが難しくなってしまいました。
ご多忙の中、説明会の準備をしていただいたにもかかわらず、このような形となり大変申し訳ございません。
もし別日程で説明会を開催される予定がございましたら、ぜひ参加させていただきたいと考えております。
お忙しい中、お手数をおかけしてしまい誠に申し訳ございませんが、何卒ご了承の程よろしくお願いいたします。
日程変更を合わせてお願いする場合のキャンセルメール
件名：☓月△日実施の会社説明会キャンセルのお願い【大学名・名前】
株式会社 ◯◯◯
◯◯部 ◯◯様
大変お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。
この度は、☓月△日に実施予定の会社説明会につきまして、キャンセルをさせていただきたくご連絡致しました。
☓月△日☓☓時に、会社説明会のため御社へお伺いする予定でしたが、一身上の都合により、お伺いすることが難しくなってしまいました。
そこで、誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、もし可能であれば☓月△日☓☓時の会社説明会の参加に変更していただけないでしょうか。
お忙しい中、お手数をおかけしてしまい誠に申し訳ございませんが、ご検討いただきますよう何卒よろしくお願いいたします。
次の営業日に電話をすることを記したメール
件名：☓月△日開催予定の会社説明会キャンセルのお願い【大学名・名前】
株式会社 ◯◯◯
◯◯部 ◯◯様
いつもお世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。
この度は、☓月△日に実施予定の会社説明会につきまして、キャンセルをさせていただきたくご連絡致しました。
☓月△日☓☓時に、説明会へ参加させていただく予定でしたが、一身上の都合により参加が困難となってしまいました。
大変心苦しいのですが、今回の会社説明会の参加を見送らせていただきます。誠に申し訳ありません。
取り急ぎメールでのご連絡となりましたが、明日（〇日）の午前中に、改めてお電話させていただきます。
お忙しい中、お手数をおかけしてしまい誠に申し訳ございませんが、何卒宜しくお願い申し上げます。
会社説明会の時期には、自己分析を終わらせておこう
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会社説明会のキャンセルメールの書き方
企業説明会をキャンセルしたいときに送れる具体的なメールの例文を紹介しました。とはいえ、そのメールをただ転用するだけでは、キャンセルメールについての正しいマナーが身についたとはいえないでしょう。
例文をそのまま覚えるのではなく、キャンセルメールを送るうえで押さえておきたいポイントを覚えることが大切です。就活時だけでなく今後の社会人生活でもきっと活きてくるでしょう。
また、ポイントを押さえておけばどんな事情でキャンセルするにしても、適切なメールを作成できます。そのために、例文だけでなく書き方のコツを押さえましょう。先ほどのメールをもとにここで詳しく解説します。
1.いつの説明会のキャンセルか、わかりやすい件名を書く
◯月☓日会社説明会キャンセルのお願い【大学名・名前】
メールの件名には「◯月☓日会社説明会キャンセルのお願い」という説明会の日時と、【大学名・名前】を含めてください。いつの説明会についてのメールか、どこの誰がキャンセルするのかが、相手にすぐわかり効率的です。
もし件名だけで用件が詳しくわからないと、担当者は内容を確認するためにメールを開封し、内容を読まなければいけません。
しかし担当者は、業務時間中ずっとメールをチェックしている訳ではありません。メールチェックのタイミングで件名を見て、重要だと感じるものから対応するケースもよくあります。チェックが漏れたり、後回しになったりするのを避けるためにも、わかりやすい件名を書きましょう。
2.書き出しのルールを守る
ビジネスメールの書き出しには、守らなければならないルールがあります。まず冒頭で相手の会社名・名前・部署を書きましょう。
ビジネスメールでは、メールアドレスのTo以外にもCCやBCCを使って宛先を指定し、複数人にメールを送ることも多いです。これはメールの情報を複数人で共有するという目的のため、基本的にToで送られた人が対応を求められます。
これをよりわかりやすくするために、ビジネスメールの冒頭には担当者の会社名・名前・部署を書くのがマナーです。
株式会社 ◯◯◯
◯◯部 ◯◯様
最初に宛先を明示することで、そのメールが自分宛てに来たとわかり、そこから先のメールをしっかり読んでくれます。
その後は挨拶をして名乗ります。
大変お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。
ビジネスシーンにおける挨拶では「大変お世話になっております。」がどんな場面でも使えて便利です。あるいは「突然の連絡で失礼致します」でも良いでしょう。
3.先にメールの目的を書く
本日は、◯月☓日の説明会の予約をキャンセルをお願いしたく、ご連絡を致しました。
メールの最初に、メールの目的・要旨を書きましょう。最初に「説明会のキャンセルをお願いしたく、連絡致しました」と書いてあれば、結論を把握したうえで相手に本文を読み進めてもらえます。この順だと、素早く正確に内容を理解してもらえるため、相手に対して親切です。
ビジネスでは結論を最初に伝えることがマナー。重要な情報を後回しにすると、それが見落とされる可能性があるため、ビジネスのシーンでは最初に大切な情報を提供するようにしましょう。
4.キャンセルする説明会の日程と、キャンセルの理由を書く
◯月☓日△△時から、説明会にお伺いするお約束をしておりましたが、【大学の試験日程が変わり、貴社説明会の日程と重なったため】お伺いすることができなくなってしまいました。
いつの説明会をキャンセルするか日時を含めて書き、なぜキャンセルするかを書きましょう。
キャンセルの理由については、正直に書いても問題のない理由ならばそのまま書いてしまってかまいません。「他社の選考に参加する」など、正直に書きにくい理由なら「諸般の事情により」「一身上の都合により」とぼかしておきましょう。
5.説明会のキャンセルのお詫びをする
ご多忙の中、ご席をご用意していただいたにも関わらず、このような形となり、大変申し訳ありません。
忙しい中で、相手に手間をかけてもらったにも関わらず、キャンセルすることへのお詫びを書きます。
説明会のキャンセルを連絡するメールには、キャンセルする人や日時の情報だけでなく、お詫びの意思も含まれます。
先ほども解説しましたが、説明会をキャンセルすることにより、担当者は何らかの迷惑をこうむるかもしれません。そのことをきちんと理解し、謝意がきちんと伝わるようにお詫びの言葉を入れましょう。
6.説明会参加への前向きな意志を伝える
また、別日程で、説明会が開催される際には、是非参加させていただきたいと考えております。
ただ、キャンセルをするだけだと「志望意欲が低いのかな」と思われてしまいます。
その企業の説明会への参加意思がないならそれでも問題ありませんが、もし志望度が高めの企業であれば、そう思われてしまうことは少しもったいないです。説明会参加への前向きな意思と志望意欲をキャンセルと合わせて伝えておきましょう。
7.改めてキャンセルのお願いをする
お忙しいところ、お手数をお掛けして誠に恐縮ですが、何卒ご了承の程、よろしくお願い申し上げます。
キャンセルとなると、たとえば当日の資料や会場設営などの事前準備の面で相手に手間をかけることとなります。そのため、キャンセルメールには「お手数をお掛けして、誠に恐縮ですが」と、誠意が伝わるような断りを入れておく必要があります。
また、相手に迷惑をかける可能性のあるお願いの時は「よろしくお願いいたします」よりも「何卒ご了承の程、よろしくお願い申し上げます。」の方がふさわしい表現です。
説明会をキャンセルする場合は状況に応じてメールで連絡しよう
学校や家庭の都合、就活の状況によって、参加したい会社説明会の予約をキャンセルしなくてはいけないことはあります。
そのようなときは、必ずキャンセルの連絡を入れるようにしましょう。無断欠席をしてしまうと学校名や名前を把握しているケースが多いので、印象を悪くしてしまいます。
前日までであればメールで問題ありません。夜間や休日の場合は、メールで連絡を入れたうえ、電話でも追って連絡すると丁寧です。
説明会のキャンセルは、本選への選考過程で必須では無い限り選考に影響することはありません。担当者への配慮とお詫びの気持ちを示し、マナーを守ったうえで、適切なキャンセルメールを作成しましょう。
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